Учет и анализ затрат на производство


>

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ..................................................................................................... 4

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ...................................................... 8

1.1 ТОЛКОВАНИЕ КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ............................................. 8

1.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИСТОРИЧЕСКОМ АСПЕКТЕ..................................................................... 10

1.2.1 Становление документирования в России.......................................... 10

1.2.2 Становление документирования зарубежом...................................... 14

1.3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ............................................................................................. 16

1.3.1 Унификация текстов документов......................................................... 16

1.3.2 Стандартизация оформления документов.......................................... 20

1.4 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ................ 22

1.4.1 Переход к безбумажной технологии управления............................... 22

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ............ 28

2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ

ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ................................................. 28

2.1.1 Цели администрации Губернатора Иркутской области..................... 28

2.1.2 Функции администрации Губернатора Иркутской области.............. 29

2.1.3 Структура администрации Губернатора Иркутской области........... 31

2.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ............ 33

2.2.1 Основные задачи и функции управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области................................................. 33

2.2.2 Структура управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области........................................................................................ 35

2.2.3 Документирование управленческой деятельности............................. 36

2.3 КРИТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ........................................................................................................................ 37

2.3.1 Анализ унифицированности текстов и стандартизованности оформления документов.................................................................................................... 37

2.3.2 Анализ использования НИТ в документировании............................. 39

2.3.3 Вывод.................................................................................................... 41

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ...................... 42

3.1 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ............................................................................. 42

3.1.1 Описание СЭД «Дело–Предприятие»................................................. 44

3.1.2 Внедрение СЭД «Дело–Предприятие»............................................... 46

3.1.3 Расчёт стоимости внедрения СЭД «Дело–Предприятие».................. 47

3.2 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ........................................................................................................................ 49

3.2.1 Расчёт возврата от инвестиций............................................................ 50

3.2.2 Расчёт периода возврата инвестиционных вложений........................ 51

3.2.3 Расчёт роста производительности труда............................................ 52

3.2.4 Вывод.................................................................................................... 54

ЗАКЛЮЧЕНИЕ............................................................................................. 54

СПИСОК НОРМАТИВНЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ............. 59


ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях ускорения социально–экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организациями, в данном случае, администрацией Губернатора Иркутской области, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Научное значение. В дипломной работе проведён анализ документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области, основанный на изучении структуры данной организации, функций и задач её подразделений и должностных лиц, стадий подготовки документов, степени унифицированности их содержания и оформления, следования стандартам в области ДОУ, характера применения НИТ. В исследовании представлены показатели материальных затрат, экономической и производительной эффективности от внедрения данного проекта.

С точки зрения практического значения исследования, проведённого в рамках настоящей дипломной работы, его результаты могут быть использованы специалистами управления документационного обеспечения администрации Губернатора Иркутской области в целях эффективного формирования документационных ресурсов организации, регламентирования способов и процессов их создания, рационализации работы с ними с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В качестве гипотезы исследования выдвинуто утверждение о том, что совершенствование документирования управленческой деятельности способствует рационализации работы персонала, в чьи обязанности входит создание и оформление документов, и даёт экономический эффект, выраженный, главным образом, снижением затрат на оплату труда посредством сокращения штата работников ввиду снижения трудоёмкости процесса.

Целью написания дипломной работы является разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации на примере администрации Губернатора Иркутской области с учётом проведённого анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ. Достижение цели предполагает решение следующих задач:

– определение понятий «совершенствование», «документирование», «управленческая деятельность», «организация»;

– анализ мирового опыта в области оптимизации работы с документами;

– рассмотрение аспектов совершенствования содержания, оформления и работы с документами, их способов, принципов, этапов, результатов;

– изучение нормативно–правовых источников, регламентирующих документирование управленческой деятельности организаций, в том числе нормативных актов администрации Губернатора Иркутской области;

– исследование специфики документирования управленческой деятельности организаций в целом и с учётом особенностей ДОУ администрации Губернатора Иркутской области;

– внесение предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности в администрации Губернатора Иркутской области с учетом рекомендаций нормативно–методических источников и специализированной литературы;

– проведение оценки эффективности предлагаемых мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности.

Объектом исследования выступает документирование управленческой деятельности.

Предметом исследования является совершенствование документирования управленческой деятельности организации на примере администрации Губернатора Иркутской области.

Теоретической основой для исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области теории и практики документоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.

Методологическая основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как систем.

В качестве методов для проведения работы были выбраны сочетание абстрактно–теоретического и конкретно–исторического анализа, восхождение от анализа к синтезу, наблюдение, опрос, изучение документационных источников, проектирование, планирование, экономический расчёт.

Источниковой базой дипломной работы являются нормативные акты Федерального и регионального уровней, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и Интернет. Обширную группу источников составили делопроизводственные документы администрации Губернатора Иркутской области и её самостоятельных структурных подразделений.

Ретроспективному анализу документирования посвящены работы М. И. Басакова, Г. В. Гузиловой, М. В. Ларина, опубликованные в периодической печати. Они детально описывают становление отечественного документирования с Х века до настоящего времени и кратко касаются зарубежной практики создания документов и работы с ними.

Фундаментальными научными исследованиями по совершенствованию создания и оформления управленческих документов являются работы О. И. Бондыревой, С. Н. Дёмина, Ю.Н. Столярова, В. Э. Баласаняна, нашедшие отражение в учебных пособиях и периодике. Этими учёными подробно описаны принципы унификации и стандартизации в документоведении.

В рамках исследований И. Е. Ивановой по совершенствованию работы с документами разносторонне рассмотрен подход безбумажной технологии управления. Также теме автоматизации, электронного документооборота и НИТ в сфере ДОУ посвящены труды В. Э. Баласаняна и Л.Р. Фионовой. Материал по данным вопросам взят из периодических источников.

При написании работы особое внимание было обращено на публикации М. В. Ларина, В. М. Рубцова, О.И. Рыскова, в которых отражены основные направления государственной политики и регулирования в области ДОУ как РФ, так и зарубежных стран. Важное значение имело знакомство с законодательством РФ, нормативными документами в области ДОУ.

Анализ источников и литературы по данной теме позволил определить основные направления исследования и выводы, которые легли в основу настоящей дипломной работы.

Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная дипломная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка нормативных источников и литературы, семи приложений.

Апробация работы. Тезисы исследования изложены автором в опубликованных материалах конференций, прошедших в рамках «Недели науки Иркутского государственного лингвистического университета» в феврале 2008 года, и доложены на научно–практической конференции «Документоведение и ДОУ».

Выводы настоящей дипломной работы ориентированы на внедрение в практику документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 ТОЛКОВАНИЕ КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ

Совершенствование — от глагола «совершенствовать» — делать лучше, совершеннее [48]; процесс рационализации объектов, предметов, явлений, действий с учётом последних достижений науки и техники [42].

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам [5]. М.И.Басаков [25:59] описывает его как «процесс создания и оформления документов». Мы будем рассматривать это понятие как процесс создания и оформления документов на различных носителях по установленным правилам.

Управленческая деятельность (управление) — сознательное, заранее продуманное действие со стороны одних людей (управляющих) на других (управляемых) и экономические объекты с целью получения желаемого результата [46]; процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для формулирования и достижения целей организации [43]; деятельность по эффективному и прогрессивному использованию ресурсов, достижению целей организации, а также росту эффективности и производительности [27].

Организация — предприятие, учреждение, фирма независимо от форм собственности и подчиненности [13], призванное выполнять заданные функции, решать определенный круг задач [49].

Таким образом, в данной работе мы будем рассматривать совершенствование документирования управленческой деятельности организаций как совокупность действий, направленных на повышение эффективности и рационализацию создания и оформления документов, возникающих в процессе управления.

1.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИСТОРИЧЕСКОМ АСПЕКТЕ

1.2.1 Становление документирования в России

По данным археологов и лингвистов уже в X в. в Древнерусском государстве начала складываться культура написания документов (договоры с Византией 911 и 945 гг.). В этот период в основном документируют правовые отношения. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами («Русская Правда», Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота) создают документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (уставные, вкладные, купчие грамоты; заёмные, закладные кабалы, фиксирующие заём денег; житийные записи — при срочном найме работников; полные грамоты — при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.).

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Стали вырабатываться типовые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составляли своеобразные пособия по делопроизводству — «формулярники». Установили приёмы засвидетельствования документов, их составления — документы начинают проходить стадии написания (чернопись, редакция, беловик); начали использовать скрепы, печати, мосты (подписи на склейках) — так появляются элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.

До конца XIV в. основным материалом для письма служил пергамент. Самой древней формой документа на Руси была грамота — отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15–17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составляли уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. В XIV в. стали использовать полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писали сплошным текстом, без разделения на слова. Из знаков препинания к XIV в. стали использовать точку в конце предложения.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства. Этот период (XV–XVII вв.) принято называть приказным: по названию первых государственных учреждений — приказов.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага. Первоначально её изготавливали из тряпья, а чернила — из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким — он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо читаемы. Инструментами письма до второй половины XIX в. служили гусиные перья. Написанный текст посыпался мелким кварцевым песком. В делопроизводстве приказов продолжали использовать как форму документа столбец — свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров.

Составные части столпа назывались поставами. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писали только с одной стороны, оборотную использовали для проставления помет, резолюции, адреса. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовую форму документирования отменил Петр I. Позже стали применять тетради — листы бумаги, сложенные вдвое. Их собирали вместе, переплетали и составляли книги. В форме книг вели списки, финансовые, учетные записи.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста — они составляли сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора документа: «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой России самодержца, боярину, князю Якову Куденетовичу Черкасскому...».

Коллежское делопроизводство примечательно реформами Петра I. Отсутствие в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих форм документов, постоянных сроков для производства дел побудил правительство искать новые формы государственного устройства.

Существенные изменения претерпевает форма документов. Разрабатывают «генеральные формуляры» — образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам — была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата и наименование документа. Появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, о направлении в дело и иное.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства — появились министерства. Делопроизводство этого периода называют министерским. Первоначально преобладал «коллежский» порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения всех предыдущих документов, дела при этом достигали огромных размеров. К середине XIX в. сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки — самого существа вопроса. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатали типографским способом или писали от руки. Состав реквизитов бланка включал наименование учреждения, структурных подразделений, дату и регистрационный индекс документа. Занял обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически так же, как и в современных документах). Появляется ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имела пока унифицированного вида и могла выглядеть по–разному: «Ответ на ...» или: «От …» и т.п. Приобретает устойчивый вид реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись. Большое значение имели письмовики — сборники образцов документов.

Период 1917–1990-х гг. 15 марта 1917 г. Было принято постановление «Об упрощении формы официальных сношений и бумаг», которое заключалось в отмене «титулования и заключительной формулы деловых писем, выражающей личные чувства». В «Положении о письмоводстве и делопроизводстве» от 1918 г. изменения касались исключения устаревших канцелярских штампов в текстах документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях её экономии.

К концу 20–х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документов. Были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений. Были стандартизованы материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты пишущих машин).

В 1965 году была разработана ЕГСД. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы НИТ, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из–за полного отсутствия литературы по данным вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции ГСДОУ, утвержденной в 1988 г.

В 70–80–х гг. были разработаны стандарты на управленческую документацию, общесоюзные классификаторы технико–экономической информации, унифицированные системы документации. Это значительно улучшило оформление документации; облегчило процессы поиска, учета, анализа, хранения разнообразной информации; подготовило почву для автоматизации управленческих функций [38].

На современном этапе процесс документирования стремятся полностью автоматизировать с помощью НИТ. Их использование при осуществлении, например, работы органов исполнительной власти позволит сократить издержки на управление, в том числе за счет высвобождения части технического персонала этих органов. Долю электронного документооборота предполагают довести до 65% внутри ведомств и до 40% в межведомственном взаимодействии [7]. На сегодняшний день создано множество программ как зарубежного («Lotus Notes», «Office Media»), так и отечественного производства («Дело», «Делопроизводство»). Создание и оформление ЭД (электронных документов) регулируют Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1–ФЗ «Об электронной цифровой подписи» [11], от 27 июля 2006 №149–ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [19], Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002–2010 гг.)» от 28 января 2002 г. № 65 [7]. Интернациональное взаимодействие на документальном уровне регулируют в рамках международного стандарта ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» [3].

1.2.2 Становление документирования зарубежом

В Германии с 1926 г. действовал «имперский закон о всеобщем порядке делопроизводства». Разработчики современной системы делопроизводства министерств ФРГ одной из главных ее задач поставили «противодействие соблазну через средства современной ВТ отказаться от строгих систематизирующих схем группировки и шифрования документов» [40:20].

В 1960 г. Европейской экономической комиссией была признана целесообразность унификации деловых документов. В 1963 г. ею был принят формуляр–образец, признанный в 1966 г. и ведомствами СССР [40].

В США с 1976 г. действует закон по управлению Федеральной документацией. Термин «Управление документацией» включает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение и другие управленческие действия, предполагающие создание и оформление документов, их хранение, использование и возможность распоряжения ими.

В Англии с 1985 г. действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. При кабинете министров работает второй административный отдел, который совместно с Государственный архивом Великобритании занимается вопросами управления документацией на современном технико–технологическом уровне.

В Чехии в законе «Об архивном деле» 1994/1997–2002 гг. четко обозначена обязанность всех организаций, независимо от формы собственности, «заботиться о правильном оформлении, учёте и хранении документации».

В Австралии впервые в мире в 1996 г. был принят стандарт по управлению документами, содержащий рекомендации по работе с традиционными (на бумажном носителе) и современными (электронными) документами [37].

В 2003 г. в Голландии на основании закона «Об электронных подписях» 1999/93/EC принят аналогичный закон, признающий электронно–цифровую подпись на ЭД равнозначной собственноручной на бумажном носителе.

В настоящее время Европейское сообщество прилагает значительные усилия по реорганизации деятельности органов государственной власти в соответствии с концепцией «Электронного правительства» и «Электронного управления». Так в Голландии одной из целей продвижения бизнеса является ведение как минимум 25% управленческой деятельности национального правительства электронным способом. Также в национальных проектах «Электронного правительства» участвуют страны Европы, Великобритания, Соединённые штаты Америки, Россия [7].

Показательным является и опыт коллег из стран СНГ. Республика Беларусь — одно из первых государств, успешно разработавших и внедривших законодательную и нормативно–методическую базу управления документацией, включая электронную. Закон «Об информатизации» (1995 г.), Гражданский Кодекс Республики Беларусь (1998 г.), закон «Об электронном документе» (2000 г.), ГОСТ СТБ 1221–2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» являются важными государственными актами в сфере ДОУ [37].

В ряде стран основным нормативным документом, регламентирующим документирование и работу с документами, является национальный стандарт, эквивалентный международному ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» [3]. Например, в Голландии это переведенный на национальный язык ISO NEN 15489:2001[39].

Из вышеприведённого ретроспективного анализа со всей очевидностью следует, что во всём мире наблюдается уверенная тенденция совершенствования создания и оформления документов с целью экономии временных и трудовых ресурсов, обеспечения сохранности документированной информации как объекта социального, экономического, политического, исторического, научного и культурного наследия.

1.3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯДОКУМЕНТОВ

1.3.1 Унификация текстов документов

Под унификацией в широком смысле понимают уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения [42]. Согласно «Словарю по бизнесу и праву» [45], унификация (лат. uni— один и facere— делать) — приведение к единой форме (документов, оборудования, услуг и пр.). Применительно к управленческим документам она заключается в сокращении неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единоподобию форм, структур, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учёту и хранению [25].

Унификация текстов документов целенаправленная, упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения документов и созданию на этой основе универсальных вариантов их текстов [26].

Результаты унификации

– Целенаправленное и оправданное применение в текстах документов устоявшихся семантических конструкций и терминологии;

– Совершенствование структуры документов;

– Универсализация представления документированной информации.

Благодаря унификации достигают упорядочения состава документов организации, фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий. В итоге это способствует сокращению временных и материальных затрат на подготовку документов организации, что имеет особое значение при осуществлении указанной работы в оперативном режиме.

В основе работы по унификации текста отдельного документа лежит метод выделения в нём постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации [28].

Способы унификации текстов документов

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур [6].

Трафарет — способ фиксации постоянной информации в виде связного текста с пробелами для переменной. В такой форме создают приказы, заявления.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. В УСОРД анкетным методом смоделированы приказы о приёме, переводе, увольнении; докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.

Таблица — разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация — в заголовках граф и боковике, а переменная — на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию, проводить сравнительный анализ данных [28].

Принципы унификации документов

Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа;

– Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивают путём максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

Комплексность унификации. При её проведении должны быть предусмотрены требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны быть учтены психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;

Сокращение числа видов документов. Достигают за счёт совершенствования методов управления, например, при повсеместном применении организационной техники;

Стабильность требований к документам.Зафиксировано в государственных и отраслевых стандартах;

Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико–экономической информации;

Экономичность. Достигают за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д. [26].

Этапы унификации текстов документов

1) Определение критериев отбора документов для унификации; отбор документов, соответствующих критериям, составление на них аннотаций;

2) Выбор последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа — с этой целью производят предварительную структуризацию текста, позволяющую сформировать базовую модель унифицированного текста документа;

3) Предварительная унификация стилистических средств текста;

4) Формирование окончательного варианта унифицированного содержания документа.

Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста документа (форму документа) помещают в альбом унифицированных форм документов организации и (или) в банк унифицированных форм ЭД.

В дальнейшем унифицированные формы применяют для подготовки конкретных вариантов документов. Содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава выводят устаревшие формы, разрабатывают и включают вновь утверждённые, а также корректируют действующие [28].

В соответствии с Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов [15] тексты последних излагают деловым стилем, характерными чертами которого являются подчеркнутая официальность, адресность, использование стандартных (подходящих для изложения) словарных единиц, нейтральность и лаконичность, точность и ясность изложения; тематическая ограниченность содержания, подразумевающая освещение в документе не более одного–двух вопросов [47].

Следование перечисленным стилистическим нормам при подготовке текстов документов в значительной степени способствует ясному пониманию их содержания и позволяет адресату в более короткие сроки выработать оптимальное управленческое решение, подготовить ответный документ.

1.3.2 Стандартизация оформления документов

Стандартизация в широком смысле означает процесс установления и применения стандартов [42]. Международная организация по стандартизации даёт следующее определение: «установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определённой области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении функциональных условий и требований техники безопасности» [3:5]. Большой юридический словарь трактует это понятие как «деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения товаров и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг» [44:248].

Стандартизация в делопроизводстве — деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения [5].

Стандартизация оформления документовформа юридического закрепления результатов унификации;целенаправленная, упорядоченная работа по приведению внешнего вида документов к единообразию посредством установления оптимального состава реквизитов и их оформления в соответствии с принятыми требованиями [28].

В соответствии с законом от 27 декабря 2002 г. N 184–ФЗ «О техническом регулировании» [10], целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ, услуг; повышение их конкурентоспособности; обеспечение научно–технического прогресса и рационального использование ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико–статистических данных; взаимозаменяемость продукции.

К документам в области стандартизации, используемым на территории РФ, относят национальные стандарты; правила, нормы и рекомендации в области стандартизации; общероссийские классификаторы технико–экономической и социальной информации; стандарты организаций [10].

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154–1 «О стандартизации» [14] устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты.

В практике совершенствования ДОУ разрабатывают государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела, на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

Результаты стандартизации

- Юридическая сила документированной информации;

- Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;

- Эффективная автоматизированная обработка документов.

Нормативные акты, регламентирующие оформление документов

1) Международные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов, действие которых распространяется на РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями;

2) Государственные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов;

3) Территориальные и отраслевые стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики организации и содержания деятельности соответствующих органов управления;

4) Внутренние стандарты организаций, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики содержания их деятельности.

В итоге, благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорение оборачиваемости финансовых средств) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капиталовложений в оргтехнику, её амортизацию и ремонт) эффекта.

Важно отметить, что значение унификации и стандартизации создания и оформления документов особенно возросло в связи с применением в управленческой деятельности НИТ.

1.4 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

1.4.1 Переход к безбумажной технологии управления

На современном этапе развития экономики отмечаются стремление руководства организаций, с одной стороны, к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления, и, с другой, к уменьшению объёмов документации на бумажных носителях, снижению стоимости её обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

По оценке Delphi Consulting Group [35], в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. В настоящее время только в США ежедневно создают более 1 млрд. страниц документированной информации, а в архивах хранят уже более 1,3 трлн. различных документов.

НИТ предлагают достижение заявленных целей при помощи подхода, именуемого «переход к безбумажной технологии управления». Он предполагает выбор и применение методов организации безбумажной технологии управления, основывающейся на четырёх основных концепциях:автоматизация рабочих мест службы ДОУ, электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива.

Автоматизация рабочих мест службы ДОУ в России прошла к концу XXI в. два этапа: первый характеризуется локальной автоматизацией делопроизводственных функций и процедур, второй — зарождением и становлением комплексного решения проблем автоматизации ДОУ в организациях и переходом к безбумажному обмену информацией.

Под АРМ (автоматизированным рабочим местом)на стадии их зарождения понимали совокупность технических и программных средств, информационного и организационного обеспечения, ориентированных на выполнение регламентированных организационно–управленческих задач. С появлением ПК разработка АРМ различного функционального назначения (АРМ руководителя, АРМ секретаря, АРМ бухгалтера, АРМ архивиста, АРМ документоведа и пр.) стала необходимым элементом информационной технологии независимо от уровня её развития.

Цели создания АРМ

- Повышение оперативности управленческого труда;

- Сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации;

- Усиление контроля сроков исполнения документов;

- Упорядочение документооборота.

В зависимости от используемых технических и программных средств АРМ делят на локальные и сетевые. Локальное АРМ даёт возможность пользователю производить обработку данных на отдельном рабочем месте (необходима нормативно–справочная информация, все БД хранятся в памяти ПК). Сетевые АРМ позволяют совместно использовать информацию различным группам пользователей.

Наиболее эффективным и рациональным режимом работы АРМ является их функционирование в рамках ЛВС. При этом должна быть обеспечена информационно–техническая совместимость средств ВТ между собой и с централизованными БД [25].

Концепция электронного документа возникла в 80–х гг. с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя. Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group [33], уже сегодня в некоторых областях деятельности таким способом обрабатывают до 70 % информации.

Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 № 149–ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [9:5], ЭД является всякое «электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи».

В отличие от документов на бумажных носителях, переход к цифровым ЭД обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении, хранении, а также защите информации. Они могут увеличить производительность используемых приложений, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов. ЭД могут быть одновременно использованы сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всей организации. Доступ к ним осуществляется в течение нескольких секунд в отличие от документов на традиционных, бумажных, носителях.

Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества. Помимо перечисленного, ЭД позволяют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных алфавитно–цифровых данных на их потоки, дополненные большими объемами текста, изображений, звука, видео и графики. Такие документы смогут также включать гипертекстовые связи и реляционные данные. ЭД ограничен лишь такими параметрами, как содержимое, структура данных, формат, стандарт режима передачи. ЭД открыт, адаптируем, многомерен.

Защиту от несанкционированного доступа к ЭД обеспечивает ЭЦП (электронно–цифровая подпись) —реквизит ЭД, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в ЭД [9, 11].

За несколько лет концепция ЭД получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи электронного документооборота. Содержанием второй концепции является разработка СЭД (системы электронного документооборота), с целью интеграции всех приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.

Основные функции СЭД

- Планирование и составление маршрутов движения документов;

- Контроль движения документов;

- Управление документооборотом и его регулирование;

Но каковы бы не были функции, заложенные в СЭД, главное их назначение — организация хранения ЭД и работа с ними. Система автоматически отслеживает изменения, сроки исполнения, движение документов, контролирует их версии. Комплексная СЭД охватывает весь цикл делопроизводства организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив. Кроме того, СЭД настраиваема на существующую организационно–штатную структуру и систему делопроизводства организации, а также интегрируема с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные организации и иные структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Несмотря на все перечисленные достоинства, внедрение мощных систем электронного документооборота не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной и справочной информации по–прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных организаций. Решением может стать применение технологии построения КЭА (корпоративного электронного архива). Речь идет об интегрированной системе глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объёмов ЭД. Причем технология должна включать как средства создания или наполнения банка данных, так и обеспечения его должного функционирования и развития.

Однако, если потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно. Это связано с появлением недорогих носителей, повышением эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, технологий индексирования сверхбольших массивов данных; внедрением средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие объёмы информации.

Для реализации КЭА организуют сеть, включающую рабочие станции и серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества используют промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск, что относит её к классу традиционных информационно–поисковых систем. Альтернативное направление базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстное, не зависящее от естественного языка, и контекстно–зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учётом специфики морфологии и семантики естественного языка.

Ввиду высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его целостности, данные должны храниться в надежных высокоскоростных системах архивирования, а графические образы документов — на носителях, характеризуемых длительностью использования [41].

Таким образом, можно с достаточной определённостью сказать, что на сегодняшний день электронные системы являются самым эффективным способом оптимизации и рационализации документооборота организаций, а, следовательно, и документирования их управленческой деятельности. Но важно отметить, что применение СЭД не даёт желаемого результата без использования унифицированных, стандартизованных форм документов и без КЭА — только сочетание всех концепций и направлений совершенствования даёт наилучший результат.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИНА ПРИМЕРЕАДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

Администрация Губернатора Иркутской области (далее — АГИО) является ИОГВ (исполнительным органом государственной власти) ИО (Иркутской области), сформированным для обеспечения деятельности Губернатора и администрации ИО — высшего ИОГВ области.

АГИО обладает правами юридического лица, в том числе выступает истцом и ответчиком в суде; имеет бюджетную смету, лицевой счет, печать с изображением государственного герба РФ, иные штампы и бланки; финансируема из областного бюджета в установленном порядке и расходует полученные средства в соответствии с утвержденной бюджетной росписью.

АГИО в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, Федеральными конституционными законами, Федеральными законами, правовыми актами Президента РФ и Правительства РФ, иными Федеральными правовыми актами, Уставом и законами ИО, иными правовыми актами ИО, а также Положением об АГИО [12, 17, 16].

Местонахождение АГИО: 664027, г. Иркутск, ул. Ленина, 1А.

2.1.1 Цели администрации Губернатора Иркутской области

В соответствии с Положением об АГИО [17], её целями является следующее:

- Обеспечение реализации полномочий Губернатора и администрации ИО и осуществление контроля за их исполнением;

- Содействие Губернатору в решении вопросов, касающихся обеспечения прав и свобод человека и гражданина;

- Обеспечение деятельности Губернатора по решению кадровых вопросов;

- Обеспечение планирования деятельности Губернатора;

- Содействие Губернатору в развитии государственного управления и проведении административной реформы на территории области, направленной на повышение эффективности деятельности системы ИОГВ ИО;

- Обеспечение реализации Губернатором иных возложенных на него законодательством полномочий.

2.1.2 Функции администрации Губернатора Иркутской области

Для обеспечения достижения организационных целей на АГИО возложено выполнение следующих функций:

- Подготовка проектов законов ИО и проектов заключений на них для внесения их Губернатором в Законодательное собрание в порядке законотворческой инициативы;

- Подготовка предложений о подписании или отклонении Губернатором законов ИО;

- Подготовка, согласование и представление Губернатору проектов правовых актов, аналитических докладов, справок и иных необходимых ему документов и материалов;

- Обеспечение обнародования законов ИО, опубликования правовых актов Губернатора и администрации ИО;

- Подготовка материалов для публичных выступлений Губернатора;

- Обеспечение деятельности общественных консультативно–совещательных органов при Губернаторе во взаимодействии с управлением делами администрации ИО;

- Осуществление контроля за исполнением законодательства (в части, касающейся полномочий Губернатора), правовых актов Губернатора и администрации ИО, других решений главы области;

- Подготовка проектов обращений Губернатора в суды;

- Подготовка предложений Губернатору по обеспечению согласованного функционирования и взаимодействия ИОГВ ИО;

- Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО с политическими партиями, общественными и религиозными объединениями, профессиональными союзами, СМИ и иными физическими и юридическими лицами;

- Обеспечение диалога со структурами гражданского общества области, содействие их развитию и укреплению;

- Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО при осуществлении международных и внешнеэкономических связей, в том числе с иностранными партнерами;

- Обеспечение и организация взаимодействия Губернатора, администрации ИО с государственными органами, органами местного самоуправления муниципальных образований РФ;

- Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО с полномочным представителем Президента РФ в Сибирском Федеральном округе;

- Подготовка предложений Губернатору по повышению эффективности государственной гражданской службы ИО;

- Содействие Губернатору в реализации полномочий по кадровой политике;

- Обеспечение реализации Губернатором его полномочий, касающихся государственных наград РФ и ИО;

- Организация и обеспечение исполнения в пределах полномочий законодательства об обороне, воинской обязанности и военной службе;

- Обеспечение совместной деятельности Губернатора, администрации ИО с правоохранительными и судебными органами, расположенными на территории области;

- Подготовка предложений Губернатору по вопросам административно–территориального устройства области;

- Обеспечение деятельности Губернатора по вопросам помилования;

- Сбор, обработка и анализ информации о социально–экономических и политических процессах в области, в стране и зарубежом;

- Учет и анализ обращений граждан, предложений общественных объединений и органов местного самоуправления муниципальных образований ИО, представление соответствующих докладов Губернатору;

- Организация мероприятий по обеспечению мобилизационной подготовки и мобилизации в случае необходимости;

- Обеспечение Губернатора и администрации ИО бесперебойной, оперативной и достоверной специальной документальной связью;

- Обеспечение информационного сопровождения деятельности Губернатора, администрации ИО и оперативное информирование Губернатора о позиции СМИ по поводу его решений и выступлений;

- Формирование архивного фонда законов области, правовых актов Губернатора и администрации ИО и иных необходимых документов;

- Осуществление контроля в сфере размещения государственных заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд области;

- Контроль за реализацией приоритетных национальных проектов и областных государственных целевых программ;

- Производство по делам об административных правонарушениях в установленной сфере деятельности в порядке, предусмотренном законодательством.

Исполнительно–распорядительные, контрольные и иные функции реализуют самостоятельные структурные подразделения АГИО в соответствии с положениями о таких подразделениях [17].

2.1.3 Структура администрации Губернатора Иркутской области

В соответствии с Уставом ИО [16] администрация состоит из руководителя АГИО, его заместителей, руководителя протокола Губернатора, полномочного представителя Губернатора в Законодательном собрании ИО, пресс–секретаря и референтов Губернатора, иных должностных лиц. Многие из перечисленных лиц входят в состав самостоятельных структурных подразделений администрации: управления (главное правовое, контрольное, экспертное, секретариат руководителя АГИО (на правах управления), по взаимодействию с Федеральными округами, по региональной политике, специального обеспечения аппарата Губернатора, по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам; по правоохранительной и оборонной работе, по связям с общественностью и национальным отношениям, документационного обеспечения аппарата Губернатора ИО, финансового обеспечения аппарата Губернатора ИО, пресс–службы и информации), отделы (по вопросам обеспечения конституционных прав граждан, протокольно–организационный)http://www.govirk.ru/qa/1886.html, комиссия по правам человека при Губернаторе ИО. Главенствующая власть в АГИО принадлежит Губернатору (Приложение № 1).

Губернатор и руководитель АГИО дают указания и поручения в письменной форме заместителям, руководителям иных ИОГВ. Письменные указания и поручения оформляют распоряжениями, приказами, служебными записками. Неисполнение указаний и поручений влечёт дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством об областной государственной службе и Трудовым Кодексом РФ [8, 2].

Контроль за деятельностью администрации в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным и областным законодательством осуществляют Губернатор ИО, Законодательное собрание ИО, Контрольно–счётная палата ИО, Президент РФ, Федеральные органы исполнительной власти, органы прокуратуры и суды.


2.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

В процессе управленческой деятельности внутри каждого структурного подразделения АГИО создают и оформляют документы, которые, исходя из своих функций, обеспечивают управленческий процесс в организации.

Функции регулирования документирования (соблюдение правильности создания и оформления документов, рационализации работы с ними) в администрации осуществляет УДО (управление документационного обеспечения) аппарата Губернатора. Оно является её самостоятельным структурным подразделением. В своей деятельности УДО руководствуется действующим законодательством, распорядительными актами Федеральных органов власти и управления, Уставом ИО [16], инструкцией по делопроизводству АГИО [19], Положением об УДО [18].

2.2.1 Основные задачи и функции управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области

Основными задачами УДО являются обеспечение четкой организации работы с документами, планирование, организация и совершенствование деятельности управления. Для осуществления указанных задач на УДО возложены следующие функции:

- Контроль за состоянием делопроизводства в администрации;

- Обеспечение условий для эффективного документационного обеспечения деятельности Губернатора и должностных лиц АГИО;

- Разработка унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов различного назначения, классификаторов документов и информационных показателей; сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

- Справочно–информационная работа;

- Обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации;

- Осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;

- Осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки в подразделения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции;

- Оформление и рассылка распорядительных документов; контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела;

- Подготовка дел к сдаче на архивное хранение, в том числе и в государственный архив; участие в отборе документов на государственное хранение;

- Проведение экспертизы ценности документов;

- Организация работы заседаний при руководстве администрации; контроль за выполнением принятых решений;

- Участие в разработке НИТ, базирующихся на использовании компьютерной техники, проектировании и актуализации БД;

- Разработка нормативно–методических документов по вопросам ДОУ;

- Разработка проектов правовых и иных актов;

- Формирование предложений о ежегодном плане и показателях деятельности УДО;

- Рационализация рабочих мест работников УДО;

- Участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров УДО;

- Изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области ДОУ;

- Осуществление иных функций в соответствии с Федеральным и региональным законодательством [18].

2.2.2 Структура управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области

Для распределения деятельности по этапам работы с документами УДО поделено на отделы: приёма и отправки корреспонденции, учёта и контроля исполнения документов, копировально–множительное бюро, архив (Приложение № 2).

