Дипломная работа


>

Обеспечение сохранности документов в век цифровых технологий

библиотечный технология цифровой документ

Проблема сохранения культурного наследия относится к категории постоянных и требующих решения практически во всех странах. В 2000 г. в России на правительственном уровне принята «Национальная программа сохранения библиотечных фондов Российской Федерации», определившая основные направления деятельности по их сбережению как части культурного наследия и информационного ресурса страны на ближайшие десять лет. Традиционно работа по обеспечению сохранности достаточно формализована и направлена на оригиналы документов. Сегодня «компонента» обеспечения сохранности, касающаяся материалов в цифровой форме, серьезно конкурирует с традицией. Информационные технологии, активно внедряемые в библиотечную жизнь, затрагивают различные аспекты деятельности библиотек и изменяют привычные догмы. Электронные издания разрушают существующие рамки и представления, поскольку аккумулируют в себе различные виды документов, несут другую функциональную нагрузку и, соответственно, требуют другого подхода к обеспечению сохранности.

Поэтому на современном уровне развития библиотечных технологий, обеспечивая сохранность фондов в библиотеке, архиве, музее и в стране в целом, необходимо точно определить место и роль документа, не абсолютизируя его, но и не понижая его статус. Только тогда возможно планомерное развитие работы в двух направлениях - сохранение оригинальных документов и, используя терминологию Хартии ЮНЕСКО, культурного цифрового наследия.

Эволюция библиотек тесно связана с эволюцией носителей информации: восковые и глиняные пластины, папирус заменил пергамен, затем - бумага, появились микрофильмы и микрофиши, аудио- и видеомагнитные пленки, наконец, оптико-электронные носители информации. Просвещение начиналось в монастырских скрипториях, там же зародились библиотеки, постепенно превращавшиеся из хранилища, читальни, книжного собрания в учреждение, выполняющее наряду с прежними функции информационного научно-технического центра.


Источник: http://docus.me/d/958169/

СОДЕРЖАНИЕ

1
Правила хранения документов

2 Обеспечение
сохранности документов

Заключение

Список использованной литературы


Введение

В процессе деятельности коммерческого предприятия создается большое
количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов,
подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных
нормативных актах, часть которых относится к корпоративному законодательству,
часть - к законодательству об архивном деле, а часть - к законодательству о
бухгалтерском учете.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном
деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) содержит
требование о хранении документов, образующихся в результате деятельности
коммерческих предприятий. Так, согласно п. 1 ст. 17 Закона об архивном деле
организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе
документов по личному составу, в течение сроков их хранения и в соответствии с
перечнями, установленными законодательством.

Этим обусловлена актуальность темы данной работы, целью которой
является изучение особенностей организации хранения документов и обеспечения их
сохранности. Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

1.        
раскрыты особенности и правила хранения документов в соответствии с
действующим законодательством;

2.        
раскрыты современные подходы к обеспечению сохранности документов.

Таким образом, объектом данного исследования является организация
хранения документов на предприятиях, предметом – современные подходы к
обеспечению сохранности документов.


Источник: http://docus.me/d/164004/

МИНИСТЕРСТВООБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕУЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГООБРАЗОВАНИЯ«МАГНИТОГОРСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТИМ. Г.И. НОСОВА»

Институт истории, филологии и иностранных языков

Кафедра документоведения и архивоведения

Специальность – 032001.65 Документоведение и документационное обеспечение управления

Специализация – Документирование деятельности кадровой службы

Допустить к защите

Заведующий кафедрой

­­­­­­­­­________________/_______________/

«__» _________________20___г.

Дипломная работа

Студента БурхановойГузель Азаматовны

На тему:Анализсохранности архивных документов набумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с.Аскарово

Состав дипломнойработы:

1 Пояснительнаязаписка (текст) на 73 страницах

2. Приложение на30 листах

Руководитель:_________ «__»________20__ г._____________________________________

(подпись) (дата) (Фамилия И.О.)

_______________________________________________________________________________

(должность, учёнаястепень, звание)

Консультанты:_________ «__»________20__ г._____________________________________

(подпись) (дата) (Фамилия И.О.)

_______________________________________________________________________________

(должность, учёнаястепень, звание)

Рецензент:_________ «__»________20__ г._________________________________________

(подпись) (дата) (Фамилия И.О.)

_______________________________________________________________________________

(должность, учёнаястепень, звание)

Отметка нормоконтролёра

________ «__»___20__ г. ___________

(подпись) (дата) (Фамилия И. О.)

Студент: ____________________

(подпись)

«__» ______________ 20__ г.

Содержание

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 1

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «МАГНИТОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Г.И. НОСОВА» 1

Содержание 2

Введение 4

Глава 1. Теоретические основы хранения и обеспечения сохранности документов на бумажной основе в Российской Федерации 7

1.1. Нормативная база обеспечения сохранности архивных документов в Российской Федерации 7

1.2. Особенности хранения документации на бумажном носителе 18

1.3. Основные принципы хранения архивных документом на бумажной основе 27

ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ 1 39

Глава 2. Реализация осуществления хранения документации в мдобу «сулпылар» с. Аскарово 41

2.1. Характеристика деятельности учреждения и сотрудника, ответственного за хранение документации 41

2.2. Анализ осуществления хранения документации и сохранности документов на бумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово 46

2.3. Направления по совершенствованию хранения архивных документов на бумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово 58

Выводы по главе 2 67

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 68

Список использованных источников 70

ПРИЛОЖЕНИЕ А 76

2.9. Муниципальное задание для Учреждения в соответствии с предусмотренными настоящим Уставом основными видами деятельности формирует и утверждает Учредитель. 80

Учреждение осуществляет в соответствии с муниципальным заданием и (или) обязательствами перед страховщиком по обязательному социальному страхованию деятельность, связанную с выполнением работ, оказанием услуг, относящихся к его основным видам деятельности, в сферах, указанных в пункте 1.5 настоящего Устава. 80

Учреждение не вправе отказаться от выполнения муниципального задания. 80

Уменьшение объема субсидии, предоставленной на выполнение муниципального задания, в течение срока его выполнения осуществляется только при соответствующем изменении муниципального задания. 80

Учреждение вправе сверх установленного государственного задания, а также в случаях, определенных федеральными законами, в пределах установленного государственного задания выполнять работы, оказывать услуги, относящиеся к его основным видам деятельности. Которые предусмотрены настоящим Уставом, в сферах, указанных в пункте 1.5 настоящего Устава, для граждан и юридических лиц за плату и на одинаковых при оказании одних и тех же услуг условиях. Порядок определения указанной платы устанавливается Учредителем, если иное не предусмотрено федеральным законом. 80

2.10. Отдельные виды деятельности могут осуществляться Учреждением только на основании специальных разрешений (лицензий). 80

Перечень этих видов деятельности определяется федеральным законодательством. 80

106

Введение 3

Источник: https://studfiles.net/preview/6216886/

32

СодержаниеВВЕДЕНИЕ 3
  • 1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов 5
    • 1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов 5
      • 1. 2 Размещение документов в хранилище. Топографирование 10
  • 2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов 12
    • 2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищ 12
      • 2. 2 Проверка наличия и состояния дел 15
      • 2. 3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования 18
  • 3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов 21
    • 3. 1 Проверка физического состояния документов 21
      • 3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивных 23
      • документов 23
  • Заключение 26
  • Библиографический список литературы 27
  • Приложение 28
  • ВВЕДЕНИЕ
  • Актуальность темы курсовой работы. Архивист сегодня - первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив - это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.
  • Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.
  • Задачей архивистов остаётся сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.

Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

- созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

- применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.

2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.

1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).

Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.[2]

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.

Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.

Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией. [2]

Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.

В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на:

1) бумажных носителях - температура +17 - +19оС, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;

2) черно-белых пленочных носителях - температура +15оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

3) цветных пленочных носителях - температура +2 - +5оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

4) электронных носителях - температура +15 - +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.[9]

В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание здания и увлажнение (осушение) воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+-5.С) и относительной влажности воздуха (+-10%) не допускаются.

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

Контрольно-измерительные приборы температурно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в отдалении от отопительных и вентиляционных систем. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Помещения хранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.

Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).

Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п. ). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в не разобранных кипах.

Средства хранения устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами - 120см; средствами хранения - 75см; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения - 75см; стеной и торцом средства хранения - 45см; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см.[2]

1. 2 Размещение документов в хранилище. ТопографированиеРазмещение документов в хранилищах должно быть рациональным. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.[6]Для оперативного поиска документов в архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива:- описи дел и заменяющие их номенклатуры дел;- предметные, предметно-тематические картотеки;- картотеки по личному составу;- указатели;- исторические справки;- обзоры документов.Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу.Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз слева направо.В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов.. На ней указывается название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания (см. Приложение 1). Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схеме размещения фондов. 2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищДела выдаются из хранилищ: - для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное хранение); - для проведения архивных работ с документами. Дела, содержащие ветхие документы, особо ценные документы, для использования из хранилищ не выдаются, вместо них выдаются копии. Выдача дел из хранилищ и приём их обратно производятся хранителем фондов. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок: до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель); до трех месяцев - фондообразователям; до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Выдача дел из хранилищ оформляется соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.[7]

Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат: уникальные документы и особо ценные документы; архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы; несброшюрованные архивные документы; дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей; дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.

Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: выемку архивных документов; сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов; полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.

Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при всём этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.

Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

2. 2 Проверка наличия и состояния делЦель проверки наличия и состояния дел в архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится [2]:- уникальных документов - ежегодно;- особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);- аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;- кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.

Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2 человек.

До начала работы устанавливается полнота учётных документов по проверяемому фонду, учётные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путём сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, индекс дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, указанных в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путём визуального осмотра дела.

Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно, листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.

При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные дела других фондов; изымать дела, не внесенные в опись; сообщать заведующим архивохранилищем о делах, заражённых биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесённые в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.

На основании итоговых записей в листах (листе) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количестве дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов (см. Приложение).

Одновременно с актом проверки могут составляться в случае необходимости справки о технических ошибках при подсчётах, акты обнаружения неучтённых дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.

Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплёта, реставрации, передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.

Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.

В ходе розыска необходимо[8]:

- изучить учетные документы по выдаче дел из хранилища;

- проверить правильность итоговой записи в описи, по которой числятся необнаруженные дела, так как могли быть допущены технические ошибки в порядковой нумерации дел, а при составлении итоговых записей пропущенные и литерные номера не были учтены;

- проанализировать заголовки необнаруженных дел в описях дел, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды или включенные в другую опись данной организации, но под другим номером;

- изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-технической обработке, сверить их с описью, по которой проводилась проверка;

- организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих организациях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи;

- проверить акты приема-передачи дел в архив из организаций;

- изучить акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование.

На дела, найденные в ходе розыска, составляется справка, которая подписывается руководителем архива. В справке обязательно указывается место обнаружения дел, числящихся необнаруженными (были выданы во временное пользование без составления соответствующего документа, найдены в организации, объединены с другими делами и т.д.). Найденные дела подкладываются на место. В карточке учета необнаруженных дел делается запись "найдено" с указанием даты и номера справки. Карточка изымается из картотеки необнаруженных дел, переставляется за картотеку и хранится до минования надобности.

На дела, отсутствие которых является обоснованным, составляется справка о результатах розыска со ссылкой на документы, подтверждающие причины их отсутствия (переданы на постоянное хранение, выделены к уничтожению, но не были своевременно сняты с учета и т.д.).

На отсутствующие документы, пути розыска которых исчерпаны, составляются акт о не обнаружении дел и подробная справка о проведении работ по розыску. Проверка наличия и состояния дел считается завершённой после внесения изменений в учётные документы проверяющегося фонда.

2. 3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользованияСтраховой фонд - это совокупность страховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный из соответствующего типа фотоплёнке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда».[5]Страховой фонд создаётся в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовске Тюменской области). Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:- для архивных документов на бумажной основе - одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;- для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;- для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте;для видеодокументов - одну копию в формате VHS.Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов3. 1 Проверка физического состояния документовПроверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. В идеальных условиях организация работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии документов.В основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход. Приоритетными могут являться следующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды, пены при тушении пожара и т. д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и т.д.) Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая работа, которую нужно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе.Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами: 1) сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода - дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток - большие временные затраты;2) выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство - временные затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток - дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;3) попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на «возраст» документа (год его создания), что помогает судить о природе бумаги и текста. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет текста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения.Проверка и оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т. п.) Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента.Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивных документовФизико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются [4]:- дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;- реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;- воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;- переплет архивных документов;- обеспыливание архивных документов;- обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:а) архивные документы на магнитной ленте:- очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;- замене пересохших и покоробленных склеек;- оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;- перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;б) архивные документы на дисковых носителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;в) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:- обеспыливанию;- удалению восковых, жировых и иных загрязнений;- укреплению склеек и просечек;- ремонту перфорации;- переделке грубых, коробленных заплат и склеек;- ремонту поврежденных полей кадров.Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке.Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.ЗаключениеЦель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.В результате проведённого исследования по теме "Организация архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов:Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ: - создание оптимальных условий хранения документов; - размещение документов в хранилищах, топографирование; - соблюдение порядка выдачи дел из хранилища; - проверка наличия и состояния дел; - создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования; - обеспечение физико-химической сохранности документов.Библиографический список литературыИсточники1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ). 2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ
от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». 3. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов федеральных органов исполнительной власти, упраздненных Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»». 4. ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.5. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2002. Литература

6. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2

7. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов //Отечественные архивы. - 2001.- № 1.

8. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.

9. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.

ПриложениеФорма акта проверки наличия и состояния делУтверждаюОфициальное наименование Наименование должностивышестоящего органа руководителя организации___________ РасшифровкаОфициальное наименование (личная подпись) подписиОрганизации ДатаАКТ N___Место составления Проверки наличия и состояния дел архивного фонда N____Настоящий акт составлен комиссией в составе _____________________(ФИО председателя и членов комиссии) в связи с _______________________________________________. (основание)Проверкой установлено, что:1. Всего числится по описям дел _______________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных ________________________________ (Официальное наименование уполномоченного органа) (цифрами и прописью)2. Всего не оказалось в наличии __________________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных _____________________________________________ __________________дел(Официальное наименование уполномоченного органа) (цифрами и прописью)3. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам, _________________дел.4. Оказалось в наличии по данному архивному фонду ____________ дел.5. Имеется неописанные ________________ дела.6. Всего по архивному фонду имеется в наличии ________________дел,из них:1) требующих дезинфекции __________________ дел;2) требующих дезинсекции __________________ дел;3) требующих реставрации __________________ дел;4) требующих переплета и подшивки __________________ дел;5) требующих восстановления затухающих текстов ____________дел;6) неисправимо поврежденных ___________________ дел;7) выданных во временное пользование __________________ дел.7. __________________________________________________________(Общая характеристика состояния и условий хранения документов. _________________________________________________________________.Основные отрицательные явления в состоянии и условиях хранения документов)

Проверку проводили:

Председатель комиссии _________________Расшифровка

(личная подпись) подписи

Члены комиссии _________________Расшифровки

(личные подписи) подписей

Дата

Источник: http://referatwork.ru/refs/source/ref-14827.html

Курсовая работа

Обеспечениесохранностиархивныхдокументов

Белгород 2008


Содержание

документ архив хранение

Введение

1.История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

2.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

3.Режимы хранения документов

4.Топографирование и учет движения документов

5.Хранение документов в электронной форме

Заключение

Примечание

Библиографический список


Введение

Актуальность темы. Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.

Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.

Целью работы является выяснить оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов.

Цель работы определяет следующие задачи:

1. Изучить историю законодательства и основы обеспечения сохранности

документов архива

2. Рассмотреть устройство, оборудование и эксплуатацию помещений архива

3. Показать различные режимы хранения документов

4. Проанализировать топографирование и учет движения документов

5. Обратить внимание на хранение документов в электронной форме

Объектом исследования являются архивные документы, их место и значение их сохранности в истории государства.

