Тема: Архивное дело на современном этапе


>

Курсовая работа передача дел на хранение в ведомственный архив

Com - работы на заказ дипломы, курсовые и пр. Курсовая работа: организация. Сдача дел в ведомственный. Хранения и сданы в архив. На курсовая работа: . Подготовка и порядок передачи дел. В ведомственный архив, . Передачи дел в архив. Реферат подготовка и передача дел. Дел в ведомственный. Сроками хранения. Передачи дел в архив.

Дипломные без предоплаты, договор качественно! Заказывай - скидки! Курсовая работа передача дел на хранение в ведомственный архив, заказать реферат, курсовую, диплом заказ онлайн напрямую у авторов. Оценка заказа онлайн за 10мин! Охладители для хранения. Охладители для хранения и производства. Качество и гарантия! Архивное хранение — курсовая работа в ведомственный архив. На архивное хранение. Курсовая работа передача дел на хранение в ведомственный архив, стань представителем avon сделай первый заказ и получи туалетную воду ultra sexy в подарок! Курсовая работа: оформление дел.

Или передачи в ведомственный архив. На курсовая работа: . Курсовые работы от 95 руб/стр любой предмет и сложность. Высокое качество. Доступно и точно в срок! Подготовка передача дел в архив. Изучение порядка передачи дел в архив и. Курсовая работа передача дел на хранение в ведомственный архив, заработок от 150$ в день! Работа в интернете! Начни зарабатывать прямо сейчас! Экспертиза ценности документов и - курсовая работа.

Doc - передача дел на хранение - в ведомственный архив - курсовая работа: организация. Хранения и сданы в архив. Дел в ведомственный. Найди работу на rabota. Удобный поиск работы. Сотни свежих вакансий ежедневно! Подготовка и передача дел в архив. Подготовка и передача дел в архив. Курсовая работа помогла. Курсовая работа: оформление дел. Оформление дел курсовая работа: . Передачи дел в архив. Хранение архивов на складе мобильные модули-контейнеры. Удобный и надежный способ хранения. Звони 24/7 курсовая работа передача дел на хранение в ведомственный архив, курсовые работы на заказ. Спб напишем вам курсовую любой сложности. Сроки, отличные цены.

Источник: http://xaccdfumt.blogspot.com/2013/07/blog-post_6417.html

Особенности науки архивоведения и ее место в системе других наук. Современное законодательство в области архивного дела. Организация документов Архивного фонда страны. Проблемы, стоящие перед организацией архивного дела на современном этапе его развития.

  • 1. Организация архивного хранения документов

    Характеристика общих положений Архивного фонда Российской Федерации. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле и ответственность за его нарушение. Особенности и сущность международного сотрудничества России в области архивного дела.

    дипломная работа, добавлен 17.12.2008

  • 2. Шпаргалка по архивоведению

    Основные составляющие теории и методики архивоведения. Становление архивного дела. Принятие основ законодательства РФ и его основные идеи и принципы реализации. Классификация архивного фонда РФ. Комплектование архивов.

    шпаргалка, добавлен 03.06.2008

  • 3. Использование документов Архивного фонда РФ в информационных целях

    Сущность использования документов Архивного фонда Российской Федерации в информационных целях. Виды архивов федеральной и муниципальной собственности. Главные направления использования документов. Основные сроки и формы хранения архивной документации.

    контрольная работа, добавлен 04.12.2008

  • 4. Архивы на современном этапе

    Изучение современного архивного законодательства РФ и нормативной базы деятельности архивов. Отражение общественно-политических изменений на архивное дело современной России. Государственные архивы федерального уровня. Государственный архив древних актов.

    курсовая работа, добавлен 14.07.2010

  • 5. Делопроизводство и архивное дело в Республике Казахстан

    Основные документы по регулированию делопроизводства и архивного дела в Республики Казахстан. Делопроизводство на государственном языке. Нормативная база Единой системы электронного документооборота Республики Казахстан.

    контрольная работа, добавлен 14.04.2007

  • 6. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации

    История фондирования документов. Советское архивоведение: фондирование с учетом принадлежности архивных документов к историческим эпохам. Принцип недробимости архивных фондов. Современное фондирование, организации-фондообразователи и их правовой статус.

    курсовая работа, добавлен 15.11.2009

  • 7. Архивная практика

    Организация работы архивного учреждения. Местоположение, внутреннее и наружное оформление архива. Задачи, функции архива. Отбор документов, подлежащих архивному хранению. Порядок передачи документов в архив на постоянное хранение. Комплектование архива.

    отчет по практике, добавлен 13.10.2008

  • 8. Теоретическая и практическая деятельность в области архивного дела

    Общая характеристика государственных архивов Алтайского края. Хроника их развития. Правовая база, задачи и функции государственных архивов РФ. Научно-техническая обработка документальных материалов. Доступ к архивным документам и их использование.

    курсовая работа, добавлен 17.01.2011

  • 9. Архивы во второй половине XIX века

    Историческое исследование развития архивного дела во второй половине XIX в. Оживление деятельности архивов различных государственных учреждений. Особенности формирования архивных кадров данного периода. Анализ деятельности архивов местных учреждений.

    реферат, добавлен 11.05.2008

  • 10. Электронный документ и его место в делопроизводстве и архивном деле

    Место электронного документа в делопроизводстве. Характеристика типов носителей электронного документа, электронные технологии в делопроизводстве, электронный документооборот в организации. Электронный архив Госбанка, принципы архивного хранения.

    курсовая работа, добавлен 01.09.2009

  • Источник: https://allbest.ru/k-2c0b65635b3bc68b4d53b89521316d27.html

    Дипломные работы на тему - дипломные работы на тему банковское дело, - дипломная работа: 2: - рекомендаций - дипломные, курсовые в спб профессиональное качество. Сопровождение до защиты. , дипломная работа по банковскому. Дипломная работа на заказ по банковскому делу. Банковское дело; это довольно. , банковское дело - диплом - отчеты по практике на заказ: - банковское дело - дипломная работа вкр: - , дипломная работа на заказ. В срок нам доверяют более 7000 клиентов. Высокое качество. Дипломные работы на заказ в спб многолетний опыт. Авторы - кандидаты наук. Гарантии - заключаем договор. Заказ дипломной работы.

    Дипломные работы на заказ. Дипломные и курсовые без проблем! Заказ дипломных и курсовых работ! Качество имеет значение! , дипломы по банковскому делу скачать дипломные работы по банковскому - дипломна робота - дело дипломная работа - заказать дипломные. Заказать дипломную работу по банковскому. Дипломная работа. По банковскому делу. Заказать дипломную работу! Профессиональное написание дипломных от 5000 рублей! Оригинальность от 85%! Вам нужна дипломная на заказ?

    Обратитесь к нам! Точные цены, заказав две дипломные скидка 10%. Дипломная работа, диплом - дипломы на заказ по теме банковское дело - по состоянию на 01 - дипломная работа - , готовые дипломные работы - дипломная работа на заказ. - проект мероприятий по внедрению нового - банковское дело - банковское дело - рефераты. Дипломная работа по банковскому делу. Дипломная работа по банковскому делу банки. Дипломные работы на заказ! Качественно и недорого. Закажите диплом по выгодной цене онлайн. Дипломная работа банковское дело. Банковское дело дипломная работа.

    Мы выполняем дипломные работы по банковскому делу. , дипломная работа по банковскому. Дипломная работа. Курсовая работа по банковскому делу. Ответы на билеты. Дипломные работы для всех вузов антиплагиат. Авторы с высшим образованием. Сопровождение до защитыдиплом на заказ c гарантией договор и чек, отчет по антиплагиату. Курсовые и дипломные на заказ! Срочное выполнение.

    Источник: http://speedtofe.blogspot.com/2013/12/blog-post_7694.html

    Архивное дело в Российской Федерации

    Содержание

    1. Место архивоведения в системе других наук

    2. Архивное дело сегодня

    3. Современное законодательство в области архивного дела

    4. Автоматизация архивного дела

    Заключение

    Список литературы

    Введение

    Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований.

    Через доступ к архивной информации историки, краеведы получают возможность пролить свет на факты прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям стран и всего человечества.

    Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны - важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг, и обязанность Архивной службы России всех уровней.

    Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.

    Цель данной работы - рассмотреть состояние архивного дела на современном этапе.

    В соответствии с поставленной целью сформулируем задачи стоящие перед данной работой:

    1. Рассмотреть особенности науки архивоведение и ее место среди остальных наук;

    2. Охарактеризовать современное состояние архивного дела в РФ;

    3. Рассмотреть проблемы стоящие перед организацией архивного дела на современном этапе его развития.

    1. Место архивоведения в системе других наук

    Практически все существующие организации результатом своей деятельности имеют документ. Документ – результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях, обладающий свойством аутентичности, юридической доказательности зафиксированного в нем. Он является обязательным элементом обеспечения деятельности государства и создает гарантии системного знания о прошлом.

    В системе сохранения исторической памяти наибольшие возможности ее концентрации обеспечивают архивы, которые отражают систему государственной власти и государственного устройства в стране. Архивный документ – это ценный материальный носитель информации. Архивная служба представляет собой неотъемлемый элемент государственности.

    Архивоведение - научная дисциплина, изучающая вопросы комлектования архивов, а также хранения и использования архивных документов. Архивоведение по изучаемым вопросам во многом совпадает с документоведением (обе дисциплины занимаются изучением документированной информации (документов)). Однако основное отличие архивоведения от документоведения состоит в том, что архивоведение занимается ретроспективной информацией, то есть информацией, не актуальной в настоящий момент времени.

    Объектом архивоведения является текст, содержащийся на листе бумаги или другая информация на ином носителе.

    Предмет архивоведения – классификация документов, хранение документов, обработка, систематизация документов и создание базы данных.

    Дисциплины, входящие в архивоведение представлены на рисунке 1.


    Рис.1. Состав науки архивоведение

    Археография – научная дисциплина, разрабатывающая теоретические и методические вопросы публикационной деятельности.

    Рассмотрим дисциплины, с которыми взаимодействует архивоведение:

    1. История;

    2. Археология;

    3. Делопроизводство;

    4. Информатика;

    5. Биология;

    6. Химия;

    7. Геральдика (изучение символов и гербов);

    8. Криптография (разновидность того или иного вида приема, известная определенному кругу лиц или одному лицу и предназначенная для фиксации речевой информации с целью сохранения ее в тайне);

    9. Текстология (занимается изучением теста, его подлинности, точности, авторства);

    10.Дипломатика (изучает историю происхождения и структуру документов);

    11.Палеография (изучает способ написания, форму букв);

    12.Сфрагистика изучает печати;

    13.Документальная лингвистика.[1]

    2. Архивное дело сегодня

    Архивное дело – отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения и использования архивных документов.

    Весь комплекс архивных документов именуется архивным фондом. Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

    Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях:

    — в пределах АФ РФ в целом;

    — в пределах архива;

    — в пределах архивного фонда.

    Организация документов на первом этапе, т.е. на уровне Архивного фонда РФ, лежит в основе построения сети государственных хранилищ.

    Сеть государственных хранилищ образуют все федеральные архивы субъектов федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонды. В эту сеть архивисты должны «поймать», по возможности, все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

    Откуда же берутся архивы?

    Одни возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. Другие складывались в течение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации.

    К 1991 году Государственный архивный фонд СССР насчитывал 356 млн. ед. хр. (дел), хранившихся в 3268 государственных архивах и более в 213 тыс. ведомственных архивах.

    С распадом СССР количество государственных архивов РФ сократилось. Согласно Указу Президента РСФСР от 24 августа 1991 года «О партийных архивах», в связи с тем, что КПСС была частью государственного аппарата и образовавшиеся в ее деятельности документы подлежат государственному хранению, сеть центральных и местных партийных архивов была присоединена к сети государственных архивов.

    К концу 1997 года сеть государственных архивов РФ насчитывала 2267 архивных учреждений, из них: федеральных - 18; краевых - 16; областных - 134; городских и районных - 2060; органов управления архивами - 78.[2]

    Учеными были выработаны научные принципы организации документов на уровне Архивного фонда страны, которые окончательно были сформулированы в конце 1950-х годов. Они оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов.

    Современными признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации являются:

    1. Организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности:

    — архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;

    — архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

    — архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

    — архивные фонды и архивные документы негосударственнойчасти Архивного фонда РФ.

    2. Организация архивных фондов и архивных документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации:

    — архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

    — кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы.

    3. Организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения:

    — архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

    — архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

    — архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых депозитарных фондах;

    — архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда.[3]

    Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части - государственную и негосударственную. Хранение государственной части архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Государственные архивы подразделяются на федеральные и муниципальные. Федеральные архивы осуществляют хранение документов в строгом соответствии с профилем архива и списками источников комплектования. Вот эти архивы:

    1. Государственный архив РФ;

    2. Российский государственный архив древних актов;

    3. Российский государственный архив экономики;

    4. Российский государственный исторический архив;

    5. Российский государственный военно-исторический архив;

    6. Российский государственный военный архив;

    7. Российский государственный архив военно-морского флота;

    8. Российский государственный архив научно-технической документации;

    9. Российский государственный архив социально-политической истории;

    10.Российский государственный архив новейшей истории;

    11.Российский государственный архив литературы и искусства;

    12.Российский государственный архив Дальнего Востока;

    13.Российский государственный архив кинофотодокументов;

    14.Российский государственный архив фонодокументов.

    Ведомственные архивы подразделяются на 5 групп:

    — архив организации;

    — центральный архив;

    — центральный отраслевой архив;

    — объединенный ведомственный архив;

    — объединенный межведомственный архив.[4]

    Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

    1. государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

    2. негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

    3. физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).

    В соответствии с третьим признаком организации документов Архивного фонда РФ существуют три формы хранения документов:

    Постоянное хранение - вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.

    Временное хранение - хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений. Временное хранение - хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения ФАС, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение в учреждении ФАС (это архивы с переменным составом документов). Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

    Депозитарное хранение- хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением - договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами.[5]

    3. Современное законодательство в области архивного дела

    Архивы в силу свойства аутентичности сконцентрированных в них документов обязаны удовлетворять социальные запросы общества, отвечая на его потребности в исторической памяти. При этом, к сожалению, общество слабо осознает значение архивов. Документ и архивы малопонятны обывателю и власть предержащим. У большинства граждан с советских времен сохранилось отношение к архивам как к воплощению гигантской бюрократической машины, отравлявшей жизнь на всех ее этапах. Это и неудивительно – ведь в советские времена даже не существовало законов, посвященных архивному делу. Эта ситуация изменилась только на переломе эпох: в июле 1993 года были приняты Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах №5341-I, а в 1994 году утверждено Положение об Архивном фонде Российской Федерации.

    Так исторически сложилось, что почти сразу после этого изменилась вся система гражданского законодательства России. Осенью 1993 года произошли известные события, за которыми в декабре последовало принятие нового основного закона страны – Конституции. Вскоре был принят новый Гражданский Кодекс. В 1995 году в рамках реализации новой Конституции появился Федеральный Закон № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Согласно Конституции, муниципальная власть не входит с систему органов государственной власти.

    Но архивное дело представляет собой сферу совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов: муниципальные образования имеют свои архивы, и естественно возникла необходимость урегулирования вопросов хранения ими документов. В Основах законодательства такие вопросы не могли быть урегулированы по понятным причинам.

    Государственная политика реализуется через нормативные акты, и принятие федеральных законов является важнейшей частью государственной политики в соответствующих сферах. Принятие в 2004 году Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» ознаменовало собой новый этап развития российского общества. Одной из особенностей нового Федерального Закона является форма документа. В законе детально проработаны вопросы организации архивной работы по всем направлениям. О хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов в Закон входят три самостоятельных раздела: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архивов архивными документами», «Доступ к архивным документам и их использование». Новый закон более чем в два раза расширяет содержание, определения, термины и характеристики различных вопросов работы с архивными документами по сравнению с Основами законодательства.

    Вторая отличительная особенность – сфера применения нового закона. Ранее действовали Основы законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, название нового Федерального закона – «Об архивном деле в Российской Федерации». В полном объеме новый закон в части, касающейся муниципальных архивов, вступит в силу с 1 января 2006 года.