Между отделами УДО функции распределены следующим образом:

Отдел приёма и отправки корреспонденции

- Приём поступающих документов, их сортирование и распределение по структурным подразделениям администрации;

- Регистрация входящих и исходящих документов;

- Доставка документов в структурные подразделения администрации;

- Контроль за оформлением исходящих документов в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям оформления;

- Обработка (конвертование, взвешивание, штемпелевание) и отправка исходящих документов;

- Заполнение реестров отправляемой корреспонденции;

- Количественный учёт документооборота [23].

Отдел учёта и контроля исполнения документов

- Формирование и ведение справочно–информационного массива;

- Учёт документов с грифом «коммерческая тайна», «конфиденциально», находящихся в структурных подразделениях администрации;

- Оформление и рассылка распорядительных документов по указанию начальника УДО;

- Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка дел к сдаче в архив АГИО, а также к сдаче в Государственный архив;

- Контроль за своевременным исполнением документов; информирование руководства о ходе исполнения документов;

- Контроль за сроками исполнения подразделениями администрации поручений Губернатора, руководителя АГИО, их заместителей;

- Анализ контроля исполнения документов, подготовка аналитических справок [22].

Копировально–множительное бюро

- Копирование и тиражирование документов;

- Подготовка и брошюрование издаваемой продукции [20].

Архив

- Приём, учёт, хранение и использование дел;

- Оказание методической помощи в оформлении дел;

- Контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях организации;

- Контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях администрации;

- Подготовка дел к передаче на хранение в государственный архив [21].

2.2.3 Документирование управленческой деятельности

При возникновении управленческой проблемы или задачи процесс решения данного вопроса строго фиксируют на материальном носителе.

Губернатор, руководитель АГИО, их заместители, начальники структурных подразделений для решения управленческих проблем и задач дают указания исполнителям, письменно оформленные в виде распоряжений, приказов, служебных записок. Исполнители занимаются сбором и изучением информации по данному управленческому вопросу, в ходе решения которого готовят проект документа — так начинается процесс документирования. После проверки правильности оформления реквизитов и написания текста проект документа утверждает начальник структурного подразделения (Губернатор, руководитель АГИО, их заместители — это зависит от степени важности вопроса, уровня властных полномочий, на котором его решают). До этого этапа документ существует в черновом варианте, и в процессе работы его размножают в необходимом количестве. После утверждения проект документа становится оригиналом и существует в единственном экземпляре (Рис. 2.2.1).


изучение

задачи / проблемы


сбор

информации


составление текста,

оформление

Рис. 2.2.1 Процесс документирования

2.3 КРИТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

2.3.1 Анализ унифицированности текстов и стандартизованности оформления документов

Ввиду того, что АГИО является государственным учреждением, ГОСТ, типовые инструкции, правила и иные нормативные документы в области делопроизводства носят для неё не рекомендательный, а обязательный характер. Все служащие администрации при создании и оформлении документов руководствуются ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, Федеральным законом «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485–1, ОКУД, ГСДОУ и иными нормативными актами, регулирующими документирование [17].

На основе ГОСТ Р 6.30—2003 и Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти начальник УДО разработал Инструкцию по делопроизводству в АГИО [19], в которой отражены правила подготовки и оформления отдельных видов документов; требования к оформлению бланков и реквизитов документов; организации документооборота, доставки, приёма, обработки и распределения входящей и исходящей корреспонденции; порядку прохождения внутренних документов, регистрации, контролю исполнения, составлению номенклатуры дел, формированию и оформлению дел, экспертизе ценности документов, подготовке и передаче документов на архивное хранение.

Группой инспекторов УДО была создана Памятка по подготовке и оформлению служебных документов в АГИО [24], в которой даны перечни наиболее употребительных грамматических конструкций официально–делового стиля, описаны трудные случаи использования названий органов, действующих при Президенте РФ и Правительстве РФ, должностей; особенности склонения фамилий, имён, географических наименований; приведены правила изготовления документов с помощью печатающих устройств.

Экземпляры памятки и инструкции разосланы во все структурные подразделения АГИО и доведены до сведения всех должностных лиц, в чьи обязанности входит создание и оформление документов. Кроме того, в ПК каждого служащего имеется банк унифицированных форм документов, используемых в работе. Банк форм подлежит периодической актуализации, в процессе которой из его состава выводят устаревшие, разрабатывают новые, включают вновь утвержденные и корректируют действующие формы, что связано с изменениями в нормативных документах по вопросам ДОУ, а также управленческой деятельности АГИО.

За соблюдением требований, отражённых в вышеописанных нормативных актах следят начальники структурных подразделений администрации. Инспекторы отдела приёма и отправки корреспонденции контролируют правильность оформления исходящих документов, проверяя наличие подписей, приложений, грифов согласования и утверждения; соблюдение правил оформления реквизитов.

2.3.2 Анализ использования НИТ в документировании

Рабочие места служащих администрации оборудованы компьютерами, принтерами, факсимильными и телефонными аппаратами. В копировально–множительном бюро имеются ризограф, сканер, листоукладочная и брошюровальная машины.

Инспекторы отдела учёта и контроля исполнения документов с помощью ПК осуществляют контроль и учёт документов, ведут информационно–справочную работу. Архив также оборудован ПК, с помощью которого архивист работает с БД дел, переданных на хранение (пополнение, учёт, составление справок).

Однако, несмотря на наличие большого количества ПК, объединенных в ЛВС, и другой современной оргтехники, с полным основанием можно говорить о том, что в АГИО на сегодняшний день ведут бумажный документооборот.

Регистрацию входящей и исходящей корреспонденции осуществляют традиционным способом — в журналах, — что значительно увеличивает трудозатраты и время на поиск документов.

В отделе приёма и отправки корреспонденции средства оргтехники отсутствуют — многостраничные реестры исходящей корреспонденции составляют собственноручно, получая второй экземпляр посредством копировальной бумаги.

Для внутренней передачи документов служащие самостоятельно передвигаются по зданию АГИО, что ведёт к значительным потерям времени.

Для поиска документов, находящихся в оперативном пользовании или на архивном хранении, также требуются значительные затраты времени.

Во всех структурных подразделениях АГИО создание, оформление документов и работу с ними осуществляют только посредством ПК и вспомогательной оргтехники. Специализированное ПО для ведения электронного документооборота не установлено — в администрации циркулируют огромные потоки бумажной документации. Согласно статистическим данным, предоставленным отделом учёта и контроля исполнения документов, документооборот одного календарного года, в среднем, составляет 67857 документов (Рис. 2.2.2). Схема документооборота АГИО представлена в Приложении № 3.

Анализ технического оснащения в целом показывает, что в АГИО уже есть условия для ведения электронного документооборота: все ПК служащих объединены в ЛВС, накопление и резервирование информации производится на двух серверах (PentiumIV, 512 Mb, HDD 120 Gb, платформа Windows 2000 Server, СУБД Sybase), работоспособность которых в критические моменты поддерживают два ИБП (APCBack–UPSRS 800). Клиентские компьютеры имеют следующие характеристики: PentiumII, WindowsXPPro, 512 Mb, HDD 80 Gb.

V

Год 2005 2006 2007

Рис. 2.2.2 Объём документооборота в период с 2005 по 2007 гг.

2.3.3 Вывод

При проведении системного анализа документирования управленческой деятельности АГИО были выявлены следующие недостатки, характеризуемые, в общем смысле, недостаточной автоматизацией процесса:

- Отсутствие специализированного ПО для документирования и работы с документами;

- Отсутствие оргтехники в отделе приёма и отправки корреспонденции.

Следствием из перечисленных недостатков является:

- Нерациональное использование временных, трудовых и материальных ресурсов;

- Повышенная трудоёмкость процесса.

Так как анализ унифицированности оформления документов и следования стандартам явился положительным, проведение мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности АГИО в данном аспекте не требуется.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ

3.1 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

С целью устранения выявленных недостатков мы предлагаем:

- Приобрести ПК в отдел приёма и отправки корреспонденции, присоединить его к ЛВС; для печати документации использовать по сети принтер отдела учёта и контроля исполнения документов, находящегося в наименьшем удалении от указанного отдела;

- Установить СЭД;

При покупке ПК необходимо учесть характеристики программного и аппаратного обеспечения, которые удовлетворили бы требованиям СЭД: PentiumII и выше, Windows2000 Professional/ Server / XPPro, от 128 Mb, HDD 80 Gb, LAN. После установки компьютера необходимо его соединение с ЛВС. Проведённые замеры показали, что для этого требуется 11 метров кабеля; также необходимо 2,5 метра для присоединения принтера. Исходя из функционального назначения и внешней среды, наиболее подходящим средством коммутации является кабель «витая пара». Следующим этапом по совершенствованию документирования управления будет внедрение СЭД.

По исследованиям, проведённым независимыми экспертамикомпании DSSConsultingв 2007 году [33] (Рис. 3.1.2), наиболее востребованным и зарекомендовавшим себя на рынке программных продуктов, предназначенных для оптимизации ДОУ, является система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело–Предприятие» (Рис. 3.1.1), разработанная ЭОС («Электронными офисными системами») (г. Москва).

«Дело–Предприятие» — система, позволяющая создать в организации электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. Это комплексное решение, автоматизирующее все аспекты ДОУ современных организаций.

Рис. 3.1.1 СЭД «Дело–Предприятие»

Первая версия СЭД «Дело» выпущена в 1996 году. В настоящее время «Дело» используют более 1200 организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 150000. СЭД «Дело» удостоена сертификатом наивысшего качества Госстандарта России.

Систему «Дело» успешно используют в отечественных министерствах и ведомствах, территориальных органах власти, на предприятиях различных сфер деятельности. В Иркутской области на базе данной платформы работают следующие организации: Администрация Шелеховского городского поселения, Дума городского округа муниципального образования города Усолье–Сибирское, Законодательное собрание ИО, Государственное учреждение Территориальный фонд обязательного медицинского страхования граждан ИО, Коллегия адвокатов ИО «Полевода, Мощицкая и партнёры», Территориальное управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по ИО, ГОУ ВПО «Иркутский государственный университет путей сообщения» [51].


Рис. 3.1.2 Внедрение СЭД на территории РФ в 2007 году

3.1.1 Описание СЭД «Дело–Предприятие»

Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии. Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). Обеспечивает защиту документов с помощью ЭЦП и средств криптографии. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в БД системы с помощью опции «Поточное сканирование». Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными продуктами. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика в соответствии с особенностями организации. [51].

Функции системы

- Создание проектов ЭД «во исполнение» резолюций или с целью разработки инициативных документов;

- Автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения проектов с маршрутизацией пересылки, контролем сроков рассмотрения и исполнения;

- Регистрация в автоматизированном режиме поступивших бумажных документов и ЭД, возникших в результате утверждения проектов;

- Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных ЭЦП и криптозащитой;

- Работа с взаимосвязанными документами;

- Сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR–технологии и портативной цифровой ручки C–Pen;

- Прикрепление к регистрационной карточке ЭОД (электронного образа документа);

- Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам ЭОД;

- Предоставление каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) своего личного «кабинета», чем достигают доступа лиц только к тем документам, которые относятся к их компетенции;

- Рассылка ЭД и поручений по сети (в «кабинеты» должностных лиц);

- Полнотекстовый и атрибутивный поиск ЭД;

- Отправка по электронной почте исходящих ЭД, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств;

- Хранение документов;

- Обеспечение юридической правомочности;

- Справочно–аналитическая работа[51].

Таким образом, в совокупности функций СЭД «Дело–Предприятие» обеспечит полный цикл документооборота и документирования АГИО.

В типовой комплект системы входит:

1. Серверное ПО;

2. Клиентское ПО;

3. Комплект документации;

4. Гарантийные обязательства: горячая линия (электронная почта и телефон), поставка новых версий системы (бесплатно), выезд специалистов на объект заказчика (при невозможности оказать помощь по горячей линии).

3.1.2 Внедрение СЭД «Дело–Предприятие»

Проведя анализ должностных инструкций и положений о структурных подразделениях АГИО, мы выяснили, в каких секторах деятельности в функциональные обязанности служащих администрации входит создание, оформление и работа с документами. Таким образом, установка системы «Дело» необходима на следующих рабочих местах:

- Руководитель АГИО — 1 АРМ;

- Заместители Губернатора ИО — 9 АРМ;

- Заместители руководителя АГИО — 4 АРМ;

- Полномочный представитель Губернатора в Законодательном собрании ИО — 1 АРМ;

- Секретариат руководителя АГИО — 3 АРМ;

- Отдел по вопросам обеспечения конституционных прав граждан при Губернаторе ИО — 5 АРМ;

- Комиссия по правам человека при Губернаторе ИО — 6 АРМ;

- Протокольно–организационный отдел при Губернаторе ИО —

3 АРМ;

- Главное правовое управление Губернатора ИО — 5 АРМ;

- Контрольное управление Губернатора ИО — 4 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по взаимодействию с Федеральными округами — 2 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по региональной политике — 3 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам — 4 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по правоохранительной и оборонной работе — 5 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по связям с общественностью и национальным отношениям — 2 АРМ;

- Управление документационного обеспечения Губернатора ИО —

6 АРМ;

- Управление пресс–службы и информации Губернатора ИО —

2 АРМ;

- Экспертное управление Губернатора ИО — 4 АРМ.

Итого: для эффективного ведения документооборота и, как следствия, документирования управленческой деятельности АГИО требуется установка СЭД «Дело–Предприятие» на 69 рабочих местах.

3.1.3 Расчёт стоимости внедрения СЭД «Дело–Предприятие»

В материальные расходы на внедрение СЭД «Дело–Предприятие» входит:

1. Приобретение лицензии на каждое АРМ;

2. Обучение пользователей системы:

- Обучение специалиста отдела информационного обеспечения;

- Обучение должностных лиц АГИО, в чьи обязанности входит создание, оформление и работа с документами.

3. Приобретение ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма и отправки корреспонденции.

Для расчёта стоимости внедрения системы по пунктам 1 и 2 мы воспользовались прейскурантом компании ЭОС, действительным по состоянию на 1 марта 2008 года (Приложения № 4, 5) [50]. Так как ЭОС имеет официальных дистрибьюторов (ООО «Офис–Док», ООО Информационное агентство «Референт») и дилера (ООО «Решение») в г. Иркутске, приобретение ПО и обучение не повлечёт дополнительных расходов на доставку комплекта «Дело–Предприятие» и выезд специалистов. Примерный расчёт пункта 3 произведён в соответствии с прейскурантом одной из фирм г. Иркутска [51] (Приложение № 6), занимающихся поставкой и продажей компьютерной техники и комплектующих (дальнейший выбор поставщика в соответствии с результатами тендера).

1. Приобретение лицензии на каждое АРМ (была выбрана установка под СУБД MicrosoftSQL: причинами тому послужили меньшая стоимость, почти на 33%, по сравнению с установкой под СУБД Oracle, профессиональные знания и предпочтения специалиста отдела информационного обеспечения АГИО):

(руб.)

2. Расходы на обучение пользователей системы:

- Обучение специалиста отдела информационного обеспечения (курс по установке — «Администратор БД», базовый курс по системам «Дело» — «Системный технолог»):

4800 + 19200 = 24000 (руб.)

- Обучение должностных лиц АГИО, в чьи обязанности входит создание, оформление и работа с документами (базовый курс электронного документооборота, группа до 12 человек):

(групп)

(руб.)

3. Приобретение ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма и отправки корреспонденции:

4.

Системный блок

(руб.)

Монитор

(руб.)

Клавиатура

(руб.)

Мышь

(руб.)

Сетевая карта

(руб.)

Разъём

(руб.)

Фильтр сетевого напряжения

(руб.)

Кабель соединительный

11 + 2,5 = 13,5 (м)

(руб.)

Итого: 710270 (руб.).

Реализация проекта пройдёт в течение 2 месяцев (Приложение № 7).

3.2 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях совершенствования документирования управленческой деятельности АГИО был предложен проект по автоматизации рабочих мест персонала, в обязанности которого входит создание, оформление документов и работа с ними. В рамках этого проекта необходимо произвести закупку ПК и комплектующих, программного продукта, что относится к основному производственному фонду и нематериальным активам организации соответственно.

Основной производственный фонд — средства труда, участвующие в производственном процессе и сохраняющие при этом свою натуральную форму.

Нематериальные активы — активы, не имеющие физического выражения, но представляющие существенную ценность для организации [32].

Первоначальную стоимость материальных активов рассчитывают как сумму всех инвестиций в приобретение данных объектов. Для расчёта стоимости основных производственных фондов суммируют показатели фактических расходов на их создание, изготовление (израсходованные материальные ресурсы, услуги сторонних организаций; пошлины, связанные с получением патентов, свидетельств, и пр.). Эти вычисления были произведены в предыдущем параграфе, на их основе нам предстоит оценить эффективность предложенных мероприятий [29].

В оценке основных фондов и нематериальных активов рассматривают следующие показатели эффективности:

- Возврат от инвестиций;

- Период возврата инвестиционных вложений;

- Рост производительности труда [30].

3.2.1 Расчёт возврата от инвестиций

Источник: http://www.bestreferat.ru/referat-133305.html

Нормативно-правовая база подготовки и оформления кадровых документов. Проектирование документации по приёму и увольнению работников. Внедрение новых документов в кадровое делопроизводство. Совершенствование работы с кадровой документацией предприятия.

  • 1. Основы современного кадрового дела производства

    Значение кадровых документов. Установление единого порядка оформления документов кадровой службы на предприятии. Кадровое делопроизводство как отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала.

    доклад, добавлен 22.11.2013

  • 2. Делопроизводство в кадровой службе

    Изучение документов, регламентирующих управление персоналом. Состав и содержание кадровой документации. Порядок и правила оформления документов. Ведение делопроизводства в кадровой службе. Современные способы техники создания и хранения документов.

    учебное пособие, добавлен 25.03.2012

  • 3. Делопроизводство в кадровой работе

    Изучение системы документации в кадровом делопроизводстве. Характеристика обязательных кадровых документов, формируемых в кадровой службе предприятия. Общая характеристика особенностей организации делопроизводства в кадровой работе ЗАО "Полиграф".

    курсовая работа, добавлен 18.09.2015

  • 4. Состав кадровой документации. Значение кадровых документов

    Важность изучения кадровой документации, ее исследование и анализ для создания системы эффективного функционирования организации. Назначение и содержание основных кадровых документов. Свойства и техническое обеспечение системы кадровой документации.

    контрольная работа, добавлен 07.06.2016

  • 5. Кадровое делопроизводство

    Определение понятия "кадровое делопроизводство". Основные обязанности, значение и функции кадровых служб, организация их работы. Назначение документации о кадрах. Место и состав кадровой документации. Особенности ведения и сохранения трудовых книжек.

    контрольная работа, добавлен 10.04.2009

  • 6. Ведение и оформление кадровой документации

    Понятие и состав кадровой документации, правила составления приказов и других документов по личному составу. Перечень документов, регламентирующих управление персоналом и особенности их оформления. Порядок оформления документов по движению кадров.

    контрольная работа, добавлен 24.06.2009

  • 7. Кадровая документация

    Общее понятие "кадровой документации" или "документации по личному составу". Виды кадровых документов и правила их оформления. Значение документации по личному составу для работников предприятий и организаций. Унифицированные формы кадровой документации.

    контрольная работа, добавлен 19.10.2014

  • 8. Делопроизводство в кадровой службе предприятия

    Технология документационного обеспечения кадровой службы на предприятии. Порядок учета движений персонала. Правила ведения трудовых книжек и хранения документов кадровой службы. Рассмотрение проблем управления документацией в современных условиях.

    дипломная работа, добавлен 31.10.2014

  • 9. Делопроизводство в кадровой политике

    Очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Комплекс документов по оформлению отпусков: состав, содержание, порядок подготовки и оформления. Основные требования к формированию дел с документами по кадрам. Оперативное хранение кадровых документов.

    контрольная работа, добавлен 26.07.2013

  • 10. Совершенствование нормативно-методической базы кадровой службы ООО ТК "Агаповский"

    Правовая и нормативно-методическая база деятельности кадровой службы в РФ. Анализ основных понятий по кадровому делопроизводству. Деятельность кадровой службы в ООО ТК "Агаповский". Порядок совершенствования инструкции по кадровому делопроизводству.

    дипломная работа, добавлен 24.06.2015

  • Источник: https://allbest.ru/o-2c0b65625b2bc68a4c53a89521316c27.html

    СОДЕРЖАНИЕ


    ВВЕДЕНИЕ Error: Reference source not found

    ГЛАВА1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИ 8

    1.1ТОЛКОВАНИЕКЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ 8

    1.2ДОКУМЕНТИРОВАНИЕУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИВ ИСТОРИЧЕСКОМАСПЕКТЕ Error: Reference source not found

    1.2.1Становлениедокументированияв России 11

    1.2.2Становлениедокументированиязарубежом 15

    1.3СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕСОДЕРЖАНИЯИ ОФОРМЛЕНИЯ

    ДОКУМЕНТОВ Error: Reference source not found

    1.3.1Унификациятекстов документов 18

    1.3.2Стандартизацияоформлениядокументов 21

    1.4СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕРАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Error: Reference source not found

    1.4.1Переход к безбумажнойтехнологииуправления 23

    ГЛАВА2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИОРГАНИЗАЦИИНА ПРИМЕРЕ

    АДМИНИСТРАЦИИГУБЕРНАТОРАИРКУТСКОЙОБЛАСТИ Error: Reference source not found

    2.1ХАРАКТЕРИСТИКАДЕЯТЕЛЬНОСТИАДМИНИСТРАЦИИ

    ГУБЕРНАТОРАИРКУТСКОЙОБЛАСТИ Error: Reference source not found

    2.1.1Цели администрацииГубернатораИркутскойобласти 29

    2.1.2Функции администрацииГубернатораИркутскойобласти 30

    2.1.3СтруктураадминистрацииГубернатораИркутскойобласти 33

    2.2ДОКУМЕНТИРОВАНИЕУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИАДМИНИСТРАЦИИГУБЕРНАТОРАИРКУТСКОЙОБЛАСТИ Error: Reference source not found

    2.2.1Основные задачии функции управлениядокументационногообеспеченияаппарата ГубернатораИркутскойобласти 34

    2.2.2Структурауправлениядокументационногообеспеченияаппарата ГубернатораИркутскойобласти 36

    2.2.3Документированиеуправленческойдеятельности 37

    2.3КРИТИЧЕСКИЙАНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИАДМИНИСТРАЦИИГУБЕРНАТОРАИРКУТСКОЙОБЛАСТИ Error: Reference source not found

    2.3.1Анализ унифицированноститекстов истандартизованностиоформлениядокументов 37

    2.3.2Анализ использованияНИТ в документировании 40

    2.3.3Вывод 42

    ГЛАВА3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕДОКУМЕНТИРОВАНИЯУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИОРГАНИЗАЦИЙ Error: Reference source not found

    3.1МЕРОПРИЯТИЯПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮДОКУМЕНТИРОВАНИЯУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИАДМИНИСТРАЦИИГУБЕРНАТОРАИРКУТСКОЙОБЛАСТИ Error: Reference source not found

    3.1.1Описание СЭД«Дело–Предприятие» 46

    3.1.2Внедрение СЭД«Дело–Предприятие» 48

    3.1.3Расчёт стоимостивнедрения СЭД«Дело–Предприятие» 49

    3.2ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИПРЕДЛОЖЕННЫХМЕРОПРИЯТИЙПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮДОКУМЕНТИРОВАНИЯУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИАДМИНИСТРАЦИИГУБЕРНАТОРАИРКУТСКОЙОБЛАСТИ Error: Reference source not found

    3.2.1Расчёт возвратаот инвестиций 52

    3.2.2Расчёт периодавозвратаинвестиционныхвложений 54

    3.2.3Расчёт ростапроизводительноститруда 54

    3.2.4Вывод 56

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ Error: Reference source not found

    СПИСОКНОРМАТИВНЫХИСТОЧНИКОВИ ЛИТЕРАТУРЫ Error: Reference source not found

    ВВЕДЕНИЕ


    В современныхусловиях ускорениясоциально–экономическогоразвития наоснове НТПвозрастаюттребованияк качественнымпоказателямпротеканияделовых процессов.В рамках ДОУлюбой организацииособые требованияпредъявляютк документированиюуправленческойдеятельности,так как степеньрациональностиименно этогопроцесса влияетна качествовыполнениязаданий, организациюи культурутруда работников,успех управленияв целом.

    Совершенствованиедокументированияуправленческойдеятельностипредполагаетотсутствиезатрудненийи скорость всоставлениидокументов,расположенииих реквизитовпутём использованияунифицированныхформ и унифицированныхязыковых средств;быстроту передачиинформациина оперативномэтапе созданияи оформлениядокументови в дальнейшейработе по исполнениюуправленческогорешения, чтов совокупностиобуславливаетэкономию временных,трудовых иматериальныхресурсов.

    Актуальностьвыбранной темыопределенанедостаточнойпроработкойпроблемысовершенствованиядокументированияуправленческойдеятельностиорганизациями,в данном случае,администрациейГубернатораИркутскойобласти, чтоведёт к снижениюэффективноститруда, временными материальнымиздержкам.

    Научноезначение. Вдипломнойработе проведёнанализ документированияуправленческойдеятельностиадминистрацииГубернатораИркутскойобласти, основанныйна изученииструктурыданной организации,функций и задачеё подразделенийи должностныхлиц, стадийподготовкидокументов,степени унифицированностиих содержанияи оформления,следованиястандартамв области ДОУ,характерапримененияНИТ. В исследованиипредставленыпоказателиматериальныхзатрат, экономическойи производительнойэффективностиот внедренияданного проекта.

    С точки зренияпрактическогозначенияисследования,проведённогов рамках настоящейдипломнойработы, егорезультатымогут бытьиспользованыспециалистамиуправлениядокументационногообеспеченияадминистрацииГубернатораИркутскойобласти в целяхэффективногоформированиядокументационныхресурсов организации,регламентированияспособов ипроцессов ихсоздания,рационализацииработы с нимис наименьшимизатратамивремени, трудаи средств.

    В качествегипотезы исследованиявыдвинутоутверждениео том, чтосовершенствованиедокументированияуправленческойдеятельностиспособствуетрационализацииработы персонала,в чьи обязанностивходит созданиеи оформлениедокументов,и даёт экономическийэффект, выраженный,главным образом,снижениемзатрат на оплатутруда посредствомсокращенияштата работниковввиду снижениятрудоёмкостипроцесса.

    Целью написаниядипломнойработы являетсяразработкаи внесениерациональныхпредложенийпо совершенствованиюдокументированияуправленческойдеятельностиорганизациина примереадминистрацииГубернатораИркутскойобласти с учётомпроведённогоанализа методическихоснов и современногосостояниятехнологииДОУ. Достижениецели предполагаетрешение следующихзадач:

    – определениепонятий«совершенствование»,«документирование»,«управленческаядеятельность»,«организация»;

    – анализмирового опытав области оптимизацииработы с документами;

    – рассмотрениеаспектовсовершенствованиясодержания,оформленияи работы сдокументами,их способов,принципов,этапов, результатов;

    – изучениенормативно–правовыхисточников,регламентирующихдокументированиеуправленческойдеятельностиорганизаций,в том численормативныхактов администрацииГубернатораИркутскойобласти;

    – исследованиеспецификидокументированияуправленческойдеятельностиорганизацийв целом и с учётомособенностейДОУ администрацииГубернатораИркутскойобласти;

    – внесениепредложенийпо совершенствованиюдокументированияуправленческойдеятельностив администрацииГубернатораИркутскойобласти с учетомрекомендацийнормативно–методическихисточникови специализированнойлитературы;

    – проведениеоценки эффективностипредлагаемыхмероприятийпо совершенствованиюдокументированияуправленческойдеятельности.

    Объектомисследованиявыступаетдокументированиеуправленческойдеятельности.

    Предметомисследованияявляетсясовершенствованиедокументированияуправленческойдеятельностиорганизациина примереадминистрацииГубернатораИркутскойобласти.

    Теоретическойосновой дляисследованияпослужили трудыотечественныхи зарубежныхученых и специалистовв области теориии практикидокументоведения,справочныеи нормативныематериалы поисследуемойпроблеме.

    Методологическаяоснова обусловленазадачами исследованияи опираетсяна системныйанализ, основанныйна изученииобъектов каксистем.

    В качествеметодов дляпроведенияработы быливыбраны сочетаниеабстрактно–теоретическогои конкретно–историческогоанализа, восхождениеот анализа ксинтезу, наблюдение,опрос, изучениедокументационныхисточников,проектирование,планирование,экономическийрасчёт.

    Источниковойбазой дипломнойработы являютсянормативныеакты Федеральногои региональногоуровней, публикациипериодическойпечати, статьисправочных,информационныхизданий и Интернет.Обширную группуисточниковсоставилиделопроизводственныедокументыадминистрацииГубернатораИркутскойобласти и еёсамостоятельныхструктурныхподразделений.

    Ретроспективномуанализу документированияпосвященыработы М. И.Басакова, Г. В.Гузиловой, М.В. Ларина, опубликованныев периодическойпечати. Онидетально описываютстановлениеотечественногодокументированияс Х века донастоящеговремени и краткокасаются зарубежнойпрактики созданиядокументови работы с ними.

    Фундаментальныминаучнымиисследованиямипо совершенствованиюсоздания иоформленияуправленческихдокументовявляются работыО. И. Бондыревой,С. Н. Дёмина, Ю.Н.Столярова, В.Э. Баласаняна,нашедшие отражениев учебных пособияхи периодике.Этими учёнымиподробно описаныпринципы унификациии стандартизациив документоведении.

    В рамкахисследованийИ. Е. Ивановойпо совершенствованиюработы с документамиразностороннерассмотренподход безбумажнойтехнологииуправления.Также темеавтоматизации,электронногодокументооборотаи НИТ в сфереДОУ посвященытруды В. Э. Баласанянаи Л.Р. Фионовой.Материал поданным вопросамвзят из периодическихисточников.

    При написанииработы особоевнимание былообращено напубликацииМ. В. Ларина, В.М. Рубцова, О.И.Рыскова, в которыхотражены основныенаправлениягосударственнойполитики ирегулированияв области ДОУкак РФ, так изарубежныхстран. Важноезначение имелознакомствос законодательствомРФ, нормативнымидокументамив области ДОУ.

    Анализ источникови литературыпо данной темепозволил определитьосновные направленияисследованияи выводы, которыелегли в основунастоящейдипломнойработы.

    Структураработы обусловленалогикой исследования,его целями изадачами. Даннаядипломнаяработа состоитиз введения,трёх глав,заключения,списка нормативныхисточникови литературы,семи приложений.

    Апробацияработы. Тезисыисследованияизложены авторомв опубликованныхматериалахконференций,прошедших врамках «Неделинауки Иркутскогогосударственноголингвистическогоуниверситета»в феврале 2008 года,и доложены нанаучно–практическойконференции«Документоведениеи ДОУ».

    Выводы настоящейдипломнойработы ориентированына внедрениев практикудокументированияуправленческойдеятельностиадминистрацииГубернатораИркутскойобласти.

    ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИ


    1.1 ТОЛКОВАНИЕКЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ


    Совершенствование— от глагола«совершенствовать»— делать лучше,совершеннее[48]; процессрационализацииобъектов, предметов,явлений, действийс учётом последнихдостиженийнауки и техники[42].

    Документирование— запись информациина различныхносителях поустановленнымправилам [5].М.И.Басаков[25:59] описываетего как «процесссоздания иоформлениядокументов».Мы будем рассматриватьэто понятиекак процесссоздания иоформлениядокументовна различныхносителях поустановленнымправилам.

    Управленческаядеятельность(управление)— сознательное,заранее продуманноедействие состороны однихлюдей (управляющих)на других(управляемых)и экономическиеобъекты с цельюполученияжелаемогорезультата[46]; процесс планирования,организации,мотивации иконтроля, необходимыйдля формулированияи достиженияцелей организации[43]; деятельностьпо эффективномуи прогрессивномуиспользованиюресурсов, достижениюцелей организации,а также ростуэффективностии производительности[27].

    Организация— предприятие,учреждение,фирма независимоот форм собственностии подчиненности[13], призванноевыполнятьзаданные функции,решать определенныйкруг задач[49].

    Таким образом,в данной работемы будем рассматриватьсовершенствованиедокументированияуправленческойдеятельностиорганизацийкак совокупностьдействий,направленныхна повышениеэффективностии рационализациюсоздания иоформлениядокументов,возникающихв процессеуправления.

    1.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИВ ИСТОРИЧЕСКОМАСПЕКТЕ


    1.2.1 Становлениедокументированияв России

    По даннымархеологови лингвистовуже в X в. в Древнерусскомгосударственачала складыватьсякультура написаниядокументов(договоры сВизантией 911 и945 гг.). В этот периодв основномдокументируютправовые отношения.С развитиемзаконодательныхоснов государстванаряду с объемнымимногостраничнымиправовымиактами («РусскаяПравда», Новгородскаяи Псковскаясудные грамоты,Двинская уставнаяграмота) создаютдокументы,фиксирующиеконкретныечастные правоотношения(уставные, вкладные,купчие грамоты;заёмные, закладныекабалы, фиксирующиезаём денег;житийные записи— при срочномнайме работников;полные грамоты— при продажев рабство; отпускныеграмоты и т.д.).

    Накоплениетрадиций всфере документированиявело к формированиюкруга специалистовв области созданияи обработкидокументов.Первоначальноих состав пополнялсяза счет церковныхпсаломщикови дьяков. Сталивырабатыватьсятиповые формыотдельных,наиболеераспространенныхдокументов,из которыхсоставлялисвоеобразныепособия поделопроизводству— «формулярники».Установилиприёмы засвидетельствованиядокументов,их составления— документыначинают проходитьстадии написания(чернопись,редакция, беловик);начали использоватьскрепы, печати,мосты (подписина склейках)— так появляютсяэлементы защитыинформацииот несанкционированногодоступа настадии храненияи использования.