Предмет исследования – система обеспечения сохранности

документов архива

Степень изученности темы

Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

Горфейн Г.М.1 в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.

Труды Охотникова А.В.2 «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов. Статьи Алексеевой Е.В.3 «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.

1.История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников4.

Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее – горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни – это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века – «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.

Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем – пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».

В советские времена закон также был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.

Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия5. К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.

В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.

Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность. В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственность за эти правонарушения: ст. 164 – «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 – «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 – «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.

В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности документов – одна из важнейших функций архивных учреждений6.

Специалистам решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:

1. обеспечение физико-химической сохранности документов;

2. создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;

3. учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;

4. копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

5. консервация документов.

2.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятных условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а так же от хищений и потерь по небрежности.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов7.

В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными нормами проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено соответствие помещение вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывают все члены экспертной комиссии8.

Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:

1. помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;

2. поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;

3. поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью

4. архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели – как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.

Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: комната для приема и разбора поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое9.

Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищу предъявляются наиболее строгие требования:

1. совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

2. не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;

3. помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;

4. внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов;

5. в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;

6. помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

7. электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

8. хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;

9. вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;

10. размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;

11. лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов10.

Размещение документов в хранилище связано не только с обеспечением их сохранности, но и возможного быстрого поиска в целях использования. Хранить документы на полу, подоконнике и в не разобранных кипах не допускается. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнеупорным составом), для хранения особо ценных дел и учетных документов – сейфы и металлические шкафы. Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) – 120 см; проходы между стеллажами – 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом – 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей – 45; расстояние от пола до нижней полки – 20; а в цокольных этажах – 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой. Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световой режимы хранения дел.

Размеры стеллажа: высота – 220-240 см, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок и связок – 35-40, расстояние между полками по высоте – 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа – 25-30 см; расстояние между полками – 35 см.

Если помещение архива имеет высоту более 4 м, то для рационального использования площади целесообразно устанавливать двухъярусные стеллажи с межъярусными перекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими безопасность работ. Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальные стеллажи.

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального размещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в хранилищах применяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки.

Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или в газовых трубах, осветительная арматура – полугерметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища11.

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального размещения документов в хранилищах.

Если хранилище предназначено непосредственно для сохранения документов, то в архиве желательно отвести помещения для их использования. Они должны обеспечивать нормальную работу читателей и исследователей. В помещениях должны быть расположены читальный зал для работы с документами различных размеров и видов, а так же следующие основные участки: выдачи документов исследователям; информационно-поисковых систем; временного хранения документов в период их использования12.

В каждом архиве разрабатывается план эвакуации документов при чрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В плане должна быть предусмотрена первоочередная эвакуация особо ценных документов и дел постоянного хранения.

Не только само здание (помещение), но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.

3.Режимы хранения документов

Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.

Существуют следующие режимы хранения:

1. световой;

2. температурно-влажностный;

3. противопожарный;

4. охранный.

Световой режим

Свет несет с собой энергию, под влиянием которой в освещаемых материалах протекают фотохимические реакции, вызывающие изменение их первоначальных свойств. Бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность, так как в ней протекаю значительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет13. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается.

Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-50 люкс (лк), на рабочих столах – 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором – люксметром типа Ю-16.

Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. Наименьшая освещенность помещений от общего освещения должна составлять 300 люкс на расстоянии 0,8 м от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, на столах читателей должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения по возможности должен соблюдаться световой режим, как в хранилищах14.

Температурно-влажностный режим

Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностный режим определяет микроклимат данного помещения.

Микроклимат зависит от климатических особенностей района расположения здания и характеристик здания. Для микроклимата помещений типичны погодно-климатические изменения и инерционность их проявления. Микроклимат документов – условный термин, характеризующий температурно-влажностное состояние документов в условиях их хранения, использования, транспортировки15.

Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. В этих условиях:

1. появляются оптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальная прочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация);

2. наблюдается стабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая ответная реакция на резкие изменения комнатного климата);

3. исключается возможность поражения бумаги плесневыми грибами;

4. обеспечивается оптимальная скорость химического старения бумаги и текста;

5. резко снижается скорость механодиструкции бумаги при резких изменениях комнатных условий. Область изменений относительной влажности воздуха 30-60-30% называется нормальной стабильной климатической зоной и считается наиболее безопасной для длительного хранения бумажных документов16.

Оптимальный температурно-влажностный режим зависит, прежде всего, от типа носителей информации преобладающих в архиве. Например:

1. бумажные документы: температура – 17-19С, относительная влажность воздуха – 50-55%;

2. документы на пленочных носителях (фото-, кино-, фоно-, видеодокументы): температура – 15С, относительная влажность воздуха – 40-55%;

3. документы на магнитных носителях (пленки, диски): температура – 15-20С, относительная влажность воздуха – 50-65%.

Область изменения относительной влажности воздуха 0-30-0% соответствует условиям так называемой сухой нестабильной климатической зоны. При низкой влажности бумага становится излишне жесткой, сильно реагирует на изменение климата, разрушение от физико-механического старения и износа увеличивается. Возможна необратимая частичная утрата при длительном высушивании бумаги.

Область изменений относительной влажности воздуха 60-100-60% называют влажной нестабильной климатической зоной. С повышением влажности растет гибкость, но одновременно падает прочность бумаги на разрыв. Увеличивается активная ответная реакция бумаги на любые изменения климата. Значительно возрастает скорость химического старения бумаги и текста, наблюдается расплывание водорастворимых текстов и ослабление их контраста. При влажности больше 65% создаются благоприятные условия для плесневения документов: вероятность плесневения по мере повышения влажности от 65 к 100% быстро нарастает. Крайне важно чтобы при постоянном хранении документы максимум времени пребывали в условиях нормальной климатической зоны и минимум – в сухой или влажной зоне.

Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Именно поэтому архивные документы, поступившие после длительной транспортировки, не сразу размещают в хранилище, а оставляют на некоторое время в специальном помещении для акклиматизации17.

Для того чтобы определить соответствует ли температура и влажность в выбранном помещении требованиям оптимального температурно-влажностного режима в архивах проводится контрольно-климатическая работа. Ее основная цель – получение постоянной информации о климатических условиях хранения.

Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы.

В кондиционируемых помещениях измерения проводятся и фиксируются в специальном журнале раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – два раза в неделю, при нарушениях режима хранения – эвакуация, затопление и др. – ежедневно.

Самый верный способ установления в хранилище фиксированного оптимального температурно-влажностного режима – оборудование хранилища системами кондиционирования воздуха, то есть использование кондиционеров. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального проветривания и отопления хранилищ.

Санитарно-гигиенический режим.

Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекс требований направленных на поддержание чистоты, исключающей появление плесени, грибка, пыли и особенно насекомых и грызунов. Для этого в хранилище следует неукоснительно соблюдать следующие требования:

1. Постоянная циркуляция воздуха, исключение непроветриваемых зон.

2. Защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

3. В хранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

4. Недопустимо хранение и использование продуктов питания.

5. Систематически проводить влажную уборку – при этом вода не должна попадать на документы. Однако влажная уборка в хранилищах с небольшой кубатурой может существенно влиять на влажность воздуха. Поэтому, приступая к такой уборке, необходимо знать влажность воздуха в хранилище. При влажности ниже нормы влажную уборку можно производить ежедневно. При высокой влажности уборка пола насухо отжатой тряпкой допускается не чаще одного раза в неделю18. Не реже одного раза в год проводить обеспылевание стеллажей, шкафов, средств хранения.

6. Не реже одного раза в год обрабатывать растворами антисептиков полы, подоконники, плинтусы, цокольные части стеллажей – при этом растворы не должны попадать на документы.

7. Два раза в год документы выборочно подвергать обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков19.

Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Можно выделить две основные причины образования пыли в хранилище: внутреннюю (естественная эрозия стен, пола, бетонных перекрытий, упаковочных материалов) и внешнюю (проникновение пыли из вне). Соответственно этому для предотвращения ее появления следует применять различные средства защиты.

Для устранения внутренней причины образования пыли стены, потолок, перегородки и стеллажи необходимо покрывать особо прочным, огнеустойчивым, не распыляющимся с течением времени материалом. Не следует допускать в хранилищах сооружения балок, труб или других выступов, на которых осаждалась бы пыль.

Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах. Он является основным источником пыли, возникающей при трении о его поверхность различных средств транспортировки документов и других предметов. Рекомендуется укладывать в хранилище ровные гладкие полы, так как гранулированные (дробленые, зернистые) покрытия способствуют большому истиранию при трении о них различных предметов и быстро покрываются пылью.

Для общей уборки помещений хранилищ и регулярного удаления пыли с документов на стеллажах в большинстве архивов чаще всего применяют обычные типовые электропылесосы. Иногда для удобства к обычным пылесосам разрабатываются специальные устройства. Например, в Государственной библиотеке им. Ленина установлена конструкция пылевой камеры, применяемая для обеспылевания книг.

Неплохо предохраняют документы от пыли папки, картонные коробки, ящики.

Кроме применения средств обеспылевания необходимо регулярно осуществлять контроль запыленности воздуха и самих документов. Запыленность воздуха в архивохранилищах документов на бумажной основе должна составлять не более 4-6 мг/м3, при этом пыль не должна содержать более 10% SiO220.

Охранный режим.

Охранный режим предполагает:

1. Организацию системы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений архива.

2. Закрытие хранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее – опечатывание и опломбирование.

3. Разрешение доступа в хранилище только сотрудникам архива или, в экстренных случаях, другим сотрудникам организации в их сопровождении.

4. Наличие на наружных дверях архива металлической облицовки, а на окнах запираемых металлических решеток, запашных наружу.

5. Вынос документов из архива только по специальным пропускам.

Технические меры защиты документов от хищений логически увязываются с архитектурно-планировочными и административными решениями в единую систему безопасности. К техническим мерам относятся:

1. Средства наружного наблюдения: электронные детекторы повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон), фиксирующие сейсмическую волну разрушения и включающие сигнал тревоги; детекторы вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при ее открывании; следящая система инфракрасного луча, реагирующая на пересечение луча какими-либо предметами и осуществляющая контроль по периметру здания, в коридорах, залах и т.п.

2. Средства внутреннего наблюдения, используемые в нерабочее время для обнаружения лиц, незаконно присутствующих в помещении здания (ультразвуковой передатчик, генерирующий звуковые волны измененной частоты при наличии в зоне постороннего) микроволновые приборы ультразвукового пеленгования, совмещенных с детекторами сверхвысокой частоты для уменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивные датчики-контроллеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температуру в месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания).

3. Средства внутреннего наблюдения в рабочее время, к которым относятся системы телевизионного контроля и системы автоматической видеозаписи в читальных залах, а так же системы дифференцированного допуска в помещения разного назначения по личным магнитным карточкам; средства защиты документов в выставочных залах, ориентирование на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия.

В последнее время появляются системы охраны на микропроцессорах21.

Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и на всё помещение архива. Так же в архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности. Во всех помещениях категорически запрещается курение. Пожарная безопасность в зданиях должна обеспечиваться системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты по ГОСТ 12.1.004-76. Помещения должны оборудоваться автоматической пожарной сигнализацией и автоматическими средствами пожаротушения. В хранилищах бумажных и пленочных документов рекомендуется устанавливать газовые и дымовые датчики, особенно ионизационного типа; в читальных залах, реставрационных лабораториях, помещениях электронно-вычислительной техники – дымовые; в помещениях обеспыливания документов – тепловые.

Запрещается применение огня, электронагревательных приборов, в системах пожаротушения применяются относительно безопасные для документов вещества (фреон, углекислота и др.)

4.Топографирование и учет движения документов

Важную роль при организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. Без топографирования поиск документов в лучшем случае исполняется слишком долго, а в худшем – в хранилище можно заблудиться. Все помещения архива, а так же стеллажи, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Наиболее распространенный вид указателя – постеллажный, то есть карточка составляется на каждый стеллаж. Карточки систематизируются по номерам стеллажей в пределах одного помещения хранилища. На карточке указывается название организации, № стеллажа и хранилища, № шкафа (секции стеллажа), № полки, № фонда, описи, и номера дел, хранящиеся на данной полке. При большом объеме фондов составляются пофондовые топографические указатели, где карточки систематизируются по номерам фондов.

Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе.

Основными объектами учета являются фонды и единицы хранения. Все изменения в составе документальных материалов немедленно фиксируются в учетной документации. Работа по учету ведется в строгом соответствии с правилами и инструкциями22.

Учет движения документов предполагает защиту их от хищения. Среди причин хищения документов называют доступность архивов как центров информации любому лицу, работающему по найму или в качестве исследователя; возможность осуществления хищений, как посторонними лицами, так и персоналом архива; огромные массивы хранящихся фондов, периодически и по неполному перечню проверяемых на наличие; ослабленный контроль, нарушения охранных процедур; отсутствие надежных средств безопасности документов, в частности средств контроля, фиксирующих перемещение конкретного документа в пределах здания, негативное отношение архивов к ужесточению мер безопасности, сокрытие фактов хищений, отсутствие согласованных мер защиты документов.

Для предотвращения хищений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

При выдаче дел из хранилища на место выданного дела кладется карта-заместитель. На ней указывается архивный шифр дела (№ фонда, описи, дела), кому оно выдано, дата возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело. Возвращенные дела проверяются в присутствии пользователя. На все повреждения составляются акты, которые могут послужить основанием для привлечения к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а так же выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния дел достигаются две цели:

1. учет количества документов, выявление и устранение недостатков в учете документов;

2. выявление документов с угасающим текстом, механическими и биоповреждениями, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки, если производились перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива. На дела, пути розыска которых исчерпаны, а так же на неисправно поврежденные составляются соответствующие акты, к которым прилагаются справки о проведении розыска.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверяемого фонда. Кроме того, осуществляется полисный просмотр каждого дела, в ходе которого выявляется повреждения документов.

Использование компьютерных технологий и различных модификаций принтеров также создает большие проблемы с сохранностью текста документов постоянного и долговременного хранения. Исследование принтерных текстов на водостойкость и светостойкость, проведенное В.Ф. Приваловым и О.И. Любомировой показало, что многие из них не обладают достаточным для длительного хранения качеством. Тексты, полученные с помощью цветных и монохромных струйных принтеров, зачастую страдают недостаточной светостойкостью, способны частично или полностью выцветать на свету. Выцветающие струйные черные тексты оказываются обычно и водорастворимыми. Матричные черные тексты все без исключения водостойки, но с разной светостойкостью. Лазерные черные принтерные тексты отличаются водостойкостью и светостойкостью. Исследователи пришли к выводу, что распространение струйных принтеров вызовет поступление в архивы печатных чернильных цветных и черных принтерных копий с водорастворимым и выцветшим текстом23.

5.Хранение документов в электронной форме

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа24.

Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида:

- обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;

- обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

- обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Обеспечение физической сохранности файлов — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.

Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от:

- вида хранимых электронных документов и их совокупного объема,

- предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа,

- характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения,

- требований по обеспечению аутентичности документов.

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R — оптические диски с однократной записью информации.

Создание нескольких экземпляров файлов не исчерпывает комплекс работ по обеспечению их сохранности. Чтобы минимизировать затраты на поддержание этих экземпляров, необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей информации.

Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей — электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т.п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится. Например, хранение полиэфирных магнитных лент при относительной влажности 50% и температуре +11C обеспечивает сохранность их свойств в течение 50 лет. По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранением при относительной влажности 50% и температуре +10C; для дисков WORM — при относительной влажности 50% и температуре +3C.

Низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако, они совершенно некомфортны для длительной работы человека. При этом также следует учитывать, что если требуется извлечение носителей из хранилища для их использования в нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначе весьма вероятны ошибки при считывании информации и нарушение структуры (порча) самих носителей. Но для того, чтобы акклиматизировать оптический диск с указанной выше температуры до +23 — 25C, потребуется не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительность акклиматизации магнитной ленты зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольше следует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигают температурного равновесия, нежели влажностного баланса. Например, для полудюймовых лент изменение температуры на 5С должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменение относительной влажности на 10% — не менее 4 суток25.