    Закон четко соответствует международным договорным обязательствам России и ее федеральным законам, в частности в том, что касается вывоза и ввоза архивных документов за пределы государства. Новый закон приведен в строгое соответствие с Законом Российской Федерации от 15.04.1993 № 4804 - I «О вывозе и ввозе культурных ценностей». Во всем, что касается вопросов перемещенных культурных ценностей, в том числе перемещенных архивов, новый закон приведен в строгое соответствие с Федеральным законом от 15.04.1998 № 64-ФЗ «О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации», потому что ранее так называемые трофейные ценности, которых у нас немало в архивах, выпадали из правового регулирования в прежнем архивном законодательстве.

    Часть 3 ст. 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит: «Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации». Это все, что связано с пенсионным обеспечением, льготами и компенсациями жертвам репрессий, узникам нацистских лагерей и т.п. Когда эти люди ищут защиты своих прав, такие справки им выдаются бесплатно.[6]

    В контексте раскрытия темы реферата целесообразным является рассмотрение вопросов управления архивным делом в соответствии с принятым законом.

    Вопросы управления архивным делом в Российской Федерации регламентируются третьей главой структура, которой выглядит следующим образом:

    1. Создание архивов.

    2. Организация управления архивным делом в Российской Федерации.

    3. Финансовое и материально-техническое обеспечение архивного дела.

    4. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.[7]

    Однако данный закон не решил всех проблем, которые имеют место в архивном деле. Основные из данных проблем представлены на рисунке 2. Охарактеризуем каждую из них.

    Сегодня совершенно необходима кропотливая работа приведения существующей нормативно-правовой базы субъектов Российской Федерации в соответствие с Федеральным Законом «Об архивном деле». Проблема заключается в том, что некоторые субъекты федерации имеют собственные законы, которые до сих пор не приведены в строгое соответствие с нормами Федерального законодательства. К ним относятся законы таких регионов как Татарстан, Башкортостан, Удмуртия, Новосибирская и Московская области, город Москва.

    Рис.2. Проблемы архивного дела на современном этапе, решаемые законодательным путем

    В архивном деле существует особо актуальная задача введения и применения единых стандартов доступа, что является прямым требованием Конституции РФ. Должны существовать единые правила учета и поиска информации, как и единые правила работы всех публичных архивов: государственных, федеральных, всех субъектов федерации и муниципальных. Здесь следует особо подчеркнуть, что Единые правила работы государственных и муниципальных архивов – это подзаконный акт, который должен быть выпущен Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ в ближайшие год-полтора. Этот документ должен стать нормативным актом, по которому будут жить государственные и муниципальные архивы страны.

    Архивные документы со временем ветшают, приходят в неудовлетворительное состояние. Понятие «неудовлетворительное физическое состояние документа» вводится архивистами главным образом для того, чтобы сохранить подлинники документов, а не для закрытия архива для пользователя. Необходимо создание страхового фонда архивов и фонда пользователя, чтобы этот последний мог бы работать с микрофильмом документа (то есть его копией) и читать этот документ, пока нет возможности доступа к подлиннику.

    В соответствии с п. 2 ст. 25 закона «Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии».

    Здесь уместно напомнить, что любой пользователь архива вправе подать в суд, если его законное требование не выполнено и ему отказывают в доступе к открытым документам на основании того, что последние находятся в неудовлетворительном физическом состоянии. Такая формулировка на деле отражает тот факт, что в архиве отсутствуют необходимые мирофильмированные копии документов, а работники архива не выполняют в полном объеме своих должностных обязанностей.

    Очевидно, что в компетенцию Закона об архивах не входит установление ответственности за его нарушение – такая ответственность устанавливается административным, гражданским, уголовным и иным законодательством РФ.

    Согласно Статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях граждане, виновные в несоблюдении законодательства, правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, могут быть привлечены к ответственности в виде штрафа на сумму от 1 до 3 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ), должностные лица – на сумму от 3 до 5 МРОТ. В этой статье существует правовой вакуум относительно возникновения и объема ответственности за несоблюдение законодательства об архивах юридическими лицами.

    Очевидно, что совершенно необходимо изменение ответственности за такие правонарушения на более суровую, поскольку ценность многих утраченных документов и стоимость реставрации сохранившихся значительно больше предусмотренной данной статьей.

    В Советском Союзе были созданы первые кино- и фоноархивы, благодаря которым мы сегодня можем увидеть и услышать давно минувшее. К сожалению, сейчас ситуация с пополнением этих архивов изменилась в худшую строну: даже государственные теле- и радиовещательные компании не считают нужным отправлять обязательный экземпляр своей аудиовизуальной продукции в соответствующие государственные архивы. И это – несмотря на то, что в начале 2004 года было принят новый вариант закона «Об обязательном экземпляре документов» (Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ с изменениями от 27 декабря 2000 г., 11 февраля 2002 г.), предполагающий обязательную поставку в Федеральные архивы любого аудиовизуального произведения. Очевидно, что здесь большую роль играет широкая востребованность такого информационного продукта и значительная финансовая выгода от его продажи и существующая очень незначительная ответственность за нарушение архивного законодательства, и поэтому производители просто блокируют передачу документов такого рода на государственное хранение. Ведь, в случае наличия таких документов в архиве, они будут доступны для многих пользователей. Здесь происходит столкновение авторских прав на информационный продукт и названного Закона «Об обязательном экземпляре документов», что требует дальнейшего совершенствования законодательства в таких, на первый взгляд, далеких друг от друга областях.

    Наши архивы во многом уникальны. Для многих зарубежных партнеров огромный интерес представляет покупка у России сырой архивной информации – копий, микрокопий, электронных копий документов и т.д. Этот вопрос представляет собой предмет ожесточенных споров, хотя несомненно, что Россия не должна идти на масштабные проекты, связанные с продажей такой информации. Сегодня наша страна вышла из полосы кризиса начала-середины 90-х годов прошлого века. И поэтому курс, который был взят когда-то на такую форму международного сотрудничества в архивном деле, уже не является оправданным.[8]

    4. Автоматизация архивного дела

    Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и точно удовлетворять все возрастающую потребность в ретроспективной информации, является степень автоматизации архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования фондов.

    В настоящее время, когда реформированию подвергаются практически все стороны общественного устройства, многократно возрастает ценность архивной информации. Удовлетворить потребность общества в ней возможно лишь путем информатизации архивной отрасли, то есть создания оптимальных условий для этого. В связи с новым пониманием архива как части информационных ресурсов и информационной системы, важнейшей задачей архивной отрасли становится развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности и всестороннего использования Архивного фонда России.

    Для архивных учреждений актуальными являются справочно-информационные системы, обеспечивающие автоматизацию учета, анализа и технологии выполнения основных функций архивов, а также автоматизированные информационные системы и базы данных, оперирующие полнотекстовой информацией. Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов осуществляется путем создания совместимого программного обеспечения в виде комплекса взаимосвязанных баз данных, его внедрения, практического использования.

    В оптимальном варианте эти базы данных должны функционировать в локальной вычислительной сети архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является база данных, содержащая сведения учетного характера на уровне фонда и описи о сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Состав программного обеспечения определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, и характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем, в случае необходимости, он может быть расширен.

    Разработкой и внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем, который входит в структуру Росархива.

    Главными задачами отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем являются:

    1. разработка основных направлений развития информационно-поисковых систем;

    2. использование автоматизированных архивных технологий;

    3. создание баз и банков данных, выполнение оформительских и печатных работ.

    Важным этапом работы отдела явилось внедрение в эксплуатацию программного комплекса «Архивный фонд - 3» в 2003 году, рекомендованного Росархивом для информационного обеспечения функций государственного учета и контроля за хранением документов, их сохранностью.

    Специалистами отдела разработано и внедрено программное обеспечение:

    1. базы данных «Учет фондов», с основными сведениями о количестве и составе фондов, движении документов, научно-справочном аппарате;

    2. базы данных «Учет физического состояния дел», содержащей основные сведения о физическом состоянии дел;

    3. базы данных «Персоналии», включающей в себя биографические сведения о номенклатурных работниках региона.

    В стадии внедрения находится база данных «Перечни основных вопросов, рассмотренных на заседаниях коллегиальных органов по фондам КПСС, ВЛКСМ, профсоюзных и других общественных организаций 1917-1991 гг.».

    Программа «Архивный фонд - 3» представляет собой автоматизированный информационный массив о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда и описи. Программное обеспечение позволяет автоматически формировать паспорт архива, составлять тексты путеводителей по фондам архива, статистические отчеты, осуществлять контроль за хранением документов, развитием и совершенствованием научно-справочного аппарата.

    Структура разделов базы данных организована в соответствии со структурой и группировкой основных показателей, описывающих объект. К ним отнесены характеристики научно-справочного аппарата к документам фонда; классификация документов по различным параметрам; физическое состояние документов фонда, а также показатели, характеризующие виды архивных документов, их носители, язык, условия хранения, использования, форму организации материала; показатели, характеризующие объем документов фонда.

    В комплексе с программой «Архивный фонд - 3» работает программа «Фондовый каталог», предназначенная для автоматизации централизованного государственного учета архивных документов и контроля над сохранностью документов. Программа реализована в виде автоматизированного каталога архивных фондов. Это дает возможность передавать сведения в Центральный фондовый каталог Росархива в электронном формате. Система автоматически формирует сводные паспорта, сводные статистические отчеты, перечни архивных фондов, статьи для подготовки структурных и тематических межархивных путеводителей.[9]

    Заключение

    Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи.

    Вопросами комплектования архивов, а также хранения и использования архивных документов занимается наука архивоведение. Основное отличие архивоведения от документоведения состоит в том, что архивоведение занимается информацией, не актуальной в настоящий момент времени.

    Весь комплекс архивных документов именуется архивным фондом. Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

    Современными признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации являются: организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности; организация архивных фондов и архивных документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации; организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения.

    Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части - государственную и негосударственную. Хранение государственной части архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений и физических лиц.

    в 2004 году был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». В законе детально проработаны вопросы организации архивной работы по всем направлениям. О хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов в Закон входят три самостоятельных раздела: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архивов архивными документами», «Доступ к архивным документам и их использование». Новый закон более чем в два раза расширяет содержание, определения, термины и характеристики различных вопросов работы с архивными документами по сравнению с Основами законодательства.

    Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и точно удовлетворять все возрастающую потребность в ретроспективной информации, является степень автоматизации архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования фондов.

    Разработкой и внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем, которой входит в структуру Росархива.

    Список литературы

    1. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

    2. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2004. - 272с.

    3. Алексеева Е. В. Организация документов и дел в пределах архивного фонда (фондирование) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 9.

    4. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. – 2000. - №3.

    5. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / Сост., вступ. ст. Хорхордина Т.И. - М.: РГГУ, 2001. - 395с.

    6. БасакинаН.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. – 2000. - №3.

    7. Грум-Гржимайло Ю.В., Сергеева А.Г. Разработка автоматизированных архивных технологий // Информационное общество. – 2003. - № 4.

    8. Козлов В.П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования – М.: ТЕРМИКА, 2004.


    [1] Алексеева Е.В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2004. - 272с.

    [2] Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. – 2000. - №3.

    [3] Козлов В.П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования – М.: ТЕРМИКА, 2004.

    [4] Алексеева Е. В. Организация документов и дел в пределах архивного фонда (фондирование) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 9.

    [5] Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. – 2000. - №3.

    [6] Алексеева Е.В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2004 - 272с.

    [7] Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

    [8] Алексеева Е.В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2004 - 272с.

    [9] Грум-Гржимайло Ю.В., Сергеева А.Г. Разработка автоматизированных архивных технологий // Информационное общество. – 2003. - № 4.

    Источник: http://www.bestreferat.ru/referat-102560.html

    Дипломная работа - Организация архивного дела в муниципальном образовании
    скачать (579.5 kb.)

    Доступные файлы (1):


    содержание

    1.doc

      1   2   3

    Реклама MarketGid:

    Содержание

    Введение 3

    Глава 1. Содержание архивной организации архивного дела на

    государственном и муниципальном уровне 6

    1.1. Федеральное архивное агентство, государственные и

    муниципальные архивы 6

    1.2. Формирование дел и передача их в государственные и

    муниципальные архивы 9

    1.3. Использование документов Архивного фонда РФ,

    хранящихся в государственных и муниципальных архивах 32

    Глава 2. Осуществление архивной деятельности в Тамбовской области

    и муниципальном образовании “Администрации Тамбовского района” 41

    2.1. Архивный отдел Тамбовской области 41

    2.2. Архивный отдел администрации Тамбовского района

    Тамбовской области 48

    ^

    Тамбовского района Тамбовской области 60

    3.1. Создание автоматизированных архивных технологий в

    архивном отделе Тамбовской области 60

    3.2. Оптимизация программного обеспечение по направлениям

    деятельности архивных учреждений Тамбовской области 65

    3.3. Автоматизация учета документов архивного отдела

    администрации Тамбовского района 71

    Заключение 77

    Список использованных источников и литературы 81

    Приложение 1 Структурная схема программного обеспечения по

    направлениям деятельности архивных учреждений Тамбовской области

    Приложение 2 Базы данных архивных учреждений Тамбовской области

    Введение

    Для отражения материальной и духовной жизни общества существует исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, которые образуют Архивный фонд РФ. Архивные документы представляют собой материальные носители с зафиксированной на нем информацией, которые имеют реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

    Наиболее ценная часть Архивного фонда Российской Федерации объемом около 41,0 млн. единиц хранения сконцентрирована в 14 федеральных архивах. Свыше 129 млн. единиц хранения Архивного фонда Российской Федерации хранится в 201 государственном архиве субъектов Российской Федерации и более 43,0 млн. единиц хранения - в 2,5 тыс. муниципальных архивах.

    Архивный отдел Тамбовской области относится к областным органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации. Основными задачами, стоящими перед Архивным отделом Тамбовской области являются:

    Реализация государственной политики в сфере архивного дела на территории Тамбовской области.

    Осуществление правового регулирования архивного дела в Тамбовской области.

    Контроль за соблюдением законодательства Тамбовской области об Архивном фонде Тамбовской области и архивах.

    Организация комплектования, хранения, учета и использования архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Тамбовской области.

    Ведение государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области.

    Архивный отдел администрации Тамбовского района, Тамбовской области является структурным подразделением Администрации без образования юридического лица и образуется постановлением Администрации. Отдел является уполномоченным Администрацией органом исполнительной власти местного самоуправления, обладающим собственной компетенцией и осуществляющим деятельность в области архивного дела.

    Актуальность выбранной темы объясняется тем, что архивные документы, представляя материальную и духовную жизнь общества, имея историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития. Архивные документы содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

    ^является система организации архивной деятельности в муниципальном образовании Тамбовского района Тамбовской области.

    Предмет исследования выступает оптимизация архивного дела в архивном отделе администрации Тамбовского района.

    Целью дипломной работы является исследование организации архивного дела в муниципальном образовании. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

    - рассмотреть архивное дело на государственном и муниципальном уровне;

    - рассмотреть формирование дел и передачу их в государственные и муниципальные архивы;

    - проанализировать использование документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах;

    - рассмотреть осуществление архивной деятельности в муниципальном образовании Тамбовского района и Тамбовской области;

    - рассмотреть создание автоматизированных архивных технологий в архивном отделе Тамбовской области;

    - провести анализ оптимизации программного обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений Тамбовской области;

    - разработать эффективную систему автоматизации учета документов архивного отдела администрации Тамбовского района.

    ^Теоретической базой исследования послужили труды по делопроизводству авторов Андреевой В. И., Анисимова В. М., Богатырёва Р. Х., Епатьевой А. В. , труды по архивоведению авторов Крайской З. В., Магидова В. М., Авраменко Т. Ф., Кондакова И. А., Тельчарова А. Д.

    ^ исследования послужили статистические материалы Госкомстата РФ, данные собранные автором во время преддипломной практики в архивном отделе администрации Тамбовского района, действующая нормативно-правовая база об архивном деле и Архивном фонде Российской Федерации, Постановления Правительства РФ, Приказы Росархива, Постановления Администрации Тамбовской области и иные нормативно-правовые акты РФ.