    До конца XIVв. основнымматериаломдля письмаслужил пергамент.Самой древнейформой документана Руси былаграмота — отдельныйлист пергаменташириной около3,5 вершков (15–17см). Размерыдокумента моглибыть различнымиза счет подклейкиследующихлистов. Потерявшиеценность документысчищали, адорогостоящийматериалподравнивали,обрезали обтрепанныеместа и сноваиспользовалидля записиинформации.С увеличениемобъемов делопроизводстваменялась графикаписьменности:первоначальнодокументысоставлялиуставной манеройписьма, характернойдля книжногодела с выписываниембукв с прямымиочертаниями.В XIV в. стали использоватьполуустав,позволившийускорить процессписьма за счетвыносных букви сокращенийотдельных слов.Документыписали сплошнымтекстом, безразделенияна слова. Иззнаков препинанияк XIV в. стали использоватьточку в концепредложения.

    Системагосударственногоделопроизводстваначинает складыватьсяв период формированиярусскогоцентрализованногогосударства.Этот период(XV–XVII вв.) принятоназывать приказным:по названиюпервых государственныхучреждений— приказов.

    В XV в. дорогостоящийпергаментвытеснилабумага. Первоначальноеё изготавливалииз тряпья, ачернила — изсолей железаи дубильныхвеществ, добываемыхиз чернильныхнаростов надубовых листьях.Сочетаниежелезистыхчернил и тряпичнойбумаги делалотекст особенностойким — онпочти не выцветал.Поэтому документыэтого периода,хранящиесяв архивах, хорошочитаемы. Инструментамиписьма до второйполовины XIX в.служили гусиныеперья. Написанныйтекст посыпалсямелким кварцевымпеском. В делопроизводствеприказов продолжалииспользоватькак форму документастолбец — свитокиз подклеенныхдруг к другуузких листовбумаги. Важныегосударственныеакты моглииметь особеннобольшие размеры.Например, грамотацаря АлексеяМихайловичаПыскорскомумонастырю имеетдлину болееметра, а Соборноеуложение 1949 г.насчитывает309 метров.

    Составныечасти столпаназывалисьпоставами.Столбец являлсяфактическине одним документом,а включал всюсовокупностьдокументовдела. Текст встолбцах писалитолько с однойстороны, оборотнуюиспользовалидля проставленияпомет, резолюции,адреса. Такаяформа документабыла неудобной,поскольку многовремени уходилона развертываниеи свертываниестолбца припоиске необходимыхсведений. Самасклейка быланедостаточнопрочной, чтоприводило кветшанию иизносу документа.Столбцовуюформу документированияотменил ПетрI. Позже сталиприменятьтетради — листыбумаги, сложенныевдвое. Их собираливместе, переплеталии составляликниги. В формекниг вели списки,финансовые,учетные записи.

    В документахприказногоделопроизводствабольшинствореквизитовеще не выделилосьиз текста — онисоставлялисплошной текст.Как правило,документ начиналсяс обращения,даты или обозначенияавтора документа:«От царя и великогокнязя АлексеяМихайловича,всея Великойи Малой Россиисамодержца,боярину, князюЯкову КуденетовичуЧеркасскому...».

    Коллежскоеделопроизводствопримечательнореформами ПетраI. Отсутствиев прежних учрежденияхустановленногозаконом порядка,общих формдокументов,постоянныхсроков дляпроизводствадел побудилправительствоискать новыеформы государственногоустройства.

    Существенныеизмененияпретерпеваетформа документов.Разрабатывают«генеральныеформуляры»— образцы, покоторым следовалосоставлятьдокументы. Вуказе 1723 г. «Оформе суда»содержаниечелобитнойследовалоизлагать попунктам — быласделана попыткаформализоватьтекст документа,сделать егомаксимальноудобным длячтения. Самостоятельнымиэлементамиформулярастановятсядата и наименованиедокумента.Появляетсяряд реквизитов,отражающихразличныестадии процессадокументирования:подписи, отметкио согласовании,регистрационныеиндексы, отметкао контроле, онаправлениив дело и иное.

    Начало XIX в.ознаменовалосьновой реформойгосударственногоуправленияи делопроизводства— появилисьминистерства.Делопроизводствоэтого периоданазываютминистерским.Первоначальнопреобладал«коллежский»порядок составлениядокументов,при которомрассмотрениекаждого вопросатребовалоповторениявсех предыдущихдокументов,дела при этомдостигалиогромных размеров.К середине XIXв. сложилсяновый порядокизложения делав форме краткойзаписки — самогосущества вопроса.В делопроизводствеминистерствпоявляютсябланки учрежденийс угловымрасположениемреквизитов.Бланки печаталитипографскимспособом илиписали от руки.Состав реквизитовбланка включалнаименованиеучреждения,структурныхподразделений,дату и регистрационныйиндекс документа.Занял обособленноеместо заголовокк тексту документа,располагаясьнепосредственнопод реквизитамибланка (практическитак же, как и всовременныхдокументах).Появляетсяссылка на поступившийдокумент (прототипсовременногореквизита«Ссылка на датуи номер входящегодокумента»),которая неимела покаунифицированноговида и моглавыглядетьпо–разному:«Ответ на ...»или: «От …» ит.п. Приобретаетустойчивыйвид реквизит«Адресат»,появившийсяеще в XVIII в. Получаетопределеннуюформу удостоверениедокумента:подписи и скрепына документевключают наименованиедолжности лица,подписавшегоили скрепившегодокумент и еголичную подпись.Большое значениеимели письмовики— сборникиобразцов документов.

    Период 1917–1990-хгг. 15 марта 1917 г.Было принятопостановление«Об упрощенииформы официальныхсношений ибумаг», котороезаключалосьв отмене «титулованияи заключительнойформулы деловыхписем, выражающейличные чувства».В «Положениио письмоводствеи делопроизводстве»от 1918 г. изменениякасались исключенияустаревшихканцелярскихштампов в текстахдокументов,рекомендацийпо использованиюменьших форматовбумаги в целяхеё экономии.

    К концу 20–хгг. остро всталапроблема унификациии стандартизациидокументов.Были разработаныстандартыслужебныхписем, телеграмм,телефонограмм,протоколов,извещений. Былистандартизованыматериалы,применяемыев делопроизводстве(бумага, чернила,ленты пишущихмашин).

    В 1965 году быларазработанаЕГСД. Реализацияее положенийповысила общуюкультуру управленияи качествопринимаемыхрешений, позволилаоптимизироватьструктуру иштатную численностьуправленческогоаппарата. Однакоэлементы НИТ,частичнореализовывавшиесяв практикеработы ведущихзарубежныхфирм, в ЕГСДпредставленыне были из–заполного отсутствиялитературыпо данным вопросами финансированияна их практическоеизучение. Этотпробел отчастивосполнен позжесозданием новойредакции ГСДОУ,утвержденнойв 1988 г.

    В 70–80–х гг. былиразработаныстандарты науправленческуюдокументацию,общесоюзныеклассификаторытехнико–экономическойинформации,унифицированныесистемы документации.Это значительноулучшило оформлениедокументации;облегчилопроцессы поиска,учета, анализа,храненияразнообразнойинформации;подготовилопочву дляавтоматизацииуправленческихфункций [38].

    На современномэтапе процессдокументированиястремятсяполностьюавтоматизироватьс помощью НИТ.Их использованиепри осуществлении,например, работыорганов исполнительнойвласти позволитсократитьиздержки науправление,в том числе засчет высвобождениячасти техническогоперсонала этихорганов. Долюэлектронногодокументооборотапредполагаютдовести до 65%внутри ведомстви до 40% в межведомственномвзаимодействии[7]. На сегодняшнийдень созданомножествопрограмм какзарубежного(«Lotus Notes», «Office Media»), таки отечественногопроизводства(«Дело», «Делопроизводство»).Создание иоформлениеЭД (электронныхдокументов)регулируютФедеральныйзакон от 10 января2002 г. № 1–ФЗ «Обэлектроннойцифровой подписи»[11], от 27 июля 2006 №149–ФЗ«Об информации,информационныхтехнологияхи защите информации»[19], Федеральнаяцелевая программа«ЭлектроннаяРоссия (2002–2010 гг.)»от 28 января 2002 г.№ 65 [7]. Интернациональноевзаимодействиена документальномуровне регулируютв рамках международногостандарта ИСО15489:2001 «Информацияи документация.Управлениедокументами»[3].


    1.2.2 Становлениедокументированиязарубежом

    В Германиис 1926 г. действовал«имперскийзакон о всеобщемпорядке делопроизводства».Разработчикисовременнойсистемы делопроизводстваминистерствФРГ одной изглавных еезадач поставили«противодействиесоблазну черезсредства современнойВТ отказатьсяот строгихсистематизирующихсхем группировкии шифрованиядокументов»[40:20].

    В 1960 г. Европейскойэкономическойкомиссией былапризнанацелесообразностьунификацииделовых документов.В 1963 г. ею был принятформуляр–образец,признанныйв 1966 г. и ведомствамиСССР [40].

    В США с 1976 г.действует законпо управлениюФедеральнойдокументацией.Термин «Управлениедокументацией»включаетпланирование,контроль,руководство,организацию,обучение идругие управленческиедействия,предполагающиесоздание иоформлениедокументов,их хранение,использованиеи возможностьраспоряженияими.

    В Англии с1985 г. действуетправительственнаяпрограмма посовершенствованиюуправлениядокументацией.При кабинетеминистровработает второйадминистративныйотдел, которыйсовместно сГосударственныйархивом Великобританиизанимаетсявопросамиуправлениядокументациейна современномтехнико–технологическомуровне.

    В Чехии взаконе «Обархивном деле»1994/1997–2002 гг. четкообозначенаобязанностьвсех организаций,независимоот формы собственности,«заботитьсяо правильномоформлении,учёте и хранениидокументации».

    В Австралиивпервые в мирев 1996 г. был принятстандарт поуправлениюдокументами,содержащийрекомендациипо работе страдиционными(на бумажномносителе) исовременными(электронными)документами[37].

    В 2003 г. в Голландиина основаниизакона «Обэлектронныхподписях»1999/93/EC принят аналогичныйзакон, признающийэлектронно–цифровуюподпись на ЭДравнозначнойсобственноручнойна бумажномносителе.

    В настоящеевремя Европейскоесообществоприлагаетзначительныеусилия пореорганизациидеятельностиорганов государственнойвласти в соответствиис концепцией«Электронногоправительства»и «Электронногоуправления».Так в Голландииодной из целейпродвижениябизнеса являетсяведение какминимум 25% управленческойдеятельностинациональногоправительстваэлектроннымспособом. Такжев национальныхпроектах«Электронногоправительства»участвуютстраны Европы,Великобритания,Соединённыештаты Америки,Россия [7].

    Показательнымявляется и опытколлег из странСНГ. РеспубликаБеларусь — одноиз первых государств,успешно разработавшихи внедрившихзаконодательнуюи нормативно–методическуюбазу управлениядокументацией,включая электронную.Закон «Обинформатизации»(1995 г.), ГражданскийКодекс РеспубликиБеларусь (1998 г.),закон «Об электронномдокументе»(2000 г.), ГОСТ СТБ1221–2000 «Документыэлектронные.Правила выполнения,обращения ихранения»являются важнымигосударственнымиактами в сфереДОУ [37].

    В ряде страносновным нормативнымдокументом,регламентирующимдокументированиеи работу сдокументами,является национальныйстандарт,эквивалентныймеждународномуИСО 15489:2001 «Информацияи документация.Управлениедокументами»[3]. Например, вГолландии этопереведенныйна национальныйязык ISO NEN 15489:2001[39].

    Из вышеприведённогоретроспективногоанализа со всейочевидностьюследует, чтово всём миренаблюдаетсяувереннаятенденциясовершенствованиясоздания иоформлениядокументовс целью экономиивременных итрудовых ресурсов,обеспечениясохранностидокументированнойинформациикак объектасоциального,экономического,политического,исторического,научного икультурногонаследия.


    1.3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕСОДЕРЖАНИЯИ ОФОРМЛЕНИЯДОКУМЕНТОВ


    1.3.1 Унификациятекстов документов

    Под унификациейв широком смыслепонимают уменьшениемногообразиятипов и видовизделий одинаковогофункциональногоназначения[42]. Согласно«Словарю побизнесу и праву»[45], унификация(лат. uni — одини facere — делать)— приведениек единой форме(документов,оборудования,услуг и пр.).Применительнок управленческимдокументамона заключаетсяв сокращениинеоправданногомногообразияразновидностейдокументов,приведениеих к единоподобиюформ, структур,языковых конструкций,операций поих составлению,обработке,учёту и хранению[25].

    Унификациятекстов документовцеленаправленная,упорядоченнаяработа по оптимизацииструктуры,содержанияи стиля изложениядокументови созданию наэтой основеуниверсальныхвариантов ихтекстов [26].

    Результатыунификации

    – Целенаправленноеи оправданноеприменениев текстах документовустоявшихсясемантическихконструкцийи терминологии;

    – Совершенствованиеструктурыдокументов;

    – Универсализацияпредставлениядокументированнойинформации.

    Благодаряунификациидостигаютупорядочениясостава документоворганизации,фиксирующихосуществлениеоднотипныхуправленческихдействий. Витоге этоспособствуетсокращениювременных иматериальныхзатрат на подготовкудокументоворганизации,что имеет особоезначение приосуществленииуказаннойработы в оперативномрежиме.

    В основеработы по унификациитекста отдельногодокумента лежитметод выделенияв нём постоянной(повторяющейся)и переменной(оригинальной)информации[28].

    Способыунификациитекстов документов

    Текстыдокументовоформляют ввиде анкеты,таблицы, связанноготекста или ввиде соединенияэтих структур[6].

    Трафарет— способ фиксациипостояннойинформациив виде связноготекста с пробеламидля переменной.В такой формесоздают приказы,заявления.

    Анкета —способ представленияунифицированноготекста, прикотором постояннуюинформациюрасполагаютв левой частилиста, а переменнуювносят в документв процессе егосоставленияв правую. В УСОРДанкетным методомсмоделированыприказы о приёме,переводе, увольнении;докладные иобъяснительныезаписки. Достоинстваанкет: упрощаютподготовкудокумента,облегчаютмашинописныеработы.

    Таблица —разорванныйтекст, расположенныйпо определенномупринципу: постояннаяинформация— в заголовкахграф и боковике,а переменная— на пересечениисоответствующихграф и строк.Обладает большойинформационнойемкостью, позволяетстрого классифицироватьи кодироватьинформацию,проводитьсравнительныйанализ данных[28].

    Принципыунификациидокументов

    – Унификацияот общего кчастному. Заключаетсяв построенииформуляраобразца документадля конкретнойсистемы документациии установлениина его основесостава реквизитовдля даннойсистемы документации,отдельных видовдокументов,конкретногодокумента;

    – Единообразиеформ документови правил ихпостроения,составления,оформления.Обеспечиваютпутём максимальнойтипизации итрафаретизациидокументов,унификациирасположенияданных на поледокумента,выработкитехнологийи условныхсокращений;

    – Комплексностьунификации.При её проведениидолжны бытьпредусмотренытребованияк документуна всех стадияхего создания,заполнения,обработки ихранения. Крометого, должныбыть учтеныпсихофизиологическиевозможностичеловека ипараметрытехническихсредств;

    – Информативность.Означает включениев документытолько техреквизитов,которые нужныдля решенияконкретныхзадач, поискаи подтвержденияюридическойсилы документа;

    – Сокращениечисла видовдокументов.Достигают засчёт совершенствованияметодов управления,например, приповсеместномпримененииорганизационнойтехники;

    – Стабильностьтребованийк документам.Зафиксированов государственныхи отраслевыхстандартах;

    – Сопряжениес действующимисистемамиклассификациии кодированиятехнико–экономическойинформации;

    – Экономичность.Достигают засчет обоснованноговключениядокументовв системудокументации,широкого применениябланков, рациональнойкомпоновкиформ документов,установленияоптимальногообъема реквизитови т. д. [26].

    Этапы унификациитекстов документов

    1) Определениекритериевотбора документовдля унификации;отбор документов,соответствующихкритериям,составлениена них аннотаций;

    2) Выборпоследовательностирасположениякомпонентовтекста в соответствиис назначениемслужебногодокумента —с этой цельюпроизводятпредварительнуюструктуризациютекста, позволяющуюсформироватьбазовую модельунифицированноготекста документа;

    3) Предварительнаяунификациястилистическихсредств текста;

    4) Формированиеокончательноговариантаунифицированногосодержаниядокумента.

    Принятыйв качествеокончательноговариант унифицированноготекста документа(форму документа)помещают вальбом унифицированныхформ документоворганизациии (или) в банкунифицированныхформ ЭД.

    В дальнейшемунифицированныеформы применяютдля подготовкиконкретныхвариантовдокументов.Содержаниеальбома (банка)унифицированныхформ подлежитпериодическойактуализации.С этой цельюиз их состававыводят устаревшиеформы, разрабатываюти включаютвновь утверждённые,а также корректируютдействующие[28].

    В соответствиис Методическимирекомендациямипо унификациитекстов управленческихдокументов[15] тексты последнихизлагают деловымстилем, характернымичертами которогоявляются подчеркнутаяофициальность,адресность,использованиестандартных(подходящихдля изложения)словарныхединиц, нейтральностьи лаконичность,точность иясность изложения;тематическаяограниченностьсодержания,подразумевающаяосвещение вдокументе неболее одного–двухвопросов [47].

    Следованиеперечисленнымстилистическимнормам приподготовкетекстов документовв значительнойстепени способствуетясному пониманиюих содержанияи позволяетадресату вболее короткиесроки выработатьоптимальноеуправленческоерешение, подготовитьответный документ.


    1.3.2 Стандартизацияоформлениядокументов

    Стандартизацияв широком смыслеозначает процессустановленияи применениястандартов[42]. Международнаяорганизацияпо стандартизациидаёт следующееопределение:«установлениеи применениеправил с цельюупорядочениядеятельностив определённойобласти напользу и приучастии всехзаинтересованныхсторон, в частности,для достижениявсеобщей оптимальнойэкономии присоблюдениифункциональныхусловий и требованийтехники безопасности»[3:5]. Большой юридическийсловарь трактуетэто понятиекак «деятельностьпо установлениюправил и характеристикв целях ихдобровольногомногократногоиспользования,направленнаяна достижениеупорядоченностив сферах производстваи обращениятоваров и повышениеконкурентоспособностипродукции,работ или услуг»[44:248].

    Стандартизацияв делопроизводстве— деятельность,заключающаясяв разработкеоптимальныхправил и требованийпо подготовке,оформлению,учёту и хранениюделовой информации,принятых вустановленномпорядке ирекомендованныхдля всеобщегои многократногоих применения[5].

    Стандартизацияоформлениядокументовформа юридическогозакреплениярезультатовунификации;целенаправленная,упорядоченнаяработа по приведениювнешнего видадокументовк единообразиюпосредствомустановленияоптимальногосостава реквизитови их оформленияв соответствиис принятымитребованиями[28].

    В соответствиис законом от27 декабря 2002 г. N184–ФЗ «О техническомрегулировании»[10], целями стандартизацииявляются повышениеуровня безопасностипродукции,работ, услуг;повышение ихконкурентоспособности;обеспечениенаучно–техническогопрогресса ирациональногоиспользованиересурсов; техническаяи информационнаясовместимость;сопоставимостьрезультатовисследований(испытаний) иизмерений,техническихи экономико–статистическихданных; взаимозаменяемостьпродукции.

    К документамв областистандартизации,используемымна территорииРФ, относятнациональныестандарты;правила, нормыи рекомендациив областистандартизации;общероссийскиеклассификаторытехнико–экономическойи социальнойинформации;стандартыорганизаций[10].

    Закон РФ от10 июня 1993 г. № 5154–1 «Остандартизации»[14] устанавливаетправовые основы,порядок проведенияработ и видыдокументовпо стандартизации;осуществлениегосударственногоконтроля инадзора засоблюдениемтребованийгосударственныхстандартов,ответственностьза нарушениеположенийзакона и другиеаспекты.

    В практикесовершенствованияДОУ разрабатываютгосударственныестандарты натерминологиюделопроизводстваи архивногодела, на требованияк составлениюи оформлениюуправленческихдокументов.

    Результатыстандартизации

    Юридическая сила документированной информации;

    Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;

    Эффективная автоматизированная обработка документов.

    Нормативныеакты, регламентирующиеоформлениедокументов

    1) Международныестандарты,устанавливающиетребованияк оформлениюдокументов,действие которыхраспространяетсяна РФ в соответствиис заключеннымимеждународнымисоглашениями;

    2) Государственныестандарты,устанавливающиетребованияк оформлениюдокументов;

    3) Территориальныеи отраслевыестандарты,устанавливающиетребованияк оформлениюдокументовс учетом спецификиорганизациии содержаниядеятельностисоответствующихорганов управления;

    4) Внутренниестандартыорганизаций,устанавливающиетребованияк оформлениюдокументовс учетом спецификисодержанияих деятельности.

    В итоге, благодаряпроведениюстандартизациии унификацииформулярови текстов документовна пути совершенствованиядокументированияуправленческойдеятельностиорганизацийможно достичькосвенного(повышениекачества управления,эффективностииспользованияоргтехники,ускорениеоборачиваемостифинансовыхсредств) и прямого(снижение затраттруда при работес документами,расхода материаловна их изготовление,удельныхкапиталовложенийв оргтехнику,её амортизациюи ремонт) эффекта.

    Важно отметить,что значениеунификациии стандартизациисоздания иоформлениядокументовособенно возрослов связи с применениемв управленческойдеятельностиНИТ.


    1.4 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕРАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ


    1.4.1 Переходк безбумажнойтехнологииуправления

    На современномэтапе развитияэкономикиотмечаютсястремлениеруководстваорганизаций,с одной стороны,к реструктуризациисистем и совершенствованиюпроцедур управления,и, с другой, куменьшениюобъёмов документациина бумажныхносителях,снижению стоимостиеё обработкии повышениюэффективностиработы с нейна пути организациисовместногодоступа специалистовк информации,хранения ипоиска документов.

    По оценкеDelphi Consulting Group [35], в миреежегодно появляетсяоколо 6 млрд.новых документов.В настоящеевремя тольков США ежедневносоздают более1 млрд. страницдокументированнойинформации,а в архиваххранят ужеболее 1,3 трлн.различныхдокументов.

    НИТ предлагаютдостижениезаявленныхцелей при помощиподхода, именуемого«переход кбезбумажнойтехнологииуправления».Он предполагаетвыбор и применениеметодов организациибезбумажнойтехнологииуправления,основывающейсяна четырёхосновных концепциях:автоматизациярабочих местслужбы ДОУ,электронныйдокумент, системаэлектронногодокументооборота,система корпоративногоэлектронногоархива.

    Автоматизациярабочих местслужбы ДОУ вРоссии прошлак концу XXIв. два этапа:первый характеризуетсялокальнойавтоматизациейделопроизводственныхфункций и процедур,второй — зарождениеми становлениемкомплексногорешения проблемавтоматизацииДОУ в организацияхи переходомк безбумажномуобмену информацией.

    Под АРМ(автоматизированнымрабочим местом)на стадии ихзарожденияпонимали совокупностьтехническихи программныхсредств, информационногои организационногообеспечения,ориентированныхна выполнениерегламентированныхорганизационно–управленческихзадач. С появлениемПК разработкаАРМ различногофункциональногоназначения(АРМ руководителя,АРМ секретаря,АРМ бухгалтера,АРМ архивиста,АРМ документоведаи пр.) сталанеобходимымэлементоминформационнойтехнологиинезависимоот уровня еёразвития.

    Цели созданияАРМ

    Повышение оперативности управленческого труда;

    Сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации;

    Усиление контроля сроков исполнения документов;

    Упорядочение документооборота.

    В зависимостиот используемыхтехническихи программныхсредств АРМделят на локальныеи сетевые. ЛокальноеАРМ даёт возможностьпользователюпроизводитьобработкуданных на отдельномрабочем месте(необходиманормативно–справочнаяинформация,все БД хранятсяв памяти ПК).Сетевые АРМпозволяютсовместноиспользоватьинформациюразличнымгруппам пользователей.

    Наиболееэффективными рациональнымрежимом работыАРМ являетсяих функционированиев рамках ЛВС.При этом должнабыть обеспеченаинформационно–техническаясовместимостьсредств ВТмежду собойи с централизованнымиБД [25].

    Концепцияэлектронногодокументавозникла в 80–хгг. с появлениемна рынке микрокомпьютерови первогографическогоинтерфейсапользователя.Как утверждаютсотрудникикомпании DelphiConsulting Group [33], уже сегодняв некоторыхобластях деятельноститаким способомобрабатываютдо 70 % информации.

    СогласноФедеральномузакону от 27 июля2006 № 149–ФЗ «Обинформации,информационныхтехнологияхи защите информации»[9:5], ЭД являетсявсякое «электронноесообщение,подписанноеэлектроннойцифровой подписьюили иным аналогомсобственноручнойподписи».

    В отличиеот документовна бумажныхносителях,переход к цифровымЭД обеспечиваетособые преимуществапри создании,совместномиспользовании,распространении,хранении, атакже защитеинформации.Они могут увеличитьпроизводительностьиспользуемыхприложений,уменьшитьтребованияк размерамнакопителей,сократить илиполностьюрешить проблемупотерь и неверногоразмещениядокументов.ЭД могут бытьодновременноиспользованысотрудникамив рамках однойрабочей группы,отдела или всейорганизации.Доступ к нимосуществляетсяв течение несколькихсекунд в отличиеот документовна традиционных,бумажных, носителях.

    Ускоренныйдоступ к стратегическойинформациинаряду созначительнойэкономиейсредств можетобеспечитьи важные конкурентныепреимущества.Помимо перечисленного,ЭД позволяютпереместитьцентр тяжестикомпьютернойтехнологиис традиционныхструктурированныхалфавитно–цифровыхданных на ихпотоки, дополненныебольшими объемамитекста, изображений,звука, видеои графики. Такиедокументысмогут такжевключатьгипертекстовыесвязи и реляционныеданные. ЭД ограниченлишь такимипараметрами,как содержимое,структураданных, формат,стандарт режимапередачи. ЭДоткрыт, адаптируем,многомерен.

    Защитуот несанкционированногодоступа к ЭДобеспечиваетЭЦП (электронно–цифроваяподпись) —реквизитЭД, предназначенныйдля его защитыот подделки,полученныйв результатекриптографическогопреобразованияинформациис использованиемзакрытогоключа ЭЦП ипозволяющийидентифицироватьвладельцасертификатаключа подписи,а также установитьотсутствиеискаженияинформациив ЭД [9, 11].

    За нескольколет концепцияЭД получиласвое развитиеот обычногографическогообраза документадо идеи электронногодокументооборота.Содержаниемвторой концепцииявляется разработкаСЭД (системыэлектронногодокументооборота),с целью интеграциивсех приложенийв единую информационнуюсреду, обеспечивающуюоперативноевзаимодействиевсех пользователейпри выполненииими деловыхпроцедур ифункций управлениянеобходимойинформацией.

    Основныефункции СЭД

    Планирование и составление маршрутов движения документов;

    Контроль движения документов;

    Управление документооборотом и его регулирование;

    Но каковыбы не были функции,заложенныев СЭД, главноеих назначение— организацияхранения ЭДи работа с ними.Система автоматическиотслеживаетизменения,сроки исполнения,движение документов,контролируетих версии.КомплекснаяСЭД охватываетвесь циклделопроизводстваорганизации— от постановкизадачи на созданиедокумента доего списанияв архив. Крометого, СЭД настраиваемана существующуюорганизационно–штатнуюструктуру исистему делопроизводстваорганизации,а также интегрируемас существующимикорпоративнымисистемами.

    ОсновнымипользователямиСЭД являютсякрупные организациии иные структуры,чья деятельностьсопровождаетсябольшим объёмомсоздаваемых,обрабатываемыхи хранимыхдокументов.

    Несмотряна все перечисленныедостоинства,внедрениемощных системэлектронногодокументооборотане всегда приводитк получениюожидаемогоэффекта.

    Страницы:123

    Источник: http://xreferat.com/60/6261-1-sovershenstvovanie-dokumentirovaniya-upravlencheskoiy-deyatel-nosti.html
    Причинакроется в том,что огромноеколичествооперативнойи справочнойинформациипо–прежнемуостается набумажных носителях.Ручная обработкатаких бумажныххранилищ становитсяузким звеномфункционированиямногих крупныхорганизаций.Решением можетстать применениетехнологиипостроенияКЭА (корпоративногоэлектронногоархива). Речьидет об интегрированнойсистеме глобальногомасштаба,обеспечивающейэффективныйдоступ и хранениеогромных объёмовЭД. Причем технологиядолжна включатькак средствасоздания илинаполнениябанка данных,так и обеспеченияего должногофункционированияи развития.

    Однако, еслипотребностьв такой технологииназрела ужемного лет назад,то техническаявозможностьее реализациипоявиласьотносительнонедавно. Этосвязано с появлениемнедорогихносителей,повышениемэффективностивысокоскоростныхвычислительныхсистем и сетей,технологийиндексированиясверхбольшихмассивов данных;внедрениемсредств искусственногоинтеллекта,позволяющихмоделироватьи анализироватьбольшие объёмыинформации.

    Для реализацииКЭА организуютсеть, включающуюрабочие станциии серверы вводаи обработкиинформации.Для ввода документовс бумажныхносителейнизкого качестваиспользуютпромышленныесканеры потоковоговвода. Системаобеспечиваетэффективноеиндексированиеи полнотекстовыйпоиск, что относитеё к классутрадиционныхинформационно–поисковыхсистем. Альтернативноенаправлениебазируетсяна принципеполнотекстовогоиндексированиянеструктурированныхданных и включаетконтекстное,не зависящееот естественногоязыка, и контекстно–зависимоеиндексирование,позволяющееоптимизироватьиндексациюи поиск с учётомспецификиморфологиии семантикиестественногоязыка.

    Ввиду высокихтребованийк скоростидоступа к поисковомуобразу документаи его целостности,данные должныхраниться внадежныхвысокоскоростныхсистемахархивирования,а графическиеобразы документов— на носителях,характеризуемыхдлительностьюиспользования[41].

    Таким образом,можно с достаточнойопределённостьюсказать, чтона сегодняшнийдень электронныесистемы являютсясамым эффективнымспособом оптимизациии рационализациидокументооборотаорганизаций,а, следовательно,и документированияих управленческойдеятельности.Но важно отметить,что применениеСЭД не даётжелаемогорезультатабез использованияунифицированных,стандартизованныхформ документови без КЭА — толькосочетание всехконцепций инаправленийсовершенствованиядаёт наилучшийрезультат.

    ГЛАВА 2.ДОКУМЕНТИРОВАНИЕУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИОРГАНИЗАЦИИНА ПРИМЕРЕАДМИНИСТРАЦИИГУБЕРНАТОРАИРКУТСКОЙОБЛАСТИ


    2.1 ХАРАКТЕРИСТИКАДЕЯТЕЛЬНОСТИАДМИНИСТРАЦИИГУБЕРНАТОРАИРКУТСКОЙОБЛАСТИ


    АдминистрацияГубернатораИркутскойобласти (далее— АГИО) являетсяИОГВ (исполнительныморганом государственнойвласти) ИО (Иркутскойобласти), сформированнымдля обеспечениядеятельностиГубернатораи администрацииИО — высшегоИОГВ области.

    АГИО обладаетправами юридическоголица, в том числевыступаетистцом и ответчикомв суде; имеетбюджетнуюсмету, лицевойсчет, печатьс изображениемгосударственногогерба РФ, иныештампы и бланки;финансируемаиз областногобюджета вустановленномпорядке и расходуетполученныесредства всоответствиис утвержденнойбюджетнойросписью.

    АГИО в своейдеятельностируководствуетсяКонституциейРФ, Федеральнымиконституционнымизаконами,Федеральнымизаконами, правовымиактами ПрезидентаРФ и ПравительстваРФ, иными Федеральнымиправовымиактами, Уставоми законами ИО,иными правовымиактами ИО, атакже Положениемоб АГИО [12, 17, 16].

    МестонахождениеАГИО: 664027, г. Иркутск,ул. Ленина, 1А.


    2.1.1 Цели администрацииГубернатораИркутскойобласти

    В соответствиис Положениемоб АГИО [17], еёцелями являетсяследующее:

    Обеспечение реализации полномочий Губернатора и администрации ИО и осуществление контроля за их исполнением;

    Содействие Губернатору в решении вопросов, касающихся обеспечения прав и свобод человека и гражданина;

    Обеспечение деятельности Губернатора по решению кадровых вопросов;

    Обеспечение планирования деятельности Губернатора;

    Содействие Губернатору в развитии государственного управления и проведении административной реформы на территории области, направленной на повышение эффективности деятельности системы ИОГВ ИО;

    Обеспечение реализации Губернатором иных возложенных на него законодательством полномочий.