Поэтому при выборе режимов хранения электронных носителей следует учитывать множество факторов и соотносить интенсивность использования носителей, затраты на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Как отмечалось выше, при организации долговременного хранения электронных документов вполне допустим срок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны. При этом допустимы «офисные» режимы хранения: для магнитных лент — температура +23C, для оптических дисков +25C, при относительной влажности 50%. «Основные правила работы государственных архивов» устанавливают следующий температурно-влажностный режим в архивохранилищах: температура +17-19C, относительная влажность 50-55%. При таких условиях можно рассчитывать на срок хранения дисков CD-R до 20 лет.


Заключение

История развития архивов в нашей стране насыщена частыми случаями гибели документов. Причинами этого явились как климатические условия нашей страны, так и безответственное отношение к документам. Чтобы исправить ситуацию с 1550 года в стране начали издаваться законы, которые предусматривали различную ответственность за порчу и потерю документов. Законы такого же смысла издаются, по сей день, например Положение о Федеральном архивном агентстве от 17 июня 2004 года и другие нормативно-правовые акты.

Для того чтобы обеспечить сохранность документов необходимо знать следующие основы: обеспечение физико-химической сохранности документов; создание материально-технической базы хранения документов; учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования; консервация документов.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Не только само здание, но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.

Существуют следующие режимы хранения: световой; температурно-влажностный; противопожарный; охранный. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим. Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы.

Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекс требований направленных на поддержание чистоты. Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах, он является основным источником пыли.

Охранный режим распространяется на всё помещение архива. В архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности. К техническим охранным мерам относятся: средства наружного наблюдения, средства внутреннего наблюдения используемые в нерабочее время, средства внутреннего наблюдения в рабочее время.

Важную роль при организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе. Для предотвращения хищений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. Для этого необходимо выполнять все необходимые требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.


Примечания

1. Горфейн, Г.М. Архивоведение. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971.

2. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003.

3. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003.

4. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58

5. Охотников, А.В. Указ. соч. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – С. 205

6. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 59

7. Крайская, З.В. Архивоведение. – М.: НОРМА, 1996. – С. 202

8. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 61

9. Крайская, З.В. Указ. соч. С. 203

10. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 59

11. Крайская, З.В. Указ. соч. С. 205

12. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 60

13. Академия наук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов. Руководство по обеспечению сохранности документов. – Ленинград: Наука, 1978. – С. 25

14. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 61

15. Проблема сохранности документальных материалов. – Ленинград: Наука, 1977. – С. 54

16. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 57

17. Там же. С.58

18. Руководство по обеспечению сохранности документов. – Ленинград: Наука, 1978. – С. 37

19. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 59

20. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Высшая школа, 1986. – С. 51

21. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 60

22. Горфейн, Г.М. Указ. соч. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – С. 24

23. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №6. – С. 55

24. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – С. 325

25. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462


Библиографический список

1. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58-61.

2. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 57-61.

3. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №6. – С. 55-60.

4. Горфейн, Г.М. Архивоведение / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – 86 с.

5. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.

6. Крайская, З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 224 с.

7. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 304 с.

8. Проблема сохранности документальных материалов / Академия наук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов. – Ленинград: Наука, 1977. – 112 с.

9. Руководство по обеспечению сохранности документов / Академия наук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов – Ленинград: Наука, 1978. – 119 с.

10. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. – 239 с.

11. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

12.

Источник: http://www.bestreferat.ru/referat-218434.html
и частицгрязи на специальномочистительномоборудовании;

-замене пересохшихи покоробленныхсклеек;

-оформлениюрулонов магнитнойленты защитноймагнитнойлентой с двухсторон по 2-2,5 м;

-перемотке сцелью снятиявнутреннихнапряженийв рулонах магнитныхлент, возникшихиз-за перепадовтемпературыи влажностипри хранениии транспортированииархивных документов;

б)архивные документына дисковыхносителях:обеспыливанию;протиркеантистатиком;

в)кинофотодокументы,микроформыи фонограммык кинофильмам:

-обеспыливанию;

-удалению восковых,жировых и иныхзагрязнений;

-укреплениюсклеек и просечек;

-ремонту перфорации;

-переделкегрубых, коробленныхзаплат и склеек;

-ремонту поврежденныхполей кадров.

Граморигиналыфонодокументовподвергаютсяэлектрохимическойочистке.

Работыпо физико-химическойи техническойобработкеархивных документовподразделяютсяна плановыеи внеплановые.

Плановаяобработкаархивных документовпроводитсяпо результатампроверки ихсостояния впорядке очередности,установленнойв архиве с учетомпринадлежностиих к различнымценностнымгруппам, особенностейфизическогосостоянияархивных документовразличных видови возможностейархива. Приоритетотдается уникальнымдокументами особо ценнымдокументам.

Квнеплановымотносятсяработы, выполняемыев аварийно-спасательныхситуациях,связанных слокальным илимассовым поражениемархивных документовогнем, водой,химическимиили радиоактивнымивеществами.

Срочныемеры по выделению,изоляции, санитарнойобработкеархивных документови мест их храненияпредпринимаютсятакже при пораженииархивных документовбиологическимивредителями.

Номенклатура,порядок проведенияи технологияработ по физико-химическойи техническойобработкеархивных документовопределяютсяотраслевыминормативнымии методическимидокументами.

Заключение


Целькурсовогоисследованиядостигнутапутём реализациипоставленныхзадач.

Врезультатепроведённогоисследованияпо теме "Организацияархивного фондаРФ" можно сделатьряд выводов:

Дляобеспечениясохранностидокументовв архиве должныосуществляться:

-комплекс мерпо организациихранения,предусматривающийсозданиематериально-техническойбазы хранениядокументов(здание и помещенияхранилищ, средствахранения документов,средства охраныи безопасностихранения, средстваклиматическогоконтроля, средствакопированияи восстановленияповрежденныхдокументови т.п.);

-комплекс мерпо созданиюи соблюдениюнормативныхусловий хранениядокументов(температурно-влажностный,световой,санитарно-гигиенический,охранный режимыхранения).

Системамер по организациихранения должнаобеспечиватьсохранностьдокументови контроль ихфизическогосостояния припоступлениидокументовв архив до передачиих на постоянноехранение.

Дляобеспечениясохранностиархивных документовв архивах долженпроводитсяследующийкомплексвзаимосвязанныхработ:

создание оптимальных условий хранения документов;

размещение документов в хранилищах, топографирование;

соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;

проверка наличия и состояния дел;

создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

-обеспечениефизико-химическойсохранностидокументов.

Библиографическийсписок литературы


Источники


1.Федеральныйзакон "Об архивномделе в РоссийскойФедерации"от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (сизменениями,внесеннымиФедеральнымзаконом от 4декабря 2006 года№ 202-ФЗ).

2.Приказ Министерствакультуры имассовых коммуникацийРФ
от 18 января2007 г. № 19 «Об утвержденииПравил организациихранения,комплектования,учета и использованиядокументовАрхивного фондаРФ и другихархивных документовв государственныхи муниципальныхархивах, музеяхи библиотеках,организацияхРоссийскойакадемии наук».

3.Решение коллегииМинистерствакультуры имассовых коммуникацийРФ от 28.03.2005 № 5 «Обобеспечениисохранностии упорядоченииархивных документовфедеральныхорганов исполнительнойвласти, упраздненныхУказом ПрезидентаРФ от 09.03.2004 г. № 314 «Осистеме и структурефедеральныхорганов исполнительнойвласти»».

4.ГОСТ 7.48-2002 СИБИД.Консервациядокументов.Основные терминыи определения.

5.Основныеправила работыархивов организаций.Одобренырешением КоллегииРосархива от06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД,2002.


Литература


6. БанасюкевичВ.Д. Актуальныенаучные проблемыобеспечениясохранностиархивных документов//Отечественныеархивы. -2001. - № 2

7.Правительствообсуждаетвопросы сохранностии использованияархивов //Отечественныеархивы. - 2001.- № 1.

8. ПоповаЕ.Н. ОбеспечениесохранностидокументовАрхивного фондаРФ в современномзаконодательствеРоссийскойФедерации иее субъектов//Вестник архивиста.- 2000.- № 1.

9. ПриваловВ.Ф. Обеспечениесохранностидокументальногонаследия всовременныхусловиях//Отечественныеархивы. - 1999. - № 2.

Приложение


Формаакта проверкиналичия и состояниядел

Утверждаю

Официальноенаименование Наименованиедолжности

вышестоящегооргана руководителяорганизации

___________ Расшифровка

Официальноенаименование (личнаяподпись) подписи

Организации Дата


АКТ N___


Местосоставления

Проверкиналичия и состояниядел архивногофонда N____

Настоящийакт составленкомиссией всоставе_____________________

(ФИОпредседателяи членов комиссии)в связи с

_______________________________________________.

(основание)

Проверкойустановлено,что:

1.Всего числитсяпо описям дел_______________ дел, в томчисле по разделамсводных описейдел, утвержденных________________________________

(Официальноенаименованиеуполномоченногооргана) (цифрамии прописью)

2.Всего не оказалосьв наличии__________________ дел, в томчисле по разделамсводных описейдел, утвержденных_____________________________________________ __________________дел

(Официальноенаименованиеуполномоченногооргана) (цифрамии прописью)

3.Неправильноразмещенныхдел, относящихсяк другим архивнымфондам, _________________дел.

4.Оказалось вналичии поданному архивномуфонду ____________ дел.

5.Имеется неописанные________________ дела.

6.Всего по архивномуфонду имеетсяв наличии________________дел,

изних:

1)требующихдезинфекции__________________ дел;

2)требующихдезинсекции__________________ дел;

3)требующихреставрации__________________ дел;

4)требующихпереплета иподшивки__________________ дел;

5)требующихвосстановлениязатухающихтекстов ____________дел;

6)неисправимоповрежденных___________________ дел;

7)выданных вовременноепользование__________________ дел.

7.__________________________________________________________

(Общаяхарактеристикасостояния иусловий хранениядокументов._________________________________________________________________.

Основныеотрицательныеявления в состояниии условияххранения документов)

Проверкупроводили:

Председателькомиссии_________________Расшифровка

(личнаяподпись) подписи

Членыкомиссии_________________Расшифровки

(личныеподписи) подписей

Дата

Страницы:12

Источник: https://xreferat.com/14/2758-2-obespechenie-sohrannosti-arhivnyh-dokumentov.html

Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. Топографирование. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. Порядок выдачи дел из хранилищ. Проверка наличия, состояния дел. Обеспечение физико-химической сохранности.

  • 1. Учет архивных документов: современное состояние, перспективы развития

    Теоретические принципы учёта документов. Единица учёта архивных документов. Проведение учёта документов в государственном архиве. Порядок выдачи дел из архивов. Обеспечение физико-химической сохранности документов. Книга поступлений документов.

    курсовая работа, добавлен 22.04.2016

  • 2. Организация хранения документов архивного права России

    Изучение системы учета и обеспечение сохранности документов в государственном (ведомственном) архиве Российской Федерации. Размещение документов в хранилище, топографирование. Проверки наличия и состояния дел. Старение и факторы разрушения документов.

    курсовая работа, добавлен 20.09.2016

  • 3. Организация хранения документов и обеспечение их сохранности

    Особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Современные подходы к обеспечению сохранности документов. Основные правила хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях.

    реферат, добавлен 23.09.2010

  • 4. Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

    Понятие учета документов в государственном архиве. Учет особо ценных документов и создание страхового фонда их копий. Порядок размещения и топографирование документов в архиве, выдачи дел из хранилища. Поверка наличия и состояния документов в архивах.

    курсовая работа, добавлен 22.02.2010

  • 5. Обеспечение сохранности архивных документов

    Документы как информационная основа деятельности организации. Сохранность документа архива: история законодательства и основы обеспечения. Учет движения документов. Режимы хранения документов: световой, охранный, температурно-влажностный, противопожарный.

    курсовая работа, добавлен 10.06.2011

  • 6. Учет архивных документов

    Основные этапы и принципы учета, его виды (централизованный и внутренний). Проверка наличия и состояния документов как основной тип работы в архивах. Автоматизированная система учета уникальных документов Архивного фонда РФ и обеспечения их сохранности.

    курсовая работа, добавлен 12.01.2014

  • 7. Научные основы организации архивных фондов и архивных документов (на примере Общества с ограниченной ответственностью "Ротор")

    Понятие архивных фондов и архивных документов. Их значимость в деятельности организации. Уровни организации архивных фондов и архивных документов. Научные принципы организации документов на уровне Архивного фонда страны. Состав документов архива.

    курсовая работа, добавлен 15.02.2015

  • 8. Организация хранения документов в делопроизводстве

    Определение понятия оперативного хранения документов, описание современных средств, используемых для этого. Характеристика обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях. Анализ основных требований к хранению документов в организации.

    презентация, добавлен 22.02.2010

  • 9. Принципы формирования архивных коллекций

    Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов. Состав, структура, комплектование архивной коллекции. Экспертиза ценности документов архивных коллекций. Систематизация документов и формирование единиц хранения. Примеры формирования архивных коллекций.

    курсовая работа, добавлен 05.09.2008

  • 10. Современные возможности экспертизы ценности электронных документов

    Основные направления деятельности электронных архивов. Характеристика главных особенностей экспертизы ценности электронных документов. Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения документов, проблемы обеспечения сохранности и подлинности.

    курсовая работа, добавлен 08.12.2011

  • Источник: https://allbest.ru/k-2c0b65625b3ad68b4d53b88421206c27.html

    Анализ организации архива в учреждении

    дипломные работы, делопроизводство

    Объем работы: 68 стр.

    Год сдачи: 2010

    Стоимость:3800 руб.

    Просмотров: 2357

     

    Не подходит работа?
    Узнай цену на написание.

    Оглавление

    Введение

    Заключение

    Заказать работу

    Введение………………………………………………………………………4
    Глава 1. Теоретические аспекты организации работы архива
    1.1. Характеристика нормативно-правовой и законодательной базы архива……………………………………………………………………………… 7
    1.2. Организация работы архивного отдела Муниципального образования……………………………………………………………………….12
    1.2.1. Общие сведения о Муниципальных архивах………………………..12
    1.2.2. Задачи и функции архива…………………………………………….16
    1.2.3.Подготовка и передача дел в архив…………………………………..18
    1.2.4.Понятие об экспертизе ценности документов. Содержание экспертной комиссии………………………………………………………………..
    1.2.5.Учет документов в архиве…………………………………………….23
    1.2.6. Оформление дел………………………………………………………24
    1.3. Особенности хранения документов……………………………………27
    1.3.1. Система мер обеспечения сохранности документов ………………27
    1.3.2. Требования к зданиям и помещениям архива……………………...27
    1.3.3. Размещение документов в хранилищах…………………………….28
    Глава 2. Анализ организации работы архива Управления образования администрации АМО
    2.1. Характеристика организационной структуры Управления образования администрации АМО………………………………………………30
    2.2. Анализ системы научно-справочного аппарата в архиве Управления образования администрации АМО………………………………………………35
    2.3. Организация хранения документов в Управлении образования администрации АМО………………………………………………………….….38
    2.4. Выявление недостатков работы в архиве Управления образования администрации АМО……………………………………………………………...43
    Глава 3. Комплекс мероприятий по улучшению работы архива Управления образования администрации АМО
    3.1. Разработка положения об архиве………………………………………45
    3.2. Совершенствование должностной инструкции архивариуса………48
    3.3. Предложение по обеспечению сохранности документов архива……52
    Заключение…………………………………………………………………..59
    Список литературы…………………………………………………………61
    Приложение 1. Структура Ангарского Муниципального Образования ...63
    Приложение 2. Положение об архиве Управления образования администрации АМО ……………………………………………………………64
    Приложение 3. Должностная инструкция...

    Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.
    Задачами архивистов остается принятие, оформление, формирование и сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий.
    Тема является актуальной на сегодняшний день, поскольку мало внимания уделяется со стороны руководства к архивам учреждения. Зачастую документы, имеющие длительный, постоянный срок хранения, хранятся не надлежащим образом, при этом зачастую требования по обеспечению сохранности ость темы состоит в том, что соблюдение правил ведения и хранения управленческой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив – это профессиональный долг каждого работника службы ДОУ, а оперативное устранение выявленных недостатков – одна из важнейших задач каждого руководителя учреждения.
    Целю дипломной работы, является проведение анализа работы архива Управления образования администрации АМО и разработка рекомендаций по ее совершенствованию.
    Объектом дипломной работы является архив Управления образования администрации АМО.
    Предмет исследования является совершенствование работы архива Управления образования.
    В дипломной работе были сформулированы следующие теоретические и практические задачи:
    1. Рассмотреть теоретические аспекты организации работы архива включая характеристику нормативно-правовую базу и требования, предъявляемые к организации хранения документов
    2. Изучить структуру Управления образования.
    3. Выявить недостатки работы в архиве, требующие внесения предложений по...

    На сегодняшний день архив является неотъемлемой частью любого учреждения. Он хранит в себе всю документацию деятельности предприятия.
    Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.
    После истечения срока оперативной службы делопроизводственного документа, отобранного на хранение, который затем становится частью архивного фонда Управления образования администрации АМО.
    Основными задачами архива являются:
    1) комплектование архивного отдела документами;
    2) учет и обеспечение сохранности документов;
    3) использование хранящихся в архиве документов;
    Экспертиза ценности документов определяет состав документов, подлежащих хранению в архиве. После проведения экспертизы ценности документов дела должны быть преданы на хранение архив Управления образования администрации АМО. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.
    При формировании дел обязательно учитываются сроки хранения документов.
    Дела постоянного или долговременного хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению.
    Архивариус, принимая дела, обязан тщательно сверять каждое дело с описью и поверять правильность формирования и оформления дела.
    Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды и размещаться в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами.
    Помещение архива должно быть оборудовано в соответствии с правилами. В нем должны соблюдаться температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения.
    Вся деятельность в архиве...

    После офорления заказа Вам будут доступны содержание, введение, список литературы*
    *- если автор дал согласие и выложил это описание.

    Работу высылаем в течении суток после поступления денег на счет

    Источник: https://morereferatov.ru/works/222206/

    Курсовая работа: Обеспечение сохранности архивных документов

    Курсовая работа: Обеспечение сохранности архивных документов

    Курсоваяработа

    Обеспечениесохранности архивных документов

    Белгород 2008


    Содержание

    документ архив хранение

    Введение

    1.Историязаконодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

    2.Устройство,оборудование и эксплуатация помещений архива

    3.Режимыхранения документов

    4.Топографированиеи учет движения документов

    5.Хранениедокументов в электронной форме

    Заключение

    Примечание

    Библиографическийсписок


    Введение

    Актуальность темы. Документы являются информационнойосновой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80%ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иноймере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменениесвойств материалов – старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительномхранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервациифондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации.Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.

    Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи,выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе храненияи использования. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов иувеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивныйпоиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажныхносителях.

    В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количестводокументов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение ихдлительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важностиэтой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.

    Целью работы является выяснить оптимальные условия для обеспечениясохранности архивных документов.

    Цель работы определяет следующие задачи:

    1. Изучитьисторию законодательства и основы обеспечения сохранности

     документов архива

    2. Рассмотретьустройство, оборудование и эксплуатацию помещений архива

    3. Показатьразличные режимы хранения документов

    4. Проанализироватьтопографирование и учет движения документов

    5. Обратитьвнимание на хранение документов в электронной форме

    Объектом исследования являются архивные документы,их место и значение их сохранности в истории государства.

    Предмет исследования – система обеспечения сохранности

    документов архива

    Степень изученности темы

    Существует множество исследований, которые раскрывают различныеаспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Этопозволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствуетполучению более объективного знания по данному вопросу.

    Горфейн Г.М.1 в своем исследовании «Архивоведение»показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивногодела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда РоссийскойФедерации.

    Труды Охотникова А.В.2 «Документоведение и делопроизводство»обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документнуюкоммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов. Статьи Алексеевой Е.В.3 «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве:обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационнойбазой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях очень широко освещена темаобеспечения сохранности документов.


    1.История законодательства и основы обеспечения сохранностидокументов архива

    Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить сохранностьдокументов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщенабезвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия,но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числеи со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний».Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» -(а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда,когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку изархива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, онначинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века былиутрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документыпо личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников4.

    Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошломнашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ можетпоменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах«рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее – горят, гибнут и в нашидни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни – это в равноймере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв,прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века – «Сохраняйте архивы!» - столь же актуалени сегодня.

    Необходимость сохранения архивных документов и ответственностьза их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственныхдел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказаниерублем – пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать вкаком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно безуказу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государябудет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное,по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».

    В советские времена закон также был строг к архивистам. Положениео ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибельи хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.

    Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемамзащиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятниковистории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники историии культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурногонаследия5. К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.

    В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах»сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда РоссийскойФедерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документысоздаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документынезависимо от формы собственности на них.

    Помимо административной ответственности за нарушение правил храненияархивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность.В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственностьза эти правонарушения: ст. 164 – «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст.284 – «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 – «Приобретениеили сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.

    В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России(1998 год) обеспечение сохранности документов – одна из важнейших функций архивныхучреждений6.

    Специалистам решившим связать свою профессиональную деятельностьс архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Системамер по организации хранения включает в себя следующие направления:

    1. обеспечениефизико-химической сохранности документов;

    2. созданиематериально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещенияхранилищ, средства охраны и безопасности хранения;

    3. учет движенияи контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всехизменений в учетных формах архива;

    4. копированиедокументов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

    5. консервациядокументов.

    2.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

    Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобыими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10,25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятныхусловий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а так же от хищенийи потерь по небрежности.

    Первым требованием создания оптимальных условий хранения документовявляется наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности.Для государственных архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяютсятиповые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов7.

    В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительствои эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности,предусмотренных ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарныминормами проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарнойбезопасности в учреждениях Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение)для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы.Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных,охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данногопомещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химическойсреды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установленосоответствие помещение вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписываютвсе члены экспертной комиссии8.

    Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы всовременных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилахработы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условияхранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино,фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Естьобщие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимодля архивных помещений:

    1. помещениене должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенныместественной вентиляции;

    2. поблизостиот архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющихпожароопасную технологию;

    3. поблизостиот архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздухагрессивными газами и пылью

    4. архивнельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания,пищевыми складами. Их обитатели – как микроорганизмы, так и грызуны могут употребитьв пищу архивные документы.

    Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируютсяот читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: комнатадля приема и разбора поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями(изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатойдля временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономнойвытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционнаякамера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое9.

    Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищупредъявляются наиболее строгие требования:

    1. совмещениехранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

    2. не допускаетсяразмещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а такжев помещениях с печным отоплением;

    3. помещениехранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам,запасной выход;

    4. внутренняяотделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающихпыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичныетребования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовленииоборудования хранилищ и средств хранения документов;

    5. в помещенияххранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологическиеили бытовые вводы воды;

    6. помещениедолжно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

    7. электропроводкав помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными илиполугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

    8. хранилищаотделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределомогнестойкости не менее 2 часов;

    9. выводапожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;

    10. размещениехранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей2-3-кратный воздухообмен в час;

    11. лабораторныеи производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищи не иметь общих с ним вентиляционных каналов10.

    Размещение документов в хранилище связано не только с обеспечениемих сохранности, но и возможного быстрого поиска в целях использования. Хранить документына полу, подоконнике и в не разобранных кипах не допускается. В хранилищах устанавливаютсястационарные металлические стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнеупорнымсоставом), для хранения особо ценных дел и учетных документов – сейфы и металлическиешкафы. Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядамистеллажей) – 120 см; проходы между стеллажами – 75-80; расстояние между стеной ипараллельным ей стеллажом – 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей – 45;расстояние от пола до нижней полки – 20; а в цокольных этажах – 30 см. Стеллажиустанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой.Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световойрежимы хранения дел.

    Размеры стеллажа: высота – 220-240 см, ширина одностороннего стеллажапри горизонтальном хранении коробок и связок – 35-40, расстояние между полками повысоте – 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа – 25-30см; расстояние между полками – 35 см.

    Если помещение архива имеет высоту более 4 м, то для рациональногоиспользования площади целесообразно устанавливать двухъярусные стеллажи с межъяруснымиперекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими безопасность работ.Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальныестеллажи.

    Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определенияназначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рациональногоразмещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в хранилищахприменяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки.

    Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или вгазовых трубах, осветительная арматура – полугерметическая; распределительные щитыи отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища11.

    Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определенияназначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рациональногоразмещения документов в хранилищах.

    Если хранилище предназначено непосредственно для сохранения документов,то в архиве желательно отвести помещения для их использования. Они должны обеспечиватьнормальную работу читателей и исследователей. В помещениях должны быть расположенычитальный зал для работы с документами различных размеров и видов, а так же следующиеосновные участки: выдачи документов исследователям; информационно-поисковых систем;временного хранения документов в период их использования12.

    В каждом архиве разрабатывается план эвакуации документов причрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В плане должна быть предусмотренапервоочередная эвакуация особо ценных документов и дел постоянного хранения.

    Не только само здание (помещение), но и средства внутри его имеетзначение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяютсясоблюдением режимов хранения.

    3.Режимы хранения документов

    Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий,направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числуэтих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимальногорежима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.

    Существуют следующие режимы хранения:

    1. световой;

    2. температурно-влажностный;

    3. противопожарный;

    4. охранный.

    Световой режим

    Свет несет с собой энергию, под влиянием которой в освещаемыхматериалах протекают фотохимические реакции, вызывающие изменение их первоначальныхсвойств. Бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность, таккак в ней протекаю значительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Дляматериалов опасен как естественный, так и искусственный свет13. Постоянноехранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечнымсветом не допускается.

    Естественное освещение в хранилище допускается только при наличиисветорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров,жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках,коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливанияв закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

    Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать:на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-50 люкс (лк), нарабочих столах – 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором – люксметромтипа Ю-16.

    Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. Наименьшаяосвещенность помещений от общего освещения должна составлять 300 люкс на расстоянии0,8 м от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, на столах читателей должныбыть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения повозможности должен соблюдаться световой режим, как в хранилищах14.

    Температурно-влажностный режим

    Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранностьархивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документовтемпературно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностныйрежим определяет микроклимат данного помещения.

    Микроклимат зависит от климатических особенностей района расположенияздания и характеристик здания. Для микроклимата помещений типичны погодно-климатическиеизменения и инерционность их проявления. Микроклимат документов – условный термин,характеризующий температурно-влажностное состояние документов в условиях их хранения,использования, транспортировки15.

    Благоприятный микроклимат документов создается при положительнойтемпературе и относительной влажности воздуха 30-60%. В этих условиях:

    1. появляютсяоптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальнаяпрочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация);

    2. наблюдаетсястабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая ответная реакция на резкиеизменения комнатного климата);

    3. исключаетсявозможность поражения бумаги плесневыми грибами;

    4. обеспечиваетсяоптимальная скорость химического старения бумаги и текста;

    5. резкоснижается скорость механодиструкции бумаги при резких изменениях комнатных условий.Область изменений относительной влажности воздуха 30-60-30% называется нормальнойстабильной климатической зоной и считается наиболее безопасной для длительного хранениябумажных документов16.

    Оптимальный температурно-влажностный режим зависит, прежде всего,от типа носителей информации преобладающих в архиве. Например:

    1. бумажныедокументы: температура – 17-19С, относительная влажность воздуха – 50-55%;

    2. документына пленочных носителях (фото-, кино-, фоно-, видеодокументы): температура – 15С,относительная влажность воздуха – 40-55%;

    3. документына магнитных носителях (пленки, диски): температура – 15-20С, относительная влажностьвоздуха – 50-65%.

    Область изменения относительной влажности воздуха 0-30-0% соответствуетусловиям так называемой сухой нестабильной климатической зоны. При низкой влажностибумага становится излишне жесткой, сильно реагирует на изменение климата, разрушениеот физико-механического старения и износа увеличивается. Возможна необратимая частичнаяутрата при длительном высушивании бумаги.

    Область изменений относительной влажности воздуха 60-100-60% называютвлажной нестабильной климатической зоной. С повышением влажности растет гибкость,но одновременно падает прочность бумаги на разрыв. Увеличивается активная ответнаяреакция бумаги на любые изменения климата. Значительно возрастает скорость химическогостарения бумаги и текста, наблюдается расплывание водорастворимых текстов и ослаблениеих контраста. При влажности больше 65% создаются благоприятные условия для плесневениядокументов: вероятность плесневения по мере повышения влажности от 65 к 100% быстронарастает. Крайне важно чтобы при постоянном хранении документы максимум временипребывали в условиях нормальной климатической зоны и минимум – в сухой или влажнойзоне.

    Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях,так как это разрушает носитель информации. Именно поэтому архивные документы, поступившиепосле длительной транспортировки, не сразу размещают в хранилище, а оставляют нанекоторое время в специальном помещении для акклиматизации17.

    Для того чтобы определить соответствует ли температура и влажностьв выбранном помещении требованиям оптимального температурно-влажностного режимав архивах проводится контрольно-климатическая работа. Ее основная цель – получениепостоянной информации о климатических условиях хранения.

    Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам:температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измеренийиспользуются специальные контрольно-измерительные приборы.

    В кондиционируемых помещениях измерения проводятся и фиксируютсяв специальном журнале раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – двараза в неделю, при нарушениях режима хранения – эвакуация, затопление и др. – ежедневно.

    Самый верный способ установления в хранилище фиксированного оптимальноготемпературно-влажностного режима – оборудование хранилища системами кондиционированиявоздуха, то есть использование кондиционеров. В помещениях с нерегулируемым климатомдолжны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режимахранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения воздуха,рационального проветривания и отопления хранилищ.

    Санитарно-гигиенический режим.

    Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекстребований направленных на поддержание чистоты, исключающей появление плесени, грибка,пыли и особенно насекомых и грызунов. Для этого в хранилище следует неукоснительнособлюдать следующие требования:

    1. Постояннаяциркуляция воздуха, исключение непроветриваемых зон.

    2. Защитаокон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

    3. В хранилищенельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

    4. Недопустимохранение и использование продуктов питания.

    5. Систематическипроводить влажную уборку – при этом вода не должна попадать на документы. Однаковлажная уборка в хранилищах с небольшой кубатурой может существенно влиять на влажностьвоздуха. Поэтому, приступая к такой уборке, необходимо знать влажность воздуха вхранилище. При влажности ниже нормы влажную уборку можно производить ежедневно.При высокой влажности уборка пола насухо отжатой тряпкой допускается не чаще одногораза в неделю18. Не реже одного раза в год проводить обеспылевание стеллажей,шкафов, средств хранения.

    6. Не режеодного раза в год обрабатывать растворами антисептиков полы, подоконники, плинтусы,цокольные части стеллажей – при этом растворы не должны попадать на документы.

    7. Два разав год документы выборочно подвергать обследованию для обнаружения насекомых и плесневыхгрибков19.

    Пыль может быть причиной физического и химического разрушениядокументов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Можно выделить двеосновные причины образования пыли в хранилище: внутреннюю (естественная эрозия стен,пола, бетонных перекрытий, упаковочных материалов) и внешнюю (проникновение пылииз вне). Соответственно этому для предотвращения ее появления следует применятьразличные средства защиты.

    Для устранения внутренней причины образования пыли стены, потолок,перегородки и стеллажи необходимо покрывать особо прочным, огнеустойчивым, не распыляющимсяс течением времени материалом. Не следует допускать в хранилищах сооружения балок,труб или других выступов, на которых осаждалась бы пыль.

    Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах.Он является основным источником пыли, возникающей при трении о его поверхность различныхсредств транспортировки документов и других предметов. Рекомендуется укладыватьв хранилище ровные гладкие полы, так как гранулированные (дробленые, зернистые)покрытия способствуют большому истиранию при трении о них различных предметов ибыстро покрываются пылью.

    Для общей уборки помещений хранилищ и регулярного удаления пылис документов на стеллажах в большинстве архивов чаще всего применяют обычные типовыеэлектропылесосы. Иногда для удобства к обычным пылесосам разрабатываются специальныеустройства. Например, в Государственной библиотеке им. Ленина установлена конструкцияпылевой камеры, применяемая для обеспылевания книг.

    Неплохо предохраняют документы от пыли папки, картонные коробки,ящики.

    Кроме применения средств обеспылевания необходимо регулярно осуществлятьконтроль запыленности воздуха и самих документов. Запыленность воздуха в архивохранилищахдокументов на бумажной основе должна составлять не более 4-6 мг/м3, приэтом пыль не должна содержать более 10% SiO220.

    Охранный режим.

    Охранный режим предполагает:

    1. Организациюсистемы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений архива.

    2. Закрытиехранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее – опечатывание и опломбирование.

    3. Разрешениедоступа в хранилище только сотрудникам архива или, в экстренных случаях, другимсотрудникам организации в их сопровождении.

    4. Наличиена наружных дверях архива металлической облицовки, а на окнах запираемых металлическихрешеток, запашных наружу.

    5. Выносдокументов из архива только по специальным пропускам.

    Технические меры защиты документов от хищений логически увязываютсяс архитектурно-планировочными и административными решениями в единую систему безопасности.К техническим мерам относятся:

    1. Средстванаружного наблюдения: электронные детекторы повреждения стеклянных поверхностей(разбивания окон), фиксирующие сейсмическую волну разрушения и включающие сигналтревоги; детекторы вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий(полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверьюи рамой двери при ее открывании; следящая система инфракрасного луча, реагирующаяна пересечение луча какими-либо предметами и осуществляющая контроль по периметруздания, в коридорах, залах и т.п.

    2. Средствавнутреннего наблюдения, используемые в нерабочее время для обнаружения лиц, незаконноприсутствующих в помещении здания (ультразвуковой передатчик, генерирующий звуковыеволны измененной частоты при наличии в зоне постороннего) микроволновые приборыультразвукового пеленгования, совмещенных с детекторами сверхвысокой частоты дляуменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивныедатчики-контроллеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температурув месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания).

    3. Средствавнутреннего наблюдения в рабочее время, к которым относятся системы телевизионногоконтроля и системы автоматической видеозаписи в читальных залах, а так же системыдифференцированного допуска в помещения разного назначения по личным магнитным карточкам;средства защиты документов в выставочных залах, ориентирование на охрану витрини сигнализирующие о попытках их вскрытия.

    В последнее время появляются системы охраны на микропроцессорах21.

    Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и навсё помещение архива. Так же в архиве должны строго соблюдаться меры противопожарнойбезопасности. Во всех помещениях категорически запрещается курение. Пожарная безопасностьв зданиях должна обеспечиваться системой предотвращения пожара и системой пожарнойзащиты по ГОСТ 12.1.004-76. Помещения должны оборудоваться автоматической пожарнойсигнализацией и автоматическими средствами пожаротушения. В хранилищах бумажныхи пленочных документов рекомендуется устанавливать газовые и дымовые датчики, особенноионизационного типа; в читальных залах, реставрационных лабораториях, помещенияхэлектронно-вычислительной техники – дымовые; в помещениях обеспыливания документов– тепловые.

     Запрещается применение огня, электронагревательных приборов,в системах пожаротушения применяются относительно безопасные для документов вещества(фреон, углекислота и др.)

    4.Топографирование и учет движения документов

    Важную роль при организации хранения играет топографирование,то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. Без топографированияпоиск документов в лучшем случае исполняется слишком долго, а в худшем – в хранилищеможно заблудиться. Все помещения архива, а так же стеллажи, полки нумеруются сверхувниз, слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищахсоздаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указательсоставляется в карточной форме. Наиболее распространенный вид указателя – постеллажный,то есть карточка составляется на каждый стеллаж. Карточки систематизируются по номерамстеллажей в пределах одного помещения хранилища. На карточке указывается названиеорганизации, № стеллажа и хранилища, № шкафа (секции стеллажа), № полки, № фонда,описи, и номера дел, хранящиеся на данной полке. При большом объеме фондов составляютсяпофондовые топографические указатели, где карточки систематизируются по номерамфондов.

    Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материаловимеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрациюв специальных документах об их количестве и составе.

    Основными объектами учета являются фонды и единицы хранения. Всеизменения в составе документальных материалов немедленно фиксируются в учетной документации.Работа по учету ведется в строгом соответствии с правилами и инструкциями22.

    Учет движения документов предполагает защиту их от хищения. Средипричин хищения документов называют доступность архивов как центров информации любомулицу, работающему по найму или в качестве исследователя; возможность осуществленияхищений, как посторонними лицами, так и персоналом архива; огромные массивы хранящихсяфондов, периодически и по неполному перечню проверяемых на наличие; ослабленныйконтроль, нарушения охранных процедур; отсутствие надежных средств безопасностидокументов, в частности средств контроля, фиксирующих перемещение конкретного документав пределах здания, негативное отношение архивов к ужесточению мер безопасности,сокрытие фактов хищений, отсутствие согласованных мер защиты документов.

    Для предотвращения хищений разработана детальная система контроляза движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществленатолько для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документовиз хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

    При выдаче дел из хранилища на место выданного дела кладется карта-заместитель.На ней указывается архивный шифр дела (№ фонда, описи, дела), кому оно выдано, датавозврата и подпись сотрудника, выдавшего дело. Возвращенные дела проверяются в присутствиипользователя. На все повреждения составляются акты, которые могут послужить основаниемдля привлечения к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности.

    Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документовявляется проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реальногоколичества единиц хранения записям в учетных документах архива, а так же выявлениедел и документов, требующих улучшения физического состояния дел достигаются двецели:

    1. учет количествадокументов, выявление и устранение недостатков в учете документов;

    2. выявлениедокументов с угасающим текстом, механическими и биоповреждениями, требующие реставрации,консервации, профилактической и технической обработки.

    Проверка наличия и состояния документов должна проводиться нереже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки, еслипроизводились перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий;при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив; при ликвидацииили реорганизации архива. На дела, пути розыска которых исчерпаны, а так же на неисправноповрежденные составляются соответствующие акты, к которым прилагаются справки опроведении розыска.

    Проверка наличия и состояния документов считается завершеннойпосле внесения изменений в учетные документы проверяемого фонда. Кроме того, осуществляетсяполисный просмотр каждого дела, в ходе которого выявляется повреждения документов.

    Использование компьютерных технологий и различных модификацийпринтеров также создает большие проблемы с сохранностью текста документов постоянногои долговременного хранения. Исследование принтерных текстов на водостойкость и светостойкость,проведенное В.Ф. Приваловым и О.И. Любомировой показало, что многие из них не обладаютдостаточным для длительного хранения качеством. Тексты, полученные с помощью цветныхи монохромных струйных принтеров, зачастую страдают недостаточной светостойкостью,способны частично или полностью выцветать на свету. Выцветающие струйные черныетексты оказываются обычно и водорастворимыми. Матричные черные тексты все без исключенияводостойки, но с разной светостойкостью. Лазерные черные принтерные тексты отличаютсяводостойкостью и светостойкостью. Исследователи пришли к выводу, что распространениеструйных принтеров вызовет поступление в архивы печатных чернильных цветных и черныхпринтерных копий с водорастворимым и выцветшим текстом23.

    5.Хранение документов в электронной форме

    Особенность электронного хранения состоит в направлении документовв электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяетобеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск ираспределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованиемудаленного доступа24.

    Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условноможно разделить на три вида:

    - обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;

    - обеспечение условий для считывания информации в долговременнойперспективе;

    - обеспечение условий для воспроизведения электронных документовв так называемом человекочитаемом виде.

    Обеспечение физической сохранности файлов — проблема практическирешенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданиемоптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическимразмещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены,необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронныхносителях (рабочем и резервном носителях). Тогда при утрате одного из носителейможно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.

    Повсеместная практика хранения электронных документов показывает,что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации,а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве,стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW).Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивнуючасть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы ростаобъемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяеторганизациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

    Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выборзависит от:

    - вида хранимых электронных документов и их совокупного объема,

    - предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к нимдоступа,

    - характера производства самих носителей и предполагаемых режимових хранения,

    - требований по обеспечению аутентичности документов.

    Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случаевозможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельствили судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силыс помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопироватьна CD-R — оптические диски с однократной записью информации.

    Создание нескольких экземпляров файлов не исчерпывает комплексработ по обеспечению их сохранности. Чтобы минимизировать затраты на поддержаниеэтих экземпляров, необходимо создать оптимальные условия для хранения носителейинформации.

    Специфика условий и режима хранения во многом определяется типомэлектронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителейнеобходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитныхвоздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источниковэлектромагнитных полей — электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудованияи т.п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта.Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение ихв вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязненияи запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.

    Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима храненияэлектронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своихкачеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которойон постоянно хранится. Например, хранение полиэфирных магнитных лент при относительнойвлажности 50% и температуре +11C обеспечивает сохранность их свойств в течение 50лет. По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранениемпри относительной влажности 50% и температуре +10C; для дисков WORM — при относительнойвлажности 50% и температуре +3C.

    Низкие температуры способствуют сохранению электронной информации,однако, они совершенно некомфортны для длительной работы человека. При этом такжеследует учитывать, что если требуется извлечение носителей из хранилища для их использованияв нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначевесьма вероятны ошибки при считывании информации и нарушение структуры (порча) самихносителей. Но для того, чтобы акклиматизировать оптический диск с указанной вышетемпературы до +23 — 25C, потребуется не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительностьакклиматизации магнитной ленты зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольшеследует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигаюттемпературного равновесия, нежели влажностного баланса. Например, для полудюймовыхлент изменение температуры на 5С должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменениеотносительной влажности на 10% — не менее 4 суток25.

    Поэтому при выборе режимов хранения электронных носителей следуетучитывать множество факторов и соотносить интенсивность использования носителей,затраты на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными)с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Как отмечалосьвыше, при организации долговременного хранения электронных документов вполне допустимсрок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны. При этом допустимы«офисные» режимы хранения: для магнитных лент — температура +23C, для оптическихдисков +25C, при относительной влажности 50%. «Основные правила работы государственныхархивов» устанавливают следующий температурно-влажностный режим в архивохранилищах:температура +17-19C, относительная влажность 50-55%. При таких условиях можно рассчитыватьна срок хранения дисков CD-R до 20 лет.


    Заключение

    История развития архивов в нашей стране насыщена частыми случаямигибели документов. Причинами этого явились как климатические условия нашей страны,так и безответственное отношение к документам. Чтобы исправить ситуацию с 1550 годав стране начали издаваться законы, которые предусматривали различную ответственностьза порчу и потерю документов. Законы такого же смысла издаются, по сей день, напримерПоложение о Федеральном архивном агентстве от 17 июня 2004 года и другие нормативно-правовыеакты.

    Для того чтобы обеспечить сохранность документов необходимо знатьследующие основы: обеспечение физико-химической сохранности документов; созданиематериально-технической базы хранения документов; учет движения документов; копированиедокументов с целью создания страхового фонда и фонда пользования; консервация документов.

    Первым требованием создания оптимальных условий хранения документовявляется наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности.Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативныхи методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации,а также ряде ГОСТов и методических разработок. Основные площади здания отводятсяпод хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений.В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Не только самоздание, но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов.Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.

    Существуют следующие режимы хранения: световой; температурно-влажностный;противопожарный; охранный. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте.Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках,шкафах. Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивныхфондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностныйрежим. Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуреи относительной влажности воздуха 30-60%. Не должно быть резкого колебания температурыи влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Климатическийконтроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительнойвлажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальныеконтрольно-измерительные приборы.

    Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекстребований направленных на поддержание чистоты. Пыль может быть причиной физическогои химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых.Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах, он является основнымисточником пыли.

    Охранный режим распространяется на всё помещение архива. В архиведолжны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности. К техническим охранныммерам относятся: средства наружного наблюдения, средства внутреннего наблюденияиспользуемые в нерабочее время, средства внутреннего наблюдения в рабочее время.

    Важную роль при организации хранения играет топографирование,то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. В целях закрепления местахранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографическиеуказатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Очень большоезначение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивныхматериалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах обих количестве и составе. Для предотвращения хищений разработана детальная системаконтроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществленатолько для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документовиз хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

    Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документовявляется проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реальногоколичества единиц хранения записям в учетных документах архива. Проверка наличияи состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

    При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаютсявоздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов– старение. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличитьдолговечность документов. Для этого необходимо выполнять все необходимые требования,предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.


    Примечания

    1. Горфейн,Г.М. Архивоведение. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971.

    2. Охотников,А.В. Документоведение и делопроизводство. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003.

    3. АлексееваЕ.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документовархива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003.

    4. АлексееваЕ.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документовархива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 -№4. – С. 58

    5. Охотников,А.В. Указ. соч. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – С. 205

    6. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 59

    7. Крайская,З.В. Архивоведение. – М.: НОРМА, 1996. – С. 202

    8. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 61

    9. Крайская,З.В. Указ. соч. С. 203

    10. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 59

    11. Крайская,З.В. Указ. соч. С. 205

    12. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 60

    13. Академиянаук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов. Руководство по обеспечениюсохранности документов. – Ленинград: Наука, 1978. – С. 25

    14. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 61

    15. Проблемасохранности документальных материалов. – Ленинград: Наука, 1977. – С. 54

    16. АлексееваЕ.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документовархива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 57

    17. Там же.С.58

    18. Руководствопо обеспечению сохранности документов. – Ленинград: Наука, 1978. – С. 37

    19. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 59

    20. СергазинЖ.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Высшая школа, 1986. – С. 51

    21. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 60

    22. Горфейн,Г.М. Указ. соч. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – С.24

    23. АлексееваЕ.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №6. – С. 55

    24. Кузнецова,Т.В. Делопроизводство. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – С. 325

    25. Архивноехранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462


    Библиографический список

    1. АлексееваЕ.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документовархива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 -№4. – С. 58-61.

    2. АлексееваЕ.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документовархива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 -№5. – С. 57-61.

    3.  АлексееваЕ.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документовархива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 -№6. – С. 55-60.

    4. Горфейн,Г.М. Архивоведение / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградскогоуниверситета, 1971. – 86 с.

    5. Кузнецова,Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА,2003. – 359 с.

    6. Крайская,З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 224 с.

    7. Охотников,А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.:ИКЦ «МарТ», 2003. – 304 с.

    8. Проблемасохранности документальных материалов / Академия наук СССР. Лаборатория консервациии реставрации документов. – Ленинград: Наука, 1977. – 112 с.

    9. Руководствопо обеспечению сохранности документов / Академия наук СССР. Лаборатория консервациии реставрации документов – Ленинград: Наука, 1978. – 119 с.

    10. СергазинЖ.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа,1986. – 239 с.

    11.  Архивноехранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

    12.  

    Источник: http://www.apm-alkasar.ru/referaty_po_gosudarstvu_i_pravu/kursovaya_rabota_obespechenie_2.html
    .

    32

    СодержаниеВВЕДЕНИЕ 3
    • 1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов 5
      • 1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов 5
        • 1. 2 Размещение документов в хранилище. Топографирование 10
    • 2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов 12
      • 2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищ 12
        • 2. 2 Проверка наличия и состояния дел 15
        • 2. 3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования 18
    • 3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов 21
    • Заключение 26
    • Библиографический список литературы 27
    • Приложение 28
    • ВВЕДЕНИЕ
    • Актуальность темы курсовой работы. Архивист сегодня - первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив - это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.
    • Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.
    • Задачей на тему пенсионное обеспечение военнослужащих и членов их семей остаётся сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.

    Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда взаимодействие следователя с органами дознания дипломная работа создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

    Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность

    Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

    Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

    - строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

    - созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

    - применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

    Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

    Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

    1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.

    2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

    3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.

    1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов

    Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).

    Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

    Пригодность месторасположения дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.[2]

    Строительство и реконструкция здания дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

    Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.

    Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.

    Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

    Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.

    Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

    Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

    Защита архивных документов от разрушающего действия естественного искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

    Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией. [2]

    Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и дипломные работы по малярным и штукатурным работам помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.

    Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

    Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

    Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

    Вынос учёт и аудит основных средств дипломная работа архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

    Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.

    В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на:

    1) бумажных носителях - температура +17 - +19оС, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;

    2) черно-белых пленочных носителях - температура +15оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

    3) цветных пленочных носителях - температура +2 - +5оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

    4) электронных носителях - температура +15 - +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.[9]

    В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание здания и увлажнение (осушение) воздуха. Резкие колебания на тему уход за тяжелобольными и в течение одних суток) температуры (+-5.С) и относительной влажности воздуха (+-10%) не допускаются.

    Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры на тему роль медсестры в реабилитации относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

    Контрольно-измерительные приборы температурно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в отдалении от отопительных и вентиляционных систем. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по дипломная работа на тему бухгалтерский учет финансовых вложений температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

    Помещения хранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в не дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации кипах.

    Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или какие могут быть методы в дипломной работе оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

    Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

    Не допускается хранение дипломная работа пособия гражданам имеющим детей документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом их эффективное заземление).

    Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа методы научных исследований при написании в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

    Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п. ). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в как написать рецензию для дипломной работы разобранных государственное пенсионное обеспечение в рф.

    Средства хранения устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания источникам тепла.

    Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами - 120см; средствами хранения - 75см; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения - 75см; стеной и торцом средства хранения - 45см; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см.[2]

    1. 2 Размещение документов в хранилище. ТопографированиеРазмещение документов в хранилищах должно быть рациональным. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.[6]Для оперативного поиска документов в архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива:- описи дел и заменяющие их дипломная работа по теме лесные пожары дел;- предметные, предметно-тематические картотеки;- картотеки по личному составу;- указатели;- исторические справки;- обзоры документов.Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу.Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает распределение комплексов фондов оренбург доска объявлений диплом курсовая контрольная диссертация хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).Все помещения архива (здания, корпуса, титульный лист в презентации к, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз слева направо.В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. На ней указывается название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания (см. Приложение 1). Карточки постеллажного топографического дипломная работа брак в российской федерации заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схеме размещения фондов. 2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищДела выдаются из хранилищ: - для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное хранение); - для проведения архивных работ с документами. Дела, содержащие ветхие документы, особо ценные документы, для использования из хранилищ не выдаются, вместо них выдаются копии. Выдача дел из хранилищ и приём их обратно производятся хранителем фондов. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок: до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель); до трех месяцев - фондообразователям; до шести месяцев - судебным, правоохранительным иным уполномоченным органам.Выдача архивных документов отзыв на дипломную работу по оценке недвижимости архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

    Выдача дел из хранилищ оформляется соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.[7]

    Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат: уникальные документы и особо ценные документы; архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы; несброшюрованные архивные документы; дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей; дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

    Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

    На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.

    Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.

    Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: выемку архивных документов; сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов; полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.

    Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

    При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа рецензия на образец по государственному управлению текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

    В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

    При возвращении архивных документов в образец дипломной работы по профессии сварщик осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

    При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

    Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при всём этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические цель и задачи дипломной работы бронхиальная астма крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

    Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.

    Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

    2. 2 Проверка наличия и состояния делЦель проверки наличия и состояния дел в архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям итоговым записям в описях; выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится [2]:- уникальных документов - ежегодно;- особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);- аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;- кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

    В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.

    Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2 человек.

    До начала работы устанавливается полнота учётных документов по проверяемому фонду, учётные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится дипломная работа незаконное проникновение в жилище сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, индекс дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, указанных в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путём визуального осмотра дела.

    Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации на каждую опись отдельно, листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.

    При проверке дипломные работы на заказ в арзамасе и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные дела других фондов; изымать дела, не внесенные в опись; сообщать заведующим архивохранилищем о делах, заражённых биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесённые в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается.

    По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.

    На основании итоговых записей в листах (листе) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количестве дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов (см. Приложение).

    Одновременно с актом проверки могут составляться в случае необходимости справки о технических ошибках при подсчётах, акты обнаружения неучтённых дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.

    Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплёта, реставрации, передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.

    Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.

    В ходе розыска необходимо[8]:

    - изучить учетные документы по выдаче дел из хранилища;

    - управление персоналом на производстве дипломная работа правильность итоговой записи в описи, по которой числятся необнаруженные дела, так как могли быть допущены технические ошибки в порядковой нумерации дел, а при составлении итоговых записей пропущенные и литерные номера не были учтены;

    - проанализировать заголовки необнаруженных дел в описях дел, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды или включенные в другую опись данной организации, но под другим номером;

    - изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-технической обработке, сверить их с описью, по которой проводилась проверка;

    - организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в где сшить дипломную работу в москве организациях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи;

    - проверить акты приема-передачи дел в архив из организаций;

    - изучить акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование.

    На дела, найденные в ходе розыска, составляется справка, которая подписывается руководителем архива. В справке обязательно указывается место обнаружения дел, числящихся необнаруженными (были выданы во временное пользование без составления соответствующего документа, найдены в организации, объединены с другими делами и т.д.). Найденные дела подкладываются на место. В карточке учета необнаруженных дел делается запись "найдено" с указанием даты и номера справки. Карточка изымается из картотеки необнаруженных дел, переставляется за картотеку и хранится до минования надобности.

    На дела, отсутствие которых является обоснованным, составляется справка о результатах розыска со ссылкой на документы, подтверждающие причины их отсутствия (переданы на постоянное хранение, выделены к уничтожению, но не были своевременно сняты с учета и т.д.).

    На отсутствующие документы, пути розыска которых исчерпаны, составляются акт о не обнаружении дел и подробная справка о проведении работ по розыску. Проверка наличия и состояния дел считается завершённой после внесения изменений в учётные документы проверяющегося фонда.

    2. 3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользованияСтраховой фонд - это совокупность страховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на ответственность в семейном праве дипломная работа основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный из соответствующего типа фотоплёнке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда».[5]Страховой фонд создаётся в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовске Тюменской области). Очередность страхового копирования легкие темы дипломных работ по учету с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные дипломные работы по методике окружающего мира, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:- для архивных документов на бумажной основе - одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;- для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;- для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте;для видеодокументов - одну копию в формате VHS.Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов3. 1 Проверка физического состояния документовПроверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися написать введение по кулинарии на срочной или плановой специальной обработке. В идеальных условиях организация работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии документов.В основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход. Приоритетными могут являться следующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды, пены при тушении пожара и т. д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и т.д.) Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая работа, которую нужно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе.Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами: 1) сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода как оформлять источники в дипломной работе дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток - большие временные затраты;2) выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство - временные затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток - дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;3) попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.Физическое состояние документов оценивают комплексные центры социального обслуживания населения отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на «возраст» документа (год его создания), что помогает судить о природе бумаги и текста. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет текста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения.Проверка и оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации текста, прочность бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т. п.) Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента.Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивных документовФизико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются [4]:- дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;- реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;- воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;- переплет архивных документов;- обеспыливание архивных документов;- обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе на тему система зажигания обслуживание и ремонт применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:а) архивные документы на магнитной ленте:- очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;- замене пересохших и покоробленных склеек;- оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;- перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, заключение в дипломной работе по охране труда пример из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;б) архивные документы на дисковых носителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;в) кинофотодокументы, микроформы и что такое расчетная часть в к кинофильмам:- обеспыливанию;- удалению восковых, жировых иных загрязнений;- укреплению склеек и просечек;- ремонту перфорации;- переделке грубых, коробленных заплат и склеек;- ремонту поврежденных полей кадров.Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке.Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при дипломная работа на тему проектирование участка автомобильной дороги архивных документов биологическими вредителями.Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.ЗаключениеЦель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.В результате проведённого исследования по теме "Организация архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов:Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации и т.п.);- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ: - создание оптимальных условий хранения документов; - размещение документов в хранилищах, топографирование; - соблюдение порядка выдачи дел из хранилища; - проверка наличия и состояния дел; - создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования; - обеспечение физико-химической сохранности документов.Библиографический список литературыИсточники1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 по живописи пейзаж городской пейзаж 2006 года № 202-ФЗ). 2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ
    от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». 3. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов федеральных органов исполнительной власти, упраздненных Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»». 4. ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.5. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2002. Литература

    6. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2

    7. Правительство обсуждает вопросы сохранности использования архивов //Отечественные архивы. - 2001.- № 1.

    8. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.

    9. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.

    ПриложениеФорма акта проверки наличия и состояния делУтверждаюОфициальное наименование Наименование должностивышестоящего органа руководителя организации___________ РасшифровкаОфициальное наименование (личная подпись) подписиОрганизации ДатаАКТ N___Место составления Проверки наличия и состояния дел архивного фонда N____Настоящий акт составлен комиссией в составе оформление библиографического списка гост 2008 председателя и членов комиссии) в связи с _______________________________________________. (основание)Проверкой установлено, что:1. Всего числится по описям дел _______________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных ________________________________ (Официальное наименование уполномоченного органа) допрос свидетеля потерпевшего в уголовном судопроизводстве курсовая и прописью)2. Всего не оказалось в наличии __________________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных _____________________________________________ __________________дел(Официальное наименование уполномоченного органа) (цифрами и прописью)3. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам, _________________дел.4. Оказалось в наличии по данному архивному фонду ____________ дел.5. Имеется неописанные ________________ дела.6. Всего по архивному фонду имеется в наличии ________________дел,из них:1) требующих дезинфекции __________________ дел;2) требующих дезинсекции __________________ дел;3) требующих реставрации __________________ дел;4) требующих переплета и подшивки __________________ дел;5) требующих восстановления затухающих текстов ____________дел;6) неисправимо поврежденных ___________________ дел;7) выданных во временное пользование __________________ дел.7. __________________________________________________________(Общая характеристика состояния и условий хранения документов. _________________________________________________________________.Основные отрицательные явления в состоянии и условиях хранения документов)

    Проверку проводили:

    Председатель комиссии _________________Расшифровка

    (личная подпись) подписи

    Члены комиссии _________________Расшифровки

    (личные подписи) подписей

    Дата

    Источник: http://referatwork.ru/refs/source/ref-14827.html

    Содержание


    Введение

    1. Обеспечениенормативныхусловий храненияархивных документов

    1.1 Созданиеоптимальныхусловий хранениядокументов

    1.2 Размещениедокументовв хранилище.Топографирование

    2.Применениеспециальныхсредств храненияи перемещениядокументов

    2.1 Порядок выдачидел из хранилищ

    2.2 Проверка наличияи состояниядел

    2.3 Создание страховогофонда особоценных документови фонда пользования

    3.Обеспечениефизико-химическойсохранностиархивных документов

    3.1 Проверкафизическогосостояниядокументов

    3.2 Физико-химическаяи техническаяобработкаархивных

    документов

    Заключение

    Библиографическийсписок литературы

    Приложение


    Введение


    Актуальностьтемы курсовойработы. Архивиств настоящеевремя – первый,кто имеет делос информацией,созданной впрошлом. Онобязан её отобратьи сохранить.Но архив – этоне склад, а научноеучреждение,выполняющеезадачу формированиядолговременнойсоциальнойпамяти общества.

    Государственныеорганы, органыместногосамоуправления,организациии граждане,занимающиесяпредпринимательскойдеятельностьюбез образованияюридическоголица, обязаныобеспечиватьсохранностьархивных документов,в том числедокументовпо личномусоставу, в течениесроков их хранения,установленныхфедеральнымизаконами, иныминормативнымиправовымиактами РоссийскойФедерации, атакже перечнямидокументов,предусмотреннымиФедеральнымзаконом "Обархивном делев РоссийскойФедерации"от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.

    Задачейархивистовостаётся сохранениедокументов,отражающихособенностидеятельноститех или иныхорганизацийи предприятий.Такими особенностямимогут быть:уникальностьдеятельности,новизна продукции,трудовые,общественныетрадиции, участиев международныхи региональныхпрограммах,работа в экспериментальныхусловиях.

    Обеспечениесохранностидокументов- основная задачагосударственныхархивов. Сложностьрешения задачиопределенатем, что никтои никогда несоздавал документыдля «вечного»хранения. Приэтом архивыежегодно пополняютсяновыми фондами,а реставрационныевозможностиостаются скромными.В основе современногоподхода к решениюданной проблемылежит принциппостепенногоперехода кдифференцированному,избирательномупринципу обеспечениясохранностиархивных документов,с учетом ихценности, физическогосостояния.

    Дифференцированныйподход предполагаетвыделение изобщего объемахранящихсяв архиве документов,так называемыхприоритетныхобъектов науровне фондов,частей фондов,отдельныхдокументов.Основой дляприоритетноговыделенияявляются двакритерия: ценностьдокументови признакифизическогосостояния,угрожающегоих сохранности(низкая потенциальнаядолговечность

    Комплексмероприятийпо созданиюнормативныхусловий, соблюдениюнормативныхрежимов и надлежащейорганизациихранения архивныхдокументов,исключающихих хищение иутрату и обеспечивающихподдержаниеих в нормальномфизическомсостоянии,обеспечиваетсохранностьархивных документовв архиве.

    Нормативныеусловия храненияархивных документовобеспечиваются:

    -строительством,реконструкциейи ремонтомзданий архивов;

    -созданиемоптимальных(нормативных)противопожарного,охранного,температурно-влажностного,светового исанитарно-гигиеническогорежимов в зданиии помещенияхархива;

    -применениемспециальныхсредств храненияи перемещенияархивных документов.

    Основнойцелью курсовойработы являетсяисследованиепроблемы обеспечениясохранностиархивных документовкак одного изглавных направленийработы архивов.От того наскольковерно былавыбрана стратегияхранения документов,зависят ихфизическоесостояние ивозможностииспользованияв самых разнообразныхцелях.

    Длядостиженияпоставленнойцели необходиморешить следующиезадачи:

    Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.

    Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

    Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.

    1. Обеспечениенормативныхусловий храненияархивных документов

    1. 1 Дипломная работа на тему деревообрабатывающего станка хранениядокументов


    Оптимальныеусловия хранениядокументовобеспечиваются:строительством,реконструкциейи ремонтомзданий архивов;оборудованиемхранилищ средствамипожаротушения,охранной ипротивопожарнойсигнализации;применениемтехническихсредств длясоздания оптимальноготемпературно-влажностногорежима хранения,проведениясанитарно-гигиеническихмероприятийв помещенияххранилищ; применениемспециальныхсредств хранениядокументов(стеллажи, шкафы,сейфы, коробки,папки и томуподобное).

    Зданиядля государственныхархивов могутбыть построеныспециальноили переоборудованыиз других помещений.Они должны бытьудалены отпромышленныхпредприятий,загрязняющихвоздух (агрессивныегазы, цементнаяпыль и т.п.), отобъектов исооружений,опасных в пожарномотношении(нефтехранилища,бензоколонки,автостоянки,гаражи и т.п.),а также в соответствиис требованиямистроительныхнорм и правил.

    Пригодностьместорасположенияархива определяетсяс учетом заключенийслужбы пожарнойохраны и санэпидемстанциио степенизагрязненностивоздуха.[2]

    Строительствои реконструкцияздания архивапроизводятсяв соответствиис нормативнымиправовымиактами, содержащимитребованияк объектамтехническогорегулированияи проектнойдокументацией,согласованнойс соответствующимуполномоченныморганом исполнительнойвласти в сфереархивного дела.Здание архивапредставляетсобой комплексосновных ивспомогательныхпомещений,предназначенныхдля выполнениязадач архивапо хранению,обработке,использованиюархивных документови задачадминистративно-хозяйственного,технического,бытового характера,отвечать требованиямрациональнойпланировкипомещений.