    ^ дипломного проекта заключается в том, что оно позволяет систематизировать уже имеющуюся информацию об организации архивного дела на уровне субъектов Федерации муниципального образования, а также углубить их.

    ^. Отдельные положения могут быть использованы в организации архивного дела и документооборота в муниципальных образованиях Тамбовской области.


    Глава 1. Содержание архивной организации архивного дела на государственном и муниципальном уровне

    1.1. Федеральное архивное агентство, государственный и

    муниципальные архивы

    Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. Документы Архивного фонда Российской Федерации являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития, содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

    В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документации, кино-, фото-, видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах1.

    По данным последней паспортизации объем Архивного фонда Российской Федерации составляет свыше 600,0 млн. единиц хранения на различных носителях.

    Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

    В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

    Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской федерации, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями.

    Основными задачами Федерального архивного агентства являются:

    оказание государственных услуг в области архивного дела;

    государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

    обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

    Федеральному архивному агентству непосредственно подчиняются 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 2 обслуживающие организации.

    Федеральное архивное агентство организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также вправе оказывать методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственным и муниципальным архивам.

    В настоящее время в Российской Федерации свою деятельность осуществляют 88 уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в том числе 83 самостоятельных органа управления архивным делом, которым подчиняются 211 государственных архивов и центров документации

    К органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации относятся:

    1. Республики Российской Федерации.

    2. Края Российской Федерации.

    3. Области Российской Федерации.

    4. Города федерального значения.

    5. Автономные образования.

    Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

    Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".
    ^

    1. Номенклатура дел

    Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел структурных подразделений государственного органа с указанием сроков их хранения по установленной форме.

    Номенклатура дел предназначается для группировки исполненных доку­ментов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сро­ков их хранения, она также используется при построении информационно-по­исковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения2.

    В архиве государственного органа номенклатура может использоваться для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Сводная номенклатура дел федерального министерства, федеральной службы, федерального агентства или иного государственного органа, как пра­вило, составляется подразделением документационного обеспечения управле­ния на основе номенклатуры дел структурных подразделений, предлагаемой ими в качестве предложений в сводную номенклатуру.

    Сводная номенклатура дел на предстоящий календарный год составляет­ся в конце текущего года, предварительно рассматривается на заседании экс­пертной комиссии (ЦЭК, ЭК) государственного органа, согласовывается с экс-пертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (архива субъекта Российской Федерации) и утверждается органи­зационно-распорядительным актом государственного органа.

    Внесение изменений в сводную номенклатуру дел осуществляется в ана­логичном порядке.

    При подготовке номенклатуры дел обычно используются положение о го­сударственном органе и его структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе, перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатура дел государственного органа за предыдущие годы. Также изучаются документы, образующиеся в дея­тельности государственного органа, их виды и состав.

    В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все докумен­тируемые участки работы государственного органа, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, а также заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные кар­тотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

    Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, названиями разделов ко­торой являются официальные наименования структурных подразделений госу­дарственного органа (центрального аппарата). Последовательность разделов оп­ределяется в соответствии с утвержденной структурой государственного органа.

    В графе 1 номенклатуры дел помещаются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в государственном орга­не составного четырехзначного (два двухзначных номера, через тире) цифрово­го обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в соответствующем разделе сводной номенклатуры. Поэтому в каждом разделе сводной номенклатуры дел (или номенклатуры дел конкретного под­разделения государственного органа) первые две цифры индекса будут посто­янными, а две последующие цифры производят нарастающим итогом последо­вательную нумерацию дел в разделе номенклатуры. Четырехзначные индексы дел обозначаются арабскими цифрами, недостающие знаки заполняются нуля­ми. Например: 12-05, где 12 — цифровое обозначение структурного подразде­ления, 05 — порядковый номер заголовка дела в соответствующем разделе номенклатуры3.

    В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

    В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

    Например: «Законодательные акты Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных министерств, федеральных служб, федеральных агентств; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению».

    Расположение заголовков дел номенклатуры внутри каждого раздела имеет свою иерархию, которая определяется степенью важности документов, состав­ляющих дела, и их взаимосвязью.

    В начале каждого раздела располагаются заголовки дел, содержащие зако­нодательные акты и акты управления высших органов, затем организационно-распорядительные акты государственного органа, плановые и отчетные доку­менты, переписка и иные документы. Например: «Законодательные акты, нор­мативные правовые акты Президента Российской Федерации, законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти Россий­ской Федерации, органов местного самоуправления»; «Приказы, распоряжения Минюста России по основной деятельности. Копии».

    Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических назва­ний или корреспондентов (отчеты территориальных подразделений государ­ственных органов, личные дела государственных служащих).

    Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное со­держание и состав документов дела и состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

    — наименование документов, помещаемых в дело (переписка, справки к заседаниям коллегии, протоколы, приказы и т.д.);

    — название государственного органа, структурного подразделения;

    — краткое содержание документов дела;

    — название адресата, которому будут направлены или от которого будут получены документы, помещаемые в дело;

    — название территории, с которой связано содержание документов дела;

    — даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела.

    Не рекомендуется употребление в заголовках дела неконкретных форму­лировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

    Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, употребля­ется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указывается их вид.

    Например: «Документы, представляемые структурными подразделения­ми руководству (доклады, обзоры, сводки, справки)».

    Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу: «Документы к протоко­лам заседания коллегии Минюста России».

    В заголовках дел с перепиской указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, конкретный адресат, если переписка ведется только с ним («Переписка с ОАО «Росгосстрах» о страховании зданий»), однородные корреспонденты не перечисляются, а указывается их общее видовое название («Переписка с фили­алами организации об организации курсов повышения квалификации работни­ков»), разнородные адресаты не указываются («Переписка об организации се­минаров, совещаний по вопросам о взаимной правовой помощи и обмене опы­том работы»)4.

    В заголовках дел с документами одной разновидности указывается ее наи­менование во множественном числе: «Протоколы аттестационной комиссии».

    Если дело состоит из нескольких томов или частей, то для них составляет­ся общий заголовок дела, в который при оформлении дела при необходимости может вводиться дополнительная текстовая информация для каждого тома (части), уточняющая содержание общего заголовка.

    Дела, не завершенные в делопроизводстве в течение года, являются «пере­ходящими», их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

    В графе 3 указывается количество томов дела (заполняется в конце года).

    В графе 4 номенклатуры указывается срок хранения дела, номера статей по типовым перечням221 или согласованный с Экспертно-проверочной комис­сией государственного архивного учреждения срок хранения.

    Например, в статье 66 Перечня типовых управленческих документов для приказов, распоряжений по личному составу и документов к ним (справок, сво­док, информации и других) предусматривается срок хранения 75 лет, для при­казов и распоряжений о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежур­ствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках — 5 лет.

    В графе 5 указываются примечания из конкретных статей типового пе­речня, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое ведомство и др.

    Например: «Договоры (контракты)... Подлежит уничтожению в 2001 году после истечения срока действия договора».

    В этой же графе при переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный делается пометка с указанием индекса машиночитае­мого документа и дополняется сведениями о местонахождении машиночитае­мого документа.

    После утверждения сводной номенклатуры дел организации в структур­ные подразделения направляются выписки из соответствующих ее разделов.

    2. Формирование номенклатурных дел

    Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

    Номенклатурные дела в государственном органе, как правило, формиру­ются государственными служащими, ответственными за делопроизводство, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях, при этом в дела поме­щаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела5.

    Контроль за правильным формированием дел в подразделениях государ­ственного органа осуществляется работниками службы документационного обес­печения или ведомственного архива.

    При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

    документы постоянного и временного хранения группируются в отдель­ные дела;

    в дело включаются по одному экземпляру каждого документа;

    в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

    вместе помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

    в дело группируются документы одного календарного года, за исключе­нием переходящих дел;

    в одно дело помещается не более 250 листов.

    Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту корреспондентов.

    Распорядительные документы группируются в дела по видам и хроноло­гии, с относящимися к ним приложениями.

    Положения и инструкции, утвержденные распорядительными докумен­тами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими прика­зами (распоряжениями). Если же положения, инструкции имеют утверждаю­щий гриф в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самосто­ятельные дела6.

    Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и имеют различные сроки хранения224.

    Протоколы заседаний коллегиальных органов государственных органов располагаются в хронологическом порядке по номерам. К ним приобщаются материалы заседаний коллегии.

    Утвержденные планы, отчеты и материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2006 год должны быть отнесены к делам 2006 года, хотя они и составлены в 2007 году).

    Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и распо­лагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

    Переписка группируется, как правило, за период календарного года и сис­тематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ поме­щается за документом-запросом.

    При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

    В структурных подразделениях государственного органа дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, распо­лагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номен­клатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

    Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям произ­водится с разрешения руководства подразделения документационного обеспе­чения управления. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Сто­ронним организациям дела выдаются по актам.

    Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях, в процессуальной форме, предусмотренной действу­ющим законодательством, и производится с разрешения руководителя государ­ственного органа с обязательным оставлением в деле заверенной копии доку­мента и акта о выдаче подлинного документа установленной формы.

    3. Экспертиза ценности документов и отбор дел для архивного хранения

    Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основа­нии критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

    В числе критериев ценности документов используются сведения об их: происхождении (роль, место и правовое положение государственного органа в иерархии государственного управления, особенности решаемых государствен­ным органом задач и выполняемых функций); содержании (значение инфор­мации, отраженной в документе, его вид и подлинность); внешних особеннос­тях (форма фиксации и передачи содержания, способ оформления и его физи­ческое состояние).

    Экспертиза ценности документов в государственном органе проводится в двух случаях:

    вначале в делопроизводстве — при составлении номенклатуры дел, в про­цессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

    затем в ведомственном архиве государственного органа - в процессе под­готовки к передаче дел на постоянное хранение.

    Для организации и проведения экспертизы ценности документов в госу­дарственном органе приказом по основной деятельности создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комис­сия (ЦЭК) — при наличии системы структурных подразделений, имеющих свои экспертные комиссии7.

    В состав экспертной комиссии обычно включаются отвечающие за дело­производство работники подразделений государственного органа, а также пред­ставитель архивного учреждения, для которого данный государственный орган является источником комплектования.

    Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается приказом организации на основании примерного положения, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

    При ежегодном проведении экспертизы ценности документов, в структур­ных подразделениях на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на ведомственное архивное хранение, а также отбор документов с временными сроками хранения, которые истекли, подлежащих уничтожению.

    Не разрешается отбирать документы для хранения и выделения к уничто­жению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел по­стоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, чер­новики, неоформленные копии документов и документы с временными срока­ми хранения.

    Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на ведомственное архивное хранение, в струк­турных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности» (ДМН), «при ус­ловии проведения (завершения) ревизии» и т.п.

    По итогам экспертизы ценности документов в государственном органе составляются годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтоже­нию дел, не подлежащих хранению. Эти описи и акты рассматриваются на засе­дании ЭК (ЦЭК) государственного органа одновременно и утверждаются руко­водителем государственного органа только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения, после этого государственный орган может уничтожать дела, включенные в соответствующие акты, по прави­лам утилизации документов8.

    Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмот­ренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года, с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 2006 года9.

    Дела государственного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их техничес­кой обработке и проводится работниками соответствующих структурных под­разделений при методической помощи и под контролем подразделения доку-ментационного обеспечения управления.

    4. Оформление дел и подготовка описей

    В зависимости от сроков хранения в государственных органах проводится полное или частичное оформление дел, завершенных в делопроизводстве.

    Полному оформлению подвергаются дела постоянного, временного (свы­ше 10 лет) хранения и дел по личному составу; оно предусматривает:

    подшивку или переплет дела;

    нумерацию листов в деле;

    составление листа-заверителя;

    составление внутренней описи документов в делах по установленной форме;

    внесение в реквизиты обложки дела названия государственного органа, индекса и заголовка дела, даты дела и др.

    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются час­тично. Допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересисте­матизацию документов, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

    Большое значение для обеспечения сохранности и использования архив­ных документов имеет соблюдение технологии переплетения дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из кар­тона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них в скоросшиватель. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из до­кументов необходимо удалять.

    Следует помнить, что в процессе переплетения в конце каждого дела под­шиваются лист-заверитель, а в начале дела — внутренняя опись документов.

    В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа-заверителя и внутрен­ней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верх­нем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом или нумератором.

    Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

    Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверите­ле дела.

    В листе-заверителе, составленном по установленной форме, указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации документов дела (наличие литерных, пропущенных номеров и т.д.), а также указывается наличие в деле отдельных типографских брошюр, фотографий, конвертов, круп­ноформатных листов и других подобных вложений, не отмеченных валовой ну­мерацией.

    Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чис­тый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на внутренней стороне обложки дела.

    Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием рас­шифровки подписи, должности и даты составления.

    Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоян­ного, временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается специфи­кой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хране­ния, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

    Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каж­дый документ.

    К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указы­вается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и коли­чество листов внутренней описи.

    Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифров­ки подписи, должности и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установ­ленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

    Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты внутренней описи, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

    Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указы­ваются:

    наименование организации;

    наименование структурного подразделения;

    индекс дела;

    номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

    заголовок дела;

    дата дела (тома, части);

    количество листов в деле;

    срок хранения дела.

    При оформлении обложки дела наименование государственного органа сле­дует указывать полностью, в именительном падеже. Официально принятое со­кращенное наименование указывается в скобках после полного наименования.

    Если в течение периода, охватываемого документами дела, или при пере­даче дела в другое структурное подразделение изменялось наименование струк­турного подразделения, то на обложке дела дописывается новое наименование структурного подразделения, а прежнее заключается в скобки: «Канцелярия. (Общий отдел)».

    Заголовок дела переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносят дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).

    В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на облож­ку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

    На обложке дела обязательно указывается дата дела — год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

    Если в дело включены документы (например, положения, номенклатура дел и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за год (ы)».

    Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих го­довые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

    Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную докумен­тацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (час­тей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, вклю­ченных в дело.

    Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

    Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утвержде­ния (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоко­лов, составляющих дело.

    Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и уволь­нении лица, на которое оно заведено.

    При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами: 10 мая 2000 г.

    Обязательными реквизитами обложки дела являются: количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительнои надписи дела, и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его по перечню документов с указанием сроков их хранения10.

    На все завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хране­ния и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформирован­ные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи дел по установленной форме11.

    Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой системати­зированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел231. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом спра­вочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

    Описи составляются отдельно на:

    дела постоянного хранения;

    дела временного (свыше 10 лет) хранения;

    дела по личному составу.

    В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хране­ния составляются ежегодно работником, ответственным за ведение делопроиз­водства.

    При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:

    каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номе­ром. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

    графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;

    при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обознача­ются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись пол­ностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

    графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделени­ям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

    Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах, два из которых передаются вместе с делами в архив государственного органа, а тре­тий остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

    Описи, составленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи государственного органа, которую обычно готовит ве­домственный архив (подразделение документационного обеспечения управления) и по которой осуществляется передача дел на государственное хранение.

    Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме в четырех экземплярах, не переплетается и хранится в папке с клапанами и завязками.

    Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается но­мер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся под этим но­мером до образования законченной описи.

    Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоян­ного хранения, нумеруются в валовом порядке.

    Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количе­ства могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответ­ствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

    После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел состав­ляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основа­ния внесенных изменений.

    Дополнительно к первому разделу сводной описи дел постоянного хране­ния составляется предисловие и при необходимости — указатели, оглавление и список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

    Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения рассматривается ЭК (ЦЭК) государственного органа, после чего в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола и даты рассмотрения. Далее годо­вой раздел утверждается на заседании Экспертно-проверочной комиссии архи­вного учреждения (ЭПК), затем утверждается руководителем государственного органа, после чего один экземпляр раздела остается в архивном учреждении.

    Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утвержде­ния его ЭПК архивного учреждения допускается только при принятии ЭПК соответствующего решения.

    Несколько годовых разделов сводной описи дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в котором достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

    Каждой законченной описи присваивается номер. Законченная опись име­ет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись по той же форме, что и для годового раздела описи. При этом заверительные надписи к годовым разделам изымаются.

    Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист установленной формы, на котором указываются: название фон­да; номер фонда; номер описи; название описи, которое включает указание ка­тегории документов; крайние даты дел, включенных в опись..