    2.1.2 ФункцииадминистрацииГубернатораИркутскойобласти

    Для обеспечениядостиженияорганизационныхцелей на АГИОвозложеновыполнениеследующихфункций:

    Подготовка проектов законов ИО и проектов заключений на них для внесения их Губернатором в Законодательное собрание в порядке законотворческой инициативы;

    Подготовка предложений о подписании или отклонении Губернатором законов ИО;

    Подготовка, согласование и представление Губернатору проектов правовых актов, аналитических докладов, справок и иных необходимых ему документов и материалов;

    Обеспечение обнародования законов ИО, опубликования правовых актов Губернатора и администрации ИО;

    Подготовка материалов для публичных выступлений Губернатора;

    Обеспечение деятельности общественных консультативно–совещательных органов при Губернаторе во взаимодействии с управлением делами администрации ИО;

    Осуществление контроля за исполнением законодательства (в части, касающейся полномочий Губернатора), правовых актов Губернатора и администрации ИО, других решений главы области;

    Подготовка проектов обращений Губернатора в суды;

    Подготовка предложений Губернатору по обеспечению согласованного функционирования и взаимодействия ИОГВ ИО;

    Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО с политическими партиями, общественными и религиозными объединениями, профессиональными союзами, СМИ и иными физическими и юридическими лицами;

    Обеспечение диалога со структурами гражданского общества области, содействие их развитию и укреплению;

    Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО при осуществлении международных и внешнеэкономических связей, в том числе с иностранными партнерами;

    Обеспечение и организация взаимодействия Губернатора, администрации ИО с государственными органами, органами местного самоуправления муниципальных образований РФ;

    Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО с полномочным представителем Президента РФ в Сибирском Федеральном округе;

    Подготовка предложений Губернатору по повышению эффективности государственной гражданской службы ИО;

    Содействие Губернатору в реализации полномочий по кадровой политике;

    Обеспечение реализации Губернатором его полномочий, касающихся государственных наград РФ и ИО;

    Организация и обеспечение исполнения в пределах полномочий законодательства об обороне, воинской обязанности и военной службе;

    Обеспечение совместной деятельности Губернатора, администрации ИО с правоохранительными и судебными органами, расположенными на территории области;

    Подготовка предложений Губернатору по вопросам административно–территориального устройства области;

    Обеспечение деятельности Губернатора по вопросам помилования;

    Сбор, обработка и анализ информации о социально–экономических и политических процессах в области, в стране и зарубежом;

    Учет и анализ обращений граждан, предложений общественных объединений и органов местного самоуправления муниципальных образований ИО, представление соответствующих докладов Губернатору;

    Организация мероприятий по обеспечению мобилизационной подготовки и мобилизации в случае необходимости;

    Обеспечение Губернатора и администрации ИО бесперебойной, оперативной и достоверной специальной документальной связью;

    Обеспечение информационного сопровождения деятельности Губернатора, администрации ИО и оперативное информирование Губернатора о позиции СМИ по поводу его решений и выступлений;

    Формирование архивного фонда законов области, правовых актов Губернатора и администрации ИО и иных необходимых документов;

    Осуществление контроля в сфере размещения государственных заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд области;

    Контроль за реализацией приоритетных национальных проектов и областных государственных целевых программ;

    Производство по делам об административных правонарушениях в установленной сфере деятельности в порядке, предусмотренном законодательством.

    Исполнительно–распорядительные,контрольныеи иные функцииреализуютсамостоятельныеструктурныеподразделенияАГИО в соответствиис положениямио таких подразделениях[17].


    2.1.3 СтруктураадминистрацииГубернатораИркутскойобласти

    В соответствиис Уставом ИО[16] администрациясостоит изруководителяАГИО, его заместителей,руководителяпротоколаГубернатора,полномочногопредставителяГубернаторав Законодательномсобрании ИО,пресс–секретаряи референтовГубернатора,иных должностныхлиц. Многие изперечисленныхлиц входят всостав самостоятельныхструктурныхподразделенийадминистрации:управления(главное правовое,контрольное,экспертное,секретариатруководителяАГИО (на правахуправления),по взаимодействиюс Федеральнымиокругами, порегиональнойполитике,специальногообеспеченияаппарата Губернатора,погосударственнойгражданскойслужбе, кадрами государственнымнаградам; поправоохранительнойи обороннойработе, посвязям с общественностьюи национальнымотношениям,документационногообеспеченияаппарата ГубернатораИО, финансовогообеспеченияаппарата ГубернатораИО, пресс–службыи информации),отделы (повопросам обеспеченияконституционныхправ граждан,протокольно–организационный)govirk/qa/1886.html,комиссияпо правам человекапри ГубернатореИО. Главенствующаявласть в АГИОпринадлежитГубернатору(Приложение№ 1).

    Губернатори руководительАГИО дают указанияи порученияв письменнойформе заместителям,руководителяминых ИОГВ. Письменныеуказания ипорученияоформляютраспоряжениями,приказами,служебнымизаписками.Неисполнениеуказаний ипорученийвлечёт дисциплинарнуюответственностьв соответствиис законодательствомоб областнойгосударственнойслужбе и ТрудовымКодексом РФ[8, 2].

    Контрольза деятельностьюадминистрациив соответствиис КонституциейРФ, Федеральными областнымзаконодательствомосуществляютГубернаторИО, Законодательноесобрание ИО,Контрольно–счётнаяпалата ИО, ПрезидентРФ, Федеральныеорганы исполнительнойвласти, органыпрокуратурыи суды.

    2.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИАДМИНИСТРАЦИИГУБЕРНАТОРАИРКУТСКОЙОБЛАСТИ


    В процессеуправленческойдеятельностивнутри каждогоструктурногоподразделенияАГИО создаюти оформляютдокументы,которые, исходяиз своих функций,обеспечиваютуправленческийпроцесс ворганизации.

    Функциирегулированиядокументирования(соблюдениеправильностисоздания иоформлениядокументов,рационализацииработы с ними)в администрацииосуществляетУДО (управлениедокументационногообеспечения)аппарата Губернатора.Оно являетсяеё самостоятельнымструктурнымподразделением.В своей деятельностиУДО руководствуетсядействующимзаконодательством,распорядительнымиактами Федеральныхорганов властии управления,Уставом ИО[16], инструкциейпо делопроизводствуАГИО [19], Положениемоб УДО [18].


    2.2.1 Основныезадачи и функцииуправлениядокументационногообеспеченияаппарата ГубернатораИркутскойобласти

    Основнымизадачами УДОявляются обеспечениечеткой организацииработы с документами,планирование,организацияи совершенствованиедеятельностиуправления.Для осуществленияуказанных задачна УДО возложеныследующиефункции:

    Контроль за состоянием делопроизводства в администрации;

    Обеспечение условий для эффективного документационного обеспечения деятельности Губернатора и должностных лиц АГИО;

    Разработка унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов различного назначения, классификаторов документов и информационных показателей; сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

    Справочно–информационная работа;

    Обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации;

    Осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;

    Осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки в подразделения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции;

    Оформление и рассылка распорядительных документов; контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела;

    Подготовка дел к сдаче на архивное хранение, в том числе и в государственный архив; участие в отборе документов на государственное хранение;

    Проведение экспертизы ценности документов;

    Организация работы заседаний при руководстве администрации; контроль за выполнением принятых решений;

    Участие в разработке НИТ, базирующихся на использовании компьютерной техники, проектировании и актуализации БД;

    Разработка нормативно–методических документов по вопросам ДОУ;

    Разработка проектов правовых и иных актов;

    Формирование предложений о ежегодном плане и показателях деятельности УДО;

    Рационализация рабочих мест работников УДО;

    Участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров УДО;

    Изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области ДОУ;

    Осуществление иных функций в соответствии с Федеральным и региональным законодательством [18].


    2.2.2 Структурауправлениядокументационногообеспеченияаппарата ГубернатораИркутскойобласти

    Для распределениядеятельностипо этапам работыс документамиУДО поделенона отделы: приёмаи отправкикорреспонденции,учёта и контроляисполнениядокументов,копировально–множительноебюро, архив(Приложение№ 2).

    Между отделамиУДО функциираспределеныследующимобразом:

    Отдел приёмаи отправкикорреспонденции

    Приём поступающих документов, их сортирование и распределение по структурным подразделениям администрации;

    Регистрация входящих и исходящих документов;

    Доставка документов в структурные подразделения администрации;

    Контроль за оформлением исходящих документов в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям оформления;

    Обработка (конвертование, взвешивание, штемпелевание) и отправка исходящих документов;

    Заполнение реестров отправляемой корреспонденции;

    Количественный учёт документооборота [23].

    Отдел учётаи контроляисполнениядокументов

    Формирование и ведение справочно–информационного массива;

    Учёт документов с грифом «коммерческая тайна», «конфиденциально», находящихся в структурных подразделениях администрации;

    Оформление и рассылка распорядительных документов по указанию начальника УДО;

    Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка дел к сдаче в архив АГИО, а также к сдаче в Государственный архив;

    Контроль за своевременным исполнением документов; информирование руководства о ходе исполнения документов;

    Контроль за сроками исполнения подразделениями администрации поручений Губернатора, руководителя АГИО, их заместителей;

    Анализ контроля исполнения документов, подготовка аналитических справок [22].

    Копировально–множительноебюро

    Копирование и тиражирование документов;

    Подготовка и брошюрование издаваемой продукции [20].

    Архив

    Приём, учёт, хранение и использование дел;

    Оказание методической помощи в оформлении дел;

    Контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях организации;

    Контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях администрации;

    Подготовка дел к передаче на хранение в государственный архив [21].


    2.2.3 Документированиеуправленческойдеятельности

    При возникновенииуправленческойпроблемы илизадачи процессрешения данноговопроса строгофиксируют наматериальномносителе.

    Губернатор,руководительАГИО, их заместители,начальникиструктурныхподразделенийдля решенияуправленческихпроблем и задачдают указанияисполнителям,письменнооформленныев виде распоряжений,приказов, служебныхзаписок. Исполнителизанимаютсясбором и изучениеминформациипо данномууправленческомувопросу, в ходерешения которогоготовят проектдокумента —так начинаетсяпроцесс документирования.После проверкиправильностиоформленияреквизитови написаниятекста проектдокументаутверждаетначальникструктурногоподразделения(Губернатор,руководительАГИО, их заместители— это зависитот степениважности вопроса,уровня властныхполномочий,на котором егорешают). До этогоэтапа документсуществуетв черновомварианте, и впроцессе работыего размножаютв необходимомколичестве.После утвержденияпроект документастановитсяоригиналоми существуетв единственномэкземпляре(Рис. 2.2.1).



    изучение

    задачи/ проблемы






    сбор

    информации




    составлениетекста,

    оформление


    Рис.2.2.1 Процессдокументирования


    2.3 КРИТИЧЕСКИЙАНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИАДМИНИСТРАЦИИГУБЕРНАТОРАИРКУТСКОЙОБЛАСТИ


    2.3.1 Анализунифицированноститекстов истандартизованностиоформлениядокументов

    Ввиду того,что АГИО являетсягосударственнымучреждением,ГОСТ, типовыеинструкции,правила и иныенормативныедокументы вобласти делопроизводстваносят для неёне рекомендательный,а обязательныйхарактер. Всеслужащиеадминистрациипри созданиии оформлениидокументовруководствуютсяГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированнаясистемаорганизационно–распорядительнойдокументации.Требованияк оформлениюдокументов»,Типовой инструкциейпо делопроизводствув Федеральныхорганах исполнительнойвласти, Федеральнымзаконом «Огосударственнойтайне» от 21 июля1993 г. № 5485–1, ОКУД,ГСДОУ и иныминормативнымиактами, регулирующимидокументирование[17].

    На основеГОСТ Р 6.30—2003 и Типовойинструкциипо делопроизводствув Федеральныхорганах исполнительнойвласти начальникУДО разработалИнструкциюпо делопроизводствув АГИО [19], в которойотражены правилаподготовкии оформленияотдельных видовдокументов;требованияк оформлениюбланков и реквизитовдокументов;организациидокументооборота,доставки, приёма,обработки ираспределениявходящей иисходящейкорреспонденции;порядку прохождениявнутреннихдокументов,регистрации,контролю исполнения,составлениюноменклатурыдел, формированиюи оформлениюдел, экспертизеценности документов,подготовкеи передачедокументовна архивноехранение.

    ГруппойинспекторовУДО была созданаПамятка поподготовкеи оформлениюслужебныхдокументовв АГИО [24], в которойданы перечнинаиболееупотребительныхграмматическихконструкцийофициально–деловогостиля, описанытрудные случаииспользованияназваний органов,действующихпри ПрезидентеРФ и ПравительствеРФ, должностей;особенностисклоненияфамилий, имён,географическихнаименований;приведеныправила изготовлениядокументовс помощью печатающихустройств.

    Экземплярыпамятки и инструкцииразосланы вовсе структурныеподразделенияАГИО и доведеныдо сведениявсех должностныхлиц, в чьи обязанностивходит созданиеи оформлениедокументов.Кроме того, вПК каждогослужащегоимеется банкунифицированныхформ документов,используемыхв работе. Банкформ подлежитпериодическойактуализации,в процессекоторой из егосостава выводятустаревшие,разрабатываютновые, включаютвновь утвержденныеи корректируютдействующиеформы, что связанос изменениямив нормативныхдокументахпо вопросамДОУ, а такжеуправленческойдеятельностиАГИО.

    За соблюдениемтребований,отражённыхв вышеописанныхнормативныхактах следятначальникиструктурныхподразделенийадминистрации.Инспекторыотдела приёмаи отправкикорреспонденцииконтролируютправильностьоформленияисходящихдокументов,проверяя наличиеподписей, приложений,грифов согласованияи утверждения;соблюдениеправил оформленияреквизитов.


    2.3.2 АнализиспользованияНИТ в документировании

    Рабочие местаслужащихадминистрацииоборудованыкомпьютерами,принтерами,факсимильнымии телефоннымиаппаратами.В копировально–множительномбюро имеютсяризограф, сканер,листоукладочнаяи брошюровальнаямашины.

    Инспекторыотдела учётаи контроляисполнениядокументовс помощью ПКосуществляютконтроль и учётдокументов,ведут информационно–справочнуюработу. Архивтакже оборудованПК, с помощьюкоторого архивистработает с БДдел, переданныхна хранение(пополнение,учёт, составлениесправок).

    Однако, несмотряна наличиебольшого количестваПК, объединенныхв ЛВС, и другойсовременнойоргтехники,с полным основаниемможно говоритьо том, что в АГИОна сегодняшнийдень ведутбумажныйдокументооборот.

    Регистрациювходящей иисходящейкорреспонденцииосуществляюттрадиционнымспособом — вжурналах, — чтозначительноувеличиваеттрудозатратыи время на поискдокументов.

    В отделеприёма и отправкикорреспонденциисредства оргтехникиотсутствуют— многостраничныереестры исходящейкорреспонденциисоставляютсобственноручно,получая второйэкземплярпосредствомкопировальнойбумаги.

    Для внутреннейпередачи документовслужащиесамостоятельнопередвигаютсяпо зданию АГИО,что ведёт кзначительнымпотерям времени.

    Для поискадокументов,находящихсяв оперативномпользованииили на архивномхранении, такжетребуютсязначительныезатраты времени.

    Во всех структурныхподразделенияхАГИО создание,оформлениедокументови работу с нимиосуществляюттолько посредствомПК и вспомогательнойоргтехники.СпециализированноеПО для веденияэлектронногодокументооборотане установлено— в администрациициркулируютогромные потокибумажнойдокументации.Согласностатистическимданным, предоставленнымотделом учётаи контроляисполнениядокументов,документооборотодного календарногогода, в среднем,составляет67857 документов(Рис. 2.2.2). СхемадокументооборотаАГИО представленав Приложении№ 3.

    Анализ техническогооснащения вцелом показывает,что в АГИО ужеесть условиядля веденияэлектронногодокументооборота:все ПК служащихобъединеныв ЛВС, накоплениеи резервированиеинформациипроизводитсяна двух серверах(Pentium IV, 512Mb, HDD 120 Gb,платформаWindows 2000 Server,СУБД Sybase),работоспособностькоторых в критическиемоменты поддерживаютдва ИБП (APCBack–UPS RS800). Клиентскиекомпьютерыимеют следующиехарактеристики:Pentium II,Windows XP Pro,512 Mb, HDD 80Gb.


    V


    Год 2005 2006 2007


    Рис. 2.2.2 Объёмдокументооборотав период с 2005 по2007 гг.


    2.3.3 Вывод

    При проведениисистемногоанализа документированияуправленческойдеятельностиАГИО были выявленыследующиенедостатки,характеризуемые,в общем смысле,недостаточнойавтоматизациейпроцесса:

    Отсутствие специализированного ПО для документирования и работы с документами;

    Отсутствие оргтехники в отделе приёма и отправки корреспонденции.

    Следствиемиз перечисленныхнедостатковявляется:

    Нерациональное использование временных, трудовых и материальных ресурсов;

    Повышенная трудоёмкость процесса.

    Так как анализунифицированностиоформлениядокументови следованиястандартамявился положительным,проведениемероприятийпо совершенствованиюдокументированияуправленческойдеятельностиАГИО в данномаспекте нетребуется.

    ГЛАВА 3.СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕДОКУМЕНТИРОВАНИЯУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИОРГАНИЗАЦИЙ


    3.1 МЕРОПРИЯТИЯПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮДОКУМЕНТИРОВАНИЯУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИАДМИНИСТРАЦИИГУБЕРНАТОРАИРКУТСКОЙОБЛАСТИ


    С целью устранениявыявленныхнедостатковмы предлагаем:

    Приобрести ПК в отдел приёма и отправки корреспонденции, присоединить его к ЛВС; для печати документации использовать по сети принтер отдела учёта и контроля исполнения документов, находящегося в наименьшем удалении от указанного отдела;

    Установить СЭД;

    При покупкеПК необходимоучесть характеристикипрограммногои аппаратногообеспечения,которые удовлетворилибы требованиямСЭД: Pentium IIи выше, Windows2000 Professional / Server/ XP Pro, от128 Mb, HDD 80Gb, LAN. Послеустановкикомпьютеранеобходимоего соединениес ЛВС. Проведённыезамеры показали,что для этоготребуется 11метров кабеля;также необходимо2,5 метра дляприсоединенияпринтера. Исходяиз функциональногоназначенияи внешней среды,наиболее подходящимсредствомкоммутацииявляется кабель«витая пара».Следующимэтапом посовершенствованиюдокументированияуправлениябудет внедрениеСЭД.

    По исследованиям,проведённымнезависимымиэкспертамикомпанииDSSConsultingв 2007 году [33] (Рис.3.1.2), наиболеевостребованными зарекомендовавшимсебя на рынкепрограммныхпродуктов,предназначенныхдля оптимизацииДОУ, являетсясистема автоматизацииделопроизводстваи электронногодокументооборота«Дело–Предприятие»(Рис. 3.1.1), разработаннаяЭОС («Электроннымиофисными системами»)(г. Москва).

    «Дело–Предприятие»— система,позволяющаясоздать в организацииэлектронныйдокументообороти одновременноавтоматизироватьработу с бумажнымидокументами.Это комплексноерешение, автоматизирующеевсе аспектыДОУ современныхорганизаций.







    Рис. 3.1.1 СЭД«Дело–Предприятие»


    Перваяверсия СЭД«Дело» выпущенав 1996 году. В настоящеевремя «Дело»используютболее 1200 организацийРоссии и странСНГ, а общеечисло установленныхрабочих местпревышает150000. СЭД «Дело»удостоенасертификатомнаивысшегокачества ГосстандартаРоссии.

    Систему«Дело» успешноиспользуютв отечественныхминистерствахи ведомствах,территориальныхорганах власти,на предприятияхразличных сфердеятельности.В Иркутскойобласти на базеданной платформыработают следующиеорганизации:АдминистрацияШелеховскогогородскогопоселения,Думагородскогоокруга муниципальногообразованиягорода Усолье–Сибирское,Законодательноесобрание ИО,ГосударственноеучреждениеТерриториальныйфонд обязательногомедицинскогострахованияграждан ИО,Коллегия адвокатовИО «Полевода,Мощицкая ипартнёры»,ТерриториальноеуправлениеФедеральнойслужбы по надзорув сфере защитыправ потребителейи благополучиячеловека поИО, ГОУ ВПО«Иркутскийгосударственныйуниверситетпутей сообщения»[51].



    Рис.3.1.2 ВнедрениеСЭД на территорииРФ в 2007 году


    3.1.1 ОписаниеСЭД «Дело–Предприятие»

    Масштабируемаяи гибкая в настройке,легко адаптируетсяк спецификедокументооборотав организацияхлюбого размера.Обеспечиваетнеобходимыйуровень конфиденциальностиинформациии соответствиевсем нормативнымтребованиямкак российскогоделопроизводства,так и международныхстандартов(ИСО 15489:2001 «Информацияи документация.Управлениедокументами»и ISO/IEC 17799:2000 «Информационныетехнологии. Практическоеруководствопо управлениюинформационнойбезопасностью»).Обеспечиваетзащиту документовс помощью ЭЦПи средствкриптографии.Предоставляетвозможностимассовогоперевода бумажныхдокументовв электронныйвид и помещенияих в БД системыс помощью опции«Поточноесканирование».Поддерживаетполный циклработы с проектамидокументов,в том числе ихмаршрутизациюи версионность.Имеет открытуюархитектуруи предоставляетвозможностьинтеграциис другимипрограммнымипродуктами.С помощью гибкойсистемы справочниковлегко можетбыть установленаи настроенаспециалистамизаказчика всоответствиис особенностямиорганизации.[51].

    Функциисистемы

    Создание проектов ЭД «во исполнение» резолюций или с целью разработки инициативных документов;

    Автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения проектов с маршрутизацией пересылки, контролем сроков рассмотрения и исполнения;

    Регистрация в автоматизированном режиме поступивших бумажных документов и ЭД, возникших в результате утверждения проектов;

    Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных ЭЦП и криптозащитой;

    Работа с взаимосвязанными документами;

    Сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR–технологии и портативной цифровой ручки C–Pen;

    Прикрепление к регистрационной карточке ЭОД (электронного образа документа);

    Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам ЭОД;

    Предоставление каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) своего личного «кабинета», чем достигают доступа лиц только к тем документам, которые относятся к их компетенции;

    Рассылка ЭД и поручений по сети (в «кабинеты» должностных лиц);

    Полнотекстовый и атрибутивный поиск ЭД;

    Отправка по электронной почте исходящих ЭД, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств;

    Хранение документов;

    Обеспечение юридической правомочности;

    Справочно–аналитическая работа [51].

    Таким образом,в совокупностифункций СЭД«Дело–Предприятие»обеспечитполный циклдокументооборотаи документированияАГИО.

    В типовойкомплект системывходит:

    Серверное ПО;

    Клиентское ПО;

    Комплект документации;

    Гарантийные обязательства: горячая линия (электронная почта и телефон), поставка новых версий системы (бесплатно), выезд специалистов на объект заказчика (при невозможности оказать помощь по горячей линии).


    3.1.2 ВнедрениеСЭД «Дело–Предприятие»

    Проведя анализдолжностныхинструкцийи положенийо структурныхподразделенияхАГИО, мы выяснили,в каких секторахдеятельностив функциональныеобязанностислужащихадминистрациивходит создание,оформлениеи работа сдокументами.Таким образом,установкасистемы «Дело»необходимана следующихрабочих местах:

    Руководитель АГИО — 1 АРМ;

    Заместители Губернатора ИО — 9 АРМ;

    Заместители руководителя АГИО — 4 АРМ;

    Полномочный представитель Губернатора в Законодательном собрании ИО — 1 АРМ;

    Секретариат руководителя АГИО — 3 АРМ;

    Отдел по вопросам обеспечения конституционных прав граждан при Губернаторе ИО — 5 АРМ;

    Комиссия по правам человека при Губернаторе ИО — 6 АРМ;

    Протокольно–организационный отдел при Губернаторе ИО —

    3 АРМ;

    Главное правовое управление Губернатора ИО — 5 АРМ;

    Контрольное управление Губернатора ИО — 4 АРМ;

    Управление Губернатора ИО по взаимодействию с Федеральными округами — 2 АРМ;

    Управление Губернатора ИО по региональной политике — 3 АРМ;

    Управление Губернатора ИО по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам — 4 АРМ;

    Управление Губернатора ИО по правоохранительной и оборонной работе — 5 АРМ;

    Управление Губернатора ИО по связям с общественностью и национальным отношениям — 2 АРМ;

    Управление документационного обеспечения Губернатора ИО —

    6 АРМ;

    Управление пресс–службы и информации Губернатора ИО —

    2 АРМ;

    Экспертное управление Губернатора ИО — 4 АРМ.


    Итого: дляэффективноговедения документооборотаи, как следствия,документированияуправленческойдеятельностиАГИО требуетсяустановка СЭД«Дело–Предприятие»на 69 рабочихместах.


    3.1.3 Расчётстоимостивнедрения СЭД«Дело–Предприятие»

    В материальныерасходы навнедрение СЭД«Дело–Предприятие»входит:

    Приобретение лицензии на каждое АРМ;

    Обучение пользователей системы:

    Обучение специалиста отдела информационного обеспечения;

    Обучение должностных лиц АГИО, в чьи обязанности входит создание, оформление и работа с документами.

    Приобретение ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма и отправки корреспонденции.

    Для расчётастоимостивнедрениясистемы попунктам 1 и 2 мывоспользовалисьпрейскурантомкомпании ЭОС,действительнымпо состояниюна 1 марта 2008 года(Приложения№ 4, 5) [50]. Так как ЭОСимеет официальныхдистрибьюторов(ООО «Офис–Док»,ООО Информационноеагентство«Референт»)и дилера (ООО«Решение») вг. Иркутске,приобретениеПО и обучениене повлечётдополнительныхрасходов надоставку комплекта«Дело–Предприятие»и выезд специалистов.Примерныйрасчёт пункта3 произведёнв соответствиис прейскурантомодной из фирмг. Иркутска[51] (Приложение№ 6), занимающихсяпоставкой ипродажей компьютернойтехники икомплектующих(дальнейшийвыбор поставщикав соответствиис результатамитендера).

    Приобретение лицензии на каждое АРМ (была выбрана установка под СУБД Microsoft SQL: причинами тому послужили меньшая стоимость, почти на 33%, по сравнению с установкой под СУБД Oracle, профессиональные знания и предпочтения специалиста отдела информационного обеспечения АГИО):

    (руб.)

    Расходы на обучение пользователей системы:

    Обучение специалиста отдела информационного обеспечения (курс по установке — «Администратор БД», базовый курс по системам «Дело» — «Системный технолог»):

    4800 + 19200 = 24000 (руб.)

    Обучение должностных лиц АГИО, в чьи обязанности входит создание, оформление и работа с документами (базовый курс электронного документооборота, группа до 12 человек):

    (групп)

    (руб.)

    Приобретение ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма и отправки корреспонденции:


    Системный блок


    (руб.)

    Монитор


    (руб.)

    Клавиатура


    (руб.)

    Мышь


    (руб.)

    Сетевая карта


    (руб.)

    Разъём


    (руб.)

    Фильтр сетевого напряжения


    (руб.)

    Кабель соединительный


    11 + 2,5 = 13,5 (м)

    (руб.)



    Итого: 710270 (руб.).

    Реализацияпроекта пройдётв течение 2 месяцев(Приложение№ 7).


    3.2 ОЦЕНКАЭФФЕКТИВНОСТИПРЕДЛОЖЕННЫХМЕРОПРИЯТИЙПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮДОКУМЕНТИРОВАНИЯУПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИАДМИНИСТРАЦИИГУБЕРНАТОРАИРКУТСКОЙОБЛАСТИ


    В целяхсовершенствованиядокументированияуправленческойдеятельностиАГИО был предложенпроект поавтоматизации рабочихмест персонала,в обязанностикоторого входитсоздание, оформлениедокументови работа с ними.В рамках этогопроекта необходимопроизвестизакупку ПК икомплектующих,программногопродукта, чтоотносится косновномупроизводственномуфонду и нематериальнымактивам организациисоответственно.

    Основнойпроизводственныйфонд — средстватруда, участвующиев производственномпроцессе исохраняющиепри этом своюнатуральнуюформу.

    Нематериальныеактивы — активы,не имеющиефизическоговыражения, нопредставляющиесущественнуюценность дляорганизации[32].

    Первоначальнуюстоимостьматериальныхактивов рассчитываюткак сумму всехинвестицийв приобретениеданных объектов.Для расчётастоимостиосновныхпроизводственныхфондов суммируютпоказателифактическихрасходов наих создание,изготовление(израсходованныематериальныересурсы, услугистороннихорганизаций;пошлины, связанныес получениемпатентов,свидетельств,и пр.). Эти вычислениябыли произведеныв предыдущемпараграфе, наих основе нампредстоитоценить эффективностьпредложенныхмероприятий[29].

    В оценкеосновных фондови нематериальныхактивов рассматриваютследующиепоказателиэффективности:

    Возврат от инвестиций;

    Период возврата инвестиционных вложений;

    Рост производительности труда [30].


    3.2.1 Расчётвозврата отинвестиций

    Для расчётавозврата отинвестицийтребуетсявычислитьоптимальнуючисленностьработников[30] УДО, так какработа именноэтого структурногоподразделенияАГИО непосредственносводится к ДОУи документированиюуправленческойдеятельностиорганизации:

    , (1)

    где —численностьработников;

    —время наобработкуодного документадо автоматизациипроцесса, равно15 минутам;

    —время наобработкуодного документапосле автоматизациипроцесса, равно10 минутам.

    Нормы временииприведеныв соответствиис результатамиисследованийВНИИДАД [52] с учётомНорм временина работы поДОУ управленческихструктур иФедеральныхорганов исполнительнойвласти.

    (чел.)

    Оптимальноеколичествоработниковравно 7,33, чтосвидетельствуетоб избыточностиштата и позволяетего сократитьпримерно на3,5 единицы. Такимобразом, в УДОдолжно остаться8 человек, изкоторых 7 работаютна полную ставку,а 1 — на 0,5 ставки.В данном случаеметод наблюденияи опроса показывает,что сокращениюнужно подвергнутьдвух курьеровотдела приёмаи отправкикорреспонденции,помощникаархивистаархива; уменьшитьрабочую ставкуодному из инспекторовотдела учётаи контроляисполнениядокументов.

    Для расчётавозврата отинвестицийсуммируютгодовой фондзаработнойплаты единицштата, подвергнутыхсокращению[30]. Данные

    Страницы:123

    Источник: http://xreferat.com/60/6261-2-sovershenstvovanie-dokumentirovaniya-upravlencheskoiy-deyatel-nosti.html

    ЦЕНТРОСОЮЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    МОСКОВСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ

    САРАНСКИЙ КООПЕРАТИВНЫЙ ИНСТИТУТ

    Кафедра бухгалтерского учета и контроля

    Допущена к защите перед государственной аттестационной комиссией

    "____" ___________________2000г.

    Зав. кафедрой бухгалтерского учета и контроля

    "____" ___________________2000 г.

    Дипломная работа на тему:

    БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ НА МАЛЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ И АНАЛИЗ ИХ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

    (на материалах ТОО "Гидромаш")

    Научный руководитель:

    ____________________

    Исполнитель дипломной работы

    ____________________

    Саранск

    2008

    СОДЕРЖАНИЕ

    ВВЕДЕНИЕ 3

    ГЛАВА I. ОРГАНИЗАЦИЯ МАЛОГО БИЗНЕСА В УСЛОВИЯХ РЫНОЧНОЙ ЭКОНОМИКИ 10

    1.1. Значение и задачи бухгалтерского учета и экономического анализа деятельности малых предприятий ………… 22

    1.2. Характеристика форм бухгалтерского учета, применяемых на малых предприятиях 22

    1.3. Основные направления деятельности государства в поддержке малого бизнеса 45

    ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА МАЛЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ И ОСНОВНЫЕ ПУТИ ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ 50

    2.1. Учет кассовых, расчетных и других операций 50

    2.2. Документальное оформление и учет торговых операций ТОО «Гидромаш» 61

    2.3. Учет финансовых результатов и использование прибыли на малом предприятии 66

    2.4. Основные проблемы и пути совершенствования бухгалтерского учета основных хозяйственных операций малого предприятия 70

    ГЛАВА 3. АНАЛИЗ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МАЛЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ И ПУТИ ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ 77

    3.1. Анализ розничного и оптового товарооборота на ТОО «Гидромаш» 77

    3.2. Анализ финансовых результатов на ТОО «Гидромаш» 81

    3.3. Пути улучшения основных показателей хозяйственной деятельности предприятия 93

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ 96

    СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 100

    4

    ВВЕДЕНИЕ

    В связи с переходом в России к рыночным отношениям возникает ряд трудностей экономического характера . Преодоление этих проблем зависит в немалой степени и от развития предпринимательства. Малое предпринимательство имеет свои особенности в частности возможности гибкого реагированияна изменения конъюнктуры рынка, быстрый переход на новые виды товаров и услуг и т. д. Отсюда возможность в короткие сроки окупать вложенный капитал путем перелива его из одной отрасли в другую, внедряясь тем самым в новые сферы экономики. В системе мер, направленных на преодоление негативных тенденций в народном хозяйстве России, малые предприятия преобретают и социальное значение, так как способствуют повышению деловой активности и обеспечению занятости населения.

    Мировой опыт подтверждает: малый бизнес - важный элемент рыночной экономики, без которого не может гармонично развиваться государство. Он определяет темпы экономического роста, структуру и качество валового национального продукта, формируя его 40-50 процентов. Но дело не только в количественных показателях - этот сектор по своей сути является имманентным элементом рыночной инфраструктуры.

    Высокий уровень развития малого предпринимательства выступает необходимым слагаемым современной модели рыночного конкурентного хозяйства. Если прежняя экономическая система в России делала отчетливый акцент на развитие крупных и даже гигантских предприятий, то в настоящее время преодоление чрезмерной концентрации производства и капитала, разукрупнения структуры экономики выступает одной из важнейших составляющих процесса приватизации, всей экономической реформы в целом.

    Малый бизнес как имманентная составляющая современного производства во многом способствует поддержанию конкурентного тонуса в экономике, создает естественную социальную опору общественному устройству, организованному на началах рынка, а также формирует новый социальный слой предпринимателей.

    Развитие малого бизнеса в бывшем СССР началось по существу с появлением “Закона о кооперации” (1987), который дал правовую основу для легальной трудовой деятельности в негосударственном секторе экономики и возникновением частных малых предприятий (в теневой экономике малый бизнес в строительстве, бытовых и транспортных услуг существовал и процветал и в условиях полного господства планового хозяйства. Однако понадобилось еще около 5 лет , чтобы сложилась сколько - нибудь массовая база предпринимательства.

    Сегодня малое предпринимательство в России, несмотря на провозглашенный её политическим руководством и поддерживаемый большинством активного населения курса на рыночную экономику, развивается замедленно и противоречиво.

    На ранних стадиях развития рыночных отношений предпринимательство нуждается в серьезной государственной поддержке . Содействие малому бизнесу должны оказывать как государственные органы власти, так и общественные организации самих предпринимателей (союзы, ассоциации, агенства, торгово - промышленные палаты). Для этого необходимо сформулировать четкую, единую государственную и негосударственную политику в отношении малого бизнеса. Данная проблема может быть решена на основе разработанной системы специальных программ, предусматривающих поддержку малого предпринимательства на федеральном уровне, на уровне субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, с четким выделением целей, задач и приоритетов каждого уровня.