    Состав,расположение,оборудованиепомещенийосновногоназначениядолжны обеспечиватьсохранностьархивных документовна всех участкахработы с ними,соблюдениетребованийтехнологииработ, охранытруда, техникибезопасностии производственнойсанитарии, атакже рациональноевзаимодействиеподразделенийархива.

    Архивобеспечиваетсяархивохранилищами,читальнымзалом, рабочимикомнатами,помещениямидля автоматизированнойбиблиотекисъемных электронныхносителей,серверногои коммуникационногооборудования.

    Предназначенныедля храненияархивных документовпомещения вприспособленныхзданиях должныбыть изолированыот остальныхпомещенийздания. Недопускаетсяразмещениеархивных документовв помещенияхздания, занятогослужбамиобщественногопитания, пищевымискладами,организациями,хранящимипожароопасныеи агрессивныевещества илиприменяющимипожароопасныеи химическиетехнологии.

    Архивохранилищанумеруютсяарабскимицифрами в валовомпорядке ирасполагаютсяизолированнов отдаленииот лабораторных,производственных,складскихпомещений,связанных сприменением(хранением)химическихвеществ, продуктовпитания, аэлектронногоархива - отисточниковэлектромагнитныхизлучений исиловых полей.

    Хранилищарекомендуетсярасполагатьв зданиях окнамина севернуюсторону. Естественноеосвещениедопускаетсятолько с обязательнойзащитой документовот прямогопопаданиясолнечныхлучей. Допускаетсярассеянноеосвещение сприменениемна окнах жалюзей,защитных фильтров,штор или окрашенныхстекол. Дляискусственногоосвещенияприменяютсялампы накаливанияв закрытыхплафонах илилюминесцентныелампы с урезаннымультрафиолетовымучастком спектраизлучения.

    Хранениеархивных документовосуществляетсяв темноте. Защитадокументовот действиясвета обеспечиваетсяхранениемдокументовв коробках,папках и переплётах,применениемна окнах светонепроницаемыхи светорассеивающихштор и т. п. Документына электронныхносителяххранятся вусловиях, исключающихпрямое попаданиесвета, и подлежатдополнительнойзащите от агрессивныхпримесей ввоздушной среде(сернистогогаза, сероводорода,паров ртути,окислов азота,аммиака),электромагнитно-ионизационного(радиационного)воздействия.

    Защитаархивных документовот разрушающегодействияестественногои искусственногосвета осуществляетсяво всех помещенияхархива прилюбых видахработы с архивнымидокументами.

    Архивохранилищаобеспечиваютсясовременнымисредствамипожаротушения,охранной ипожарнойсигнализацией.Общие и поэтажныерубильникирасполагаютсявне архивохранилищ.Здания архивовоборудуютсяпротивопожарнымводоснабжением,углекислотнымогнетушителями,охранно-пожарнойсигнализацией.[2]

    Недопускаетсяразмещениеархивохранилищв подвальных,полуподвальныхи цокольныхпомещениях.Через архивохранилищане должны проходитьгазовые, водопроводныеи канализационныетрубопроводы.

    Охранныйрежим архиваобеспечиваетсякомплексоммер по обеспечениюинженерно-техническойукрепленности,оборудованиюздания (помещения)архива средствамиохраннойсигнализации,организациипоста(ов) охраны,опечатываниюпомещений,соблюдениювнутри объектовогои пропускногорежимов, хранениюключей от служебныхпомещений.

    Обязательномуоснащениюсредствамиохранной сигнализациии опечатываниюподлежатархивохранилищаи помещения,в которых постоянноили на тему менеджмент на предприятии архивныедокументы, атакже материальныеценности, аварийныеи запасныевыходы из зданияархива, основнойвход при отсутствиикруглосуточногопоста охраны.

    Архивохранилищаи другие помещения,где постоянноили временнохранятся архивныедокументы,оборудуютсядверями с повышеннойтехническойукрепленностьюпротив возможноговзлома, оснащеннымизамками повышеннойсекретности.

    Выносиз архива архивныхдокументов,материальныхценностей икниг научно-справочнойбиблиотеки,а также научно-справочногоаппарата разрешаетсятолько по специальнымпропускам,выдаваемымв установленномпорядке.

    Хранениедокументовосуществляетсяв условиях,обеспечивающихнормативныепараметрысветового,температурно-влажностногои санитарно-гигиеническогорежимов.

    Вархивохранилищах,оборудованныхсистемамикондиционированиявоздуха, поддерживаетсяследующийоптимальныйтемпературно-влажностныйрежим для хранениядокументовна:

    1)бумажных носителях- температура+17 - +19оС, относительнаявлажностьвоздуха 50-55 процентов;

    2)черно-белыхпленочныхносителях -температура+15оС, относительнаявлажностьвоздуха 40-55 процентов;

    3)цветных пленочныхносителях -температура+2 - +5оС, относительнаявлажностьвоздуха 40-55 процентов;

    4)электронныхносителях -температура+15 - +25оС, относительнаявлажностьвоздуха 40-60 процентов.[9]

    Вархивохранилищахс нерегулируемымклиматомосуществляютсярациональноеотопление,проветриваниездания и увлажнение(осушение) воздуха.Резкие колебания(сезонные и втечение однихсуток) температуры(+-5.С) и относительнойвлажностивоздуха (+-10%) недопускаются.

    Температурно-влажностныйрежим контролируетсяпутем регулярногоизмерениятемпературыи относительнойвлажностикомнатногои наружноговоздуха в однои то же время:в кондиционируемыхпомещениях- не реже 1 разав неделю; вархивохранилищахс нерегулируемымклиматом - 2 разав неделю; принарушенияхрежима - 1 разв сутки.

    Контрольно-измерительныеприборытемпературно-влажностногорежима (термометры,психрометры,гигрометры)размещаютсяв отдаленииот дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации вентиляционныхсистем. Показанияконтрольно-измерительныхприборов фиксируютсяв специальныхрегистрационныхжурналах, вкоторых такжеотражаютсяпроверка правильностипоказанийприборов имеры, принятыепо нормализациитемпературно-влажностногорежима в случаяхего нарушения.

    Помещенияхранилищ должныподдерживатьсяв образцовомпорядке и чистоте,исключающихвозможностьпоявленияплесени, насекомых,грызунов инакопленияпыли. В архивохранилищеобеспечиваетсясвободнаяциркуляциявоздуха, исключающаяобразованиенепроветриваемыхзон устойчивогомикроклимата.Не допускаетсяразмещениеархивных документовна полу, подоконниках,в не разобранныхкипах.

    Основнымисредствамихранения документовявляются стационарныеили передвижныеметаллическиестеллажи, деревянныестеллажи,обработанныеогнезащитнымисредствами.В качествевспомогательногоили специальногооборудованиямогут использоватьсяметаллическиешкафы, сейфы,шкафы-стеллажи,а также стационарныеотсеки-боксыс металлическимиперегородкамии полками.

    Кинодокументы,рулонные микрофильмыхранятся вгоризонтальномположении вметаллическихили пластиковыхкоробках настеллажах типа"елочка" либона стационарныхстеллажах.Кинодокументына негорючейтриацетатнойоснове хранятсяв неплотнозакрывающихсяметаллическихили пластиковыхс отверстиямикоробках дляпредотвращенияскапливаниявнутри коробкипаров уксуснойкислоты, выделяемыхосновой кинопленки.Видеодокументыхранятся ввертикальномположении взаводскойупаковке.

    Недопускаетсяхранение архивныхдокументовна носителяхс магнитнымрабочим слоемна ферромагнитныхметаллическихстеллажах;стальные стеллажимогут бытьиспользованыв исключительныхслучаях, толькопри условииразмагничиванияи замыканияконтуров стеллажа(соединениеметаллическихчастей стеллажаэлектропроводоми их эффективноезаземление).

    Каждаяединица храненияаудиовизуальногоили электронногодокументаукладываетсяв негерметичнуюиндивидуальнуюупаковку. Приэтом должнобыть исключеносвободноеперемещениеархивногодокументавнутри упаковки.

    Архивныедокументы набумажной основеразмещаютсяна стеллажах,в металлическихшкафах горизонтальноили вертикальнов коробках илидругих первичныхсредстваххранения (папках,футлярах ит.п. ). Не допускаетсяразмещениедокументовна полу, подоконниках,лестничныхплощадках илив не разобранныхкипах.

    Средствахраненияустанавливаютсяперпендикулярнок стенам с оконнымипроемами. Недопускаетсяих размещениевплотную кнаружным стенамздания источникамтепла.

    Расстановкасредств храненияосуществляетсяв соответствиисо следующиминормами: расстояниемежду их рядами– 120см; средствамихранения –75см; наружнойстеной зданияи параллельнымией средствамихранения –75см; стеной иторцом средствахранения –45см; полом и нижнейполкой средствахранения - 15 см.[2]


    1. 2 Размещениедокументовв хранилище.Топографирование


    Размещениедокументовв хранилищахдолжно бытьрациональным.Документыдолжны размещатьсяв соответствиис учетнымидокументамив порядке,обеспечивающемих оперативныйпоиск.[6]

    Дляоперативногопоиска документовв архиве создаетсянаучно-справочныйаппарат к документамархива:

    -описи дел изаменяющиеих номенклатурыдел;

    -предметные,предметно-тематическиекартотеки;

    -картотеки поличному составу;

    -указатели;

    -историческиесправки;

    обзоры документов.

    Документыпостоянногохранения размещаютсяотдельно отдокументовдолговременного(свыше 10 лет)хранения идокументовпо личномусоставу.

    Порядокразмещенияфондов в архивеопределяетсяпланом (схемой)их размещения.Схема предусматриваетраспределениекомплексовфондов по хранилищамс указанием(при необходимости)номеров фондовпо каждомустеллажу хранилища.

    Водном архивохранилищемогут размещатьсяархивные документыразного вида,но требующиеодинаковыхрежимов хранения(например, архивныедокументы намагнитныхлентах и дисковыхносителях смагнитнымслоем; архивныедокументы на тему пневмония у детей раннего возраста микроформыи др.).

    Всепомещенияархива (здания,корпуса, этажи,ярусы, комнаты),а также стеллажи,шкафы и полкинумеруются.Средства хранениянумеруютсясамостоятельнослева направоот входа вархивохранилище,их полки - сверхувниз слеванаправо.

    Вцелях закрепленияместа храненияи поиска документовв хранилищесоставляютсяпофондовыеи постеллажныетопографическиеуказатели. Онисоставляютсяна карточках. Карточка пофондовоготопографическогоуказателясоставляетсяотдельно накаждый фонд,эти карточкирасполагаютсяв порядке задачи для дипломной работы по созданию веб сайта фондов.На ней указываетсяназвание фонда,номер фонда,корпус, этаж(ярус), архивохранилище,комната, опись№, дел с № по №,стеллаж №, шкаф№, полка №, примечания(см. Приложение1).

    Карточкипостеллажноготопографическогоуказателязаводятся накаждый стеллажи располагаютсяпо порядкуномеров стеллажейв пределахотдельногопомещения. Одинэкземпляртопографическихуказателейхранится уработника(ов),ответственного(ых)за учет документовархива, второй- в архивохранилище.

    Ведениетопографическихуказателейможет осуществлятьсяна бумажномносителе илив автоматизированномрежиме в соответствиис установленнымиреквизитами.Изменения вразмещениидокументовсвоевременноотражаютсяво всех экземплярах,а также в дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации.

    2. Применениеспециальныхсредств храненияи перемещениядокументов


    2. 1 Порядок выдачидел из хранилищ


    Делавыдаются изхранилищ:

    -для использования(пользователямв читальныйзал, сотрудникамархива в рабочиепомещения,учреждениями организациямво временноехранение);

    для проведения архивных работ с документами.

    Дела,содержащиеветхие документы,особо ценныедокументы, дляиспользованияиз хранилищне выдаются,вместо нихвыдаются копии.Выдача дел изхранилищ иприём их обратнопроизводятсяхранителемфондов.

    Архивныедокументывыдаются изархивохранилищана срок: до одногомесяца - пользователямв читальныйзал и работникамархива (кромеособо ценныхдокументов,выдаваемыхна срок не болеедвух недель);до трех месяцев- фондообразователям;до шести месяцев- судебным,правоохранительными иным уполномоченныморганам.

    Выдачаархивных документовиз архивохранилищадля экспонированияосуществляетсяна срок, определенныйдоговором опроведениивыставки.

    Выдачадел из хранилищоформляетсясоответствующимидокументамии регистрируетсяв особых книгах.Выдачу архивныхдокументовиз архивохранилищаи прием их обратно,в том числеполистнуюпроверку наличияи состоянияархивных документовперед выдачейих из архивохранилищаи при возврате,производитработникархивохранилища.Полистнуюпроверку наличияи состоянияархивных документов,возвращаемыхпользователямив читальномзале, осуществляетработник читальногозала.[7]

    Обязательнойполистнойпроверке наличияи состоянияперед выдачейархивных документовиз архивохранилищаи при их возвратеподлежат: уникальныедокументы иособо ценныедокументы;архивные документы,имеющие в госты для оформления дипломных работ приложениик ним драгоценныекамни и металлы;несброшюрованныеархивные документы;дела, ранее невыдававшиесяиз архивохранилищаи не имеющиелистов-заверителей;дела, содержащиеавтографы,графическиедокументы,почтовые игербовые знаки,печати, открытки,конверты садресами, марками,и другие архивныедокументы,потенциальнопредставляющиеинтерес как разместить объявление на продажу дел,подлежащихполистнойпроверке,определяетсяруководствомархива на основерешенияэкспертно-методическойкомиссии.

    Наместо выдаваемыхиз архивохранилищаединиц храненияи описей дел,документовподкладываетсякарта-заместитель.

    Архивныедокументы,выдаваемыеиз архивохранилища,должны иметьархивный шифр,пронумерованныелисты, лист-заверительи лист использованиядокументов.

    Подготовкаархивных документовк выдаче изархивохранилищавключает: выемкуархивных документов;сверку архивногошифра и заголовков(аннотаций) сописью (книгойучета и описания)дел, документов;полистнуюпроверку архивныхдел - в установленныхслучаях.

    Сверкаархивного шифраархивных документовс описью (книгойучета и описания)дел и документовпредполагаетпроверку правильностиоформленияобложки и титульноголиста дела,первичногосредства храненияаудиовизуального,электронногодокумента,правильностисоставлениязаголовка ишифра единицыхранения. Приналичии большихисправленийобложка и титульныйлист заменяютсяс сохранениемпри необходимостистарой обложки.

    Приподготовкек выдаче изархивохранилищаотдельныхархивных документов,изъятых из дел,на оборотнойстороне каждоголиста вне текстаархивногодокументапроставляетсяштамп с архивнымшифром.

    Вцелях контроляза сохранностьюархивных документовподразделение,ответственноеза хранениеархивных документов,проводит проверкисохранностивыданных изархивохранилищаархивных документов.Проверки проводятсяв плановомпорядке илипо мере необходимостипо согласованиюс руководствомархива.

    Привозвращенииархивных дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации архивохранилищеосуществляетсяполистнаяпроверка ихфизическогосостояния вустановленномпорядке. В книгевыдачи архивныхдокументовделается отметкао возвращенииархивных документовв присутствиивозвратившихих работниковархива илифондообразователя.Если выявленыповреждениявозвращаемыхархивных документов,составляетсяакт в произвольнойформе, которыйподписываетсяработникомархивохранилищаи лицом, возвращающимархивные документы,и представляетсяна рассмотрениеруководстваархива.

    Притранспортировкеархивных документовна любые расстояниясоблюдаютсямеры по охранеи защите их отвоздействиявредных факторовокружающейсреды путемпримененияспециальныхвидов упаковок,обеспечивающихзащиту архивныхдокументовот осадков,света, механическихповреждений.