    К законченной описи обязательно составляются оглавление, предисловие, историческая справка, указатели и перечень сокращений.

    Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается в твердой обложке.

    В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хране­ния включаются заголовки дел, сформированных в течение года в деятельности структурных подразделений государственного органа.

    Порядок внесения заголовков в годовой раздел аналогичен порядку, при­меняемому для составления годовых разделов сводной описи дел постоянного хранения, а систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения переносится из сводной номенклату­ры дел государственного органа за этот же год.

    Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения оформляется в двух экземплярах, одобряется ЭК (ЦЭК) государственного органа и утверждается руководителем государственного органа.

    Годовой раздел сводной описи дел по личному составу также составляет­ся по установленной форме в трех экземплярах в том же порядке, что и выше­названные годовые разделы сводных описей дел постоянного и временного (свы­ше 10 лет) хранения, подписывается составителем, заверяется руководителем кадрового подразделения, получает одобрение ЭК (ЦЭК) государственного орга­на, согласовывается с ЭПК архивного учреждения и утверждается руководите­лем государственного органа.

    Порядок оформления законченной архивной описи по личному составу аналогичен порядку оформления законченной архивной описи дел постоянно­го хранения.

    Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются в следующей последовательности:

    1) приказы (распоря­жения) по личному составу;

    2) списки личного состава; 3) личные учетные карточки государственных служащих (форма Т-2ГС);

    4) личные дела государ­ственных служащих;

    5) лицевые счета по заработной плате (расчетные ведо­мости по зарплате);

    6) невостребованные трудовые книжки;

    7) акты о несчаст­ных случаях.

    Названные виды документов, образующиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.д.). Личные дела (личные учетные карточки) государственных слу­жащих включаются в годовой раздел описи по году увольнения лица, на кото­рого заведено личное дело (личная учетная карточка), и систематизируются по алфавиту.

    При необходимости к годовому разделу сводной описи дел по лич­ному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

    5. Передача дел в архив государственного органа и на постоянное хранение

    Для своевременного приема архивных документов от структурных под­разделений, обеспечения их учета и сохранности, систематизации и использо­вания, а также для подготовки документов на постоянное хранение создается архив государственного органа, который в зависимости от объема документов и их специфики может быть юридическим лицом, самостоятельным структур­ным подразделением или частью структурного подразделения, обеспечивающего документационное сопровождение управления.

    В архив государственного органа для депозитарного хранения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача дел производится по описям по истечении трехлетнего срока после завершения их в делопроизводстве струк­турного подразделения.

    Дела временного (до 10 лет) хранения, как правило, остаются на хранении в структурных подразделениях государственного органа и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

    Передача дел в архив государственного органа осуществляется по графи­ку, составленному архивом, согласованному со структурными подразделения­ми и утвержденному приказом государственного органа.

    При подготовке структурным подразделением дел к передаче на архивное хранение работником, ответственным за архив государственного органа, пред­варительно проверяется правильность их формирования, оформления и соот­ветствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел организации. При этом в струк­турном подразделении устраняются выявленные недостатки в формировании и оформлении дел12.

    Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив государственного органа, в присутствии работника структурного подразделе­ния. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи ука­зываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата при­ема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив государ­ственного органа, и лица, передавшего дела.

    Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на доку­менты или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

    В случае исключения из структуры организации структурного подразде­ления либо изменения его структуры работник, ответственный за ведение делопроизводства, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их на архивное хранение независимо от сроков хранения.

    Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. • Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находя­щиеся в архиве государственного органа на депозитарном хранении, передают­ся в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппара­том на постоянное хранение в государственный архив, для которого данный го­сударственный орган является источником комплектования, в сроки, установ­ленные статьей 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

    Сроки временного хранения могут быть изменены в необходимых случа­ях по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

    Также при угрозе утраты (уничтожения) документов или по просьбе госу­дарственного органа на договорной основе может осуществляться досрочная передача документов на постоянное хранение.

    Сроки временного хранения архивных документов могут быть продлены в виде исключения по письменному разрешению государственного архивного учреждения, источником комплектования которого является данный государ­ственный орган.

    При ликвидации (упразднении) государственного органа его документы по согласованию с соответствующим государственным архивным учреждением могут быть полностью или частично переданы этому учреждению, а также тому (тем) государственному органу (государственным органам), которому (которым) переданы властные полномочия ликвидируемого (упраздняемого) государствен­ного органа.

    При реорганизации государственного органа документы передаются госу­дарственным органам-правопреемникам в соответствии с объемом передавае­мых властных полномочий.

    Уничтожение документов ликвидированных (упраздненных) государ­ственных органов с неистекшими сроками временного хранения осуществляет­ся по официальному решению органа государственной власти, являющегося собственником соответствующих части Архивного фонда Российской Федерации и оформляется актом установленной формы с приложением описи уничтожае­мых документов13.

    Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется поединично, по утвержденным ЭПК описям дел постоянного хранения, ежегодно в соответствии с планом-графиком, утверж­денным совместно руководителями государственного органа и соответствую­щего архива.

    Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение, при этом на всех экземпля­рах описи дел постоянного хранения делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Вместе с документами в государственный архив пере­даются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи.

    Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая ито­говая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутству­ющих дел. Номера отсутствующих дел перечисляются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины отсутствия — в прилагае­мой к названному акту справке.

    Архив государственного органа (подразделение документационного обес­печения управления) организует розыск утраченных документов. На докумен­ты, меры по розыску которых оказались безрезультатными, составляется акт об утрате документов по установленной форме.

    Утраченные документы в деле могут быть заменены их заверенными в установленном порядке копиями.
    ^

    Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с такими законодательными и нормативными актами как Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (№125-ФЗ от 22.10.04 г.), Федеральный закон "Об информатизации, информации и защите информации", законом Российской Федерации "Об участии в международном информационном обмене", закон Российской Федерации "О государственной тайне" (ст.13, 14, 15), "Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации", зарегистрированными Минюстом России 16 декабря 1996 г. и др.

    ВНИИДАД разработал нормативный акт "Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими".

    В данном акте урегулированы следующие вопросы:

    Обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;

    Ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;

    Права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;

    Порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

    Права и ответственность пользователя при работе архивными документами;

    Организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств.

    Передан в Минкультуры России для согласования с заинтересованными организациями проект "Положения о порядке доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах", разработанный взамен "Регламента доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федерации", одобренного решением коллегии Росархива 25 августа 1993 г. Подготовлен и направлен на рецензирование в Минюст России проект "Положения о порядке использования книг государственной регистрации актов гражданского состояния, метрических книг, переданных органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы". ВНИИДАД подготовлен также проект новой "Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями РФ".

    Основными группами пользователей АФ Российской Федерации являются:

    федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

    учреждения, организации, предприятия;

    федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

    учреждения, организации, предприятия;

    научные учреждения и учебные заведения;

    пресса, радио, телевидение;

    общественные и религиозные объединения и организации;

    индивидуальные пользователи.

    В сфере использования государственных информационных ресурсов Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" провозгласил публичность государственных архивов, равенство всех категорий пользователей независимо от национальности, гражданства, пола, образования по доступу к открытой информации. Таким образом, последовательно реализуются конституционные права граждан свободно искать, получать и передавать информацию.

    Обслуживание пользователей осуществляется в читальных залах архивов на безвозмездной основе. Пользователям в установленные сроки предоставляются для изучения как подлинные архивные документы (при отсутствии копий фонда пользования), так и их копии на различных носителях (микрофильмы, микрофиши, электронные образы), а также созданные архивами различные справочники в печатной и электронной формах (путеводители, каталоги, базы данных и др.). По запросам пользователей архивы изготавливают копии документов в объемах, лимитированных техническими возможностями конкретного архива. В развитие Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации федеральные государственные архивы разработали и согласовали с Росархивом свои правила работы пользователей в читальных залах с учетом состава документов и особенностей работы с ними14.

    Государственные архивы в процессе осуществления информационной деятельности, а также по запросам пользователей - физических и юридических лиц, создают информационные продукты, оказывают информационные услуги и в том числе в качестве предоставления платных услуг на договорной основе. В их числе:

    документальные издания различного типа (научные, научно-популярные, учебные, краеведческие) в печатной форме или микроформе, различные типы справочных изданий, в том числе и в электронной форме (как самостоятельно, так и в кооперации с отечественными и зарубежными научными учреждениями);

    аналитические информационные материалы - обзоры документов, исторические справки, перечни выявленных документов;

    архивные справки, архивные выписки, архивные копии, имеющие статус юридических документов, исполненные по архивным документам в целях обеспечения законных прав и интересов российских и иностранных граждан;

    копии архивных документов на различных носителях (ксерокопии, микрофильмы, микрофиши, диски).

    Ежегодно государственные архивы Российской Федерации в среднем исполняют более 1 млн запросов российских и зарубежных граждан, касающиеся подтверждения трудового стажа, размера заработной платы, награждений, имущественных прав, факта применения репрессии и последующей реабилитации и др.

    Для информационного обеспечения пользователей в госархивах созданы и функционируют специальные структурные подразделения на уровне отделов, при необходимости создаются дополнительные структурные подразделения, в том числе и за счет внебюджетных средств. В ряде архивов, исполняющих социально-правовые запросы, функционируют приемные.

    Госархивы заключают договора с отечественными и зарубежными потребителями информации по различным направлениям информационной деятельности: подготовке документальных изданий, выставок документов и материалов, выявлению и копированию запрашиваемой информации, подготовке совместных информационных продуктов в различной форме и др.

    Одной из основных функций архивных учреждений является информационное обеспечение ретроспективной документной информацией федеральных органов государственной власти и органов местного самоуправления в целях содействия их правотворческой деятельности, экономическим преобразованиям в стране.

    В 2001 - I полугодии 2004 гг. архивные учреждения Российской Федерации подготовили и выпустили в свет 289 томов сборников документов, из них 122 - федеральные архивы.

    Приоритетным направлением при этом была реализация государственной программы "Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2001-2005 гг.". В рамках подпрограммы "Архивы России" ФЦП "Культура России на 2001-2005 гг." подготовлены 2 тома серии "История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР" (проводится подготовка 3 и 4 томов), "П.С.Нахимов. Документы и материалы", "Зимняя война", "Музы в шинелях" и др. В связи с выделением в 2003 г. целевых средств в размере 2 млн. руб. в 2003 г. изданы сборники "Молодая гвардия" - художественный образ и историческая реальность", "П.С.Нахимов" (т.1,2); "Красноармейцы в польском плену в 1919-1921 гг.", справочник "Военный орден святого великомученика Победоносца Георгия. Именные списки 1796-1920 гг.".

    Большой интерес у историков и широкой общественности вызвал сборник из серии "Архивы Кремля" - 2" - Президиум ЦК КПСС 1954-1964 гг. Черновые (протокольные) записи заседаний. Стенограммы" т.1.; "Доклад Н.С.Хрущева о культе личности И.Сталина на XX съезде ЦК КПССи другие материалы"; "Сталин и Каганович". Продолжалось издание документов политических партий России конца XIX - первой трети ХХ в. В 2003 г. вышел очередной том "Партия промышленников и предпринимателей. Документы и материалы". Значительный вклад в культурное наследие России вносят сборники "Г.Эфрон. Дневники" (т.12), "Русская журналистика в документах История надзора", "Русский авангард из собрания РГАЛИ. Художественный альбом". Изданы сборники по истории России первой четверти ХХ в. "П.А.Столыпин. Программа реформ" (т.1.); "Либеральное движение в России"; "Журналы заседаний Временного правительства" (т.1, 2) и др.

    Многообразную публикационную работу проводят архивные учреждения субъектов Российской Федерации. В 2001 - I полугодии 2004 г. они подготовили и издали 167 томов документальных публикаций. Это сборники документов, фотоальбомы, хрестоматии, хроники событий и др. Тематика издаваемых документальных публикаций в основном традиционна - освещение истории Великой Отечественной войны, вклад регионов в Победу в Великой Отечественной войне, репрессивная политика советского государства в 30-50-е годы, взаимоотношения власти и религиозных организаций, история становления и развития субъектов Российской Федерации, отдельных городов и муниципальных образований15.

    Среди изданных: "Саранск в годы Великой Отечественной войны. 1941-1945 гг.", "Неизвестная блокада. Ленинград. 1941-1944 гг.", "Кубань в годы Великой Отечественной войны" (в 3-х книгах), "Политические репрессии 1930-1940-х годов в воспоминаниях и личных документах жителей Ханты-Мансийского автономного округа", "Русский Север и архиепископ Афанасий. Статьи, документы", "Карабаш. Годы и судьбы", "Самая Западная" (в 3-х томах), "Местное самоуправления на Алтае. 1747-1919 гг.", "Якутия. Хроники, факты, события" и др.

    Архивные учреждения Российской Федерации ведут активную выставочную работу. С 2000 г. в Москве по адресу Б. Пироговская, 17 начал свою деятельность Выставочный зал федеральных государственных архивов. В его стенах демонстрировались документальные выставки "Россия и Швейцария. 300 лет сотрудничества" (совместно с Федеральным архивом Швейцарии), "Сигизмунд Герберштейн - первооткрыватель России" (совместно с Архивом Республики Словения), большой общественный резонанс вызвало проведение выставки "Агония третьего рейха. Возмездие", организованной Росархивом, ГАРФ, РГАКФД, РГВА совместно с архивами Минобороны России, ФСБ России и МИД России. В 2004 г. проведены юбилейные выставки: "Юрий Гагарин - человек и легенда" (к 70-летию со дня рождения) - РГАНТД; "Казани - 1000 лет" (РГАДА), "XVII ВКП(б) - съезд расстрелянных победителей" (к 70-летию со дня проведения); "Последняя война Российской империи" (к 90-летию начала Первой мировой войны) (РГВИА); "Блестящий век Екатерины Великой" (РГАДА)16.

    Важное значение придается работе по рассекречиванию архивных документов. В случае получения полномочий от фондообразователей или их правопреемников архивы проводят эту работу самостоятельно. В соответствии с законом РФ "О государственной тайне" Межведомственная комиссия по защите государственной тайны определяет порядок рассекречивания документов, созданных в деятельности ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников. В соответствии с Указом Президента РФ от 02.06.01 г. № 627 "Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны" функции по рассекречиванию документов, созданных в деятельности высших и центральных органов КПСС возложены на МВК. Всего за 1992-2003 гг. архивные учреждения Российской Федерации рассекретили свыше 8 млн. дел.

    Росархивом реализованы полномочия по рассекречиванию документов фондов СВАГ за 1945-1949 гг. В итоге принято решение о рассекречивании документов почти 6 тыс. дел СВАГ, отражающих общие вопросы управления советской зоной оккупации Германии, организации административных органов в землях, проведения земельной реформы, политику органов СВАГ в области идеологии, культуры, народного образования, здравоохранения.

    Продолжалась работа региональных межведомственных экспертных комиссий по рассекречиванию партийных документов, а также в ряде регионов, материалов ликвидированных организаций и учреждений, не имеющих правопреемников.

    В настоящее время важнейшим направлением деятельности Федерального архивного агентства является подготовка к празднованию 60-летия Победы в Великой Отечественной войне. Основными целями проводимой архивными учреждениями страны работы является использование архивных документов в целях документального освещения истории Великой Отечественной войны, в том числе вклада СССР в разгром фашизма, цены Победы; а также духовно-нравственное и патриотическое воспитание россиян на примерах героических подвигов защитников Отечества, партизан и тружеников тыла17.

    Федеральное архивное агентство организует работу федеральных архивов по реализации Перечня основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., утвержденного Президентом Российской Федерации 28 августа 2003 г. № Пр-1610. Росархивом утвержден План мероприятий архивных учреждений Российской Федерации по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., разработанный на основе этого Перечня и предложений федеральных архивов.

      1   2   3




    Скачать файл (579.5 kb.)


    Источник: http://gendocs.ru/v37265/дипломная_работа_-_организация_архивного_дела_в_муниципальном_образовании


    http://text.tr200.biz - скачать рефераты, курсовые, дипломные работы



    Курсовая работа

    на тему: «Личное дело госслужащего»

    Введение
    Тема моей курсовой работы – личное дело государственного служащего. Данная тема носит актуальный характер в современных условиях. Актуальность настоящей работы обусловлена, с одной стороны, большим интересом к теме «Личное дело государственного служащего» в современной науке, с другой стороны, ее недостаточной разработанностью. Рассмотрение вопросов связанных с данной тематикой носит как теоретическую, так и практическую значимость.