    Специалисты, исследующие проблемы малого бизнеса в развитых странах, среди множества достоинств малых предприятий выделяют следующие.

    Возможность принятия более гибких и оперативных решений, так как в малом бизнесе упрощена структура принятия управленческих решений, что позволяет быстро и гибко реагировать на конъюнктурные изменения.

    Малый бизнес отличается более низкими операционными расходами, малым фондом заработной платы, небольшими инвестициями в оборудование, управленческими расходами. В сфере малого бизнеса немало людей имеют возможность совмещать несколько профессий, быть в одном лице и финансистом и менеджером, т.к. малое предпринимательство дает возможность реально рассчитывать на быстрый материальный успех. При этом предприниматели одновременно получают заработную плату и все дивиденды от бизнеса. Малый бизнес более маневрен, чем крупный, который, как правило, ограничен в своих действиях из-за процедур, разработанных головным предприятием.

    Адаптация к особенностям местных условий: малый бизнес идеально приспособлен для изучения и учета особенностей местного рынка.

    В малых фирмах наиболее ярко проявляется инновационный предпринимательский дух, о чем свидетельствует преобладание малого бизнеса за рубежом в электронике, генной инженерии, компьютерной технологии.

    Важнейшая особенность малых предприятий - их способность поглощать большое количество рабочей силы: предприятие с пятью работниками может легко расширить штат до двадцати человек и также легко сократить его до нормы. В стабильной ситуации на Западе мелкие предприятия создают 90-95% новых рабочих мест. В случае же резких колебаний на рынке рабочей силы (например, ликвидации крупного завода) мелкие служат "губкой", всасывающей избыточную рабочую силу, смягчающей социальные потрясения.

    Считается, что ни одно общество не может устоять при уровне безработицы более 12% активного населения в Испании же безработица достигает 24%. Но ее экономика и социальный порядок устойчивы, потому что на деле большинство безработных заняты на малых фирмах. Малый бизнес здесь предотвращает массовую безработицу.

    Таким образом, мировой и российский опыт показывает, что малые предприятия быстрее реагируют на изменение конъюнктуры рынка, содействуют решению задач перехода к рыночной экономике, способствуют формированию рыночной инфраструктуры, создают новые рабочие места, в значительных количествах поглощают высвобождающуюся рабочую силу. Снижают остроту безработицы, смягчают социальную напряженность в обществе.

    Малое предпринимательство часто успешно осваивает инвестиции и развивает инновации в отраслях, не привлекательных для крупного бизнеса.

    Это дает возможность за короткий период совершить рывок в экономическом развитии. Подтверждение тому - опыт таких стран, как США, Германия, Япония, где удельный вес малых предприятий, производящих примерно половину ВВП, превышает 95%.

    В современных условиях России, усугубленных комплексом негативных тенденций и факторов хода экономической реформы и положение дел в экономике за рассматриваемый период 1991-1998 гг., предпринимательство наиболее динамично развивалось в банковско-финансовой, торгово-посреднической, экспортно-импортной сферах экономики, в таких отраслях, как шоу-бизнес, игорный бизнес, гостиничное хозяйство, продажа и ремонт автомобилей, добыча нефти и газа, туризм, производство ликероводочной и винно-коньячной продукции и ряде других.

    Успешное функционирование предпринимательства в названных сферах деятельности, отраслях и видах производств (в том числе в некоторых принципиально новых для России), вызвало ситуацию повышенного спроса на формирующемся российском рынке рабочей силы на специалистов соответствующего профиля.

    Кроме того, в 1991-1998 гг. В России продолжались процессы приватизации, объективно ускоряющие процессы развития предпринимательства во всех других отраслях и видах производства народного хозяйства (менее рентабельных и доходных), к тому же создавались новые предприятия и организации, работающие в сфере предпринимательства.

    Дальнейшее продвижение России по пути построения цивилизованного рынка будет сопровождаться усилением роли предпринимателей. Опыт промышленно развитых стран с эффективной рыночной экономикой подтверждает это. Предприниматель в экономике этих стран - ключевая фигура. Он платит налоги, создает рабочие места, участвует в обучении кадров, двигает научно-технический прогресс, работает над внедрением инноваций.

    К сожалению, российская действительность свидетельствует о том, что предпринимательство и предприниматели, несмотря на все прилагаемые усилия, не стали пока что всеобъемлющими катализаторами возрождения отечественной экономики. В условиях, когда действуют некоторые алогичные законы, во многом противоречивое налоговое законодательство, произвол чиновников, рэкет, неповоротливость государственной системы, а также целый комплекс экономически неблагоприятных факторов, - предпринимательство и предприниматели порой бессильны. В основном, именно эти факторы, в первую очередь, и заставляют их уходить в "тень", заниматься уклонением от налогов, различного рода махинациями, осуществлять подкуп сотрудников государственного аппарата, юстиции.

    Таким образом, в условиях объективных трудностей сегодняшнего дня предпринимательство и предприниматели пока еще не стали движущей силой, импульсом подъема отечественной экономики.

    В этом направлении предстоит еще длительная и очень сложная работа всех заинтересованных сторон - государственных, властных и предпринимательских структур.

    На данный момент существует масса всевозможной литературы западных авторов по организации учета на малых предприятиях. Но в связи с тем, что в настоящее время система бухгалтерского учета не совершенна, в ней происходят постоянные изменения. Сегодня очень мало монографий отечественных авторов по учету на малых предприятиях, в которых бы можно было найти грамотные, глубоко продуманные, просчитанные предложения по его организации.

    Актуальностью вопроса совершенствования организации учета на малых предприятиях объясняется выбор темы дипломной работы, в которой автор попытался проанализировать как положительные, так и отрицательные стороны действующей системы учета. В работе произведен анализ основных показателей работы малого предприятия: розничного и оптового товарооборота, издержек обращения, финансовых результатов.

    Объектом исследования является товарищество с ограниченной ответственностью "Гидромаш" (ул. Терешкова, 18 а), созданного в целях насыщения рынка услугами и товарами, а также извлечения прибыли в интересах участников данного предприятия.

    Основными видами деятельности является посредничество в продаже стройматериалов; разработка основных видов паркета; осуществление научно-исследовательских, архитектурно-проектных и дизайнерских разработок; оказание услуг по установке паркета и реализацию работ, товаров; торгово-закупочная деятельность и иные виды деятельности, указанные в Уставе товарищества.

    Методологической основой дипломной работы являются: Федеральный закон "Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства", ряд подзаконных актов и указов Президента Российской Федерации, нормативные документы, положения, статьи отечественных и зарубежных авторов, занимающихся проблемами налогообложения и учета на малых предприятиях.

    В качестве практического материала использовались данные годовой бухгалтерской отчетности за 1996-1997 годы.

    ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ МАЛОГО БИЗНЕСА В УСЛОВИЯХ РЫНОЧНОЙ ЭКОНОМИКИ

    Значение и задачи бухгалтерского учета и экономического анализа деятельности малых предприятий

    Переход к рыночной экономике обуславливает необходимость пересмотра многих концепций экономического развития страны. Рыночный механизм обеспечивает координацию деятельности экономических субъектов, рациональное использование трудовых, материальных и финансовых ресурсов, сбалансированность народного хозяйства.

    Ответственность за экономное использование экономических ресурсов повышается в том случае, когда организационная структура побуждает предприятия эффективно фукционировать, с тем чтобы избежать банкротства или ликвидации. Работая в условиях рынка и конкуренции собственник вынужден постоянно анализировать выгодность приобретения и производства различных видов средств, соизмерять затраты, вызванные недоиспользованием производственных мощностей и потенциальную прибыль от их дополнительной эксплуатации и т. п.

    В новых условиях у предприятий возрастает необходимость активнее использовать бухгалтерский учет, чтобы контролировать и совершенствовать свою работу.

    Для выхода на международный рынок следует существующую систему бухгалтерского учета и отчетности максимально приблизить к мировым стандартам.

    Учет занимает одно из главных мест в системе управления. Он отражает реальные процессы производства, обращения, распределения и потребления, характеризует финансовое состояние предприятия, служит для планирования его деятельности. Исходя из учетной информации, можно прогнозировать показатели развития предприятия и выявлять резервы повышения эффективности производства.

    Основными задачами бухгалтерского учета являются:

    - формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для использования нологовыми и банковскими органами, инвесторами, поставщиками, покупателями, кредиторами, налоговыми, финансовыми и банковскими органами и иными заинтересованными организациями и лицами;

    - обоспечение контроля за наличием и движением имущества и рациональным использованием производственных ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

    - своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно - финансовой деятельности;

    - выявление внутрипроизводственных резервов, их мобилизации и эффективного использования;

    - оценка фактического использования выявленных резервов.

    Основным (первичным) организационным звеном торговли является предприятие. Торговое предприятие имеет уставной капитал, самостоятельный баланс, может вступить в договорные отношения с физическими и юридическими лицами.

    Бухгалтерский учет - важнейшая составная часть информационной системы управления, воспроизводящей хозяйственные процессы. При этом в основе современного управления лежит системный подход, предполагающий получение той информации, которая дает возможность принимать управленческие решения. Выполняя информационную функцию, бухгалтерский учет создает условия для управления предметами и людьми.

    Под предметами, прежде всего, понимают товары, а также все те материальные и денежные ценности, которые необходимы для нормальной работы торговых предприятий (основные средства, тара, деньги и т.п.) Управлять предметами - это значит знать товарную массу, денежные средства и материально - техническую базу предприятия.

    Под управлением людьми следует понимать, прежде всего, материальную ответственность за ценности (предметы), находящиеся на предприятии.

    Факты хозяйственной жизни описываются в бухгалтерском учете по строго фиксированной системе (план счетов), в определенном порядке и в определенных формулах (форма бухгалтерского учета), с использованием определенной техники регистрации (вычислительные машины). Вся эта работа выполняется определенным штатом счетных работников, составляющих бухгалтерский аппарат.

    При ведении бухгалтерского учета должны быть обеспечены:

    соблюдение в течение отчетного года принятой учетной политики (методики) отражения отдельных хозяйственных операций, оценки имущества, определенной исходя из правил, приведенных в Законе о бухгалтерском учете и отчетности, и условий хозяйствования. Изменения учетной политики по сравнению с предыдущим годом должны быть объяснены в годовой бухгалтерской отчетности;

    полнота отражения в учете за отчетный период имущества и всех хозяйственных операций и результатов инвентаризаций имущества и обязательств;

    правильность отнесения доходов и расходов к отчетным периодам;

    разграничение в учете текущих затрат и капитальных вложений;

    тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по синтетическим счетам на первое число каждого месяца;

    предприятие, осуществляя организацию бухгалтерского учета, самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской работы, исходя их конкретных условий хозяйствования;

    определяет форму и методы бухгалтерского учета, основываясь на действующих или вновь разработанных Министерством финансов или Министерствами и ведомствами формах и методах, при соблюдении общих методических принципов, установленных Законом по бухгалтерскому учету и отчетности;

    разрабатывает систему внутрихозяйственного учета, отчетности и контроля.

    В условиях рыночных отношений у предприятий возрастает необходимость активнее использовать бухгалтерский учет, чтобы контролировать и совершенствовать свою работу, прогнозировать показатели развития предприятия и выявлять резервы эффективности использования всех имеющихся ресурсов.

    Перед бухгалтерской службой поставлены 2 цели.

    1. Фиксирование фактического состояния предприятия и предоставление информации для управления им.

    2. Обеспечение контроля за хозяйственной деятельностью.

    Бухгалтерский учет необходим для:

    контроля за выполнением объемов производства, реализацией товаров в условиях конкурентной экономики;

    контроля за сохранностью и правильном использованием собственности предприятия за счет своевременного и качественного проведения инвентаризации, организации учета движения и наличия материальных и денежных средств по материально-ответственным лицам;

    контроля за оплатой труда работников; в настоящее время организации и предприятия самостоятельно разрабатывают средства, направленные на потребление, утверждают штатное расписание, формируют численность работников, выбирают формы и системы оплаты труда;

    контроля за соблюдением расчетной и финансовой дисциплины.

    В новых условиях хозяйствования предприятия обязаны четко соблюдать сроки оплаты за товары, услуги, своевременно перечислять различные отчисления и налоги. Несвоевременная оплата приводит к оплате штрафных санкций, что значительно ухудшает финансовое состояние предприятия

    Бухгалтерский учет помимо чисто учетных функций, обеспечивает достаточно большой объем первичной управленческой информации. Поэтому для принятия обоснованных решений возникает необходимость её обработки и систематизации для определения влияния различных факторов, поисков потерь и упущенных выгод и возможных направлений улучшения деятельности предприятия с соответствующим количественным обоснованием. Решением таких задач занимается экономический анализ.

    Вне зависимости от глубины планируемого анализа и тематики затрагиваемых вопросов рекомендуется идти от общего к частному, поэтому важно прежде всего выбрать по данным бухгалтерского учета всю укрыпненную информацию, характеризующую работу предприятия вцелом.

    Экономический анализ как наука представляет собой систему специальных знаний, связанную с исследованием экономических явлений и процессов в их взаимосвязи и взаимообусловленности, складывающихся под воздействием объективных экономических законов. Главное в экономическом анализе - выявление положительных и отрицательных факторов и измерение их действия, раскрытие тенденций хозяйственного развития, определение использования внутренних резервов, принятие оптимальных управленческих решений.

    Экономический анализ является одной из функций управления, предусматривающей изучение хозяйственной деятельности, ее результатов с помощью диалектического метода и методологических приемов познания в целях более эффективного ведения хозяйства, повышения уровня хозяйствования. Хозяйственная деятельность предприятий, ее результаты выступают в качестве объекта познания, который представляет собой предмет экономического анализа, а научные знания, с помощью которых изучается деятельность, его метод. Наличие предмета и метода познания позволяет рассматривать экономический анализ в качестве общественной науки.

    Предмет анализа хозяйственной деятельности - хозяйственные процессы и явления в рамках предприятий, производственных объединений.

    Цель анализа сводится к изысканию и реализации резервов увеличения прибыли. Анализ хозяйственной деятельности призван содействовать успешному развитию экономики.

    Анализ основывается на комплексе цифровых данных - учетных и отчетных в системе методических приемов их изучения, что обеспечивает взаимосвязывающую характеристику различных сторон деятельности предприятия в ее числовом выражении.

    Таким образом, экономический анализ имеет комплексный характер. В процессе анализа изучается реально сложившиеся взаимосвязи и взаимозависимости и конечные итоги деятельности предприятия под влиянием производственных факторов.

    Перед экономическим анализом ставится ряд задач, основными из которых являются следующие:

    1) усиление научной обоснованности разрабатываемых бизнес-планов и нормативов;

    2) всесторонний анализ факторов, влияющих на них;

    3) оценка эффективности использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов;

    4) выявление неиспользованных внутренних резервов;

    5) оценка финансового состояния и платежеспособности;

    6) обоснование оптимальных управленческих решений.

    Усиление научной обоснованности разрабатываемых планов и нормативов достигается в первую очередь осуществлением обстоятельного анализа хозяйственной деятельности за предшествующие периоды. Построение динамических рядов за более или менее значительный отрезок времени позволяет выявить известные экономические закономерности в развитии важнейших хозяйственных категорий и показателей.

    Изучение основных факторов, которые оказывали в прошлом и могут оказывать в будущем существенное влияние на хозяйственную деятельность данного предприятия, кладется в основу плановых расчетов. Этой же цели служит и изучение методами сравнительного анализа результатов хозяйственной деятельности лучших предприятий для использования передового опыта. В торговле, при оценке выполнения плана, основное внимание обращается на объем оптового и розничного товарооборота, на его ассортиментную структуру, на соотношение элементов товарного баланса (товарные запасы, поступление и выбытие товара); на затраты живого и овеществленного труда, на финансовые результаты торгово-хозяйственной деятельности.

    Оценка эффективности использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов связана непосредственно с борьбой за их наиболее рациональное использование. Наибольшее значение здесь приобретает анализ использования основных и оборотных средств в торговле как со стороны их материально-вещественного содержания, так и в качестве финансовых показателей. Трудовые ресурсы исследуются в процессе анализа с расчленением на количественные и качественные показатели, выражающие численность работников и производительность труда, а также структуру рабочей силы. При оценке финансовых результатов деятельности предприятий используются количественные и качественные показатели (в их необходимой увязке). Так, размер чистого дохода торгового предприятия зависит как от товарооборота (по объему и структуре), так и от фактически сложившегося уровня валового дохода и издержек обращения. Выявление неиспользованных резервов, содействие распространению передового опыта и улучшению хозяйственно-финансовой деятельности предприятий является следующей задачей экономического анализа. Выявление резервов в процессе экономического анализа происходит путем критической оценки договоров, обязательств, расчетов и принимаемых решений.

    Важнейшая задача экономического анализа состоит, наконец, в обосновании управленческих решений. Успех хозяйственно-финансовой деятельности зависит от уровня руководства, от правильных и своевременно принимаемых управленческих решений.

    Обосновать управленческих решений в условиях многочисленности и многообразности хозяйственных ситуаций можно лишь на основе углубленного экономического анализа. Управление любым предприятием требует систематической информации о совершаемых операциях, их характеристике и объеме, об имеющихся ресурсов, о финансовых результатах.

    Подобные данные в основном концентрируются в текущем учете, отражаются в его показателях и обобщаются в отчетности предприятия - месячной, квартальной и годовой.

    Основными показателями деятельности малых предприятий, занимающихся торговлей, является: степень выполнения объеме товарооборота и прибыли. Финансовое состояние, рентабельность, уровень издержек обращения во многом зависит от объема товарооборота. Товарооборот, обращение товаров - стадия воспроизводственного процесса, связывающая производство и потребление. В сфере товарного обращения происходит реализация производственной продукции (средств производства и предметов потребления) путем их купли-продажи. Для отраслей сферы товарного обращения товарооборот является основным показателем деятельности. Различают товарооборот розничный, оптовый, заготовительный и внешнеторговый. Розничный товарооборот - продажа товаров народного потребления непосредственно потребителям. На этой стадии процесс товарного обращения окончательно завершается, и товары переходят в сферу непроизводственного (общественного и личного) потребления.

    Прибыль - форма чистого дохода малого предприятия, один из обобщающих показателей его хозяйственной деятельности.

    Прибыль как показатель деятельности торговли чутко улавливает изменение механизма хозяйствования, хотя не является в торговле планируемым показателем. Все расчеты с бюджетом, начисление средств в разные фонды, в том числе и расчет фонда оплаты труда производятся от другого показателя - доходов. Однако прибыль, будучи формой чистого дохода предприятия выполняет важную экономическую роль и поэтому используется в анализе хозяйственной деятельности торговли как расчетный показатель, позволяющий оценивать эффективность производственных затрат и финансовую отдачу от организации торгового процесса.

    Анализируя хозяйственную деятельность малого предприятия, занимающегося торговлей, необходимо рассматривать, наряду с абсолютной величиной прибыли, также ее относительный уровень. Т.е. рентабельность.

    Рентабельность - понятие комплексное. Показатели рентабельности, образующие систему, различаются в зависимости от того, к какому виду расходов, ресурсов или результатов относится сумма прибыли. В торговле применяются показатели рентабельности, представляющие собой отношение прибыли к товарообороту, издержкам обращения, фонду оплаты труда, основным фондам, оборотным средствам и по всем совокупным ресурсам, используемым в торговле, а также численности работников, величине торговой площади. Наиболее часто применяется показатель рентабельности торговли, определяемый как отношение суммы прибыли к товарообороту и характеризующий долю чистого дохода торговли в цене товара. Показателем деятельности торгового предприятия также служит уровень издержек обращения - это расходы, связанные с процессом купли-продажи товаров: денежные и кредитные расчеты, ведение учета и др. Величина издержек обращения характеризуется их абсолютной суммой и уровнем. Уровень издержек, рассчитываемый как процентное отношение суммы издержек к товарообороту, является одним из важнейших показателей соблюдения режима экономии в торговле. Факторы, влияющие на издержки обращения: объем товарооборота (снижение, увеличение); структура товарооборота (по товарным группам); уровень цен (изменение); стоимость услуг других отраслей народного хозяйства; скорость обращения товара. В итоге, все описанные выше показатели отражаются в конечном финансовом результате деятельности предприятия. В качестве конечных финансовых показателей выступает, как известно, прибыль или убыток. Наличие убытка в балансе торгового предприятия вне зависимости от того, мала или велика его абсолютная сумма, свидетельствует о неудовлетворительной торгово-финансовой деятельности. Оценка результатов деятельности, как правило, осуществляется в рамках финансового анализа с целью изучения финансового состояния предприятия.

    Под финансовым состоянием понимается совокупность результатов образования и использования торгово-коммерческим предприятием денежных средств, платежеспособность и финансовая устойчивость. В переходный период к рыночной экономике в самой структуре рынка предприятия действуют как самостоятельные товаропроизводители, независимо от форм собственности и отраслевых особенностей.

    Основными задачами анализа хозяйственной деятельности и финансовых результатов малого предприятия являются:

    оценка динамики абсолютных показателей финансовых результатов (прибыли и рентабельности);

    определение направленности и размера влияния отдельных факторов на сумму прибыли и уровня рентабельности;

    выявление и оценка возможных резервов роста прибыли и рентабельности;

    оценка динамики состава и структуры активов, их состояния и движения;

    оценка динамики состава и структуры источников собственного и заемного капитала, их состояния и движения;

    анализ абсолютных и относительных показателей финансовой устойчивости предприятия и оценка изменения ее уровня;

    анализ платежеспособности предприятия и ликвидности его баланса.

    Обобщенная информация для анализа финансовых результатов представлена в форме №2 для годовой и квартальной бухгалтерской отчетности "Отчет о финансовых результатах", в форме №1 для годовой и периодической бухгалтерской отчетности "Бухгалтерский баланс", в форме №5 для годовой и квартальной бухгалтерской отчетности "Приложение к балансу". Кроме этого, при анализе используются данные финансового плана аналитического бухгалтерского учета к счету 46 "Реализация продукции", счету 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств", счету 80 "Прибыли и убытки" и другими счетами.

    В науке и на практике применяются разные виды анализа : физических, химический, математический, статистический, экономический и другие. Они отличаются объектами, целями и методами исследования.

    Экономический анализ в отличие от физического, химического и прочих относится к абстрактно - логическому методу исследования экономических явлений, где невозможно использовать ни микроскоты, ни химические реактивы, где то и другое должны заменить силы абстракции.

    Велики роль и значение анализа хозяйственной деятельности предприятия. Анализ хозяйственной деятельности - это важнейшая функция управления. Это орудие для выявления и мобилизации резервов эффективности работы. Квалифицированный анализ позволяет своевременно выявлять достигнутые успехи и недостатки в работе.

    Формирование рыночной экономики обуславливает развитие анализа в первую очередь на микроуровне - на уровне отдельных предприятий и их внутренних структурных подразделений, поскольку это низовые звенья (при любой форме собственности) составляют основу рыночной экономики.

    Значение анализа определяется его задачами:

    1) обеспечение доходности работы изучаемых предприятий;

    2) повышение научно-экономической обоснованности бизнес-планов, договоров и объективная, всесторонняя оценка их выполнения;

    3) оценка экономической эффективности использования трудовых и финансовых ресурсов;

    4) выявление и количественная оценка влияния отдельных факторов на результаты хозяйственной деятельности;

    5) содействие техническому прогрессу и распространению передового опыта.

    Анализ на микроуровне наполняется совершенно конкретным содержанием, связанным с повседневной хозяйственно-финансовой деятельностью предприятий, их коллективов, менеджеров, владельцев-собственников. Конкретно: анализ обоснования и выполнения бизнес-планов, сравнительный анализ маркетинговых мероприятий, включающих сопоставление реального развития событий с ожидаемым за определенный отрезок времени, анализ возможностей производства и сбыта, выяснение внутрипроизводственных и общеэкономических ситуаций, влияющих на производство и сбыт, анализ соотношения спроса и предложения, анализ конкретных поставщиков сырья и комплектующих изделий, анализ конечных финансовых результатов производственной, сбытовой, маркетинговой деятельности (прибыль, убыток), анализ коммерческого риска с оказываемым на него влиянием политических, демографических, культурных, экологических и других факторов.

    В условиях рыночного механизма хозяйственный анализ и бухгалтерский учет должен не только давать объективную оценку производственно-торговой, финансовой и другой деятельности предприятий, но и выявлять и мобилизовать резервы (особенно прогнозные) повышения эффективности использования экономического потенциала, разрабатывать и принимать оптимальные управленческие решения.

    1.2. Характеристика форм бухгалтерского учета, применяемых на

    малых предприятиях

    Бухгалтерский учет - это система наблюдения и обобщения фактов финансово хозяйственной деятельности предприятия, отражаемых с помощью специальных документов для получения итогов или каких - либо данных о работе предприятия, а также контролю за его деятельностью.

    Бухгалтерский учет представляет собой систему приемов и методов непрерывного взаимосвязанного, сплошного документированного отражения в денежном выражении имущества и хозяйственнывх прцессов в целях контроля и управления ими.

    Основными правилами ведения и организации бухгалтерского учета в организациях установлены Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, Положением по бухгалтерскому учету “Учетная политика предприятия”, Планом счетов бухгалтерского учета и некоторыми другими нормативными документами.

    Основные правила ведения бухгалтерского учета :

    1. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций осуществляется способом двойной записи в соответствии с Планом счетов бухгальтерского учета.

    2. Основанием для записей в учетных регистрах являются первичные учетные документы, которые должны составляться в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их окончания и содержать обязательные реквизиты. Порядок передачи первичных документов и сроки их передачи определяются утвержденным графиком документооборота.

    3. Имущество, обязательства и хозяйственные операции для отражения в бухгалтерском учете и отчетности подлежит оценки в денежном выражении путем суммирования фактически произведенных расходов. Применение других видов оценок допускается в случаях, предусмотренных законодательством, Положением или другими нормативными актами Минфина России.

    4. Обязательность проведения инаентаризации имущества и финансовых обязательств и отражения её результатов в бухгалтерском учете.

    5. Формирование учетной политики организации осуществляется в соответствии с допущениями и требованиями, установленными Положением по бухгалтерскому учету “Учетная политика предприятия”.

    Процесс учета состоит из нескольких этапов (стадий). Это, прежде всего, наблюдение за хозяйственными явлениями и процессами, затем их измерение в определенных числовых показателях. Полученную информацию надо зарегистрировать и сгруппировать по заранее принятой и научно обоснованной системе. Учетный процесс завершается соответствующим обобщением полученных учетных показателей. Только посредством сгруппированной и обобщенной в соответствии с требованиями хозяйственного руководства учетной информацией можно управлять деятельностью объединений (предприятий).

    Для учета особенно важно количественное отражение хозяйственных явлений. Цифровые показатели, сгруппированные и обобщенные по определенной системе, дают возможность судить об эффективности хозяйственной деятельности.

    Хозяйственный учет выступает как одна из общих универсальных функций управления, это - обособившийся вид управленческой деятельности, он используется специальным аппаратом управления (главным образом бухгалтерией или под ее руководством), в учетном процессе принимаются управленческие решения (в порядке контроля, инструкций, указаний).

    Учет должен быть точным, объективным, правдивым. Без правильной цифры, реально отражающей положение дел. Нельзя руководить и управлять хозяйством.

    Учет должен быть простым и ясным. Известно, что работники объединений и предприятий широко привлекаются к руководству производственным процессом и поэтому часто имеют дело с данными учета и отчетности.

    Учет должен быть экономичным. Расходы на ведение учетного процесса. На содержание учетного аппарата должны быть как можно меньше. Вместе с тем, исходя из роли и значения учета в управлении производством, необходимо предупреждать неоправданное и необоснованное сокращение расходов на ведение учета. Наиболее верные пути к экономическому учету - его централизация и механизация, внедрение прогрессивных приемов и способов его организации и техники.

    Учет должен быть своевременным и оперативным. Данные, полученные с опозданием, теряют свое значение для руководства, они не имеют ценности.

    Так каким же образом данные бухгалтерского учета приобретают свойства полезной деловой информации, которая еще до момента совершения сделки позволяет оценить предпочтительность того или иного варианта купли-продажи товаров, инвестирования средств, привлечения капиталов, минимизировать риск предпринимательства в условиях неопределенности рыночной конъюнктуры?

    В прошлом ответы на эти вопросы бухгалтеры искали в литературе по коммерческим, финансовым и хозяйственным вычислениям. Сегодня в странах с хорошо развитой информационной индустрией эти вычисления получили мощный импульс развития и составили основу финансового менеджмента. Экономическая информация в предпринимательстве призвана играть роль специального профессионального языка, способствующего достижению целей деловой активности.

    Основу делового языка всегда и везде составляли данные, формируемые в системе бухгалтерского учета. В современном информационном сопровождении предпринимательства бухгалтерский учет продолжает традиционно играть главную роль.

    В дореволюционной России в функции главной бухгалтерии входило не только учетное отражение хозяйственных операций и составление отчетности установленной формы, но и ведение коммерческой бухгалтерии, включавшей в себя финансовые и коммерческие вычисления. Отправляясь от несложных вычислений простых и сложных процентов, эта отрасль профессиональных знаний развивалась в последующие годы за рубежом в современную систему высших финансовых вычислений, хотя приоритет в этой области принадлежал российским ученым.

    С начала 30 годов основания коммерческой бухгалтерии вместе с финансовыми вычислениями соответствовала доминировавшим тогда взглядам на методы управления социалистической экономикой. Некогда целостная функция финансового управления предприятием, принадлежавшая по праву главному бухгалтеру, стала постепенно разделяться на части с передачей отдельных функций плановому отделу, отделу труда и заработной платы и другим службам. Суть связи бухгалтерского учета с управлением финансово-хозяйственной деятельностью малых предприятий состоит в том, что деловая информация адекватна целям предпринимательства.

    Профессор Иоганн Фридрих Шерр еще в конце XIX века образно и точно определил: "Бухгалтерский учет - непогрешимый судья прошлого, необходимый руководитель настоящего и надежный консультант будущего каждого предприятия".

    Эта характеристика бухгалтерского учета вполне соответствует современной концепции деловой информации, сформулированной в международных стандартах по учету. Особо высоко ценится та информация, которая определяет эффективность оперативных хозяйственных решений, связанных с извлечением будущих экономических выгод.

    В предпринимательстве профессиональная ценность бухгалтера тем выше, чем эффективнее он влияет на принятие решений, определяющих рыночную стратегию и тактику предприятия. Основной продукт его труда должен составлять активное воздействие на принятие деловых решений, особенно в той части, которые связаны с финансовой стороной.

    Заинтересованное и ответственное участие в делах предприятия превращает главного бухгалтера, как основного держателя информации, в финансового менеджера, основной смысл деятельности подчинен диагностике и проектированию мер, способствующих улучшению экономического благополучия предприятия на протяжении всего периода его существования.

    Современная финансово-хозяйственная деятельность малых предприятий базируется на трех основных концепциях: текущей стоимости, предпринимательского риска, потока денежных средств. Концепция текущей стоимости выражает приращение капитала. Инвестируя в дело определенный первоначальный капитал, предприниматель, конечно, рассчитывает на извлечение через определенный период времени некоторой величины нового капитала. Этот капитал должен быть достаточным не только для того, чтобы возместить ранее помещенный в оборот капитал, но также должен включать в себя более или менее значительную долю приращения капитала (прибыль). Бухгалтер, давая учетное выражение совершаемых операций, вынужден следовать учетным принципам (двухстороннего отражения операций, экономической принадлежности поступления и затрат, непрерывности функционирования предприятия, сохранения капитала и др.), которые не позволяют ему непосредственно учетным путем определить экономическую выгоду предприятия. Вопрос о купле-продаже того или иного товара или об инвестировании средств приходится решать на текущий момент времени, но эффективность этих операций будет определенно установлена только в будущем. Принимающий решение вынужден обратиться к данным, формируемым в бухгалтерском учете. Концепция предпринимательского риска вытекает из концепции текущей стоимости: прогноз ожидаемой экономической выгоды дается не в виде однозначной величины, а в виде примирительной и оптимистической оценок текущей стоимости. Чем более точно финансовый менеджер предугадает в своих решениях возможный ход событий, тем меньше уровень предпринимательского риска.

    Основное содержание третьей концепции финансово-хозяйственной ной деятельности малого предприятия - концепции потоков денежной наличности - составляет разработка политики предприятия в области привлечения финансовых ресурсов, организации их движения, поддержания их в определенном качественном состоянии. Это затрагивает сферу привлечения финансовых источников предприятия на краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной основе. Необходимо оценить приемлемость цены дополнительных финансовых источников, условия и возможности погашения обязательств.

    Текущий анализ финансового состояния предприятия на основе финансовых коэффициентов, составления специальных отчетов о движении капитала владельца и об изменении финансового положения на базе оборотного капитала и потоков денежных средств представляют необходимые этапы последующей бухгалтерской работы, на базе которых дается оценка экономической жизнеспособности предприятия.

    Обычная бухгалтерская практика учетного отражения хозяйственных операций сама по себе не может дать непосредственные ответы на практические запросы многочисленных пользователей информации. Необходимо эту бухгалтерскую информации определенным образом модифицировать, чтобы она стала полезной для принятия решений.

    Из всех зарегистрированных в России юридических лиц около одного миллиона подпадает под понятие малое предприятие. Эти предприятия работают во всех регионах страны и занимаются в основном предоставлением различных услуг и торговлей, а также небольшим производством.

    Существуют различные формы бухгалтерского учета на малых предприятиях. Самые распространенные из них - журнально-ордерные формы бухгалтерского учета. Для сравнения преимуществ и недостатков этих форм учета необходимо рассмотреть их в отдельности.

    На малых предприятиях, где общая численность работников составляет более 15 человек, бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме учета, согласно "Положению о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации" (утверждено приказом Министерства Финансов Российской Федерации 26 декабря 1994 г. №170).

    Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

    - применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

    - совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;

    - объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической;

    - отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

    - сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

    В основе журнально-ордерной формы бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

    Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной и коммерческой деятельностью предприятия, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности .

    Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей, используя для этого два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах ордера. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.