    Объектом данного исследования является анализ условий «Личное дело государственного служащего»

    При этом предметом исследования является рассмотрение отдельных вопросов.

    Целью исследования является изучение темы «Личное дело государственного служащего».

    Также в моей курсовой работе будет практическая часть. Здесь я ставлю перед собой задачи:

    • Научиться составлять документы;

    • Оформление личного дела на отдельного сотрудника;

    • Составление приказов;

    • Внесение записей в регистрационный журнал о составленных приказах.



    1. Личное дело госслужащего
    1.1 Основные понятия
    Личное дело госслужащего начинается с даты поступления на государственную гражданскую службу и заканчивается в последний рабочий день на государственной гражданской службе. В течение своей трудовой деятельности человек может неоднократно возвращаться на госслужбу и каждый раз его личное дело будет вместе с ним возвращаться в отдел кадров того государственного органа, где он будет работать.

    На одного государственного служащего не может быть заведено несколько личных дел.

    Основными нормативными документами, в соответствии с которыми формируются личные дела, являются:

    • Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

    • Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»;

    • Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 №609;

    • ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

    • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службы Российской Федерации 06.10.2000.


    ^
    В соответствии со статьей 13 Закона №79-ФЗ гражданский служащий – гражданин Российской Федерации, осуществляющий профессиональную служебную деятельность на должности гражданской службы.

    В свою очередь, согласно пункту 1 статьи 3 Закона №152-ФЗ персональные данные – это любая информация, относящаяся к определенному лицу: фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное положение, образование, профессия и др.

    Персональные данные гражданского служащего – это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в его личном деле. В государственном органе должно быть разработано и утверждено положение о защите персональных данных сотрудников. Все сотрудники государственного органа знакомятся с положением под роспись (пункт 2 Положения).

    Следует обратить внимание, что в настоящее время перечень персональных данных гражданского служащего не установлен. В ряде статей Закона №79-ФЗ (статьи 24, 26, 49) определен перечень документов, необходимых для заключения служебного контракта, назначения на должность и ее прохождения, а Положение содержит перечень документов, приобщаемых к личному делу (пункт 16 Положения).

    Актом государственного органа (приказом или распоряжением) определяется круг лиц, уполномоченных на работу с персональными данными сотрудников государственного органа: получение, обработка, хранение, передача и любое другое использование данных. Обычно это сотрудники отдела кадров. Они обязаны обеспечить защиту персональных данных от несанкционированного доступа посторонними лицами или их утраты.

    Порядок работы с личными делами целесообразно отразить либо в локальном положении о защите персональных данных, либо в соответствующей инструкции.

    Личные дела необходимо включить в номенклатуру дел кадровой службы государственного органа с указанием сроков хранения. Согласно Перечню типовых управленческих документов, утвержденному Росархивом 06.10.2000, срок хранения личных дел составляет 75 лет с года расторжения трудовых отношений с работником.

    Личные дела государственных гражданских служащих хранятся в кадровой службе, а личные дела уволенных сотрудников – в архиве государственного органа. Для обеспечения сохранности и конфиденциальности документов личные дела должны храниться в сейфах или закрывающихся металлических шкафах. Личные дела располагаются на усмотрение работников кадровой службы в алфавитном порядке, или по структурным подразделениям государственного органа, или по порядковым номерам. Доступ к личным делам имеют только уполномоченные должностные лица.

    Практика свидетельствует, что ведение журнала личных дел, несмотря на то, что никакими документами это не регламентировано, представляется целесообразным.
    ^
    Обязанность по ведению личных дел гражданских служащих в государственном органе в соответствии с пунктом 10 Положения возлагается на кадровую службу.

    В личных делах систематизирована информация о персональных данных госслужащего с целью:

    • Обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации;

    • Обеспечения соблюдения действующего законодательства Российской Федерации;

    • Документирования прохождения гражданской службы, содействия ему в обучении и должностном росте;

    • Обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи;

    • Обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа;

    • Учета результатов исполнения гражданским служащим должностных обязанностей.

    Каждый гражданский служащий лично представляет свои персональные данные в кадровую службу государственного органа. Если необходимо получить персональные данные гражданского служащего у третьей стороны, то следует:

    • Уведомить об этом гражданского служащего;

    • Сообщить ему о целях, источниках и способах получения персональных данных;

    • Получить письменное согласие гражданского служащего.

    Передать персональные данные гражданского служащего третьей стороне можно только с его письменного согласия, за исключением случаев, установленных законодательством. При этом гражданскому служащему должно быть сообщено о целях, предполагаемых источниках и способах получения его персональных данных.

    Запрещается включать в личное дело гражданского служащего персональные данные, не установленные федеральными законами:

    • О его политических, религиозных и иных убеждениях;

    • О частной жизни гражданского служащего, включая сведения о семейных, личных, бытовых отношениях;

    • О членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

    Наниматель при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, не вправе основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей.

    В личное дело не включаются копии документов о предоставлении отпусков, командировок, справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы.
    ^
    В личное дело гражданского служащего вносятся:

    • Персональные данные госслужащего (паспортные данные, номер страхового пенсионного свидетельства, индивидуальный номер налогоплательщика, адрес регистрации и фактического проживания, семейное положение, трудовой стаж и др.);

    • Сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (пункт 3 статьи 42 Закона №79-ФЗ).

    Документы, входящие в личное дело, удобно комплектовать по разделам:

    • В первом разделе хранятся копии документов, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника: паспорт, ИНН, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования и др.;

    • Во втором разделе – копии документов о деятельности работника в данном государственном органе: личные заявления, приказы о приеме, перемещении, увольнении, документы о дисциплинарных взысканиях и поощрениях;

    • В третьем разделе – документы о прохождении конкурса на включение в кадровый резерв;

    • В четвертом разделе – сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, документы о результатах проверок;

    • В пятом разделе – документы о предыдущей работе в государственном органе.

    Документы в разделах 2 – 5 располагаются в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу государственного органа.

    Листы документов, включенных в личное дело, нумеруются, а сведения о всех документах отражаются во внутренней описи.

    ПРИЛОЖЕНИЕ 1.

    При приеме гражданина на гражданскую службу производится первичное оформление его личного дела, для чего личному делу присваивается учетный номер, заполняется обложка и корешок личного дела и вкладывается внутренняя опись.

    Ведение личного дела заключается в:

    • Ведении внутренней описи личного дела;

    • Помещении в личное дело документов, подлежащих хранению в личных делах, например, после сдачи гражданским служащим квалификационного экзамена в его личное дело помещаются экзаменационный лист, отзыв об уровне его званий, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина, а также копия акта государственного органа (приказа, распоряжения) о присвоении ему нового классного чина;

    • Изъятие документов, надобность в которых миновала;

    • Проверка состояния личного дела на предмет целостности документов.



    ^
    Не реже одного раза в год гражданский служащий должен быть ознакомлен с материалами своего личного дела. Просмотр документов осуществляется в специально отведенном помещении в пределах рабочего дня. В процессе просмотра запрещается изъятие документов, внесение записей и исправлений в личном деле. В случае обнаружения неточностей гражданский служащий составляет заявление о необходимости внесения изменений (дополнений либо изъятии документов) в личное дело с приложением копий соответствующих документов. Факт знакомства с личным делом фиксируется в карточке, прилагаемой к личному делу гражданского служащего.
    ^
    4.1 Внесение изменений в личное дело госслужащего
    При изменении персональных данных гражданского служащего в личное дело вносятся соответствующие изменения на основе письменного заявления гражданского служащего. К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (например, свидетельство о регистрации брака), а подлинники предъявляют работникам кадровой службы.

    Издается соответствующий приказ, копия которого вносится в личное дело. На обложке личного дела зачеркивается прежняя фамилия и пишется настоящая.

    При перемене фамилии каждый гражданин должен внести соответствующие изменения в документы, оформленные на его прежнюю фамилию.

    Главным документом гражданина Российской Федерации является паспорт, который подлежит обмену в месячный срок после регистрации брака в случае перемены фамилии.

    Кроме того, каждому гражданину Российской Федерации присваивается однажды и на всю жизнь идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который подтверждается Свидетельством о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства (далее – Свидетельство). При перемене фамилии ИНН не меняется, а подлежит замене само Свидетельство о постановке на учет в связи с изменением указанной в нем фамилии. Свидетельство подлежит обмену в налоговой инспекции по месту жительства гражданина.

    Для замены Свидетельства о постановке на учет гражданский служащий самостоятельно обращается с заявлением в налоговую инспекцию по месту жительства, в котором указывает новую фамилию в соответствии с документом, удостоверяющим личность, ранее присвоенный ему ИНН и прилагает свидетельство о постановке на учет, оформленное на прежнюю фамилию.

    Взамен налоговая инспекция выдает новое Свидетельство о постановке на учет на новую фамилию с тем же ИНН.

    Заменой паспорта и Свидетельства о постановке на учет занимается непосредственно сам работник.

    В кадровую службу гражданский служащий представляет оригиналы документов и передает копии для включения в личное дело.

    Государственный орган на основе заявления гражданского служащего представляет в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-21, опись документов по форме АДВ-62 и свидетельство, выданное на прежнюю фамилию. Пенсионный фонд выдает свидетельство на новую фамилию с тем же номером индивидуального лицевого счета3. Новое свидетельство выдается гражданскому служащему, а копия подшивается в личное дело.

    Подлежит обмену и страховой медицинский полис обязательного медицинского страхования граждан. Порядок обмена страховых медицинских полисов определяется договором обязательного медицинского страхования.

    Необходимо провести изменения и в служебном контракте. Для этого можно либо провести соответствующие исправления в обоих экземплярах служебных контрактов, либо заключить дополнительное соглашение.

    Здесь же следует напомнить, что работники кадровой службы должны внести изменения в трудовую книжку, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, личную карточку гражданского служащего Т-2ГС, а также в график отпусков.

    ^
    Кадровая служба государственного органа обязана:

    • Постоянно приобщать к личному делу документы, вновь образованные вследствие деятельности гражданского служащего (приказы о перемещении, награждении, взысканиях и др.);

    • Обеспечить сохранность личных дел гражданских служащих;

    • Обеспечить конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих;

    • Знакомить гражданских служащих с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

    Личное дело гражданского служащего хранится в кадровой службе государственного органа, в котором гражданский служащий замещает соответствующую должность.

    Личное дело по письменному запросу передается в другой государственный орган в случаях:

    • Перевода гражданского служащего в другой государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы (пункт 21 Положения);

    • Назначения гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или субъекта РФ (пункт 22 Положения);

    • Возвращения гражданина вновь на гражданскую службу в другой государственный орган (пункт 23 Положения).

    Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся в государственном органе в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

    Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
    ^
    Защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты должна обеспечиваться за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами.

    Организация защиты персональных данных заключается в установлении ограничения доступа к информации, ознакомления персонала, допущенного к работе с персональными данными, с нормативными правовыми актами государственного органа по работе с защищаемой информацией, использовании технических средств защиты, установлении мер ответственности за разглашение конфиденциальных сведений.

    Согласно перечню сведений конфиденциального характера, утвержденных Указом Президента РФ от 06.03.1997 №188, персональные данные гражданских служащих, содержащиеся в личных делах, являются конфиденциальной информацией, а в некоторых случаях – и государственной тайной (пункт 11 Положения), поэтому в случае нарушения режима защиты персональных данных виновный несет дисциплинарную, материальную, гражданскую, правовую, административную или уголовную ответственность (пункт 2 статьи 42 Закона №79-ФЗ, статью 90 Трудового кодекса РФ). Исключением являются сведения, которые могут быть опубликованы в средствах массовой информации.

    Гражданский служащий, уполномоченный на работу с персональными данными, может быть уволен за разглашение служебной информации (персональных данных гражданских служащих), ставшей известной ему в связи с исполнением им должностных обязанностей (подпункт «в» пункта 3 части 1 статьи 37 и пункт 5 части 1 статьи 57 Закона №79-ФЗ). Эта же норма содержится в Трудовом кодексе РФ (подпункт «в» пункта 6 части первой статьи 81 Кодекса).

    За нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования и распространения информации о гражданах (персональных данных) Кодекс об административных правонарушениях РФ (статья 13.11) предусматривает административную ответственность в виде предупреждения или административного штрафа (для должностных лиц – от 500 до 1000 рублей; для юридических лиц – от 5000 до 10 000 рублей).

    За незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, Уголовным кодексом РФ (часть 1 статьи 137) установлены следующие виды наказания:

    • Штраф до 200 000 рублей;

    • Штраф в размере заработной платы;

    • Обязательные работы на срок от 120 до 180 часов;

    • Исправительные работы на срок до 1 года;

    • Арест на срок до 4 месяцев.

    В случае распространения сведений о частной жизни гражданина с использованием служебного положения Уголовным кодексом РФ (часть 2 статьи 137) предусмотрены:

    • Штраф в размере от 100 000 рублей до 300 000 рублей;

    • Штраф в размере заработной платы;

    • Лишение права занимать определенные должности (заниматься определенной деятельностью) на срок от 2 до 5 лет;

    • Арест на срок от 4 до 6 месяцев.

    За разглашение персональных данных, относящихся к сведениям, составляющим государственную тайну, гражданский служащий может быть привлечен к уголовной ответственности в соответствии со статьей 283 Уголовного кодекса РФ.

    Разглашение сведений, составляющих государственную тайну, лицом, которому она была доверена или стала известна по службе или работе, если эти сведения стали достоянием других лиц, при отсутствии признаков государственной измены, наказывается:

    • Арестом на срок от 4 до 6 месяцев;

    • Лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового.

    Согласно статье 283 Уголовного кодекса РФ то же деяние, повлекшее по неосторожности тяжкие последствия, наказывается лишением свободы на срок от 3 до 7 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.
    ^
    В соответствии со статьей 24 Конституции РФ сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.

    Для обеспечения защиты своих персональных данных, которые хранятся в их личных делах, гражданские служащие имеют право на:

    • Получение полной информации о своих персональных данных и обработке этих данных;

    • Свободный бесплатный доступ к своим персональным данным;

    • Получение копий любых записей, содержащих персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;

    • Требование исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением законодательства. В случае отказа гражданский служащий имеет право заявить в письменной форме о своем несогласии. Документы, носящие оценочный характер (например, отзыв), гражданский служащий может дополнить заявлением, в котором отражена его точка зрения;

    • Требование оповещения лиц, которым были сообщены неверные или неполные персональные данные гражданского служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

    • Обжалование в суде неправомерных действий или бездействия представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных.

    Кадровая служба государственного органа имеет право обрабатывать персональные данные гражданских служащих, в том числе и на электронных носителях:

    • Для ведения реестра государственных служащих в соответствии со статьей 15 Федерального закона от 27.05.2003 №58-ФЗ «О системе государственной службы РФ»;

    • При формировании кадрового резерва;

    • В иных случаях, предусмотренных действующим законодательством.



    Заключение
    В моей курсовой работе было проанализировано большое количество нормативных документов, литературы и т.д. Я узнала много нового, связанного с личным делом госслужащего – из чего оно состоит, как оформляется, в каком порядке и т.д.

    Также, в практической части, я научилась оформлять личное дело сотрудника, подшивать его, составлять и оформлять приказы, а также заносить сведения о приказах в регистрационные журналы.

    Я считаю, что поставленные мною задачи и цели выполнены.

    Источник: http://skachate.ru/pravo/138548/index.html

    Зачет или экзамен уже завтра, и времени на написание работы просто нет? Готовая работа — это лучшее решение Ваших проблем! Выберите нужную Вам из огромного количества уникальных работ в нашей базе, оставьте заявку, и Вы сможете ознакомиться с ее введением и заключением без какой либо оплаты.
    Если же Вы не нашли интересующую Вас работу в каталоге, Вы всегда можете сделать он-лайн заказ на написание индивидуальной работы по Вашим требованиям.

    Источник: https://homework.ru/finished-works/diplomnaya-rabota/sestrinskoe-delo/




    Рефераты

    Большая колекция рефератов по разным темам и предметам.