    В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов записываются только по кредиту соответствующих счетов с одновременным отражением оборотов по дебету корреспондирующих счетов. В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и валютному счетам в банке регистрируются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости - по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля, а также для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы записями в различных журналах-ордерах.

    Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. По данным Главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.

    Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец года по каждому синтетическому счету (в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкции по его применению, утверждены приказом Министерства финансов СССР от 1 ноября 1991 г. №56 и рекомендованы для применения на территории Российской Федерации письмом Министерства экономики и Министерства финансов РСФСР от 19 декабря 1991 г. №18-5, с изменениями, утвержденными приказами Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 1994 г. №173 от 28 июля 1995 г. №81).

    В Главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

    Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.

    Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

    При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам.

    Применение Главной книги, журналов-ордеров по кредитуемым счетам с указанием дебета счетов в порядке бухгалтерской корреспонденции позволит осуществить экономическую группировку операций и ограничить записи данных на этих операциях.

    Однако следует особо отметить, что при журнально-ордерной форме учета записи в соответствующих учетных регистрах ведутся вручную.

    Преимущества журнально-ордерной формы учета :позволяет уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмена ряда регистров (мемориальный ордер, регистрационный журнал, оборотная ведомость по синтетическим счетам), облегчает составление отчетов.

    Общая схема журнально-ордерной формы учета приведена на рисунке 1.

    Многие малые предприятия имеют число работников, не превышающее 10-15 человек, и обслуживаются всего одним бухгалтером. При этом бухгалтер совмещает функции главного бухгалтера и всех остальных работников бухгалтерии, ему приходится выполнять все учетные операции - от составления первичной документации до сдачи отчетности в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. Зачастую работу бухгалтера в мелких фирмах выполняет работник, не имеющий специального образования, по совместительству с другими обязанностями.

    Условные обозначения:

    Запись сверка записи

    Рис. 1. Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета.


    Естественно желание упростить ведение бухгалтерского учета и сократить до минимума ведение документации. Но не всегда получается довольствоваться упрощенными данными, и связано это прежде всего с тем, что налоговое законодательство для небольших предприятий и для больших организаций отличается только наличием некоторых льгот для малых предприятий.

    Малым предприятиям предоставлено право представлять в упрощенной форме статистическую и бухгалтерскую отчетность. Информация, содержащаяся в отчетности малых предприятий, должна отражать, в основном, данные, необходимые для решения вопросов налогообложения.

    В состав годового бухгалтерского отчета малого предприятия включаются только формы №1 "Бухгалтерский баланс" и №2 "Отчет о финансовых результатах". В составе годового бухгалтерского отчета малого предприятия пояснительная записка не представляется.

    Установление этой льготы связано с тем, что число потребителей отчетности малого предприятия очень ограничено по сравнению с потребителями отчетности других организаций.

    Для малых предприятий, у которых общая численность работников, включая совместителей, меньше 15 человек, и отвечающих другим критериям отнесения к субъектам малого предпринимательства (в части участия в уставном капитале), Федеральным законом от 29 декабря 1995 г. №222-Ф3 "Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства" предоставлено право перейти на упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности с отменой уплаты всех установленных федеральных, региональных и местных налогов и уплатой только единого налога, исчисляемого по результатам хозяйственной деятельности.

    Малое предприятие ведет бухгалтерский отчет в соответствие с едиными методологическими основами и правилами. Методологические основы и правила бухгалтерского учета установлены:

    а) положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации;

    б) положениями по бухгалтерскому учету, регулирующими порядок учета различных объектов бухгалтерского учета (например, положение по бухгалтерскому учету №2 "Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство");

    в) планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий.

    Основы методологии бухгалтерского учета на малых предприятиях изложены в Указаниях по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (далее по тексту - Указания), утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 22 декабря 1995 г. №131. Эти Указания предназначены для всех малых предприятий независимо от предмета и целей деятельности, организационно-правовых форм и форм собственности.

    В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации организации самостоятельно устанавливают организационную форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования, а также определяют в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации.

    Руководитель малого предприятия определяет, каким образом будет осуществляться ведение бухгалтерского учета на малом предприятии:

    - бухгалтерией, являющейся самостоятельным структурным подразделением (службой), возглавляемой главным бухгалтером (которая может состоять из одного главного бухгалтера);

    - специализированной организацией (централизованной бухгалтерией);

    - соответствующим специалистом на договорных началах;

    - работником, уполномоченным на это письменным распоряжением малого предприятия.

    Хотя ответственность за организацию бухгалтерского учета на малом предприятии лежит на руководителе, как правило, разработка системы ведения бухгалтерского учета и порядок документооборота на вновь создающемся малом предприятии ложится на назначенного руководителем главного бухгалтера (или иного работника, ведущего бухгалтерский учет на малом предприятии).

    Система бухгалтерского учета, которая включает рабочий План счетов бухгалтерского учета, регистры бухгалтерского учета (форму счетоводства), состав и виды применяемых форм первичных учетных документов, систему документооборота и другие необходимые для организации бухгалтерского учета учетные процедуры, а также положения учетной политики, в большинстве случаев разрабатывается главным бухгалтером и утверждается приказом об учетной политике малого предприятия, который подписывает руководитель (директор).

    Малое предприятие самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета из применяемых в Российской Федерации, исходя из потребностей своего производства и управления, их сложности и численности работников.

    Большинство малых предприятий имеет простой технологический процесс производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и проводит незначительное количество хозяйственных операций.

    Таким предприятием, имеющем, как правило, не более трехсот хозяйственных операций в месяц, Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов РФ рекомендовано применение упрощенной формы бухгалтерского учета.

    Упрощенная форма бухгалтерского учета может вестись по простой форме бухгалтерского учета - без использования регистров бухгалтерского учета имущества предприятия. Простая форма рекомендована для малых предприятий, совершающих, как правило, не более ста хозяйственных операций в месяц и не осуществляющих производства продукции и работ. Связанного с большими затратами материальных ресурсов. При этом учет всех операций предприятиями ведется путем их регистрации только в Книге (журнале) учета хозяйственных операций (типовая форма № К-1).

    Кроме Книги (журнала) учета хозяйственных операций, обязательным является также ведение ведомости учета заработной платы (типовая форма №В-8) для учета расчетов по оплате труда с работниками и по подоходному налогу с бюджетом (форма № В-5).

    Предприятия сферы обращения (торговля, услуги) могут использовать регистры из упрощенной формы бухгалтерского учета, при необходимости применяя отдельные регистры для учета определенных ценностей, преобладающих в их деятельности (товарно-материальных запасов, финансовых активов и т.п.), журнально-ордерной формы счетоводства.

    При этом малое предприятие может самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей работы при соблюдении:

    - единой методологической основы бухгалтерского учета, предполагающей ведение бухгалтерского учета на основе принципов начисления и двойной записи;

    - взаимосвязи данных аналитического и синтетического учета;

    - сплошного отражения всех хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов;

    - накапливания и систематизации данных первичных документов в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью малого предприятия, а также для составления бухгалтерской отчетности.

    Для организации учета по упрощенной форме бухгалтерского учета малое предприятие на основе типового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятие может составить рабочий План счетов бухгалтерского учета хозяйственных операций.

    В Указаниях по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства для малых предприятий всех видов деятельности рекомендован для использования сокращенный План счетов бухгалтерского учета, в котором некоторые счета выполняют функции нескольких счетов типового Плана счетов, в частности:

    Таблица 1.1

    Счета типового Плана счетов

    Счета сокращенного Плана счетов

    1

    2

    01 "Основные средства"

    01 "Основные средства"

    03 «Долгосрочно арендуемые основные средства»

    04 "Нематериальные активы"

    02 «Износ основных средств»

    02 «Износ основных средств»

    05 «Амортизация нематериальных активов»

    07 "Оборудование к установке"

    10 "Материалы"

    10 "Материалы"

    11 "Животные на выращивании и откорме"

    12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы",15 "Заготовление и приобретение материалов, 16 "Отклонение в стоимости материалов"

    20 "Основное производство", 21 "Полуфабрикаты собственного производства

    20 "Основное производство

    23 "Вспомогательные производства"

    25 "Общепроизводственные расходы"

    26 "Общехозяйственные расходы", 28 "Брак в производстве", 30 "Некапитальные работы", 44 "Издержки обращения"

    40 "Готовая продукция", 41 "Товары"

    41 "Товары"

    45 "Товары отгруженные", 46 "Реализация продукции (работ, услуг), 47 «Реализация и прочее выбытие основных средств», 48 «Реализация прочих активов», 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"

    46 "Реализация"

    1

    2

    55 «Специальные счета в банках», 56 «Денежные документы», 57 «Переводы в пути»

    55 «Специальные счета в банках»

    06 "Долгосрочные финансовые вложения",

    58 "Краткосрочные финансовые вложения"

    58 "Финансовые вложения"

    60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 63 «Расчеты по претензиям»

    60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

    68 «Расчеты с бюджетом», 67 «Расчеты по внебюджетным платежам»

    68 «Расчеты с бюджетом»

    69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 65 «Расчеты по имущественному и личному страхованию»

    69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

    61 "Расчеты по авансам выданным", 63 "Расчеты по претензиям", 64 "Расчеты по авансам полученным", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 75 "Расчеты с учредителями", 76 "Расчеты с различными дебиторами и кредиторами, 77 "Расчеты с государственным и муниципальным органом", 78 "Расчеты с дочерними (зависимыми) обществами", 79 "Внутрихозяйственные расчеты", 97 «Арендные обязательства»

    76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

    80 "Прибыли и убытки", 81 "Использование прибыли", 88 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" субсчета "Нераспределенная прибыль (убыток) отчетного года" "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) прошлых лет"

    80 "Прибыли и убытки"

    86 «Резервный капитал», 87 «Добавочный капитал», 89 "«Резервы предстоящих расходов и платежей»

    89 «Фонды специального назначения и резервы»

    90 "Краткосрочные кредиты банков", 92 "Долгосрочные кредиты банков", 93 «Кредиты банков для работников», 94 «Краткосрочные займы», 95 "Долгосрочные займы", 96 "Целевые финансирование и поступления"

    90 "Кредиты банка и финансирование"

    В зависимости от специфики деятельности малого предприятия некоторые счета из сокращенного Плана счетов могут не использоваться или приведенный План счетов может быть несколько расширен. Например, малому предприятию, основной деятельностью которого является работа на рынке ценных бумаг, можно не использовать счета 41 "Товары" и 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и целесообразно финансовые вложения в зависимости от сроков, на которые они сделаны, вести на двух счетах - 06 "Долгосрочные финансовые вложения" и 58 "Краткосрочные финансовые вложения" с использованием субсчетов для учета ценных бумаг различного вида (акций, облигаций, векселей и т.д.).

    При ведении бухгалтерского учета по простой форме используется только один единый учетный регистр синтетического и аналитического учета - Книга учета хозяйственных операций.

    Книга учета хозяйственных операций может вестись двумя способами.

    1. В форме ведомости, которая открывается на каждый месяц (при необходимости используя листы для учета операций по счетам).

    2. В форме Книги (журнала), в которой учет операций ведется весь отчетный год. В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, заверенное подписями руководителя и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета (главного бухгалтера), а также оттиском печати малого предприятия.

    Во многих случаях удобнее вести ведомости за месяц. В ведомости указывается месяц, в котором она заполняется. Ведомость на месяц открывается записями сумм остатков по дебету и кредиту каждого счета. Все хозяйственные операции за месяц записываются в хронологической последовательности позиционным способом на основании первичных документов.

    Для документирования операций могут применяться типовые межведомственные формы первичной учетной документации, ведомственные формы, а также формы, самостоятельно разработанные малыми предприятиями, содержащие обязательные реквизиты и обеспечивающие достоверность отражения в бухгалтерском учете совершенных операций.

    Перечень обязательных реквизитов первичных документов определен в пункте 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 26 декабря 1994 г. №170: наименование документа (формы); код формы; дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки.

    Суммы каждой операции отражаются методом двойной записи одновременно по графам "Дебет" и "Кредит" соответствующих счетов Книги учета хозяйственных операций. По окончании месяца подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов. Сумма оборотов по дебету всех счетов должна равняться сумме оборотов по кредиту всех счетов, и каждая из них должна равняться итогу всех сумм хозяйственных операций, показанному по графе 4 Книги учета хозяйственных операций. После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов бухгалтерских счетов за месяц выводится сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца. В конце месяца подсчета итога оборотов ведомость подписывается лицами, производившими записи.

    Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в ведомости отчетного месяца дополнительной записью (уменьшение оборотов - красным цветом (сторно))

    Ошибки в ведомостях исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы. Текст зачеркивается тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать неправильную запись.

    Всякое исправление ошибки в ведомости должно быть оговорено надписью "Исправлено" с указанием даты и подтверждено подписью лица, отвечающего за ведение бухгалтерского учета на малом предприятии.

    Хотя, согласно Указаниям Минфина РФ, финансовые результаты от реализации должны выявляться ежемесячно, многие малые предприятия определяют финансовые результаты только по итогам квартала. Это оправдано тем, что практически все обязательства по уплате налогов малое предприятие определяет только поквартально, а для целей анализа хозяйственной деятельности и для целей управления, как правило, данные о финансовых результатах малого предприятия на каждый месяц не требуются.

    Заработная плата группируется в ведомости по категориям работников, объектам учета, видам производств.

    В разделе ведомости "Кредит (начислено)" отражаются начисленные работникам малого предприятия (состоящим и не состоящим в штате) суммы по оплате труда (включая премии) за выполненную работу, исчисленные исходя из принятых на предприятии систем и форм оплаты труда, надбавки, доплаты и другие выплаты, предусмотренные действующим законодательством.

    Одновременно производится расчет всех удержаний из начисленных сумм по оплате труда работников в разделе "Дебет (удержано)" в соответствии с действующим законодательством (подоходного налога, сумм выданных авансов, своевременно не возвращенных подотчетных лицам сумм, сумм по исполнительным листам в пользу различных предприятий и лиц и других) и определяется сумма, подлежащая выдаче на руки работникам.

    Ведомость № В-8 используется также в качестве платежного документа. Она предназначена для оформления выдачи заработной платы. При наличии не выданных работникам малого предприятия сумм по оплате труда (по истечении 3 рабочих дней со дня, установленного для ее выплаты) в графе этой ведомости "Расписка в получении делается запись: "Депонировано", и указанная сумма переносится по каждому работнику (записью позиционным способом) в ведомость следующего месяца в графу 4 "Остаток сумм на оплату труда на начало месяца"

    Если на малом предприятии число работников (в том числе не состоящих в штате) превышает 10 человек, то удобнее вести учет начисленных сумм оплаты труда и удержаний из нее в расчетно-платежной ведомости (типовая форма №Т-49) или расчетной ведомости (типовая форма № Т-51). Для учета доходов и правильного расчета подоходного налога на всех работников малого предприятия, а также на всех лиц, получающих доход на малом предприятии, должны вестись налоговые карточки по установленной форме. Типовая форма налоговой карточки приведена в приложении №7 к инструкции Госналогслужбы РФ от 29 июня 1995г. №35. На основании данных из налоговой карточки при необходимости составляют справки о доходах физических лиц, учет доходов которых ведется на предприятии.

    В ведомости по форме № В-8 также определяются суммы отчислений на социальные нужды (органам государственного социального страхования, пенсионного фонда, государственного фонда занятости и медицинского страхования) в установленном порядке от сумм оплаты труда работников.

    В заключение хочется напомнить о дополнительных льготах малым предприятиям по сравнению с другими организациями, предоставляемых в соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации.

    По налогу на добавленную стоимость малым предприятиям предоставлена льгота в виде уплаты налогов только один раз в квартал - до 20-го числа месяца следующего за последним месяцем отчетного квартала, независимо от размера платежей по налогу. Кроме того, не облагаются налогом на добавленную стоимость платежи малых предприятий по лизинговым сделкам.

    Льготы малым предприятиям по налогу на прибыль более обширны.

    Малые предприятия освобождены от уплаты авансовых взносов налога на прибыль и соответственно от корректировки налогооблагаемой прибыли по итогам квартала на ставку рефинансирования Центрального банка РФ.

    В первые два года работы не уплачивают налог на прибыль малые предприятия, осуществляющие производство и одновременно переработку сельскохозяйственной продукции; производство продовольственных товаров, товаров народного потребления. Строительных материалов, медицинской техники, лекарственных средств и изделий медицинского назначения; строительство объектов жилищного, производственного, социального и природоохранного назначения (включая ремонтно-строительные работы) - при условии, если выручка от указанных видов деятельности превышает 70 % общей суммы выручки от реализации продукции (работ, услуг). При этом днем начала работы предприятия считается день его государственной регистрации.

    В третий и четвертые годы работы указанные малые предприятия уплачивают налог в размере соответственно 25-и 50 % от установленной ставки налога на прибыль, если выручка от указанных видов деятельности составляет свыше 90% общей суммы выручки от реализации продукции (работ, услуг).

    Указанные льготы не предоставляются малым предприятиям, образованным на базе ликвидированных (реорганизованных) предприятий, их филиалов и структурных подразделений.

    При прекращении малым предприятием деятельности, в связи с которой ему были предоставлены налоговые льготы, до истечения пятилетнего срока (начиная со дня его государственной регистрации) сумма налога на прибыль, исчисленная в полном размере за весь период его деятельности и увеличенная на сумму дополнительных платежей, определенных исходя из ставки рефинансирования Центрального банка РФ за пользование банковским кредитом, действовавшей в соответствующих отчетных периодах, подлежит внесению в федеральный бюджет.

    К льготам по налогу на прибыль можно отнести право малых предприятий включать в себестоимость (что соответственно уменьшает налогооблагаемую базу прибыли) дополнительные амортизационные отчисления.

    Субъекты малого предпринимательства вправе применять ускоренную амортизацию основных производственных фондов с отнесением затрат на издержки производства (обращения) в размере, в два раза превышающем нормы, установленные для соответствующих видов основных средств. Наряду с применением механизма ускоренной амортизации субъекты малого предпринимательства могут списывать до 50% первоначальной стоимости основных средств со сроком службы более трех лет.

    Дополнительные отчисления отражаются в бухгалтерском учете по дебету счетов учета затрат на производство и кредиту счета 02 "Износ основных средств".

    Малые предприятия могут при определении выручки от реализации использовать метод начисления либо кассовый метод по своему выбору. Тогда как все остальные предприятия (кроме малых) в соответствии с пунктом 7 Указа Президента РФ от 8 мая 1996 г. № 695 начиная с 1 октября 1996 г. Обязаны применять при введении бухгалтерского учета и для начисления налога на прибыль метод начисления, согласно которому исчисление выручки от реализации производится с момента наступления более ранней даты:

    получения предоплаты (аванса);

    отгрузки продукции (выполнения работ, оказания услуг).

    Дополнительные льготы малым предприятиям или отдельным категориям малых предприятий в зависимости от видов деятельности могут устанавливаться представительными (законодательными) органами власти на местах.

    1.3. Основные направления деятельности государства в поддержке

    малого бизнеса.

    Сегодня предприятия, обеспечивающие рабочие места горожан в большинстве своем являются крупнейшими неплательщиками налогов, требуют экономического оздоровления. Один из способов решения проблем предприятий имеющих статус градообразующих, их реконструкция и создание новых рабочих мест видится в образовании на их основе комплекса малых предприятий и развития в регионах частного предпринимательского сектора, как более гибкого и устойчивого к изменениям конъюнктуры сегмента экономики.

    Сейчас на крупных предприятиях, которые в целом имеют низкий экономический потенциал, существуют производства, для которых легко найти местный источник снабжения и которые могут работать независимо от основного предприятия.

    Таким образом, изучение рыночной конъюнктуры - быстрое реагирование на изменение потребительского спроса и гибкость производства в рамках малого предприятия могут обеспечить его жизнедеятельность в процессе разрушения производства “материнской” компании.

    Независимо от предмета и целей деятельности. форм собственности МП, они имеют особый статус среди прочих субъектов экономики.

    Законодательство Российской Федерации обеспечивает государственную поддержку МП, устанавливая основные направления стимулирования и развития субъектов малого предпринимательства, а также льготы еслиорганизация удовлетворяет определенным условиям по численности и структуре уставного капитала и к тому же работает в приоритетных сферах деятельности, как производствои переработка сельскохозяйственной продукции, производство продовольственных товаров, отдельных товаров народного потребления, медицинских товаров, лекарственных препаратов, строительство или ремонтно - строительные работы, то оно имеет максимальные льготы.

    Федеральный закон от 14 июня 1995 года “О государственной поддержке малого предпринимательства в России” определяет общие положения в области государственной поддержки малого предпринимательства.

    Основные направления государственной поддержки:

    1. Формирование инфраструктуры поддержки и развития малого предпринимательства.

    2. Создание льгот и условий использования государственных, финансовых, материально - технических, информационных ресурсов, разработок и ткхнологий.

    3. Установление упрощенного порядка регистрации, лицензирование деятельности, сертификации их продукции.

    4. Поддержка внешнеэкономической деятельности, включая содействие их научно - технических, производственных связей с зарубежными государствами.

    5. Организация подготовки и переподготовки кадров для МП.

    Одним из основных и действенных методов государственного стимулирования МП - система льгот по налогооблажению и тех организаций, деятельность которых способствует функционированию и развитию малого бизнеса.

    В условиях гибкого экономического кризиса и крайней ограниченности ресурсов для капиталовложений в экономику России проблема приоритетности выбора направлений инвестиционной деятельности приобретает чрезвычайное значение.

    Учитывая данное обстоятельство, надо включать в систему таких приоритетов в сферу малого и среднего бизнеса.

    Это вытекает из хода социально - экономических процессов, из того каковы место и перспективы данной сферы в решении ряда остро актуальных для нашей страны задачь (создание конкурентной среды, повышение уровня эффективности занятости населения, отработки и распространение новых технических решений и др.).

    Пока нет оснований говорить о том, что российский малый и средний бизнес (МСБ) реально пользуется какими - то предпочтениями в распределении инвестиционных ресурсов, скорее имеет место противоположная ситуация, когда эта сфера отклоняется на второй план, хотя президент РФ в апреле 1996 года издал Указ № 491 “О первоочередных мерах государственной поддержке малого предпринимательства в РФ”, считая малое предпринимательство важнейшей сферой рыночной экономики, и важнейшей задачей государственной политики провозгласил поддержку малого предпринимательства, финансирование было и остается наиболее уязвимой проблемой российского МСБ. По данным опроса половины руководителей МП при их организации пришлось ограничится собственными сбережениями, немногими более четверти сумели получить кредит, а менее 20 % - привлечь средства вкладчикив.

    Самая серьезная проблема на начальной стадии - финансы и помещения, затем отношения с местными органами управления. При этом проблема инвестирования остается главной на всем протяжении деятельности фирмы.

    В западных странах действуют многочисленные коммерческие банки, страховые компании, отраслевые фонды, региональные коммерческие отделения инвестиционных структур содействия малому бизнесу, благотворительные фонды и ассоциации, которые активно поддерживают малые предприятия.

    Мы этим не располагаем, что тормозит развитие МСБ. Поэтому в настоящее время развитие сети МП не оказывает решающего влияния на формирование товарных рынков, а поддержание предпринимательской активности в сфере МСБ не имеет необходимой почвы.

    Несмотря на то, что капитальные вложения МП составляют достаточно внушительную сумму (11 % от капитальных вложений в экономику России за счет источников финансирования) активность МП промышленности в области инвестиций весьма низка.

    Первое место среди источников финансирования занимают доходы от собственной деятельности МП, второе место - личные средства учредителей МП, третье место - частный кредит.

    Одной из главных проблем развития МП является их слабое инвестирование в связи с повышенными рисками при кридитовании. В доступе к кредитным ресурсам МП испытывают на себе как общую жесткость кредитно - денежной политики, так и проявления дискриминационной политики банков по отношению к МСБ. Коммерчекие банки не заинтересованы в кредитовании МП из - за отсутствия отработанных технологий по инвестированию их. Банки не хотят рисковать, так как имеют опыт исчезновения кредитных фирм, сокрытия золога в том числе в сфере МСБ.

    Большое внимание заслуживает появившиеся негосударственные структуры поддержки малого бизнса. В 1992 году создалось Российское агентство поддержки МСБ. Основныея его задачи содействовать развитию предпринимательской активности путем предоставления консультационных, информационных и эксспертных услуг для начинающих предпринимателей МП.

    В настоящее время действует уже 47 таких агентств. Перечень услуг включает все виды поддержки МП - от сугубо информационного обслуживания и юридических консультаций до непосредственного участия в инвестициях. Отсутствие финансирования из-за дефицита государственных и местных бюджетов является одной из главных причин, препятствующих результативности федеральных и региональных программ поддержки МП. В такой ситуации целесообразно не непосредственное субсидирование предприятий, а развитие МСБ через налоговые льготы, льготный режим предоставленяи помещений, лицензирование. Целесообразно содействие государства в создании региональных специализированных банко, фондов, инноваций, региональных структурных организаций , обслуживающих и защищающих интересы МСБ.

    Изучение тенденций развития предприятий малого и среднего бизнеса в России позволяет делать вывод о том, что эта область экономики открывает широкие возможности для эффективного инвестирования и дальнейшего роста. Более гибкой должна стать государственная политика в вопросах формирования собственных финансовых источников инвестирования, которые являются в настоящее время основными для малого предприятия.

    Требуется активная поддержка государства и привлечения предприятиями внешних финансовых источников инвестирования. Такие черты малого бизнеса, как гибкость и мобильность, означают , что МП должны иметь возможность в нужное время быстро увеличить свои финансовые ресурсы, что делается за счет заемных средств. Отсюда помощь государства в получении средств, горантирование МП коммерческих займов и других видов поддержки.

    ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА МАЛЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ И ОСНОВНЫЕ ПУТИ ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

    Учет кассовых, расчетных и других операций

    В соответствие с принятой на отчетный год учетной политикой и конкретной спецификой ТОО "Гидромаш" разрабатывает рабочий план счетов: выбирает счета первого порядка для отражения в бухгалтерском учете коммерческой и финансово-хозяйственной деятельности, а также, исходя из требований управления, контроля рыночной ориентации, определяет перечень счетов второго и последующих порядков - субсчетов и аналитических счетов. Для отражения хозяйственных операций на ТОО "Гидромаш" используются шесть журналов-ордеров.

    3.1. Журнал-ордер №1 по счету 50 "Касса".

    3.2. Журнал-ордер №2 по счету 51 "Расчетный счет".

    3.3. Журнал-ордер №6 по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

    3.4. Журнал-ордер №7 по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

    3.5. Журнал-ордер №10 по счетам: 41 "Товары", 42 "Торговая наценка", 40 "Готовая продукция", 08 "Капитальные вложения", 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы и другие счета, не учитывающиеся в вышеперечисленных журналах.

    3.6. Журнал-ордер №13 по счету 01 "Основные средства".

    Также для учета используются вспомогательные ведомости:

    - ведомость №16 по счету 46 "Реализация продукции (работ, услуг);

    - ведомость по счету 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами".

    Учет заработной платы ведется в разработочной таблице формы №9 по счетам: 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", 67 "Расчеты по внебюджетным платежам" (см. приложение 1).

    Бухгалтерский учет должен обеспечить повседневный контроль за наличием и движением денежных средств в кассе, на расчетном счете.

    Учет кассовых операций на ТОО "Гидромаш" ведется согласно Инструкции Центрального банка Российской Федерации №18 от 4 октября 1993 г. "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации".

    Для учета кассовых операций, отраженных на активном счете 50 "Касса", предназначены журнал-ордер №1 и ведомость №1 к нему. Эти бухгалтерские регистры отражают поступление денег в кассу предприятия и их расходование по целевому назначению согласно приложенным первичным документам. При этом в журнале-ордере записываются обороты по кредиту счета "Касса" в разрезе корреспондирующих счетов, т.е. выбытие денежных средств, а в ведомости - по дебету счета 50 в корреспонденции с кредитуемыми счетами, т.е. поступление денежных средств. Записи в журнале-ордере и ведомости производятся итогами за день на основании отчетов кассиров, подтвержденных приложенными к ним первичными документами.

    Источник: http://2dip.su/дипломные_работы/2590/

    Ответы на часто задаваемые вопросы

    Как связаться с Автором?

    Вы можете задать имеющиеся у Вас вопросы в разделе комментариев, который располагается на данной странице под описанием к работе. Возможность комментирования доступна только для зарегистрированных Пользователей.

    Какие гарантии по качеству работы?

    Гарантии по качеству работ из Магазина действуют в части соответствия работы описанию, приводимому Автором на странице работы. В случае несоответствия предоставленного Автором описания работе, мы вернём Вам деньги. Гарантийный срок составляет 14 дней. В течении этого времени Вы можете убедиться в соответствии работы приводимому к ней описанию.

    Как оплатить работу?

    Для оплаты необходимо нажать кнопку «Оплатить работу», которая находится ввеху страницы под фотографией Автора, разместившего работу, далее необходимо нажать «Оплатить». Выбрав подходящий для Вас способ оплаты, необходимо выставить счёт. Оплата вносится в размере 100%. Как оплачивать каждым из способом подробнее по ссылке.

    Источник: https://student24.by/market/diplomnaya_rabota

    Дипломные на заказ. Петербург! Напишем дипломную или предложим из готовых. Все предметы. Договор. Звоните!Студент? Нет времени на диплом? Мы напишем дипломную работу совершенно недорого. Все предметы! анализ дипломная работа Дипломная работа: Анализ. Анализ ВЭД на предприятии ООО "Гранд-ТМ" 5415 ( Дипломная работа, 91 стр. ) Анализ ВЭД на. анализ дипломная работа АН Ваш Риэлтор набирает агентов Приглашаем на работу агентов по недвижимости Сменный график Хорошие условияДипломная работа Анализ финансовой. Диплом Анализ финансовой деятельности организации по экономике скачатьЗаказать качественный диплом У нас Вы можете по своей цене!Антиплагиат, бесплатно ознакомительная версияДипломные работы - скачать - Анализ ассортимента и проведение - дипломная работа анализ дипломная работа Дипломные на 5! Расчет онлайн! Цены порадуют! План дипломной + речь в подарок! Договор. Скидки. Не плагиат анализ дипломная работа Курсовые и Дипломные на заказ! Любые студенческие работы со скидкой! В короткие сроки! Высокое качество! анализ дипломная работа Дипломные работы на заказ! Напишем для Вас дипломную работу. Договор. Опыт. Офис м. Лиговский пр. анализ дипломная работа На работу! Зарабатывай в интернете от 180$ в день! Начни прямо сейчас!Анализ вероятности банкротства. На данной странице расположена платная дипломная работа на тему «Анализ вероятности ...бизнес, без стартового вложения в нем нет наемного персонала, его можно вести из дома, получи бесплатно анализ дипломная работа Анализ производства муки. Анализ производства муки - дипломная работа. Формирование помольной. анализ дипломная работа Анализ кредитоспособности заемщика. Описание работы: дипломная работа на тему Анализ кредитоспособности заемщикаДипломные работы от 140 руб/стр Любой предмет и сложность. Высокое качество. Доступно и точно в срок!Работа: дипломная работа анализ Дипломная работа: Анализ кредитоспособности заемщика, база. Написание диссертаций на. анализ дипломная работа Дипломная работа: Анализ мотивации. АНАЛИЗ РЕКЛАМНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО "КЛЮЧ - Н" е34121 ( Дипломная работа, 99 стр. ) Анализ розничного. анализ дипломная работа Помощь при трудоустройстве работу. Новые предложения о работе на Rabota.ruДипломная работа. Финансовая. Тема: Дипломная работа. Финансовая устойчивость предприятия, её анализ, пути повышения..Управление дебиторской и - Дипломная работа: Анализ финансовой устойчивости предприятия на примере ЗАО "Россиб Фармация"

    Источник: http://bypczdxks.blogspot.com/2013/03/blog-post_7054.html
    Зачётик.Ру - каталог студенческих работ.