    Курсовые

    Курсовые работы по многим предметам.



    Лекции

    Лекционный материал по различным предметам.



    Шпаргалки

    Всё что спасает от нехватки знаний.



    Лабораторные

    Работы по практической части обучения.











































    Источник: http://referat.abc-english-grammar.com/ref.php?id=11023

    Содержание

    Введение

    Глава 1. Содержание архивной организации архивного дела на государственном и муниципальном уровне

    1.1 Федеральное архивное агентство, государственный и муниципальные архивы

    1.2 Формирование дел и передача их в государственные и муниципальные архивы

    1.3 Использование документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах

    Глава 2. Осуществление архивной деятельности в Тамбовской области и муниципальном образовании “Администрации Тамбовского района"

    2.1 Архивный отдел Тамбовской области

    Глава 3. Проект оптимизации архивного дела Администрации Тамбовского района Тамбовской области

    3.1 Создание автоматизированных архивных технологий в архивном отделе Тамбовской области

    3.2 Оптимизация программного обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений Тамбовской области

    Заключение

    Список использованных источников и литературы


    Введение

    Для отражения материальной и духовной жизни общества существует исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, которые образуют Архивный фонд РФ. Архивные документы представляют собой материальные носители с зафиксированной на нем информацией, которые имеют реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

    Наиболее ценная часть Архивного фонда Российской Федерации объемом около 41,0 млн. единиц хранения сконцентрирована в 14 федеральных архивах. Свыше 129 млн. единиц хранения Архивного фонда Российской Федерации хранится в 201 государственном архиве субъектов Российской Федерации и более 43,0 млн. единиц хранения - в 2,5 тыс. муниципальных архивах.

    Архивный отдел Тамбовской области относится к областным органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации. Основными задачами, стоящими перед Архивным отделом Тамбовской области являются:

    Реализация государственной политики в сфере архивного дела на территории Тамбовской области.

    Осуществление правового регулирования архивного дела в Тамбовской области.

    Контроль за соблюдением законодательства Тамбовской области об Архивном фонде Тамбовской области и архивах.

    Организация комплектования, хранения, учета и использования архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Тамбовской области.

    Ведение государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области.

    Архивный отдел администрации Тамбовского района, Тамбовской области является структурным подразделением Администрации без образования юридического лица и образуется постановлением Администрации. Отдел является уполномоченным Администрацией органом исполнительной власти местного самоуправления, обладающим собственной компетенцией и осуществляющим деятельность в области архивного дела.

    Актуальность выбранной темы объясняется тем, что архивные документы, представляя материальную и духовную жизнь общества, имея историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития. Архивные документы содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

    Объект исследования является система организации архивной деятельности в муниципальном образовании Тамбовского района Тамбовской области.

    Предмет исследования выступает оптимизация архивного дела в архивном отделе администрации Тамбовского района.

    Целью дипломной работы является исследование организации архивного дела в муниципальном образовании. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

    рассмотреть архивное дело на государственном и муниципальном уровне;

    рассмотреть формирование дел и передачу их в государственные и муниципальные архивы;

    проанализировать использование документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах;

    рассмотреть осуществление архивной деятельности в муниципальном образовании Тамбовского района и Тамбовской области;

    рассмотреть создание автоматизированных архивных технологий в архивном отделе Тамбовской области;

    провести анализ оптимизации программного обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений Тамбовской области;

    разработать эффективную систему автоматизации учета документов архивного отдела администрации Тамбовского района.

    Степень изученности. Теоретической базой исследования послужили труды по делопроизводству авторов Андреевой В.И., Анисимова В.М., Богатырёва Р.Х., Епатьевой А.В., труды по архивоведению авторов Крайской З.В., Магидова В.М., Авраменко Т.Ф., Кондакова И.А., Тельчарова А.Д.

    Источниковой базой исследования послужили статистические материалы Госкомстата РФ, данные собранные автором во время преддипломной практики в архивном отделе администрации Тамбовского района, действующая нормативно-правовая база об архивном деле и Архивном фонде Российской Федерации, Постановления Правительства РФ, Приказы Росархива, Постановления Администрации Тамбовской области и иные нормативно-правовые акты РФ.

    Теоретическая значимость дипломного проекта заключается в том, что оно позволяет систематизировать уже имеющуюся информацию об организации архивного дела на уровне субъектов Федерации муниципального образования, а также углубить их.

    Практическая значимость. Отдельные положения могут быть использованы в организации архивного дела и документооборота в муниципальных образованиях Тамбовской области.

    Глава 1. Содержание архивной организации архивного дела на государственном и муниципальном уровне

    1.1 Федеральное архивное агентство, государственный и муниципальные архивы

    Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. Документы Архивного фонда Российской Федерации являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития, содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

    В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документации, кино-, фото-, видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах[1].

    По данным последней паспортизации объем Архивного фонда Российской Федерации составляет свыше 600,0 млн. единиц хранения на различных носителях.

    Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

    В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

    Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской федерации, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями.

    Основными задачами Федерального архивного агентства являются:

    оказание государственных услуг в области архивного дела;

    государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

    обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

    Федеральному архивному агентству непосредственно подчиняются 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 2 обслуживающие организации.

    Федеральное архивное агентство организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также вправе оказывать методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственным и муниципальным архивам.

    В настоящее время в Российской Федерации свою деятельность осуществляют 88 уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в том числе 83 самостоятельных органа управления архивным делом, которым подчиняются 211 государственных архивов и центров документации

    К органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации относятся:

    1. Республики Российской Федерации.

    2. Края Российской Федерации.

    3. Области Российской Федерации.

    4. Города федерального значения.

    5. Автономные образования.

    Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

    Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

    1.2 Формирование дел и передача их в государственные и муниципальные архивы

    1. Номенклатура дел

    Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел структурных подразделений государственного органа с указанием сроков их хранения по установленной форме.

    Номенклатура дел предназначается для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения, она также используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения[2].

    В архиве государственного органа номенклатура может использоваться для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Сводная номенклатура дел федерального министерства, федеральной службы, федерального агентства или иного государственного органа, как правило, составляется подразделением документационного обеспечения управления на основе номенклатуры дел структурных подразделений, предлагаемой ими в качестве предложений в сводную номенклатуру.

    Сводная номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в конце текущего года, предварительно рассматривается на заседании экспертной комиссии (ЦЭК, ЭК) государственного органа, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (архива субъекта Российской Федерации) и утверждается организационно-распорядительным актом государственного органа.

    Внесение изменений в сводную номенклатуру дел осуществляется в аналогичном порядке.

    При подготовке номенклатуры дел обычно используются положение о государственном органе и его структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе, перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатура дел государственного органа за предыдущие годы. Также изучаются документы, образующиеся в деятельности государственного органа, их виды и состав.

    В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы государственного органа, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, а также заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".

    Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, названиями разделов которой являются официальные наименования структурных подразделений государственного органа (центрального аппарата). Последовательность разделов определяется в соответствии с утвержденной структурой государственного органа.

    В графе 1 номенклатуры дел помещаются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в государственном органе составного четырехзначного (два двухзначных номера, через тире) цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в соответствующем разделе сводной номенклатуры. Поэтому в каждом разделе сводной номенклатуры дел (или номенклатуры дел конкретного подразделения государственного органа) первые две цифры индекса будут постоянными, а две последующие цифры производят нарастающим итогом последовательную нумерацию дел в разделе номенклатуры. Четырехзначные индексы дел обозначаются арабскими цифрами, недостающие знаки заполняются нулями. Например: 12-05, где 12 - цифровое обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в соответствующем разделе номенклатуры[3].

    В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

    В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

    Например: "Законодательные акты Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных министерств, федеральных служб, федеральных агентств; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению".

    Расположение заголовков дел номенклатуры внутри каждого раздела имеет свою иерархию, которая определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

    В начале каждого раздела располагаются заголовки дел, содержащие законодательные акты и акты управления высших органов, затем организационно-распорядительные акты государственного органа, плановые и отчетные документы, переписка и иные документы. Например: "Законодательные акты, нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления"; "Приказы, распоряжения Минюста России по основной деятельности. Копии".

    Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов (отчеты территориальных подразделений государственных органов, личные дела государственных служащих).

    Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела и состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

    наименование документов, помещаемых в дело (переписка, справки к заседаниям коллегии, протоколы, приказы и т.д.);

    название государственного органа, структурного подразделения;

    краткое содержание документов дела;

    название адресата, которому будут направлены или от которого будут получены документы, помещаемые в дело;

    название территории, с которой связано содержание документов дела;

    даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела.

    Не рекомендуется употребление в заголовках дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

    Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указывается их вид.

    Например: "Документы, представляемые структурными подразделениями руководству (доклады, обзоры, сводки, справки)".

    Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу: "Документы к протоколам заседания коллегии Минюста России".

    В заголовках дел с перепиской указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, конкретный адресат, если переписка ведется только с ним ("Переписка с ОАО "Росгосстрах" о страховании зданий"), однородные корреспонденты не перечисляются, а указывается их общее видовое название ("Переписка с филиалами организации об организации курсов повышения квалификации работников"), разнородные адресаты не указываются ("Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам о взаимной правовой помощи и обмене опытом работы") [4].

    В заголовках дел с документами одной разновидности указывается ее наименование во множественном числе: "Протоколы аттестационной комиссии".

    Если дело состоит из нескольких томов или частей, то для них составляется общий заголовок дела, в который при оформлении дела при необходимости может вводиться дополнительная текстовая информация для каждого тома (части), уточняющая содержание общего заголовка.

    Дела, не завершенные в делопроизводстве в течение года, являются "переходящими", их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

    В графе 3 указывается количество томов дела (заполняется в конце года).

    В графе 4 номенклатуры указывается срок хранения дела, номера статей по типовым перечням221 или согласованный с Экспертно-проверочной комиссией государственного архивного учреждения срок хранения.

    Например, в статье 66 Перечня типовых управленческих документов для приказов, распоряжений по личному составу и документов к ним (справок, сводок, информации и других) предусматривается срок хранения 75 лет, для приказов и распоряжений о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет.

    В графе 5 указываются примечания из конкретных статей типового перечня, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое ведомство и др.

    Например: "Договоры (контракты)... Подлежит уничтожению в 2001 году после истечения срока действия договора".

    В этой же графе при переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа и дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.

    После утверждения сводной номенклатуры дел организации в структурные подразделения направляются выписки из соответствующих ее разделов.

    2. Формирование номенклатурных дел.

    Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

    Номенклатурные дела в государственном органе, как правило, формируются государственными служащими, ответственными за делопроизводство, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях, при этом в дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела[5].

    Контроль за правильным формированием дел в подразделениях государственного органа осуществляется работниками службы документационного обеспечения или ведомственного архива.

    При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

    документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

    в дело включаются по одному экземпляру каждого документа;

    в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

    вместе помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

    в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

    в одно дело помещается не более 250 листов.

    Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту корреспондентов.

    Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии, с относящимися к ним приложениями.

    Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, инструкции имеют утверждающий гриф в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела[6].

    Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и имеют различные сроки хранения224.

    Протоколы заседаний коллегиальных органов государственных органов располагаются в хронологическом порядке по номерам. К ним приобщаются материалы заседаний коллегии.

    Утвержденные планы, отчеты и материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2006 год должны быть отнесены к делам 2006 года, хотя они и составлены в 2007 году).

    Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

    Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом.

    При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

    В структурных подразделениях государственного органа дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

    Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства подразделения документационного обеспечения управления. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

    Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях, в процессуальной форме, предусмотренной действующим законодательством, и производится с разрешения руководителя государственного органа с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинного документа установленной формы.

    3. Экспертиза ценности документов и отбор дел для архивного хранения

    Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

    В числе критериев ценности документов используются сведения об их: происхождении (роль, место и правовое положение государственного органа в иерархии государственного управления, особенности решаемых государственным органом задач и выполняемых функций); содержании (значение информации, отраженной в документе, его вид и подлинность); внешних особенностях (форма фиксации и передачи содержания, способ оформления и его физическое состояние).

    Экспертиза ценности документов в государственном органе проводится в двух случаях:

    вначале в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

    затем в ведомственном архиве государственного органа - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

    Для организации и проведения экспертизы ценности документов в государственном органе приказом по основной деятельности создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) - при наличии системы структурных подразделений, имеющих свои экспертные комиссии[7].

    В состав экспертной комиссии обычно включаются отвечающие за делопроизводство работники подразделений государственного органа, а также представитель архивного учреждения, для которого данный государственный орган является источником комплектования.

    Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается приказом организации на основании примерного положения, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

    При ежегодном проведении экспертизы ценности документов, в структурных подразделениях на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на ведомственное архивное хранение, а также отбор документов с временными сроками хранения, которые истекли, подлежащих уничтожению.

    Не разрешается отбирать документы для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

    Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на ведомственное архивное хранение, в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности" (ДМН), "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.

    По итогам экспертизы ценности документов в государственном органе составляются годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Эти описи и акты рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) государственного органа одновременно и утверждаются руководителем государственного органа только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения, после этого государственный орган может уничтожать дела, включенные в соответствующие акты, по правилам утилизации документов[8].

    Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2006 года[9].

    Дела государственного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем подразделения документационного обеспечения управления.

    4. Оформление дел и подготовка описей

    В зависимости от сроков хранения в государственных органах проводится полное или частичное оформление дел, завершенных в делопроизводстве.

    Полному оформлению подвергаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу; оно предусматривает:

    подшивку или переплет дела;

    нумерацию листов в деле;

    составление листа-заверителя;

    составление внутренней описи документов в делах по установленной форме;

    внесение в реквизиты обложки дела названия государственного органа, индекса и заголовка дела, даты дела и др.

    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются частично. Допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

    Большое значение для обеспечения сохранности и использования архивных документов имеет соблюдение технологии переплетения дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них в скоросшиватель. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов необходимо удалять.

    Следует помнить, что в процессе переплетения в конце каждого дела подшиваются лист-заверитель, а в начале дела - внутренняя опись документов.

    В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом или нумератором.

    Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

    Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела.

    В листе-заверителе, составленном по установленной форме, указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации документов дела (наличие литерных, пропущенных номеров и т.д.), а также указывается наличие в деле отдельных типографских брошюр, фотографий, конвертов, крупноформатных листов и других подобных вложений, не отмеченных валовой нумерацией.

    Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на внутренней стороне обложки дела.

    Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

    Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

    Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

    К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

    Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

    Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты внутренней описи, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

    Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:

    наименование организации;

    наименование структурного подразделения;

    индекс дела;

    номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

    заголовок дела;

    дата дела (тома, части);

    количество листов в деле;

    срок хранения дела.

    При оформлении обложки дела наименование государственного органа следует указывать полностью, в именительном падеже. Официально принятое сокращенное наименование указывается в скобках после полного наименования.

    Если в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение изменялось наименование структурного подразделения, то на обложке дела дописывается новое наименование структурного подразделения, а прежнее заключается в скобки: "Канцелярия. (Общий отдел)".

    Заголовок дела переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносят дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).

    В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

    На обложке дела обязательно указывается дата дела - год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

    Если в дело включены документы (например, положения, номенклатура дел и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за год (ы)".

    Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

    Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

    Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

    Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

    Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

    При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами: 10 мая 2000 г.

    Обязательными реквизитами обложки дела являются: количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительнои надписи дела, и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его по перечню документов с указанием сроков их хранения[10].

    На все завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи дел по установленной форме[11].

    Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел 231. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

    Описи составляются отдельно на:

    дела постоянного хранения;

    дела временного (свыше 10 лет) хранения;

    дела по личному составу.

    В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно работником, ответственным за ведение делопроизводства.

    При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:

    каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

    графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;

    при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

    графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

    Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах, два из которых передаются вместе с делами в архив государственного органа, а третий остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

    Описи, составленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи государственного органа, которую обычно готовит ведомственный архив (подразделение документационного обеспечения управления) и по которой осуществляется передача дел на государственное хранение.

    Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме в четырех экземплярах, не переплетается и хранится в папке с клапанами и завязками.

    Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся под этим номером до образования законченной описи.

    Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

    Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

    После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

    Дополнительно к первому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление и список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

    Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения рассматривается ЭК (ЦЭК) государственного органа, после чего в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола и даты рассмотрения. Далее годовой раздел утверждается на заседании Экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения (ЭПК), затем утверждается руководителем государственного органа, после чего один экземпляр раздела остается в архивном учреждении.

    Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только при принятии ЭПК соответствующего решения.

    Несколько годовых разделов сводной описи дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в котором достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

    Каждой законченной описи присваивается номер. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись по той же форме, что и для годового раздела описи. При этом заверительные надписи к годовым разделам изымаются.

    Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист установленной формы, на котором указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которое включает указание категории документов; крайние даты дел, включенных в опись. .

    К законченной описи обязательно составляются оглавление, предисловие, историческая справка, указатели и перечень сокращений.

    Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается в твердой обложке.

    В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, сформированных в течение года в деятельности структурных подразделений государственного органа.

    Порядок внесения заголовков в годовой раздел аналогичен порядку, применяемому для составления годовых разделов сводной описи дел постоянного хранения, а систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения переносится из сводной номенклатуры дел государственного органа за этот же год.

    Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения оформляется в двух экземплярах, одобряется ЭК (ЦЭК) государственного органа и утверждается руководителем государственного органа.

    Годовой раздел сводной описи дел по личному составу также составляется по установленной форме в трех экземплярах в том же порядке, что и вышеназванные годовые разделы сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подписывается составителем, заверяется руководителем кадрового подразделения, получает одобрение ЭК (ЦЭК) государственного органа, согласовывается с ЭПК архивного учреждения и утверждается руководителем государственного органа.

    Порядок оформления законченной архивной описи по личному составу аналогичен порядку оформления законченной архивной описи дел постоянного хранения.

    Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются в следующей последовательности:

    1) приказы (распоряжения) по личному составу;

    2) списки личного состава;

    3) личные учетные карточки государственных служащих (форма Т-2ГС);

    4) личные дела государственных служащих;

    5) лицевые счета по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

    6) невостребованные трудовые книжки;

    7) акты о несчастных случаях.

    Названные виды документов, образующиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.д.). Личные дела (личные учетные карточки) государственных служащих включаются в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которого заведено личное дело (личная учетная карточка), и систематизируются по алфавиту.

    При необходимости к годовому разделу сводной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

    5. Передача дел в архив государственного органа и на постоянное хранение

    Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета и сохранности, систематизации и использования, а также для подготовки документов на постоянное хранение создается архив государственного органа, который в зависимости от объема документов и их специфики может быть юридическим лицом, самостоятельным структурным подразделением или частью структурного подразделения, обеспечивающего документационное сопровождение управления.

    В архив государственного органа для депозитарного хранения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача дел производится по описям по истечении трехлетнего срока после завершения их в делопроизводстве структурного подразделения.

    Дела временного (до 10 лет) хранения, как правило, остаются на хранении в структурных подразделениях государственного органа и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

    Передача дел в архив государственного органа осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказом государственного органа.

    При подготовке структурным подразделением дел к передаче на архивное хранение работником, ответственным за архив государственного органа, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел организации. При этом в структурном подразделении устраняются выявленные недостатки в формировании и оформлении дел[12].

    Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив государственного органа, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив государственного органа, и лица, передавшего дела.

    Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

    В случае исключения из структуры организации структурного подразделения либо изменения его структуры работник, ответственный за ведение делопроизводства, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их на архивное хранение независимо от сроков хранения.

    Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся в архиве государственного органа на депозитарном хранении, передаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом на постоянное хранение в государственный архив, для которого данный государственный орган является источником комплектования, в сроки, установленные статьей 22 Федерального закона от 22.10 2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

    Сроки временного хранения могут быть изменены в необходимых случаях по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

    Также при угрозе утраты (уничтожения) документов или по просьбе государственного органа на договорной основе может осуществляться досрочная передача документов на постоянное хранение.

    Сроки временного хранения архивных документов могут быть продлены в виде исключения по письменному разрешению государственного архивного учреждения, источником комплектования которого является данный государственный орган.

    При ликвидации (упразднении) государственного органа его документы по согласованию с соответствующим государственным архивным учреждением могут быть полностью или частично переданы этому учреждению, а также тому (тем) государственному органу (государственным органам), которому (которым) переданы властные полномочия ликвидируемого (упраздняемого) государственного органа.

    При реорганизации государственного органа документы передаются государственным органам-правопреемникам в соответствии с объемом передаваемых властных полномочий.

    Уничтожение документов ликвидированных (упраздненных) государственных органов с неистекшими сроками временного хранения осуществляется по официальному решению органа государственной власти, являющегося собственником соответствующих части Архивного фонда Российской Федерации и оформляется актом установленной формы с приложением описи уничтожаемых документов[13].

    Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется поединично, по утвержденным ЭПК описям дел постоянного хранения, ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным совместно руководителями государственного органа и соответствующего архива.

    Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение, при этом на всех экземплярах описи дел постоянного хранения делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Вместе с документами в государственный архив передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи.

    Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел перечисляются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины отсутствия - в прилагаемой к названному акту справке.

    Архив государственного органа (подразделение документационного обеспечения управления) организует розыск утраченных документов. На документы, меры по розыску которых оказались безрезультатными, составляется акт об утрате документов по установленной форме.

    Утраченные документы в деле могут быть заменены их заверенными в установленном порядке копиями.

    1.3 Использование документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах

    Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с такими законодательными и нормативными актами как Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (№125-ФЗ от 22.10 04 г), Федеральный закон "Об информатизации, информации и защите информации", законом Российской Федерации "Об участии в международном информационном обмене", закон Российской Федерации "О государственной тайне" (ст.13, 14, 15), "Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации", зарегистрированными Минюстом России 16 декабря 1996 г. и др.

    ВНИИДАД разработал нормативный акт "Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими".

    В данном акте урегулированы следующие вопросы:

    Обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;

    Ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;

    Права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;

    Порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

    Права и ответственность пользователя при работе архивными документами;

    Организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств.

    Передан в Минкультуры России для согласования с заинтересованными организациями проект "Положения о порядке доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах", разработанный взамен "Регламента доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федерации", одобренного решением коллегии Росархива 25 августа 1993 г. Подготовлен и направлен на рецензирование в Минюст России проект "Положения о порядке использования книг государственной регистрации актов гражданского состояния, метрических книг, переданных органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы". ВНИИДАД подготовлен также проект новой "Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями РФ".

    Основными группами пользователей АФ Российской Федерации являются:

    федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

    учреждения, организации, предприятия;

    федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

    учреждения, организации, предприятия;

    научные учреждения и учебные заведения;

    пресса, радио, телевидение;

    общественные и религиозные объединения и организации;

    индивидуальные пользователи.

    В сфере использования государственных информационных ресурсов Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" провозгласил публичность государственных архивов, равенство всех категорий пользователей независимо от национальности, гражданства, пола, образования по доступу к открытой информации. Таким образом, последовательно реализуются конституционные права граждан свободно искать, получать и передавать информацию.

    Обслуживание пользователей осуществляется в читальных залах архивов на безвозмездной основе. Пользователям в установленные сроки предоставляются для изучения как подлинные архивные документы (при отсутствии копий фонда пользования), так и их копии на различных носителях (микрофильмы, микрофиши, электронные образы), а также созданные архивами различные справочники в печатной и электронной формах (путеводители, каталоги, базы данных и др.). По запросам пользователей архивы изготавливают копии документов в объемах, лимитированных техническими возможностями конкретного архива. В развитие Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации федеральные государственные архивы разработали и согласовали с Росархивом свои правила работы пользователей в читальных залах с учетом состава документов и особенностей работы с ними[14].

    Государственные архивы в процессе осуществления информационной деятельности, а также по запросам пользователей - физических и юридических лиц, создают информационные продукты, оказывают информационные услуги и в том числе в качестве предоставления платных услуг на договорной основе. В их числе:

    документальные издания различного типа (научные, научно-популярные, учебные, краеведческие) в печатной форме или микроформе, различные типы справочных изданий, в том числе и в электронной форме (как самостоятельно, так и в кооперации с отечественными и зарубежными научными учреждениями);

    аналитические информационные материалы - обзоры документов, исторические справки, перечни выявленных документов;

    архивные справки, архивные выписки, архивные копии, имеющие статус юридических документов, исполненные по архивным документам в целях обеспечения законных прав и интересов российских и иностранных граждан;

    копии архивных документов на различных носителях (ксерокопии, микрофильмы, микрофиши, диски).

    Ежегодно государственные архивы Российской Федерации в среднем исполняют более 1 млн запросов российских и зарубежных граждан, касающиеся подтверждения трудового стажа, размера заработной платы, награждений, имущественных прав, факта применения репрессии и последующей реабилитации и др.

    Для информационного обеспечения пользователей в госархивах созданы и функционируют специальные структурные подразделения на уровне отделов, при необходимости создаются дополнительные структурные подразделения, в том числе и за счет внебюджетных средств. В ряде архивов, исполняющих социально-правовые запросы, функционируют приемные.

    Госархивы заключают договора с отечественными и зарубежными потребителями информации по различным направлениям информационной деятельности: подготовке документальных изданий, выставок документов и материалов, выявлению и копированию запрашиваемой информации, подготовке совместных информационных продуктов в различной форме и др.

    Одной из основных функций архивных учреждений является информационное обеспечение ретроспективной документной информацией федеральных органов государственной власти и органов местного самоуправления в целях содействия их правотворческой деятельности, экономическим преобразованиям в стране.

    В 2001 - I полугодии 2004 гг. архивные учреждения Российской Федерации подготовили и выпустили в свет 289 томов сборников документов, из них 122 - федеральные архивы.

    Приоритетным направлением при этом была реализация государственной программы "Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2001-2005 гг.". В рамках подпрограммы "Архивы России" ФЦП "Культура России на 2001-2005 гг. " подготовлены 2 тома серии "История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР" (проводится подготовка 3 и 4 томов), "П.С. Нахимов. Документы и материалы", "Зимняя война", "Музы в шинелях" и др. В связи с выделением в 2003 г. целевых средств в размере 2 млн. руб. в 2003 г. изданы сборники "Молодая гвардия" - художественный образ и историческая реальность", "П.С. Нахимов" (т.1,2); "Красноармейцы в польском плену в 1919-1921 гг. ", справочник "Военный орден святого великомученика Победоносца Георгия. Именные списки 1796-1920 гг."

    Большой интерес у историков и широкой общественности вызвал сборник из серии "Архивы Кремля" - 2" - Президиум ЦК КПСС 1954-1964 гг. Черновые (протокольные) записи заседаний. Стенограммы" т.1.; "Доклад Н.С. Хрущева о культе личности И. Сталина на XX съезде ЦК КПССи другие материалы"; "Сталин и Каганович". Продолжалось издание документов политических партий России конца XIX - первой трети ХХ в. В 2003 г. вышел очередной том "Партия промышленников и предпринимателей. Документы и материалы". Значительный вклад в культурное наследие России вносят сборники "Г. Эфрон. Дневники" (т.12), "Русская журналистика в документах История надзора", "Русский авангард из собрания РГАЛИ. Художественный альбом". Изданы сборники по истории России первой четверти ХХ в. "П.А. Столыпин. Программа реформ" (т.1); "Либеральное движение в России"; "Журналы заседаний Временного правительства" (т.1,2) и др.

    Многообразную публикационную работу проводят архивные учреждения субъектов Российской Федерации. В 2001 - I полугодии 2004 г. они подготовили и издали 167 томов документальных публикаций. Это сборники документов, фотоальбомы, хрестоматии, хроники событий и др. Тематика издаваемых документальных публикаций в основном традиционна - освещение истории Великой Отечественной войны, вклад регионов в Победу в Великой Отечественной войне, репрессивная политика советского государства в 30-50-е годы, взаимоотношения власти и религиозных организаций, история становления и развития субъектов Российской Федерации, отдельных городов и муниципальных образований[15].

    Среди изданных: "Саранск в годы Великой Отечественной войны. 1941-1945 гг. ", "Неизвестная блокада. Ленинград. 1941-1944 гг. ", "Кубань в годы Великой Отечественной войны" (в 3-х книгах), "Политические репрессии 1930-1940-х годов в воспоминаниях и личных документах жителей Ханты-Мансийского автономного округа", "Русский Север и архиепископ Афанасий. Статьи, документы", "Карабаш. Годы и судьбы", "Самая Западная" (в 3-х томах), "Местное самоуправления на Алтае.1747-1919 гг. ", "Якутия. Хроники, факты, события" и др.

    Архивные учреждения Российской Федерации ведут активную выставочную работу. С 2000 г. в Москве по адресу Б. Пироговская, 17 начал свою деятельность Выставочный зал федеральных государственных архивов. В его стенах демонстрировались документальные выставки "Россия и Швейцария.300 лет сотрудничества" (совместно с Федеральным архивом Швейцарии), "Сигизмунд Герберштейн - первооткрыватель России" (совместно с Архивом Республики Словения), большой общественный резонанс вызвало проведение выставки "Агония третьего рейха. Возмездие", организованной Росархивом, ГАРФ, РГАКФД, РГВА совместно с архивами Минобороны России, ФСБ России и МИД России. В 2004 г. проведены юбилейные выставки: "Юрий Гагарин - человек и легенда" (к 70-летию со дня рождения) - РГАНТД; "Казани - 1000 лет" (РГАДА), "XVII ВКП (б) - съезд расстрелянных победителей" (к 70-летию со дня проведения); "Последняя война Российской империи" (к 90-летию начала Первой мировой войны) (РГВИА); "Блестящий век Екатерины Великой" (РГАДА) [16].

    Важное значение придается работе по рассекречиванию архивных документов. В случае получения полномочий от фондообразователей или их правопреемников архивы проводят эту работу самостоятельно. В соответствии с законом РФ "О государственной тайне" Межведомственная комиссия по защите государственной тайны определяет порядок рассекречивания документов, созданных в деятельности ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников. В соответствии с Указом Президента РФ от 02.06.01 г. № 627 "Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны" функции по рассекречиванию документов, созданных в деятельности высших и центральных органов КПСС возложены на МВК. Всего за 1992-2003 гг. архивные учреждения Российской Федерации рассекретили свыше 8 млн. дел.

    Росархивом реализованы полномочия по рассекречиванию документов фондов СВАГ за 1945-1949 гг. В итоге принято решение о рассекречивании документов почти 6 тыс. дел СВАГ, отражающих общие вопросы управления советской зоной оккупации Германии, организации административных органов в землях, проведения земельной реформы, политику органов СВАГ в области идеологии, культуры, народного образования, здравоохранения.

    Продолжалась работа региональных межведомственных экспертных комиссий по рассекречиванию партийных документов, а также в ряде регионов, материалов ликвидированных организаций и учреждений, не имеющих правопреемников.

    В настоящее время важнейшим направлением деятельности Федерального архивного агентства является подготовка к празднованию 60-летия Победы в Великой Отечественной войне. Основными целями проводимой архивными учреждениями страны работы является использование архивных документов в целях документального освещения истории Великой Отечественной войны, в том числе вклада СССР в разгром фашизма, цены Победы; а также духовно-нравственное и патриотическое воспитание россиян на примерах героических подвигов защитников Отечества, партизан и тружеников тыла[17].

    Федеральное архивное агентство организует работу федеральных архивов по реализации Перечня основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., утвержденного Президентом Российской Федерации 28 августа 2003 г. № Пр-1610. Росархивом утвержден План мероприятий архивных учреждений Российской Федерации по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., разработанный на основе этого Перечня и предложений федеральных архивов.

    Глава 2. Осуществление архивной деятельности в Тамбовской области и муниципальном образовании “Администрации Тамбовского района"

    2.1 Архивн отдел Тамбовской области

    Архивный отдел Тамбовской области относится к областным органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации и включает в себя:

    Управление культуры и архивного дела Тамбовской области (392000, г. Тамбов, ул. Советская, 107);

    Государственный архив Тамбовской области (392000, г. Тамбов, ул. Интернациональная, 35);

    Центр документации новейшей истории Тамбовской области (392000, г. Тамбов, ул. Рылеева, 61);

    В состав районных и городских архивов входит архив Мэрии Тамбова. (392000 Тамбов, Коммунальная, 6);

    К ведомственным архивам можно отнести архив управления образования Тамбовской области (Тамбов, Бульвар Энтузиастов, 2).