    У нас можно недорого заказать курсовую, контрольную, реферат или диплом

    Главная / готовые работы / Дипломные работы / Управление

    Анализ процессов становления и развития российской государственной службы (на примере центрального таможенного кинологического центра ФТС России) - Дипломная работа

    СодержаниеВВЕДЕНИЕ… 3
    1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ СТАНОВЛЕНИЯ И РАЗВИТИЯ ФЕДЕРАЛЬНОЙ ТАМОЖЕННОЙ СЛУЖБЫ РОССИИ….8
    1.1.Федеральная таможенная служба и ее особенности… 13
    1.2. Правовое обеспечение таможенной службы…. 17
    1.3. Контроль в области таможенного дела…. 23
    Выводы…. 29
    2.ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ ЦЕНТРАЛЬНОГО КИНОЛОГИЧЕСКОГО ТАМОЖЕННОГО ЦЕНТРА ФТС РОССИИ….30
    2.1.Общая характеристика деятельности Центрального кинологического таможенного центра России…30
    2.2. Анализ организационной структуры управления Центрального кинологического таможенного центра России….35
    2.3. Анализ документирования деятельности Центрального кинологического таможенного центра России…44
    Выводы…. 50
    3.ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КИНОЛОГИЧЕСКОГО ТАМОЖЕННОГО ЦЕНТРА РОССИИ….52
    3.1. Проблемы функционирования Центрального кинологического таможенного центра России…52
    3.2.Предложения по совершенствованию деятельности Центрального кинологического таможенного центра России…56
    3.3.Предложения по совершенствованию системы обеспечения и подготовки собак… 67
    Выводы…. 75
    ЗАКЛЮЧЕНИЕ…. 78
    СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…. 84
    ПРИЛОЖЕНИЯ… 91

    Введение (выдержка)Современные органы государственной службы имеют более чем 20-летнюю историю становления и развития. Многие из них имели свой прообраз и основу еще в период СССР и Российской империи. Однако, новые задачи в условиях перехода общества от административно-командной экономики к рыночной потребовали изменения организационно-правовых основ функционирования всех государственных служб. Необходимо учитывать и административную реформу 2000-ых гг., в результате чего в процессе развития в государственных службах происходили организационно-структурные преобразования. В условиях новых экономических вызовов и «войны санкций» прогнозируется дефицит федерального бюджета, что повлечет за собой снижение финансирования государственных служб и потребует внесения организационно-структурных изменений в функционирование служб, совершенствования управленческих процессов, направленных на экономию бюджетных расходов.
    Развитие международных экономических отношений потребовало значительного преобразования механизма государственного управления внешнеэкономической сферой. Рассмотрение механизма государственного управления довольно часто анализируется в научных работах, но государственное управление таможенным делом менее изученное.
    В начале 90-х годов ХХ века в развитии таможенного дела произошел коренной перелом. В результате проведения административной реформы была сформирована новая структура органов государственного управления, осуществляющих регулирование внешнеторговой деятельности. Оптимальные цели и задачи, обеспечивающие комплексный подход к установлению баланса интересов государства и участников внешнеэкономической деятельности, вполне соответствуют современным целям и задачам правового государства. В настоящее время значительно усилилось влияние таможенного регулирования как элемента государственного регулирования внешнеторговой деятельности на процессы международной интеграции российской экономики в мировое экономическое пространство.
    Изменение деятельности Федеральной таможенной службы России в последние годы также связанно и с формированием и деятельностью Таможенного Союза, формированием единого таможенного пространства России, Беларуси и Казахстана. В условиях продовольственного эмбарго на сельскохозяйственную продукцию США, Евросоюза и др. стран со стороны России, а также в связи с новыми возможными ответными санкциями перед Федеральной таможенной службой России возникают новые задачи по пресечению контрабандного ввоза запрещенной продукции на территорию России, это также требует совершенствования функционирования всех служб и центров Федеральной таможенной службы России.
    Не исключением является и Центральный кинологический центр Федеральной таможенной службы России, перед которым стоят задачи по выявлению с помощью кинологических методов контрабандной и контрафактной продукции. Основные направления совершенствования функционирования должны быть направленны на повышение эффективности, как основной деятельности службы, так и др. вспомогательных управленческих бизнес-процессов, повышения уровня кадрового потенциала службы.
    Таким образом, актуальность дипломного исследования обуславливается важностью анализа процессов становления и развития государственной службы с целью разработки направлений совершенствования ее функционирования на примере конкретной государственной службы.
    Объект исследования – центральный таможенный кинологический центр ФТС России.
    Предмет исследования – центрального таможенного кинологического центра ФТС России.
    Цель исследования –разработка предложений по совершенствованию функционирования центрального таможенного кинологического центра России.
    Задачи:
     провести анализ становления центрального таможенного кинологического центра России;
     рассмотреть структуру органов и систему контроля в области таможенного дела;
     выделить особенности организационно-правовых основ таможенной службы;
     рассмотреть историю и характеристику деятельности ЦКТС ФТС РФ;
     проанализировать организационную структуру управления и кадровый потенциал
     проанализировать документирование деятельности;
     выделить проблемы функционирования и разработать направления совершенствования деятельности, направленные на устранение выделенных проблем.
    Обзор литературы и источников. Вопросы государственного управления достаточно исследовались в отечественной и зарубежной научной литературе, посвященной вопросам государственного менеджмента. Научная основа правовых основ государственного управления – это работы В.Б. Аверьянова, Г.В. атаманчука, В.И. Кнорринга и др. проблемы государственного управления также рассматривались в трудах Ю.С. Адушкина, Д, В.П. Беляева, С.Н. Ю.М. Козлова, Н.М. Конина, В.М. Манохина, Ю.Н. Старилова, А.Г. Чернявского, В.А. Юсупова и др.
    Так, были изучены труды в области таможенного и финансового права, таких авторов, как: О.Ю. Бакаева, О.Н. Горбунова, Б.Г. Литвак, Э.А. Смирнова и др. Изучались также работы в области теории государства и права Н.Г. Александрова, Р.З. Лившица, А.В. Малько, Л.А. Окунькова, В.Н. Синюкова и др.
    Были рассмотрены Конституция Российской Федерации, Таможенный кодекс Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации, Законы: о государственной гражданской службе, Об информации, информатизации, защите информации и др. Были рассмотрены локальные нормативные акты Федеральной Таможенной службы России и Центрального кинологического таможенного центра России.
    Методология исследования. Методологическую основу исследования составляют основные теоретические положения менеджмента, а также общетеоретические методы: метод системного анализа; структурно-функциональный, информационного менеджмента, исторический, правовой.
    Системный метод позволил рассмотреть развитие Федеральной Таможенной службы России и системы государственного управления как целостный объект, структурно-функциональный позволил выявить связи в системе управления Федеральной Таможенной службой России и Центрального кинологического таможенного центра России, метод информационного менеджмента позволил проанализировать информационное обеспечение системы управления, а исторический процессы развития Федеральной Таможенной службы России и Центрального кинологического таможенного центра России, правовой позволил провести анализ нормативно-правовой базы, регламентирующей управление в Федеральной Таможенной службе России.
    Практическая значимость дипломного исследования обуславливается тем, что в предложения по совершенствованию организационной структуры управления в центральном таможенном кинологическом центре позволят повысить эффективность деятельности центра, которая выразится косвенным и прямым экономическим эффектом. Предложения по разработке инструкции по делопроизводству, связанной с организацией работы с обращениями граждан, позволит усовершенствовать процесс работы с обращениями граждан, прежде всего, в аспекте регистрации обращений граждан и контроля за исполнением по обращениям граждан, что повысит социальную эффективность деятельности таможенного центра, повышение обеспечения безопасности информационно-документационных ресурсов повысит уровень секретности работы центра. Предложения по совершенствованию системы обеспечения и подготовки собак позволят решить одну из важных основных задач кинологического центра по подготовке собак для работы на таможнях и постах, находящихся в суровых климатических условиях.
    Диплом по структуре включает введение, три главы, заключение, список использованных источников и литературы.
    Во введении определяются актуальность темы, цель, методология, ставятся задачи,
    В первой главе проводится анализ основных аспектов становления и развития Федеральной Таможенной службы России, во второй проводится анализ различных бизнес-процессов функционирования Центрального кинологического таможенного центра России, а в третьей разрабатываются направления совершенствования деятельности.


    Основная часть (выдержка)В новой структуре управления начальник Центра полностью освобождается от линейного руководства. Должность зам. начальника по общим вопросам переименовывается в должность «зам. начальника по общим вопросам и оперативной деятельности. В его полномочия входит руководство отделами:
     безопасности;
     оперативным;
     кадров;
     по воспитательной работе.
    На наш взгляд, в данной вертикальной управленческой ветви все отделы работают скоординированно в области безопасности и оперативной деятельности. Отдел кадров непосредственно связан с вопросами безопасности в связи с осуществлением функции отбора сотрудников для службы в Центре.


    Заключение (выдержка)Становление таможенной службы РФ связано с формированием основных атрибутов государства РФ, а также обеспечения его суверенитета. Начало – это Указ Президента РСФСР «О Государственном таможенном комитете РСФСР».
    Новые идеи и подходы развития таможенной службы воплотились в программе развития таможенной службы на 1992 - 1995 гг. Становление и обеспечение деятельности таможенных органов непосредственно связаны с принятием в 1993 г. Закона российской Федерации «О таможенном тарифе» и Таможенного кодекса РФ. Была создана российская нормативная база реализации таможенной политики и таможенного дела. Эти акты закрепили приоритет фискально-экономических, контрольных, правоохранительных и защитных функций таможенных органов. Они стали правоохранительными органами и были отнесены к военизированным государственным организациям.
    В 1991 г. Россия стала членом Всемирной таможенной организации (ВТО). Приоритетным направлением деятельности российской таможенной службы стало всемерное содействие экономической интеграции государств - участников Содружества независимых государств (СНГ), сотрудничество с их таможенными службами.
    В 1999 г. была принята «Стратегия и основные направления деятельности ГТК России на 1999 - 2000 гг. по развитию и укреплению сотрудничества с зарубежными таможенными службами и международными организациями». Программа была нацелена на развитие международного таможенного сотрудничества на региональном уровне. В рамках таможенной реформы была утверждена Целевая программа развития таможенной службы РФ на 2004 - 2008 годы, ориентированная на информатизацию и автоматизацию таможенных технологий.
    Административная реформа повлекла за собой изменения и в системе таможенных органов, что было обусловлено формированием института полномочных представителей Президента РФ и созданием в стране семи федеральных округов; 13 региональных таможенных управлений были реорганизованы в 7 управлений, действующих на территориях федеральных округов. Количество таможен сократилось до 143 с 161, но количество таможенных постов увеличилось до 571 с 507.
    В 2010 г. был создан Таможенный союз из трех государств: России, Беларуси, Казахстана. Была создана единая таможенная территория с полным набором контрольных функций по внешнему периметру и Таможенный Союз начал полноценно функционировать. Первые итоги функционирования Таможенного союза свидетельствуют, что унификация правил перемещения товаров из третьих стран на территорию Таможенного союза способствовала сокращению издержек участников внешнеэкономической деятельности, а также обеспечила ускорение проведения таможенных операций без потери эффективности государственного контроля. В целях координации взаимодействия таможенных служб государств – членов Таможенного союза и обеспечения реализации целей и задач Таможенного союза в 2011 году была создана Объединённая коллегия таможенных служб государств – членов Таможенного союза.
    В процессе государственного управления таможенным делом принимают участие многие органы государственной власти: Президент РФ, Федеральное Собрание РФ, Правительство РФ, Министерство финансов РФ, Федеральная таможенная служба. Общее руководство таможенным делом осуществляет Правительство РФ в соответствии с законодательством РФ.
    Структура таможни России является четырехуровневой: ФТС РФ, региональные таможенные управления, таможни и таможенные посты.
    Контроль в области таможенного дела присутствует в любой момент таможенных правоотношений, в том числе и при осуществлении таможенными органами таможенного контроля. Это часть системы государственного контроля и содержание его зависит от проводимой государством таможенной политики.
    В целом таможенная служба РФ прошла большой путь становления и развития. Изменения в ее функционирования связанны с переходом к рыночной экономике, с вступлением ВТО, административной реформой, интеграционными процессами в рамках ЕВРАЗЭС.
    Кинологическая служба ФТС России была образована в июне 2003 года. Тогда же и была создана Центральная таможня, которая возглавила Кинологический службу, организованную приказом ФТС России в 2008 году. На базе Центральной таможни (Кинологического центра ФТС России) подготовлено 1039 специалистов-кинологов и 523 служебные собаки.
    В 2012 году Центральной таможне был присвоен статус Регионального учебного кинологического центра Всемирной таможенной организации. В том же году в нем было организовано и проведено обучение по программе повышения квалификации 18 представителей кинологических подразделений таможенных служб государств – участников СНГ.
    Центральная таможня (Кинологический центр ФТС России) – это специализированный таможенный орган. Который входит в единую федеральную централизованную систему таможенных органов РФ. Организационно-методическое и оперативное руководство Кинологическим центром осуществляет Главное управление по борьбе с контрабандой (ГУБК) ФТС России.
    В организационной структуре управления Кинологического центра присутствуют проблемы следующего характера: неравномерность распределения управленческой нагрузки между зам. начальника Кинологического центра; избыточность управленческой нагрузки у начальника Кинологического центра; дублирование функций др. др. отдельными структурными подразделениям; дисфункциональность в распределении структурных подразделений по вертикальным ветвям управления.
    Уровень профессиональной подготовки центра, профессиональной компетенции является высоким, а уровень кадрового потенциала в целом, вполне удовлетворительным.
    Вопросы организации документирования документационного обеспечения управления реализуются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, однако, в инструкции отсутствует раздел по работе с обращениями граждан, хотя работа осуществляется в соответствии с федеральным законом. Недостатком является и недостаточный уровень обеспечения безопасности документационно-информационных ресурсов в Кинологическом центре ФТС России.
    Недостатки в организационной структуре управления устраняются в проекте новой организационной структуры.
    Был разработан проект раздела для Инструкции по делопроизводству, связанный с организацией работы с обращениями граждан. Внесение данного дополненного раздела по работе с обращениями граждан позволит усовершенствовать процесс работы с обращениями граждан, прежде всего, в аспекте регистрации обращений граждан и контроля за исполнением по обращениям граждан.
    В раздел инструкции добавлены подзаголовки, регламентирующие работу с поступающими обращениями граждан, поступлении повторных обращений. Определены сроки рассмотрения обращений, Предложено предоставит право группе документационного обеспечения осуществления проверки состояния дел с рассмотрением обращений в структурных подразделениях Кинологического центра. Результаты проверок должны докладываться руководству Кинологического центра.
    Были разработаны также меры в виде отдельного Положения по обеспечению безопасности информационно-документационных ресурсов в Кинологическом центре ФТС России.
    Опыт использования в таможнях и таможенных постах северных и сибирских регионов имеющихся пород показал, что они не приспособлены к суровым условиям, поэтому Кинологическому центру необходимо приступить к работе по выведению новых пород.
    Для этих целей предложено сформировать ь проектно-целевую группу. Ее цель – выведение пород собак для таможенного контроля, способных к работе в суровых климатических условиях Сибири и Севера России.
    Теоретико-методологические разработки для племенной работы проектно-целевой группы необходимо заказать в рамках государственного заказа Всероссийскому научно-исследовательскому институту племенного дела.
    Предложено также разработать сухие корма для собак, работающих в регионах, с суровыми климатическими условиями. Предложено осуществить эти разработки на основе конкурса организациям, специализирующимся на разработке кормов для собак. А также разработать методику кинологической подготовки новых пород собак для работы по таможенному контролю в условиях Севера и Сибири России. Ее необходимо будет направлять по всем таможням и таможенным постам районов Севера и Сибири с суровыми климатическими условиями.
    Косвенный эффект присутствует при реализации всех мероприятий:
    1.Совершенствование организационной структуры управления более эффективно распределяет управленческую нагрузку и повышает оперативность деятельности центра, повышается эффективность и скоординированность научно-методической, аналитической и учебной работы;
    2.Совершенствование работы с обращениями граждан и обеспечения безопасности информационно-документационных ресурсов повышает социальную эффективность деятельности центра и уровень безопасности секретных аспектов деятельности;
    3.Совершенствование племенной работы, разработка кормов для собак, методики кинологической подготовки новых пород собак для работы по таможенному контролю в условиях Севера и Сибири России позволяет решить одну из задач, вытекающих из миссии деятельности центра.
    Прямой экономический эффект присутствует в рамках реализации следующих мероприятий: совершенствование организационной структуры за счет сокращения двух должностей начальников отделов и групп (объединение); разработка кормов для собак, выведение новых пород собак для работы по таможенному контролю в условиях Севера и Сибири России, т.к. корм может быть запатентован (совместный патент с организацией-разработчиком), а щенки могут реализовываться центром.


    Литература 1. Опубликованные:
    1. Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года с внесенными в нее поправками от 21.07.2014 //Рос. газета – 2009.-21 янв.
    2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1. [от 30.11.1994 № 51-ФЗ(с изм. и доп.)] //Собр. Законодательства Рос. Федерации - 1994 - № 32 - Ст. 3301
    3. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 2. [от 26.01.1996 № 182-ФЗ (с изм. и доп.)]// Собр. Законодательства Рос. Федерации - 1996. - № 5. - Ст. 410; 2003 - № 52. -Ст. 5034.
    4. Таможеный кодекс Таможенного союза/приложение к Договору о Таможенном кодексе Таможенного союза, принятому Решением Межгосударственного Совета ЕврАзЭС на уровне глав государств от 27.11.2009 N 17
    5. Таможенный кодекс РФ/принят 25.04.2003 г. (утратил силу в связи с принятием Федерального закона о таможенном регулировании от 27.11.2010 № 311-ФЗ
    6. Федеральный закон от 21 июля 1997 г. N 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями)/Система ГАРАНТ: h**t://base.garant.r*/11900786/#ixzz3DUFIw7R8
    7. Закон РФ от 21 мая 1993 г. N 5003-I "О таможенном тарифе" (с изменениями и дополнениями)
    Система ГАРАНТ: h**t://base.garant.r*/10101366/#ixzz3DUEaDoXm
    8. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями)/Система ГАРАНТ: h**t://base.garant.r*/12146661/#ixzz3DZQt8rIp
    9. Федеральный закон от 06.10.1999 N 184-ФЗ (ред. от 04.11.2014) "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти//Собр. Законодательства РФ. 18.10.1999, N 42, ст. 5005
    10. Федеральный законом «О государственной гражданской службе» № 79-ФЗ от 07.07. 2004 (в ред. 02.04.2014)//Собр. Закон. РФ. 02.08.2004, N 31, ст. 3215.
    11. Указ Президента РФ от 11 мая 2006 г. N 473 "Вопросы Федеральной таможенной службы" (с изменениями и дополнениями)/Система ГАРАНТ: h**t://base.garant.r*/12146831/#ixzz3DXvRnAtx
    12. Распоряжение ГТК РФ от 15.05. 2000 № 01-99/586 «О стратегии и основных направлениях развития сотрудничества ГТК России с комиссией Европейских сообществ в 2000-2003 гг.
    13. Указ Президента РСФСР от 25.10.1991 N 161 «О Государственном таможенном комитете РСФСР»
    14. Стратегия развития таможенной службы Российской Федерации до 2020 г./от 2812. 2012 № 2575-р
    15. Приказ ФТС РФ от 20.12.2004 N 403 "О Целевой программе развития Таможенной службы Российской Федерации на 2004-2008 годы»
    16. Приказ ФТС РФ от 25 июля 2005 г. N 671 «Об утверждении Положения о Центральной таможне (Кинологическом центре ФТС России)»
    17. Приказ ФТС РФ от 12 января 2005 г. N 7 «Об утверждении общего Положения о региональном таможенном управлении и общего Положения о таможне»
    18. Приказ ФТС РФ от 16 сентября 2006 г. N 686 «Об утверждении Положения об организационной структуре управления Центральной таможни (Кинологического центра ФТС России)»
    19. Международная конвенция об упрощении и гармонизации таможенных процедур. Заключена в Киото // Документ опубликован не был, содержится в справочно-информационной системе «Консультант гатас».
    20. Приказ Государственного таможенного комитета Российской Федерации « Об утверждении Программы развития таможенной службы России в Поволжском регионе на 1995-1996 годы» (утратил силу на основании приказа ГТК России от 12.11.2001 N 1065)
    21. Таможенный кодекс Российской Федерации от 28.05.2003 N 61-ФЗ (принят ГД ФС РФ 25.04.2003)/ Система ГАРАНТ: h**t://base.garant.r*/10101366/#ixzz3DUEaDoXm
    (утратил силу)
    2.Неопубликованные:
    22. Положение об экспертной комиссии экспертизы ценности документов в Центральной таможне (кинологическом центре)/утв. приказом № 421 начальника Центральной таможни (кинологического центра) от 19. 03. 2011
    23. Распоряжение начальника Центральной таможни (Кинологического центра) р-121 от 22. 01. 2010 г. «О совершенствовании автоматизации процессов делопроизводства в Кинологическом центре».
    24. Инструкция по делопроизводству Центральной таможни (Кинологического центра)/утв. приказом № 111 начальника Центральной таможни (Кинологического центра) от 22. 12. 2007 г.
    25. Отчёт отдела кадров Центральной таможни (Кинологического центра) за 2013 г/утв. начальником Центральной таможни (Кинологического центра)
    26. Положение об учебно-методическом отделе Центральной таможни (Кинологического центра) //утв. приказом начальника Кинологического центра № 92 18 сентября 2007 г.
    27. Положение об отделе обучения, подготовки и переподготовки кинологов Центральной таможни (Кинологического центра) //утв. приказом начальника Кинологического центра № 296 18 октября 2009 г.
    28. Положение об отделе обучения и подготовки собак в таможенных органах Центральной таможни (Кинологического центра) //утв. приказом начальника Кинологического центра № 90 10 сентября 2007 г.
    29. Положение об отделе кинологического контроля в таможенных органах Центральной таможни (Кинологического центра) //утв. приказом начальника Кинологического центра № 294 10 октября 2009 г.
    30. Положение о группе документирования Центральной таможни (Кинологического центра) //утв. приказом начальника Кинологического центра № 108 14 декабря 2007 г.
    31. Положение о группе документирования Центральной таможни (Кинологического центра) //утв. приказом начальника Кинологического центра № 106 11 декабря 2007 г.
    32. Положение о питомнике Центральной таможни (Кинологического центра) //утв. приказом начальника Кинологического центра № 89 07 сентября 2007 г.
    33. Положение об отделе кадров Центральной таможни (Кинологического центра) //утв. приказом начальника Кинологического центра № 88 06 сентября 2007 г.
    34. Положение о ветеринарной службе Центральной таможни (Кинологического центра) //утв. приказом начальника Кинологического центра № 105 02 декабря 2007 г.
    35. Положение об отделе материально-технического обеспечения Центральной таможни (Кинологического центра //утв. приказом начальника Кинологического центра № 103 23 ноября 2007 г.
    36. Положение об отделе взаимодействия с таможнями и таможенными постами Центральной таможни (Кинологического центра //утв. приказом начальника Кинологического центра № 102 19 ноября 2007 г.
    37. Положение об аналитическом отделе Центральной таможни (Кинологического центра //утв. приказом начальника Кинологического центра № 100 14 ноября 2007 г.
    38. Положение об отделе по воспитательной работе Центральной таможни (Кинологического центра)//утв. приказом начальника Кинологического центра № 97 12 ноября 2007 г.
    39. Положение об отделе безопасности Центральной таможни (Кинологического центра)//утв. приказом начальника Кинологического центра № 99 14 ноября 2007 г.
    40. Положение об отделе бухгалтерского учета и финансовой экспертизы Центральной таможни (Кинологического центра)/утв. приказом ФТС России № 691 22 октября 2007 г.
    41. Положение об оперативном отделе Центральной таможни (Кинологического центра)/утв. приказом начальника Кинологического центра № 114 20 октября 2007 г.
    3.Литература :
    42. Алаудинов А.Г. Сравнительный анализ СЭД//Вестник Уральского политехнического университета. 2012. 3 5 – С. 62-64
    43. Александров Д.В. Инструментальные средства информационного менеджмента. CASE-технологии и распределенные информационные системы : учеб. для вузов – М. : Финансы и статистика, 2011.
    44. Андреева В.И. Делопроизводство. – М., Кнорус. 2012.
    45. Андриашин Х.А., Свинухов В.Г., Балакин В.В. Таможенное право. – М.: Кнорус. 2010
    46. Баласанян В.Э. Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией//Электронные системы. 2003. № 4 – с. 54-56
    47. Басаков М.И. Современное делопроизводство – Ростов н/Д.: Феникс. 2010
    48. Жохова Л.А., Дежкина Ю.А. Документационное обеспечение управления – М.: Из-во МГОУ. 2010
    49. Ишкова С.В. Внедрение систем электронного документооборота для повышения эффективности деятельности компании//Современные тенденции в экономике и управлении. 2013. № 6. – С. 54-58
    50. Коган М.В., Молчанова О.В. Таможенное дело. – М: Издательство: Феникс, 2011
    51. Молчанова О.В. Таможенное дело – М.: Финансы и статистика. 2012
    52. Основы таможенного дела: учеб. пособие. В 2 т. Т. 1 / под общ. Ред. Ю.Ф. Азарова. - М.: РИО РТА, 2010.
    53. Терехов Н.В. Таможенный контроль как средство выявления правонарушений во внешнеторговой
    деятельности. Дисс. к.ю.н. М., 2003.
    54. Халипов С.В. Таможенное право. Учебник. М.: Кнорус. 2011
    55. Халипов СВ. Таможенный контроль (административно-правовой анализ). Учебно-практическое пособие. - M.: Издательство «ТАМОЖНЯ.РУ». 2011
    4. Источники удалённого доступа:
    56. Аналитика рынка СЭД и ЕСМ. h**t://w*w.docflow.r*/news/analytics/detail.php?ID=27978
    57. История российской таможни. h**t://museum.customs.r*/ru/links/
    58. По материалам информационно-аналитического портала ТАМОЖНЯ.РУ // Постоянный адрес статьи: h**t: //w w w. tamognia .r*/ne ws/customs/2 0 0 6/6/5 fas ws_65 0 9. html.
    59. Система таможенных органов России. h**t://bizground.r*/customs/sistema-tamozennih-organov
    60. Таможенный союз: этапы, решения, успехи. ttp://w*w.belarus.mid.r*/doc/tamoj_soiuz.htm
    61. Храмцовская Н. А. Основные тенденции развития законодательно-нормативной базы в области управления документами в России [Электронный ресурс]. URL: h**t://ecm-journal.r*/docs/Tikhaja-ehlektronnaja-revoljucija-v- deloproizvodstve-i-arkhivnom-dele.aspx (дата обращения: 23.08.2014).
    62. Энциклопедия делопроизводства. – режим доступа: h**t://w*w.termika.r*/dou/enc.
    63. Изучаем таможенный кодекс Таможенного Союза. h**t://w*w.brokert.r*/material/izuchaem-tamozhennyy-kodeks-soyuz
    64. Кинологическому центру ФТС России 10 лет. h**t://glavbroker.r*/kinologicheskomu-tsentru-fts-rossii-10-let/.html


    Примечанияесть речь защиты, раздаточные материал, сопряженный с речью защиты, ответы на возможные вопросы комиссии

    Источник: https://www.zachetik.ru/133169

    Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления. Все этапы процесса принятия управленческого решения в спортивной организации самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

    В современном обществе спортивные организации требуют тщательного управления. Поэтому возникает и такая необходимость, как документационное обеспечение управленческой деятельности в физкультурных организациях. Действительно, спорт - это не только бег, прыжки, забитые мячи. Спорт требует серьезного документационного обеспечения.

    Управление спортивной организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации.

    Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

    " Сокращение информационных потоков до оптимального минимума

    " Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов

    Таким образом, как мы видим, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

    В настоящее время рост объема информации и соответственно документов, внедрение компьютерных технологий для их создания, переработки, хранения и использования предъявляют повышенные требования к службам документационного управления (ДОУ) и их кадрам. Службы ДОУ играют все более значительную роль в функционирование управленческого аппарата.

    Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

    Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

    Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числа неверных решений.

    Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

    В настоящее время для большинства спортивно-оздоровительных организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

    Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

    " руководство теряет целостную картину происходящего;

    " структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

    " это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

    " приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

    " для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

    " оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

    В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита бюджета.

    С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. К числу наиболее актуальных проблем относятся такие направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, создание электронных архивов и другие.

    Целью данной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения деятельности спортивно-оздоровительной общественной организации с учетом современной ситуации.

    В качестве объекта исследования выступает общественная организация ООО "Муравей", основным видом деятельности которого является оказание спортивных услуг.

    Предметом исследования является документационное обеспечение деятельности спортивного клуба ООО "Муравей".

    Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:

    - Дать общую характеристику объекта исследования;

    - Рассмотреть организационную структуру ООО "Муравей";

    - Провести анализ документирования деятельности ООО "Муравей" по группам документов;

    - ознакомиться с организацией документооборота, систематизацией документов в ООО "Муравей;

    - разработать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ООО "Муравей".

    Работа проводилась на основе законодательных и нормативно-методических документов, опубликованных и неопубликованных источников, справочной, исследовательской, научной литературы, периодических изданий и специальной литературы.

    Нормативную базу дипломной работы составили: Гражданский кодекс Российской Федерации , регулирующий общие принципы документационного обеспечения деятельности юридических лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации; Федеральный закон "Об архивном деле" регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности; Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью", устанавливающий порядок образования, реорганизации и ликвидации, обязательность государственной регистрации общества, а также общие требования к учредительным документам общества; Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" .

    Методическую основу исследования по документационному обеспечения деятельности ООО "Муравей" составили: Государственная система документационного обеспечения управления , которая устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами; Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , содержащая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами в федеральных органах исполнительной власти; а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98 , в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003 , устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования , определяющий общие принципы управления документацией в организациях.

    Следует отметить, что стандарты носят рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании" . Но это обстоятельно не умаляет их значимости, поскольку стандарты содержат обязательный минимальный набор требований к организации делопроизводственного облуживания.

    При исследовании организации хранения документов в ООО "Муравей" были изучены такие документы как Основные правила работы архивов организаций ; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения .

    При разработке нового варианта должностной инструкции секретаря Генерального директора и был использован Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих , в котором даны квалификационные требования к работникам службы делопроизводства.

    При изучении темы исследования использовались следующие неопубликованные источники:

    - учредительные документы (Устав ООО "Муравей", учредительный договор, должностные инструкции сотрудников и т.д.);

    - распорядительные документы ООО "Муравей" (приказы по основной деятельности и по личному составу);

    - информационно-справочные документы;

    - специфическая документация, образующаяся в деятельности спортивной организации ООО "Муравей" Перечислите сами, какие еще неопубликованные источники Вы использовали.

    Далее должен быть обзор использованной литературы, примерно в таком виде:

    Кроме того, автором данной дипломной работы была изучена специальная литература по теме исследования, в которой освещены вопросы организации делопроизводства и пути его совершенствования.

    Книги Т.В. Кузнецовой "Делопроизводство (Документационное обеспечение управления)" , "Организационные документы" и "Как составить должностную инструкцию секретаря" ; а также книга ПшенкоА.В. "Делопроизводство. Документационное обеспечение работы офиса" рассматривает нормативно-методическую базу делопроизводства, основные понятия и термины, правила документирования и организации работы с документами.

    Книга М.В. Ларина "Управление документацией в организациях" освещает вопросы теории и практики делопроизводства, его историю и современное состояние, а также рассматривает новые информационные технологии, применяемые к управлению документацией.

    При написании дипломной работы были изучены труды специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой в издании "Секретарское дело", М.В. Стенюкова "Справочник по делопроизводству"

    В процессе подготовки дипломной работы были использованы периодические публикации в журналах "Секретарское дело", "Делопроизводство", "Справочник секретаря и офис-менеджера", "Отечественные архивы".

    Изучению контроля исполнения документов посвящено учебное пособие Кузнецовой Т.В., Санкиной Л.В., Быковой Т.А. "Документационное обеспечение управления" . В нем описана структура контрольной службы учреждения ее задачи и функции. Определены требования к рациональной системе контроля исполнения документов. Установлен порядок и методы ведения контрольной работы в условиях традиционной технологии обработки управленческой информации. - почему только контроль - там вообще про ДОУ.?

    Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Вяловой А.М., Митяева К.Г., Мингалева B.C., Пшенко А.В., Соковой А.Н.,Ларина М .В., Очинниковой Н.В., и т.д.

    Дипломная работа состоит из введения, трех глав и заключения.

    В первой главе дипломной работы дается общая характеристика объекта исследования - ООО "Муравей" (спортивного клуба "Грация), в частности, рассматривается история создания, основные направления деятельности и организационная структура рассматриваемой спортивной организации.

    Во второй части дипломной работы автором проводится анализ документационного обеспечения деятельности спортивной организации ООО "Муравей". Исследован порядок документирования, проведена классификация документов с учетом специфики спортивной организации, проведен анализ динамики и структуры документооборота, дана оценка сложившейся системе документационного обеспечения ООО "Муравей"

    В третьей части автором разработаны основные направления совершенствования документационного обеспечения управления спортивным клубом. В качестве приоритетных направлений предлагается разработать инструкцию по делопроизводству, усилить контроль за документооборотом, создать новые регистрационные формы документов с использованием программы Excel.

    В заключении даны основные выводы и предложения.

    В приложениях содержатся образцы оригинальных документов ООО "Муравей" (можно перечислить)

    Источник: http://www.prof-diplom.ru/mod/shop/diplomnaia_rabota_dokumentovedenie_analiz_dokumentacionnogo_obespecheniia_deiatelnosti_ooo_muravej_2012_87_72730_643990.html

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Дипломная работа

    "Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения"

     

    Введение

     

    В дипломной работе будет рассмотрена тема Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения (на примере ГУ СО Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань).

    Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, органов местного самоуправления, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

    Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

    Известно, что контролирующие органы судят о качестве работы организации в значительной мере по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом, ее летописью.

    Особое внимание к этой сфере обусловлено тем, что переход России к рыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию.

    Работа с документацией - основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.

    Документационное обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

    Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным.Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа - приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. - имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

    Хозяйственная деятельность предприятия фиксируется в контрактах, договорах, переписке; распорядительная деятельность директора - в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий - в актах и т.д.

    В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.

    Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена только при условии оснащения рабочего места руководителя современными средствами связи и современной компьютерной техникой.

    В современных условиях значительного роста объема информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

    Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

    Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.

    Обработка и систематизация больших массивов доку

    sИсточник: https://www.studsell.com/view/41415/
    .


    Другие популярные дипломные работы:

    Эффективность: Дипломная работа анализ документирования основной деятельности

    Дипломная работа на тему мягкая игрушка
    КАК НАЧАТЬ ВЫСТУПЛЕНИЕ С Й
    Формирование и использование местного бюджета
    ЗАЩИТА НА ДИПЛОМНА РАБОТА НА АНГЛИЙСКИ



    Документирование управленческой деятельности в историческом аспекте. Совершенствование содержания и оформления документов. Использование систем для создания в организации электронного документооборота и автоматизирования работы с бумажными документами.

    Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

    58

    СОДЕРЖАНИЕ

    • ВВЕДЕНИЕ 4
    • ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 8
      • 1.1 ТОЛКОВАНИЕ КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ 8
      • 1.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИСТОРИЧЕСКОМ АСПЕКТЕ 10
        • 1.2.1 Становление документирования в России 10
        • 1.2.2 Становление документирования зарубежом 14
      • 1.3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ
      • ДОКУМЕНТОВ 16
        • 1.3.1 Унификация текстов документов 16
        • 1.3.2 Стандартизация оформления документов 20
      • 1.4 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 22
        • 1.4.1 Переход к безбумажной технологии управления 22
    • ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ
    • АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 28
      • 2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ
      • ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 28
        • 2.1.1 Цели администрации Губернатора Иркутской области 28
        • 2.1.2 Функции администрации Губернатора Иркутской области 29
        • 2.1.3 Структура администрации Губернатора Иркутской области 31
      • 2.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 33
        • 2.2.1 Основные задачи и функции управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области 33
        • 2.2.2 Структура управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области как нужно правильно защищать дипломную работу Документирование управленческой деятельности 36
      • 2.3 КРИТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 37
        • 2.3.1 Анализ унифицированности текстов и стандартизованности оформления документов 37
        • 2.3.2 Анализ использования НИТ в документировании 39
        • 2.3.3 Вывод 41
    • ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ42
      • 3.1 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 42
        • 3.1.1 Описание СЭД «Дело-Предприятие» 44
        • 3.1.2 Внедрение СЭД «Дело-Предприятие» 46
        • 3.1.3 Расчёт стоимости внедрения СЭД «Дело-Предприятие» 47
      • 3.2 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 49
        • 3.2.1 Расчёт возврата от инвестиций 50
        • 3.2.2 Расчёт периода возврата инвестиционных вложений 51
        • 3.2.3 Расчёт роста производительности труда 52
        • 3.2.4 Вывод 54
        • ЗАКЛЮЧЕНИЕ 54
        • СПИСОК НОРМАТИВНЫХ ИСТОЧНИКОВ Дипломная работа анализ документирования основной деятельности ЛИТЕРАТУРЫ 59
    • ВВЕДЕНИЕ
    • В современных условиях ускорения социально-экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.
    • Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.
    • Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организациями, в данном случае, администрацией Губернатора Иркутской области, что ведёт к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.
    • Научное значение. В дипломной работе проведён анализ документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области, основанный на изучении структуры данной организации, функций и задач её подразделений и должностных лиц, стадий подготовки документов, степени унифицированности их содержания и оформления, следования стандартам в области ДОУ, характера применения НИТ. В исследовании представлены показатели материальных затрат, экономической и производительной эффективности от внедрения данного проекта.
    • С точки зрения практического значения исследования, проведённого в рамках настоящей дипломной работы, его результаты могут быть использованы специалистами управления документационного обеспечения администрации Губернатора Иркутской области в целях эффективного дипломная работа анализ документирования основной деятельности документационных ресурсов организации, регламентирования способов и процессов их создания, рационализации работы с ними с наименьшими затратами времени, труда и средств.
    • В качестве гипотезы исследования выдвинуто утверждение о том, что совершенствование документирования управленческой деятельности способствует дипломная работа анализ документирования основной деятельности работы персонала, в чьи обязанности входит создание и оформление документов, и даёт экономический эффект, выраженный, главным образом, снижением затрат на оплату труда посредством сокращения штата работников ввиду снижения трудоёмкости процесса.
    • Целью написания дипломной работы является разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации на примере администрации Губернатора Иркутской области с учётом проведённого анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ. Достижение помогите написать дипломную работу на тему экологическое воспитание детей в дет саду предполагает решение следующих задач:
    • - определение понятий «совершенствование», «документирование», «управленческая деятельность», «организация»;
    • - анализ мирового опыта в области оптимизации работы с документами;
    • - рассмотрение аспектов совершенствования содержания, оформления и работы с документами, их способов, принципов, этапов, результатов;
    • - изучение нормативно-правовых источников, регламентирующих документирование управленческой деятельности организаций, в том числе нормативных актов администрации Губернатора Иркутской области;
    • - исследование специфики документирования управленческой деятельности организаций в целом и с учётом особенностей ДОУ администрации Губернатора Иркутской области;
    • - внесение предложений по по моделированию на тему вечерняя прическа документирования управленческой деятельности в администрации Губернатора Иркутской области с учетом рекомендаций нормативно-методических источников технология приготовления блюд из овощей дипломная работа специализированной литературы;
    • - проведение оценки эффективности предлагаемых мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности.
    • Объектом исследования выступает документирование управленческой деятельности.
    • Предметом исследования является совершенствование документирования управленческой деятельности организации на примере администрации Губернатора Иркутской области.
    • Теоретической основой для исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и дипломная работа на тему квалификация преступлений в области теории и практики документоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.
    • Методологическая основа обусловлена задачами исследования и опирается на системный анализ, основанный на изучении объектов как систем.
    • В качестве методов для проведения работы были выбраны сочетание абстрактно-теоретического и конкретно-исторического анализа, восхождение от анализа к синтезу, наблюдение, опрос, изучение документационных источников, проектирование, планирование, экономический расчёт.
    • Источниковой базой дипломной работы являются нормативные акты Федерального и регионального уровней, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий и Интернет. Обширную группу источников составили делопроизводственные документы администрации Губернатора Иркутской области и её дипломная работа анализ документирования основной деятельности структурных подразделений.
    • Ретроспективному анализу документирования посвящены работы М. И. Басакова, Г. В. Гузиловой, М. В. Ларина, опубликованные в периодической печати. Они детально описывают становление отечественного документирования с Х века до настоящего времени и кратко касаются зарубежной практики создания документов и работы с ними.
    • Фундаментальными научными исследованиями по совершенствованию создания и оформления управленческих документов являются работы О. И. Бондыревой, С. Н. Дёмина, Ю.Н. Столярова, В. Э. Баласаняна, нашедшие отражение в учебных пособиях и периодике. Этими учёными подробно описаны принципы унификации и стандартизации в документоведении.
    • В рамках исследований И. Е. Ивановой по совершенствованию работы с документами разносторонне образец рецензии на дипломную работу юристы подход безбумажной технологии управления. Также теме автоматизации, электронного документооборота и НИТ в сфере ДОУ посвящены труды В. Э. Баласаняна и Л.Р. Фионовой. Материал по данным вопросам взят из периодических источников.
    • При написании работы особое внимание было обращено на публикации М. В. Ларина, В. М. Рубцова, О.И. Рыскова, в которых отражены основные направления государственной политики и регулирования в области ДОУ как РФ, так и зарубежных стран. Важное значение имело знакомство с законодательством РФ, нормативными документами в области ДОУ.
    • Анализ источников и литературы по данной теме позволил определить основные направления исследования и выводы, которые легли в основу настоящей дипломной работы.
    • Структура работы обусловлена логикой исследования, его целями и задачами. Данная дипломная работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка нормативных источников и литературы, семи приложений.
    • Апробация работы. Тезисы исследования изложены автором в опубликованных материалах конференций, прошедших в рамках «Недели науки Иркутского государственного лингвистического университета» в феврале 2008 года, и доложены на научно-практической конференции «Документоведение и ДОУ».
    • Выводы настоящей дипломной работы ориентированы на внедрение в практику документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области.
    • ГЛАВА1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
    • 1.1 ТОЛКОВАНИЕ КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ
    • Совершенствование -- от глагола «совершенствовать» -- делать лучше, совершеннее [48]; процесс рационализации объектов, предметов, явлений, действий с учётом последних достижений науки и техники [42].
    • Документирование -- запись информации на различных носителях по установленным правилам [5]. М.И.Басаков [25:59] описывает его как «процесс создания и оформления документов». Мы будем рассматривать это понятие как процесс создания и оформления документов на различных носителях по установленным правилам.
    • Управленческая деятельность (управление) -- сознательное, заранее продуманное действие со стороны одних людей (управляющих) на других (управляемых) и экономические объекты с целью получения желаемого результата [46]; процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для формулирования и достижения целей организации [43]; деятельность по эффективному и прогрессивному использованию ресурсов, достижению целей организации, а также росту эффективности и производительности [27].
    • Организация -- предприятие, учреждение, фирма независимо от форм собственности и подчиненности [13], призванное выполнять заданные функции, решать определенный круг задач [49].
    • Таким образом, в данной работе мы будем рассматривать совершенствование документирования управленческой деятельности организаций как совокупность действий, направленных на повышение эффективности и рационализацию создания и оформления документов, возникающих в процессе управления.
    • 1.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИСТОРИЧЕСКОМ АСПЕКТЕ
    • 1.2.1 Становление документирования в России
    • По данным археологов и лингвистов уже в X в. в Древнерусском государстве начала складываться культура написания документов (договоры с Византией 911 и 945 гг.). В этот период в основном документируют правовые отношения. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами («Русская Правда», Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота) создают документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (уставные, вкладные, купчие грамоты; заёмные, закладные кабалы, фиксирующие заём денег; житийные записи -- при срочном найме работников; полные грамоты -- при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.).
    • Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Стали вырабатываться типовые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составляли своеобразные пособия по делопроизводству -- «формулярники». Установили приёмы засвидетельствования документов, их составления -- документы начинают проходить стадии написания (чернопись, редакция, беловик); начали использовать скрепы, печати, мосты (подписи на склейках) -- так появляются элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения использования.
    • До конца XIV в. основным материалом для письма служил пергамент. Самой древней формой документа на Руси была грамота -- отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составляли уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. В XIV в. стали использовать полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писали сплошным текстом, без разделения на слова. Из знаков препинания дипломная работа анализ документирования основной деятельности XIV в. стали использовать точку в конце предложения.
    • Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства. Этот период (XV-XVII вв.) принято называть приказным: по названию первых государственных учреждений -- приказов.
    • В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага. Первоначально её изготавливали из тряпья, а чернила -- из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким -- он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо читаемы. Инструментами письма до второй половины XIX в. служили гусиные перья. Написанный текст посыпался мелким кварцевым песком. В делопроизводстве приказов продолжали использовать как форму документа столбец -- свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров.
    • Составные части столпа назывались поставами. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писали только с одной стороны, оборотную использовали для проставления помет, резолюции, адреса. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию износу документа. Столбцовую форму документирования отменил Петр I. Позже стали применять тетради -- листы бумаги, сложенные вдвое. Их собирали вместе, переплетали и составляли книги. В форме книг вели списки, финансовые, учетные записи.
    • В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста -- они составляли сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора документа: «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой России самодержца, боярину, князю Якову Куденетовичу Черкасскому.».
    • Коллежское делопроизводство примечательно реформами Петра I. Отсутствие в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих форм документов, постоянных сроков для производства дел побудил правительство искать новые формы государственного устройства.
    • Существенные изменения претерпевает форма документов. Разрабатывают «генеральные формуляры» -- образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам -- была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата и наименование документа. Появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, о направлении в дело иное.
    • Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства -- появились министерства. Делопроизводство этого периода называют министерским. Первоначально преобладал «коллежский» порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения всех предыдущих документов, дела при этом достигали огромных размеров. К середине XIX в. сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки -- самого существа вопроса. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатали типографским способом или писали от руки. Состав реквизитов бланка включал наименование учреждения, структурных подразделений, дату и регистрационный индекс документа. Занял обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически так же, как и в современных документах). Появляется ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имела пока унифицированного вида и могла выглядеть по-разному: «Ответ на .» или: «От …» и т.п. Приобретает устойчивый вид реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись. Большое значение имели письмовики -- сборники образцов документов.
    • Период 1917-1990-х гг. 15 марта 1917 г. Было принято постановление «Об упрощении формы официальных сношений на тему учетная политика в организации бумаг», которое заключалось в отмене «титулования и заключительной формулы деловых писем, выражающей личные чувства». В «Положении о письмоводстве и делопроизводстве» от 1918 г. изменения касались исключения устаревших канцелярских штампов в текстах документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях её экономии.
    • К концу 20-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документов. Были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений. Были стандартизованы материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты пишущих машин).
    • В 1965 году была разработана ЕГСД. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы НИТ, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по данным вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции ГСДОУ, утвержденной в 1988 г.
    • В 70-80-х гг. были разработаны стандарты на управленческую документацию, общесоюзные классификаторы технико-экономической информации, унифицированные системы документации. Это значительно улучшило оформление документации; облегчило процессы поиска, учета, анализа, хранения разнообразной информации; подготовило почву для автоматизации управленческих функций [38].
    • На современном этапе процесс документирования стремятся полностью автоматизировать с помощью НИТ. Их использование при осуществлении, например, работы органов исполнительной власти позволит сократить издержки на управление, в том числе за счет высвобождения части технического персонала этих органов. Долю электронного документооборота предполагают довести до 65% внутри ведомств и до 40% в межведомственном взаимодействии [7]. На сегодняшний день создано множество программ как зарубежного («Lotus Notes», «Office Media»), так и отечественного производства («Дело», «Делопроизводство»). Создание и оформление ЭД (электронных документов) регулируют Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» [11], от 27 июля дипломная работа анализ документирования основной деятельности №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [19], Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 гг.)» от 28 января 2002 г. № 65 [7]. Интернациональное взаимодействие на документальном уровне регулируют в рамках международного стандарта ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» [3].
    • 1.2.2 Становление документирования зарубежом
    • В Германии с 1926 г. действовал «имперский закон о всеобщем порядке делопроизводства». Разработчики современной системы делопроизводства министерств ФРГ одной из главных ее задач поставили «противодействие соблазну через средства современной ВТ отказаться от строгих систематизирующих схем группировки и шифрования документов» [40:20].
    • В 1960 г. Европейской экономической комиссией была признана целесообразность унификации деловых документов. В 1963 г. ею был принят формуляр-образец, признанный в 1966 г. и ведомствами СССР [40].
    • В США с 1976 г. действует закон по управлению Федеральной документацией. Термин «Управление документацией» включает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение и другие управленческие действия, предполагающие создание и оформление документов, их хранение, использование и возможность распоряжения ими.
    • В Англии с 1985 г. действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. При кабинете министров работает второй административный отдел, который совместно с Государственный архивом Великобритании занимается вопросами управления документацией на современном технико-технологическом уровне.
    • В Чехии в законе «Об архивном деле» 1994/1997-2002 гг. четко обозначена обязанность всех организаций, независимо от формы собственности, «заботиться о правильном оформлении, учёте и хранении документации».
    • В Австралии впервые в мире в 1996 г. был принят стандарт по управлению документами, содержащий рекомендации по работе с традиционными (на бумажном носителе) и современными (электронными) документами [37].
    • В 2003 г. в Голландии на основании закона «Об электронных подписях» 1999/93/EC принят аналогичный закон, признающий электронно-цифровую подпись на ЭД равнозначной собственноручной на бумажном носителе.
    • В настоящее время Европейское сообщество прилагает значительные усилия по реорганизации деятельности органов государственной власти в соответствии с концепцией «Электронного правительства» и «Электронного управления». Так в Голландии одной из целей продвижения бизнеса является ведение как минимум дипломная работа анализ документирования основной деятельности управленческой деятельности национального правительства электронным способом. Также в национальных проектах «Электронного правительства» участвуют страны Европы, Великобритания, Соединённые штаты Америки, Россия [7].
    • Показательным является и опыт коллег из стран СНГ. Республика Беларусь -- одно из первых государств, успешно разработавших и внедривших законодательную и нормативно-методическую базу управления документацией, включая электронную. Закон «Об информатизации» (1995 г.), Гражданский Кодекс Республики Беларусь (1998 г.), закон «Об электронном документе» (2000 г.), ГОСТ СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» являются важными государственными актами в сфере ДОУ [37].
    • В ряде стран основным нормативным документом, регламентирующим документирование и работу с документами, является национальный стандарт, эквивалентный международному ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» [3]. Например, в Голландии это переведенный на национальный язык ISO NEN 15489:2001[39].
    • Из вышеприведённого ретроспективного анализа со всей очевидностью следует, что во всём мире наблюдается уверенная тенденция совершенствования создания и оформления документов с целью экономии временных и трудовых ресурсов, обеспечения сохранности документированной информации как объекта социального, экономического, политического, исторического, научного и культурного наследия.
    • 1.3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯДОКУМЕНТОВ
    • 1.3.1 Унификация текстов документов
    • Под на тему декоративная лепка в детском саду в широком смысле понимают уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения [42]. Согласно «Словарю по бизнесу и праву» [45], унификация (лат. uni -- один и facere -- делать) -- приведение к единой форме (документов, оборудования, услуг и пр.). Применительно к управленческим документам она заключается в сокращении неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единоподобию форм, структур, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учёту и хранению [25].
    • Унификация текстов документов --целенаправленная, упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения документов и созданию на этой основе универсальных вариантов их текстов [26].
    • Результаты унификации
    • - Целенаправленное и оправданное применение в текстах документов устоявшихся семантических конструкций и терминологии;
    • - Совершенствование структуры документов;
    • - Универсализация представления документированной информации.
    • Благодаря унификации достигают упорядочения состава документов организации, фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий. В итоге это способствует сокращению временных и материальных затрат на подготовку документов организации, что имеет особое значение при осуществлении указанной работы в оперативном режиме.
    • В основе работы по унификации текста отдельного документа лежит метод выделения в нём постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации [28].
    • Способы унификации текстов документов

    Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур [6].

    Трафарет -- способ фиксации постоянной информации в виде связного текста с пробелами для переменной. В такой форме создают приказы, заявления.

    Анкета -- способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают пример отзыва на с места работы левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в правую. В УСОРД анкетным методом смоделированы приказы о приёме, переводе, увольнении; докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.

    Таблица -- разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация -- в заголовках граф и боковике, а переменная -- на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию, проводить сравнительный анализ данных [28].

    Принципы унификации документов

    -Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа;

    - Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивают путём максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

    -Комплексность унификации. При её проведении должны быть предусмотрены требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны быть учтены психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

    -Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;

    -Сокращение числа видов документов. Достигают за счёт совершенствования методов управления, например, при повсеместном применении организационной техники;

    -Стабильность требований к документам.Зафиксировано в государственных и отраслевых стандартах;

    -Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

    -Экономичность. Достигают за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д. [26].

    Этапы унификации текстов документов

    1) Определение критериев отбора документов для унификации; отбор документов, соответствующих критериям, составление на них аннотаций;

    2) Выбор последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа -- с этой целью производят предварительную структуризацию текста, позволяющую сформировать базовую модель унифицированного текста документа;

    3) Предварительная унификация стилистических средств текста;

    4) Формирование окончательного варианта унифицированного содержания документа.

    Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста документа (форму документа) помещают в альбом унифицированных форм документов организации и (или) в банк унифицированных форм ЭД.

    В дальнейшем унифицированные формы применяют для подготовки конкретных вариантов документов. Содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава выводят устаревшие формы, разрабатывают и включают вновь утверждённые, а также корректируют действующие [28].

    В соответствии с Методическими рекомендациями по темы дипломных работ по социологии организации и управления текстов управленческих документов [15] тексты последних излагают деловым стилем, характерными чертами которого являются подчеркнутая официальность, адресность, использование стандартных (подходящих для изложения) словарных единиц, нейтральность и лаконичность, точность и ясность изложения; тематическая ограниченность содержания, подразумевающая освещение в документе не более одного-двух дипломная работа анализ документирования основной деятельности [47].

    Следование перечисленным стилистическим нормам при подготовке текстов документов в значительной степени способствует ясному пониманию их содержания и позволяет адресату в более короткие сроки выработать оптимальное управленческое решение, подготовить ответный документ.

    1.3.2 Стандартизация оформления документов

    Стандартизация в широком смысле означает процесс установления и применения стандартов [42]. Международная организация по стандартизации даёт следующее определение: «установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определённой области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении функциональных условий и требований техники безопасности» [3:5]. Большой юридический словарь трактует это понятие как «деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения товаров и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг» [44:248].

    Стандартизация в делопроизводстве -- деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения [5].

    Стандартизация оформления документов -- форма юридического закрепления результатов унификации;целенаправленная, упорядоченная работа по приведению внешнего вида документов к единообразию посредством установления оптимального состава реквизитов их оформления в соответствии с принятыми требованиями [28].

    В соответствии с законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» [10], целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ, услуг; повышение их конкурентоспособности; обеспечение научно-технического прогресса и рационального использование ресурсов; техническая информационная совместимость; сопоставимость результатов исследований (испытаний) измерений, технических и экономико-статистических данных; взаимозаменяемость продукции.

    К документам в области стандартизации, используемым на территории РФ, относят национальные стандарты; правила, нормы и рекомендации в области стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты организаций [10].

    Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации» [14] устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты.

    В практике совершенствования ДОУ разрабатывают государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела, на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

    Результаты стандартизации

    - Юридическая сила документированной информации;

    - Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;

    - Эффективная автоматизированная обработка документов.

    Нормативные акты, регламентирующие оформление дипломная работа анализ документирования основной деятельности Международные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов, действие которых распространяется на РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями;

    2) Государственные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов;

    3) Территориальные и отраслевые стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики организации и содержания деятельности соответствующих органов управления;

    4) Внутренние стандарты организаций, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики содержания их деятельности.

    В итоге, благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорение оборачиваемости финансовых средств) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капиталовложений в оргтехнику, её амортизацию и ремонт) эффекта.

    Важно отметить, что значение унификации и стандартизации создания и оформления документов особенно возросло в связи с применением в управленческой деятельности НИТ.

    1.4 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

    1.4.1 Переход к безбумажной технологии управления

    На современном этапе развития экономики отмечаются стремление руководства организаций, с одной стороны, к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления, и, с другой, к уменьшению объёмов документации на бумажных носителях, снижению стоимости её обработки и повышению эффективности дипломная работа анализ документирования основной деятельности с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

    По оценке Delphi Consulting Group [35], в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. В настоящее время только в США ежедневно создают более 1 млрд. страниц документированной информации, а в архивах хранят уже более 1,3 трлн. различных документов.

    НИТ предлагают достижение заявленных целей при помощи подхода, именуемого «переход к безбумажной технологии управления». Он предполагает выбор и применение методов организации безбумажной технологии управления, основывающейся на четырёх основных концепциях:автоматизация рабочих мест службы ДОУ, электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива.

    Автоматизация рабочих мест службы ДОУ в России прошла к концу XXI в. два этапа: первый характеризуется локальной автоматизацией делопроизводственных функций и процедур, второй -- зарождением и становлением комплексного решения проблем автоматизации ДОУ в организациях и переходом к безбумажному обмену информацией.

    Под АРМ (автоматизированным рабочим местом)на стадии их зарождения понимали совокупность технических и программных средств, информационного и организационного обеспечения, ориентированных на выполнение регламентированных организационно-управленческих задач. С появлением ПК разработка АРМ различного функционального назначения (АРМ руководителя, АРМ секретаря, АРМ бухгалтера, АРМ архивиста, АРМ документоведа и пр.) стала дипломная работа на тему учет затрат на производство и калькулирования себестоимости элементом информационной технологии независимо от уровня её развития.

    Цели создания АРМ

    - Повышение оперативности управленческого труда;

    - Сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации;

    - Усиление контроля сроков исполнения документов;

    - Дипломная работа по тему трудовые пенсии по инвалидности документооборота.

    В зависимости от используемых технических и программных средств АРМ делят на локальные и сетевые. Локальное АРМ даёт возможность пользователю производить обработку данных на отдельном рабочем месте (необходима нормативно-справочная информация, все БД хранятся в памяти ПК). Сетевые АРМ позволяют совместно использовать информацию различным группам пользователей.

    Наиболее эффективным и рациональным режимом работы АРМ является их функционирование в рамках ЛВС. При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств ВТ между собой и с централизованными БД [25].

    Концепция электронного документа возникла в 80-х гг. с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя. Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group [33], уже сегодня в некоторых областях деятельности таким способом обрабатывают до 70 % информации.

    Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [9:5], ЭД является всякое «электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи».

    В отличие дипломная работа анализ документирования основной деятельности документов на бумажных носителях, переход к цифровым ЭД обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении, хранении, а также защите информации. Они могут увеличить производительность используемых приложений, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов. Сестринский уход при диабетической стопе дипломная работа могут быть одновременно использованы сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всей организации. Доступ к ним осуществляется в течение нескольких секунд в отличие от документов на традиционных, бумажных, носителях.

    Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества. Помимо перечисленного, ЭД позволяют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных алфавитно-цифровых данных на их потоки, дополненные большими объемами текста, изображений, звука, видео и графики. Такие документы смогут также включать гипертекстовые связи и реляционные данные. ЭД ограничен лишь такими параметрами, как содержимое, структура данных, формат, стандарт режима передачи. ЭД открыт, адаптируем, многомерен.

    Защиту от несанкционированного доступа к ЭД обеспечивает ЭЦП (электронно-цифровая подпись) --реквизит ЭД, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в ЭД [9, 11].

    За несколько лет концепция ЭД получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи электронного документооборота. Содержанием второй концепции является разработка СЭД (системы электронного документооборота), с целью интеграции всех приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.

    Основные функции СЭД

    - Планирование и составление маршрутов движения документов;

    - Контроль движения документов;

    - Управление документооборотом и его регулирование;

    Но каковы бы не были функции, заложенные в СЭД, главное их назначение -- организация хранения ЭД и работа с ними. Система автоматически отслеживает изменения, сроки исполнения, движение документов, контролирует их версии. Комплексная СЭД охватывает весь цикл делопроизводства организации -- от постановки задачи на создание документа до его списания в архив. Кроме того, СЭД настраиваема на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства организации, а также интегрируема с существующими корпоративными системами.

    Основными пользователями СЭД являются крупные организации иные структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

    Несмотря на все перечисленные достоинства, внедрение мощных систем электронного документооборота не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных организаций. Решением может стать применение технологии построения КЭА (корпоративного электронного архива). Речь идет об интегрированной системе глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объёмов ЭД. Причем технология должна включать как средства создания или наполнения банка данных, так и обеспечения его должного функционирования и развития.

    Однако, если потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно. Это связано с появлением недорогих носителей, повышением эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, технологий индексирования сверхбольших массивов данных; внедрением средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие объёмы информации.

    Для реализации КЭА организуют сеть, включающую рабочие станции и серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества используют промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск, что относит её к классу традиционных информационно-поисковых систем. Альтернативное направление базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстное, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учётом специфики морфологии и семантики естественного языка.

    Ввиду высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его целостности, данные должны храниться в надежных высокоскоростных системах архивирования, а графические образы документов -- на носителях, характеризуемых длительностью использования [41].

    Таким образом, можно с достаточной определённостью сказать, что на сегодняшний день электронные системы являются самым эффективным способом оптимизации и рационализации документооборота организаций, а, следовательно, и документирования их управленческой деятельности. Но важно отметить, что применение СЭД не даёт желаемого результата без использования унифицированных, стандартизованных форм документов и без КЭА -- только сочетание всех концепций и направлений совершенствования даёт наилучший результат.

    ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИНАПРИМЕРЕАДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

    2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИАДМИНИСТРАЦИИГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙОБЛАСТИ

    Администрация Губернатора Иркутской области (далее -- АГИО) является ИОГВ (исполнительным органом государственной власти) ИО (Иркутской области), сформированным для обеспечения деятельности Губернатора и администрации ИО -- высшего ИОГВ области.

    АГИО обладает правами юридического лица, в том числе выступает истцом и ответчиком в суде; имеет бюджетную смету, лицевой счет, печать с изображением дипломная работа анализ документирования основной деятельности герба РФ, иные штампы и бланки; финансируема из областного бюджета в установленном порядке и расходует полученные средства в соответствии с утвержденной бюджетной росписью.

    АГИО в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, Федеральными конституционными законами, Федеральными законами, правовыми актами Президента РФ и Правительства РФ, иными Федеральными правовыми актами, Уставом и законами ИО, иными правовыми актами ИО, а также Положением об АГИО [12, 17, 16].

    Местонахождение АГИО: 664027, г. Иркутск, ул. Ленина, 1А.

    2.1.1 Цели администрации Губернатора Иркутской области

    В соответствии с Положением об АГИО [17], её целями является следующее:

    - Обеспечение реализации полномочий Губернатора и администрации ИО и осуществление контроля за их исполнением;

    - Содействие Губернатору в решении вопросов, касающихся обеспечения прав и свобод человека и гражданина;

    - Обеспечение деятельности Губернатора по решению кадровых вопросов;

    - Обеспечение планирования деятельности Губернатора;

    - Содействие Губернатору в развитии государственного управления и проведении административной реформы на территории области, направленной на повышение эффективности деятельности системы ИОГВ ИО;

    - Обеспечение реализации Губернатором иных возложенных на него законодательством полномочий.

    2.1.2 Функции администрации Губернатора Иркутской области

    Для обеспечения достижения организационных целей на АГИО возложено выполнение следующих функций:

    - Подготовка проектов законов ИО и проектов заключений на них для внесения их Губернатором в Законодательное собрание в порядке законотворческой инициативы;

    - Подготовка предложений о подписании или отклонении Губернатором законов ИО;

    - Подготовка, согласование и представление Губернатору проектов правовых актов, аналитических докладов, справок иных необходимых ему документов и материалов;

    - Обеспечение обнародования законов ИО, опубликования правовых актов Губернатора и администрации ИО;

    - Подготовка материалов для публичных выступлений Губернатора;

    - Обеспечение деятельности общественных консультативно-совещательных органов при Губернаторе во взаимодействии с управлением делами администрации ИО;

    - Осуществление контроля за исполнением законодательства (в части, касающейся полномочий Губернатора), правовых актов Губернатора и администрации ИО, других решений главы области;

    - Подготовка проектов обращений Губернатора в суды;

    - Подготовка предложений Губернатору по обеспечению согласованного функционирования и взаимодействия ИОГВ ИО;

    - Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО с политическими партиями, общественными и религиозными объединениями, профессиональными союзами, СМИ иными физическими и юридическими лицами;

    - Обеспечение диалога со структурами гражданского общества области, содействие их развитию и укреплению;

    - Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО при осуществлении международных и внешнеэкономических связей, в том числе с иностранными партнерами;

    - Обеспечение и организация взаимодействия Губернатора, администрации ИО с государственными органами, органами местного самоуправления муниципальных образований РФ;

    - Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО с полномочным представителем Президента РФ в Сибирском Федеральном округе;

    - Подготовка предложений Губернатору по повышению эффективности государственной гражданской службы ИО;

    - Содействие Губернатору в реализации полномочий по кадровой политике;

    - Обеспечение реализации Губернатором его полномочий, касающихся государственных наград РФ и ИО;

    - Организация и обеспечение исполнения в пределах полномочий законодательства об обороне, воинской обязанности и военной службе;

    - Обеспечение совместной деятельности Губернатора, администрации ИО с правоохранительными и судебными органами, расположенными на территории области;

    - Подготовка предложений Губернатору по вопросам административно-территориального устройства области;

    - Обеспечение деятельности Губернатора по вопросам помилования;

    - Сбор, обработка и анализ информации о социально-экономических и политических процессах в области, в стране и зарубежом;

    - Учет и анализ обращений граждан, предложений общественных объединений и органов местного самоуправления муниципальных образований ИО, представление соответствующих докладов Губернатору;

    - Организация мероприятий по обеспечению мобилизационной подготовки и мобилизации в случае необходимости;

    - Обеспечение Губернатора и администрации ИО бесперебойной, оперативной и достоверной специальной документальной связью;

    - Обеспечение информационного сопровождения деятельности Губернатора, администрации ИО и оперативное информирование Губернатора о позиции СМИ по поводу его решений и дипломные работы по мотивации и стимулированию персонала Формирование архивного фонда законов области, правовых актов Губернатора и администрации ИО иных необходимых документов;

    - Осуществление контроля в сфере размещения государственных заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд области;

    - Контроль за реализацией приоритетных национальных проектов и областных государственных целевых программ;

    - Производство по делам об административных правонарушениях в установленной сфере деятельности в порядке, предусмотренном законодательством.


    Подобные дипломная работа анализ документирования основной деятельности преимущества электронного документооборота

    Анализ электронных систем документирования управленческой деятельности в организации. Основные цели, задачи и функции электронного документооборота, его нормативно-правовое обеспечение. Характеристика программ СЭД на российском рынке. Критерии их выбора.

    курсовая работа [54,0 K], добавлен 29.12.2012

  • Методы совершенствования документирования управленческой деятельности

    История накопления навыков в сфере документирования в России. Унификация и стандартизация оформления деловых бумаг. Процесс дипломная работа анализ документирования основной деятельности, обработки и распределения поступающих исходящих документов. Проблема совершенствования и автоматизации документооборота.

    курсовая работа [48,0 K], добавлен 02.12.2010

  • Характеристика российских систем электронного документооборота

    Анализ электронных систем документирования управленческой деятельности на примере ЗАО "Bona Fide". Разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией. Принцип работы "Евфрат-документооборот" в организации.

    курсовая работа [1,7 M], добавлен 11.05.2014

  • Правила подготовки и оформления документов

    Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Порядок размножения документов. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.

    курсовая работа [31,8 K], добавлен 22.12.2010

  • Совершенствование документирования процесса развития персонала в ООО "Экстра"

    Основные понятия, принципы, методы развития персонала в организации. Документирование управленческой деятельности. Краткая организационно-экономическая характеристика ООО "Экстра". Автоматизация учета рабочего времени. Бланк личной карточки работника.

    дипломная работа [1,1 M], добавлен 04.03.2015

  • Документирование управленческой деятельности

    Требования к оформлению документов. Описание содержания и оформления реквизитов. Основные части документа: заголовочная, содержательная и оформляющая. Правила оформления бланка. Содержание приказа по основной деятельности. Понятие коммерческой тайны.

    контрольная работа [24,5 K], добавлен 20.12.2010

  • Разработка проекта совершенствования электронного документооборота медицинского учреждения (на примере ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова)

    Значение документационного обеспечения в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота. Влияние купить готовую дипломную работу по строительству организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения.

    дипломная работа [1,9 M], добавлен 19.12.2013

  • Анализ документооборота ГКУ МО "Дирекция единого заказчика Министерства социального развития МО"

    Теория управления документооборотом в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота, характеристика стандартов ИСО. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности.

    дипломная работа [492,0 K], добавлен 05.09.2016

  • Анализ, оценка и выбор систем электронного документооборота

    Принципы организации документооборота в управленческой деятельности. Основные понятия, виды и способы организации документооборота. Архитектура систем. Эффект от внедрения DIRECTUM. Основные функции DocsVision и сравнение используемых технологий.

    дипломная работа [4,1 M], добавлен 13.03.2013

  • Документирование управленческой деятельности

    Составление и оформление справочно-аналитических документов. Порядок движения документов: расчет документоооброта, блок-схема работы с входящими исходящими документами. Положение о подразделении фирмы. Должностная инструкционная карта экономиста.

    контрольная работа [31,5 K], добавлен 25.02.2014

  • Источник: https://knowledge.allbest.ru/management/3c0a65625a3ac68b4d43b89421216d27_0.html


    01.07.2017 Алексеев В. В. Курсовые 0 Comments
    0 comments

    Добавить комментарий

    Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>