    Анализ работы архивного отдела Тамбовской области в 1996 - 2006 гг. показывает, что за 10-летний период в сложных социально-экономических и политических условиях удалось сохранить целостность и управляемость архивной отрасли, добиться определенного развития архивной службы, повысить ее роль в решении социально-экономических проблем области.

    Создана областная законодательная база архивного дела, образован Центр документации новейшей истории Тамбовской области, Центр хранения документов по личному составу Тамбовской области, районные и городские архивы получили статус архивов с постоянным составом документов.

    Источниками комплектования архивов стали помимо государственных организаций предприятия и учреждения различных форм собственности. Внедрены договорные отношения с собственниками документов. За истекший период архивами принято на хранение 475 тысяч дел.

    Сохранена материально-техническая база архивов, принимались активные меры по ее укреплению.

    Обеспечены сохранность и государственный учет документов, организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве.

    Архивы стали общедоступными. Активно проводилась работа по включению в научный оборот документов секретного хранения и ограниченного доступа.

    Значительное внимание уделялось использованию документов в интересах государственной власти и местного самоуправления, научных учреждениях, а также физических лиц. За 10 лет архивами исполнено около 170 тысяч запросов социально-правового характера.

    Началась работа по внедрению компьютерных архивных технологий.

    Архивными учреждениями активно привлекались внебюджетные средства. Существенно расширился круг социальных льгот и гарантий архивистов.

    Вместе с тем, результаты анализа свидетельствуют о наличии ряда проблем и негативных тенденций в области архивного дела.

    Из-за недостатка финансовых средств оказались невыполненными многие мероприятия, предусмотренные постановлением областной Думы N 680 18 марта 1999 г. "О программе "Развитие архивного дела Тамбовской области (2000-2005 гг.)". Не в полной мере используются правовые нормы во взаимоотношениях государственных, городских, районных архивов с ведомствами, имеются недостатки в учете документов.

    Основными задачами, стоящими перед Архивным отделом Тамбовской области являются:

    Реализация государственной политики в сфере архивного дела на территории Тамбовской области области.

    Осуществление правового регулирования архивного дела в Тамбовской области.

    Контроль за соблюдением законодательства Тамбовской области об Архивном фонде Тамбовской области и архивах. .

    Организация комплектования, хранения, учета и использования архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Тамбовской области[18].

    Ведение государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти Тамбовской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Тамбовской области, физических и юридических лиц.

    На 01.10 2007 г. в системе архивных органов и учреждений Тамбовской области находится 17 архивных отделов муниципальных администраций и 11 муниципальных архивов, хранящих более 5 тысяч фондов, свыше 1 миллиона 200 тысяч единиц хранения, в том числе более 4 тысяч единиц хранения документов личного происхождения, более 17 тысяч единиц хранения фотодокументов, более 700 единиц хранения фоно и видеодокументов. Это документальное богатство отражает экономическую, социальную и культурную жизнь городов и районов области, историю становления и развития местного самоуправления в Тамбовском крае.

    Свыше шестисот тысяч принятых на хранение дел по личному составу позволяют обеспечить социальные права граждан.

    Сохранность, учет и использование архивных документов обеспечивают 165 специалистов, из них имеют высшее образование по специальности "Архивоведение" 13 человек.

    Ежегодно муниципальные архивы предоставляют возможность изучать хранящиеся в них документы большому количеству исследователей: только в 2006 г. с документами муниципальных архивных отделов и архивов работало более тысячи исследователей. В 2006 г. по архивным документам муниципальных архивов было подготовлено 23 выставки, проведено 5 радио и телепередачи, опубликовано 85 статей и подборок документов по социально-правовым запросам было выдано около 30 тысяч архивных справок, подтверждающих трудовой стаж, заработную плату и социальные льготы граждан.

    Архивные отделы и архивы городов и районов Тамбовской области всегда готовы дать необходимую информацию учреждениям и организациям, всем, кто интересуется историей своей малой Родины.

    Показатели Стратегического плана, государственные заказы на оказание архивных услуг населению в 2006 году выполнены в полном объеме. Основные показатели развития архивного дела, в основном, выполнены, за исключением ведения учетных БД. Объем информации, введенной в БД "Архивный фонд", составил 34,4 МБ (план - 48,0 Мб). Причина - в значительном увеличении объема (на 25% по сравнению с 2005 г) социально-правовых запросов в рамках проводимой Пенсионным фондом Российской Федерации оценкой пенсионных прав граждан, в связи с чем основной бюджет рабочего времени муниципальных архивистов был затрачен на подготовку справок.

    В связи с обострением проблем обеспечения сохранности и учета документально-культурного наследия Российской Федерации большое внимание в 2007 году уделялось вопросам безопасности информационных ресурсов Архивного фонда Тамбовской области. Вопросы обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов регулярно рассматривались экспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов, методическими комиссиями и дирекциями госархивов.

    В Областном и муниципальных архивах осуществлена проверка наличия и физического состояния 49,228 тыс. ед. хр. В историческом архиве по итогам розыска дел, не обнаруженных в ходе проверок в 2001-2005 гг., комиссией Управления по делам архивов снято с наличия 186 дел, продолжена проверка наличия и технического состояния фотодокументов - проверено 2,4 тыс. ед. хр. дубль-негативов.

    Основная работа государственных и муниципальных архивов в области формирования Архивного фонда Тамбовского края была сосредоточена на улучшении ведомственного хранения документов, обеспечения их сохранности, качественного пополнения Архивного фонда края[19].

    Проведено уточнение списков организаций-источников комплектования республиканских государственных и муниципальных архивов с учетом паспортизации ведомственных архивов по состоянию на 01.12.2006.

    Организациям-источникам комплектования архивов оказывалась методическая помощь в организации документов в делопроизводстве, разработке нормативно-методических документов, регламентирующих постановку делопроизводства и организацию работы архивов.

    В 2007 году архивными учреждениями области продолжена работа по внедрению в практику работы: "Перечня документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов", "Перечня документов со сроками хранения Центрального банка Российской Федерации", "Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления воинских частей, войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения".

    Архивный фонд пополняется фотодокументами и документами на традиционных носителях владельцев личных архивов. Организованы встречи с выдающимися деятелями науки, культуры, ветеранами войны и труда и др.

    Активизируется роль муниципальных архивов как центров сохранения истории родного края. Так, в феврале 2007 года на базе муниципального архива Тамбовского района проведена научно-практическая конференция "Взаимодействие архивов и общественности по сохранению духовного наследия: проблемы, опыт и инновации по сбору документов личного происхождения", где был представлен опыт муниципальных архивистов по собиранию и сохранению документов.

    Архивы продолжают заключение соглашений о сотрудничестве с негосударственными организациями и территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в части передачи документов негосударственной и федеральной собственности в государственные архивы Тамбовской области. На 01.01.2007 заключено 21 соглашение.

    На государственное хранение принято документов 30,0 тыс. ед., утверждены описи на 30,0 тыс. дел управленческой документации.

    Накопленные информационные ресурсы Архивного фонда Тамбовской области активно используются в практических и научных целях. В приоритетном порядке в течение года осуществлялось информационное обеспечение мероприятий, проводимых органами государственной власти края.

    Значительное внимание архивными учреждениями края уделялось реализации мероприятий государственной программы "Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006-2010 годы" в Тамбовской области.

    Государственные и муниципальные архивы Тамбовской области активно участвовали в мероприятиях, приуроченных к 61 - годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. Организованы документальные выставки, проведены Круглые столы с участием ветеранов Великой Отечественной войны, локальных военных конфликтов, тружеников тыла военных лет, представителей Центра героико-патриотического воспитания "Отечество". В учебных заведениях области на основе архивных документов проведен цикл тематических уроков "Память о героях на все времена"[20].

    Одной из важнейших функций государственных и муниципальных архивов является деятельность по социальной защите граждан. В связи с проводимой Пенсионным фондом Российской Федерации оценкой пенсионных прав граждан не уменьшается число запросов социально-правового характера. В 2007 году от граждан поступило 18,5 тыс. запросов, с положительным результатом исполнено 15,3 тыс. запросов (84,0%). Увеличилось число тематических запросов.

    Продолжено информационное обслуживание пользователей. В течение года в республиканских государственных и муниципальных архивах занималось 1 357 исследователей. Количество выданных документов составило 33 283 единиц хранения, количество изготовленных копий - 9 775 листов.

    В отчетном периоде продолжалась работа архивных учреждений Тамбовской области по созданию информационно-поисковых систем. Этому во многом способствовало оснащение архивных учреждений современной компьютерной техникой, внедрение и использование современных информационных и коммуникационных технологий в области архивного дела. В 2006 году парк компьютерной техники государственных архивных учреждениях пополнился 19 новыми компьютерами, 5 серверами. Подходит к завершению работа по созданию единой информационной сети, которая объединит государственные архивы. Это позволит расширить доступ к документам Архивного фонда Тамбовской области и архивным базам данных.

    Работа в области создания и совершенствования научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем осуществлялась в рамках программ государственных архивов по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем к документам на 2006 - 2010 гг.

    2.2 Архивный отдел администрации Тамбовского района Тамбовского области

    Архивный отдел администрации Тамбовского района, Тамбовской области является структурным подразделением Администрации без образования юридического лица, имеет угловой штамп, по распоряжению Администрации может иметь печать с изображением герба Российской Федерации.

    Отдел образуется постановлением Администрации. Отдел является уполномоченным Администрацией органом исполнительной власти местного самоуправления, обладающим собственной компетенцией и осуществляющим деятельность в области архивного дела.

    Финансирование и материально - техническое обеспечение Отдела осуществляется Администрацией, целевой объем ассигнований на содержание Отдела предусматривается в ее бюджете. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела может также производиться за счет субвенций и материальных средств, предоставляемых бюджетами других уровней для исполнения полномочий.

    Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, законом РФ " Об архивном деле в Российской Федерации", законом РФ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом администрации Тамбовского района, иными законодательными и правовыми актами РФ и области, постановлениями и распоряжениями Администрации, Положением об архивном отделе администрации Тамбовского района. Положение об Отделе утверждается Администрацией по согласованию с архивным отделом Тамбовской области. Отдел организует выполнение возложенных на него функций непосредственно и архивным отделом Тамбовской области. Реорганизация и ликвидация Отдела осуществляется Администрацией в установленном порядке[21].

    Основными задачами Отдела являются:

    управление архивным делом администрации Тамбовского района;

    организация и обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов Отдела, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, предприятий-источников комплектования Отдела;

    развитие и совершенствование архивного дела в администрации Тамбовского района, анализ его состояния;

    координация деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание им организационно-методической помощи во внедрении государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

    ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области и документов по личному составу, хранящихся в Отделе и ведомственных архивах учреждений, организаций, предприятий - источников комплектования отдела, осуществление контроля за сохранностью и использованием названных документов.

    Функции архивного отдела администрации Тамбовского района

    Отдел в соответствии с возложенными на него задачами: обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов Отдела, в том числе: обеспечивает постоянное хранение, комплектование, учет и использование:

    архивных фондов и архивных документе на носителях различных видов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе документов личного происхождения;

    печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

    учетных документов, архивных справочников, картотек и других материалов, необходимых в работе Отдела.

    Обеспечивает временное хранение, комплектование учет и использование документов:

    постоянного хранения, образовавшихся в деятельности располагающихся на территории администрации Тамбовского района организаций относящихся к государственной собственности, в ходе реализации отдельных государственных полномочий, переданных Отделу в соответствии с действующим законодательством и заключенными договорами;

    документов по личному составу ликвидированных организаций, зарегистрированных и функционировавших на территории администрации Тамбовского района, не имеющих правопреемника или вышестоящей организации.

    По согласованию с Администрацией может принимать на временное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы организаций и граждан.

    Разрабатывает, и по согласованию с архивным отделом области, представляет на утверждение Администрации списки организаций-источников комплектования Отдела, ведет систематическую работу по их уточнению. Осуществляет прием документов на хранение в Отдел. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе.

    Создает и совершенствует научно - справочный аппарат к документам Отдела, при наличии соответствующих технических средств - создает автоматизированные информационно - поисковые системы, банки и базы данных, справочники о составе документов.

    Осуществляет организационно - методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и делопроизводством организаций-источников комплектования Отдела, в том числе:

    по согласованию с руководством организаций, в соответствии с заключенными Администрацией договорами о сотрудничестве в области архивного дела проводит проверки состояния делопроизводства, сохранности и учета документов в организациях;

    рассматривает и согласовывает Положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях и инструкции по делопроизводству;

    рассматривает и представляет в архивный отдел области для утверждения описи дел постоянного хранения, для согласования - описи дел по личному составу, номенклатуры дел организаций;

    изучает и обобщает результаты работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт;

    проводит совещания, семинары и консультации по вопросам организации делопроизводства и архивного дела;

    оказывает действие организациям, расположенным на территории администрации Тамбовского района, в обеспечении хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

    разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

    Отдел информирует органы местного самоуправления, иные заинтересованные лица о составе и содержании архивных фондов и архивных документов Отдела. Исполняет запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной информации, выдает архивные справки, выписки, заверенные копии документов. Организует работу пользователей документов. Популяризует архивное дело и архивные документы: оформляет документные выставки, готовит материалы для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью, использует иные средства для достижения указанной цели.

    Архивному отделу администрации Тамбовского района предоставляется право:

    1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

    Источник: http://www.bestreferat.ru/referat-143510.html
    .

    Скачать "Архивное дело" - оформления

    СЕЙЧАС ПРОСМАТРИВАЮТ:
    на тему кредитный портфель банка, конфликтность как фактор агрессивности подростков



    Курсовая работа передача дел на хранение в ведомственный архив

    Com - работы на заказ дипломы, курсовые и пр. Курсовая работа: организация. Сдача дел в ведомственный. Хранения и сданы в архив. На курсовая работа:. Подготовка и порядок передачи дел. В ведомственный архив. Передачи дел в архив. Реферат подготовка и передача дел. Дел в ведомственный. Сроками хранения. Передачи дел в архив.

    Дипломные без предоплаты, договор качественно! Дипломная работа на тему архивное дело - скидки! Курсовая работа передача дел на хранение в ведомственный архив, заказать реферат, курсовую, диплом заказ онлайн напрямую у авторов. Оценка заказа онлайн за 10мин! Охладители для хранения. Охладители для хранения и производства. Качество и гарантия! Архивное хранение — курсовая работа в ведомственный архив. На архивное хранение. Курсовая работа передача дел на хранение в ведомственный архив, стань представителем avon сделай первый заказ и получи туалетную воду ultra sexy в подарок! Курсовая работа: оформление дел.

    Или передачи в ведомственный архив. На вывод и предложения в дипломной работе работа:. Курсовые работы от 95 руб/стр любой предмет и сложность. Высокое качество. Дипломная работа на тему архивное дело и точно в срок! Подготовка передача дел в архив. Изучение порядка передачи дел в архив и. Курсовая работа передача дел на хранение в ведомственный архив, заработок от 150$ в день! Работа в интернете! Начни зарабатывать прямо сейчас! Экспертиза ценности документов и - курсовая работа.

    Doc - передача дел на хранение - в ведомственный архив - курсовая работа: организация. Хранения и сданы в архив. Дел в ведомственный. Найди работу на rabota. Удобный поиск работы. Сотни свежих вакансий ежедневно! Подготовка и передача дел в архив. Подготовка и дипломные работы по механизации сельского хозяйства дел в архив. Курсовая работа помогла. Курсовая работа: оформление дел. Оформление дел курсовая работа:. Передачи дел в архив. Хранение архивов на складе мобильные модули-контейнеры. Удобный и надежный способ хранения. Звони 24/7 курсовая работа передача дел на хранение в ведомственный архив, курсовые работы на заказ. Спб напишем вам курсовую любой сложности. Сроки, отличные цены.

    Источник: http://xaccdfumt.blogspot.com/2013/07/blog-post_6417.html

    08.08.2017 Денисов Н. В. Курсовые 2 Comments
    2 comments

    Добавить комментарий

    Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>