    Транспортировкаархивных документовпроизводитсяпри их плотнойукладке, исключающейвозможностьперемещенияархивных документоввнутри упаковки,ударов и различныхсотрясений,при этом фотофонодокументыупаковываютсяв вертикальномположении вкоробки жесткойконструкциисоответствующегоразмера, обернутыево влагонепроницаемуюткань. Другиеаудиовизуальныеи электронныедокументы,графическиеи крупноформатныедела и документыперемещаютсятолько в упаковке,в которой онихранятся, илив специальнопредназначенныхдля их перемещениясредствах.

    Дляперемещенияархивных документоввнутри архиваиспользуютсяпередвижныетележки и другиесредстватранспортировки.

    Внутригородскиеперевозкиархивных документовпроизводятсяв закрытыхавтомашинахпри обязательномсопровожденииработникаархива. Оформление презентации к дипломной работе по госту 2016 документовна дальниерасстоянияпроизводитсяв упакованномвиде в крытомтранспортномсредстве всоответствиис правиламиперевозкиценных грузов,установленнымидля соответствующеговида транспорта.


    2. 2 Проверканаличия и состояниядел


    Цельпроверки наличияи состояниядел в архивах– установитьсоответствиефактическогоналичия делописательнымстатьям итоговымзаписям в описях;выявить повреждённыедела, содержащиедокументы сзатухающимитекстами, требующиереставрации,переплёта,дезинфекции,переворотана дипломная работа внеурочная деятельность по географии сторонуи тому подобное.

    Проверкиналичия и состоянияархивных документовпроводятсяв плановомпорядке, а такжеединовременно(внеочередные).

    Вгосударственномархиве, музее,библиотеке,архиве Российскойакадемии наукплановая цикличнаяпроверка наличияи состоянияпроводится[2]:

    -уникальныхдокументов- ежегодно;

    -особо ценныхдокументовна бумажнойоснове - одинраз в 10 лет (вгосударственнойбиблиотеке- один раз в 5 лет);

    -аудиовизуальныхи электронныхдокументов- один раз в 5 лет;

    -кинодокументовна нитрооснове- один раз в 2 года.

    Цикличностьпроверки наличияостальныхархивных документовопределяетсяна основаниирешенияэкспертно-методическойкомиссии дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации совещательногооргана) архивав зависимостиот интенсивностииспользованияи состоянияучета архивныхдокументов,но не менееодного разав 25 лет (в государственнойбиблиотеке- один раз в 15 лет).

    Вмуниципальномархиве, музее,библиотеке,плановая цикличнаяпроверка наличияархивных документовпроводится1 количество источников литературы в дипломной работе в 10 лет.

    В случаестихийныхбедствий, массовыхперемещенийи других обстоятельств,за время которыхмогут бытьутрачены документы,проводятсявнеочередныеединовременныепроверки наличияи состояниявсех фондовархива либоотдельныхкомплексовматериалов.

    Проверкуналичия и состояниядел проводитгруппа сотрудниковв количествене менее 2 человек.

    Доначала работыустанавливаетсяполнота учётныхдокументовпо проверяемомуфонду, учётныедокументытщательновыверяются,то есть устанавливается,правильно лиотражены витоговых записяхфактическичислящиесяпо описи номерадел. Проверкапроводитсяпутём сверкифактическогоналичия делс описью. Приэтом сверяетсяномер дела,индекс дела,заголовок,крайние датыдокументовдела, количестволистов, указанныхв описи, с описаниемдела на егообложке. Физическоесостояниеопределяетсяпутём визуальногоосмотра дела.

    Всеобнаруженныев ходе проверкинедостатки(отсутствиедел, техническиеошибки в подсчёте,ошибки в описании,физическиеповреждения)вносятся в листпроверки наличияи состояниядел. Лист проверкизаполняетсянепосредственнов ходе проверкина каждую описьотдельно, листыпроверки нумеруютсяпо порядкуномеров иподписываютсяисполнителем.

    Припроверке наличияи состояниядел необходимо:сохранятьпорядок расположениядел на стеллажах,в коробках,папках; подкладыватьна свои места,обнаруженныево время проверки,неправильноподложенныедела другихфондов; изыматьдела, не внесенныев опись; сообщатьзаведующимархивохранилищемо делах, заражённыхбиологическимивредителями,для немедленнойих изоляции.Дела, дипломная работа модернизация компьютерной сети на предприятии внесённыев опись, помещаютсяв конец фонда.Внесение вопись неучтённыхдел в ходе проверкизапрещается.

    Поокончаниипроверки наличияи состояниядел в концеописи проставляетсяштамп «проверено»,дата, должностьи подпись.

    Наоснованииитоговых записейв листах (листе)проверки составляетсяакт проверкиналичия и состояниядел, в которомуказываетсяномер, названиеи категорияфонда, датапроверки, атакже суммарныеданные по итогампроверки: количестводел, числящихсяпо описям, количестводел, не оказавшихсяв наличии, количестволитерных номеров,не отмеченныхв описи, пропущенныхномеров, а такжеколичестводел, оказавшихсяв наличии. Вакте указываетсятакже количестведел, требующихподшивки, дезинфекциии дезинсекции,реставрации,восстановлениязапущенныхтекстов (см.Приложение).

    Одновременнос актом проверкимогут составлятьсяв случае необходимостисправки о техническихошибках приподсчётах, актыобнаружениянеучтённыхдел, акты онеисправимомповреждениидел и др.

    Еслив ходе проверкине было выявленонарушений вусловиях хранениядокументовфонда, то материалыпроверки подшиваютсяв дело фонда,а данные о делах,требующихпроведениядезинфекции,переплёта,реставрации,передаютсяв лабораториюмикрофотокопированияи реставрациидокументов.

    Возможныслучаи, когдав ходе проверкиналичия выявляетсяотсутствиедел. Это свидетельствуето нарушенияхсохранностидокументови требует принятиянеотложныхмер. В этом случаеархив долженначать работупо розыску делв течение одногогода с моментазавершенияпроверки.

    Входе розысканеобходимо[8]:

    -изучить учетныедокументы повыдаче дел изхранилища;

    -проверитьправильностьитоговой записив описи, по которойчислятсянеобнаруженныедела, так какмогли бытьдопущены техническиеошибки в порядковойнумерации дел,а при составленииитоговых записейпропущенныеи литерныеномера не былиучтены;

    -проанализироватьзаголовкинеобнаруженныхдел в описяхдел, что позволитвыявить дела,включенныев опись дваждыили включенныев другую описьданной дипломная работа на тему электрооборудование автомобилей под другимномером;

    -изучить старыеописи на дела,подвергшиесяранее научно-техническойобработке,сверить их сописью, по которойпроводиласьпроверка;

    -организоватьрозыск необнаруженныхпри проверкедел в соответствующихорганизациях,в деятельностикоторых образовалисьнеобнаруженныедела, предварительноизучив их описи;

    -проверить актыприема-передачидел в архив из организаций;

    -изучить актыо выделениидел и документовк уничтожению,акты выдачидел во временноепользование.

    Надела, найденныев ходе розыска,составляетсясправка, котораяподписываетсяруководителемархива. В справкеобязательноуказываетсяместо обнаружениядел, числящихсянеобнаруженными(были отзыв на по культурологии пример временноепользованиебез составлениясоответствующегодокумента,найдены ворганизации,объединеныс другими деламии т.д.). Найденныедела подкладываютсяна место. В карточкеучета необнаруженныхдел делаетсязапись "найдено"с указаниемдаты и номерасправки. Карточкаизымается изкартотекинеобнаруженныхдел, переставляетсяза картотекуи хранится доминованиянадобности.

    Надела, отсутствиекоторых дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации о результатахрозыска соссылкой надокументы,подтверждающиепричины ихотсутствия(переданы напостоянноехранение, выделенык уничтожению,но не былисвоевременносняты с учетаи т.д.).

    Наотсутствующиедокументы, путирозыска которыхисчерпаны,составляютсяакт о не обнаружениидел и подробнаясправка о проведенииработ по розыску.Проверка наличияи состояниядел считаетсязавершённойпосле внесенияизменений вучётные документыпроверяющегосяфонда.


    2. 3 Созданиестраховогофонда особоценных документови фонда пользования


    Страховойфонд – этосовокупностьстраховых копийособо ценныхдокументовархива. Страховойкопией документана бумажнойоснове являетсянегативныймикрофильмпервого поколения,изготовленныйиз соответствующеготипа фотоплёнкенепосредственнымфотографированиемдокумента ивпоследствииназываемый«микрофильмомстраховогофонда».[5]

    Страховойфонд создаётсяв целях сохраненияценной документнойинформациина случай утратыили поврежденияоригиналовдокументов.Страховой фондявляетсянеприкосновенными хранитсятерриториальнообособленноот оригиналовдокументов,с которых изготовленыстраховыекопии, в специальныхархивохранилищах(Центр хранениястраховогофонда находитсяв г. ЯлуторовскеТюменскойобласти).

    Очередностьстраховогокопированияопределяетсяс учетом физическогосостоянияуникальныхдокументови особо ценныхдокументови интенсивностиобращения кним. Первоочередномукопированиюсреди них подлежатнаиболее интенсивноиспользуемые,с повреждениямиматериальногоносителя идокументнойинформации.

    Страховоекопированиепроводитсяс соблюдениемсистематизацииединиц храненияв описи дел,документов,которая копируетсяперед единицамихранения. Страховомукопированиюподлежат всевходящие вединицу храненияархивные документы.

    Пристраховомкопированиидела, как правило,расшивке неподлежат. Расшивкадел производитсяв исключительныхслучаях посогласованиюс руководствомархива приполной невозможностикопироватьпереплетенноедело. По окончанииработы делопереплетаетсялабораториейили организацией- изготовителемстраховых копийзаново.

    Страховоекопированиеуникальныхдокументови особо ценныхдокументовосуществляетсяв соответствиис технологическимирегламентамии другимидействующиминормативно-техническимидокументами.

    Страховойкопией архивногодокумента набумажной основеявляется негативнаямикроформа(микрофильмили микрофиша)1-го поколения,изготовленнаяна фотографическойгалогенидосеребрянойпленке соответствующеготипа методомоптическогофотографированиядокументов.

    Страховойкопией кинодокументаявляется перваясовмещеннаякопия оригинала,изготовленнаяна пленкесоответствующеготипа методомконтактнойпечати. Страховойкопией фотодокументаявляется перваякопия оригинала,изготовленнаяна фотопленкесоответствующеготипа методомрепродуцированияили контактнойпечати. Страховойкопией фонодокументаявляется перваякопия оригинала,изготовленнаясовременнойсистемой записи.Страховойкопией видеодокументаявляется перваякопия оригинала,изготовленнаяв формате оригиналаспособомвидеозвукозаписина магнитнойленте.

    Совокупностькопий архивныхдокументов,выполненныхна различныхматериальныхносителях ипредназначенныхдля использованияс целью обеспечениясохранностиоригиналовархивных документов(далее - фондпользования)создается, какправило, одновременнос созданиемстраховогофонда, а такжецелевым порядкомна наиболееиспользуемыеархивные документы,в процесседругих работ(рассекречиваниеархивных документов,организацияих использования).

    Фондпользования,изготовленныйодновременносо страховымфондом, создаетсяв обязательномкомплекте,включающем:

    -для архивныхдокументовна бумажнойоснове - однумикроформу2-го поколенияна галогенидосеребрянойпленке (негативнаяили позитивная),изготовленнуюс негативноймикроформы1-го поколения,и одну микроформу3-го поколения,изготовленнуюс микроформы2-го поколения;

    -для фотодокументов- один позитивныйфотоотпечатоки один дубль-негатив;

    -для кинодокументов- одну позитивнуюсовмещеннуюкопию, одинпромежуточныйпозитив изображенияи один контратипфонограммы(для звуковыхкинодокументов).Позитивнаякопия и промежуточныйпозитив изображениядолжны входитьв комплекткинодокумента,принимаемогона постоянноехранение. Допускаетсядополнительноеизготовлениефонда пользованиякинодокументовв виде видеофонограммв форматахBetacam и VHS;

    дляфонодокументов- одну копию намагнитнойленте;

    длявидеодокументов- одну копию вформате VHS.

    Включениев фонд пользованиякопий архивныхдокументов,в том числе наэлектронныхносителях,созданных впроцессе другихработ, осуществляетсяархивом самостоятельно.

    Вфонд пользованиявключаютсякопии полностьюскопированныхединиц хранения.Копии отдельныхархивных документовмогут бытьвключены в фондпользованияв составетематическихподборок архивныхдокументов.

    3. Обеспечениефизико-химическойсохранностиархивных документов

    3. 1 Проверкафизическогосостояниядокументов


    Проверкафизическогосостояниядокументовпроводитсядля дипломная работа на тему материально-техническое обеспечение картинысостоянияфондов архиваи выявлениядокументовс конкретнымиповреждениями,нуждающимисяв срочной илиплановой специальнойобработке. Видеальныхусловиях организацияработ по проверкефизическогосостояния ивыявлениюповрежденныхдокументовдолжна бытьподчиненазадаче последовательного,рассчитанногона перспективуформированиябанка данныхо физическомсостояниидокументов.

    Воснове экспертизыфизическогосостояния такжележит дифференцированныйподход. Приоритетнымимогут являтьсяследующиефонды: содержащиеуникальныеи особо ценныедокументы,подвергшиесяэкстремальномувоздействию(высоких температурпри пожаре,воды, пены притушении пожараи т. д.), I и II категорий,имеющие наибольшийспрос у исследователейи сотрудниковархива, содержащиедокументыэкстремальныхпериодовотечественногоделопроизводства(Первая мироваявойна, ВеликаяОтечественнаявойна и т.д.)

    Проверкафизическогосостояниядокументоввсегда проводитсяпутем полистногопросмотра дел.Это трудоемкаяработа, которуюнужно планироватьна годы вперед,контролироватьи анализироватьее ход, обеспечиватьобязательноеобучение сотрудников(экспертов) ипреемственностьв их работе.

    Проводитьоценку физическогосостояниякрупных массивовдокументовможно тремяспособами:

    1)сплошная проверкавсех объектовизучаемогомассива (например,всех документовфонда). Достоинствометода - даетполную информациюо состояниивсех документовфонда. Недостаток- большие временныезатраты;

    2)выборочныйспособ, когдаиз всего объемамассива выбираютлишь небольшуючасть (случайнаямалая выборка)и по ней судято состояниивсего массива(фонда). Достаточно2% выборки отвсего массивадля вывода осостояниимассива в целом.Достоинство- временныезатраты значительноменьше, чем присплошной выборке.Недостаток- дает усредненнуюинформациюо состояниивсего массивабез конкретнойоценки состояниядокументов,не попавшихв выборку;

    3)попутное выявлениедокументовс дефектамибумаги и текставсеми сотрудникамиархива в ходевыполненияими служебныхобязанностей(если их обязанностисвязаны с полистнымипросмотромдел). В такомслучае предпочтительнеекодированиефизическогосостояниядокументовсотрудникамиодного отдела- отдела обеспечениясохранностидокументов.Достоинство- наименьшиевременныезатраты. Недостаток- результатыпопутноговыявлениядокументовс дефектамив многочисленныхфондах не даетвозможностисделать выводыо физическомсостояниикаждого отдельногоархивногофонда, свестирезультатыв статистическиетаблицы.

    Физическоесостояниедокументовоценивают поотсутствиюили наличиютиповых дефектовбумаги илитекстов. Наличиеи как правильно писать дипломную работу 2017 дефектабумаги и текстаопределяетсявизуально приполистномпросмотрекаждого отдельногодокумента. Приэтом необходимообращать вниманиена «возраст»документа (годего создания),что помогаетсудить о природебумаги и текста.При оценкетекста обращаютвнимание наспособ егонанесения, цветтекста, на локальныйили общий повсему листухарактер повреждения.

    Проверкаи оценка физическогосостояниядокументовсвязана с выявлениемкачественныхпризнаков(степень угасания,цвет, способнаписаниятекста, прочностьбумаги и т. п.),а не количественныхпоказателей(вес, дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации, числои т. п.) Это формирование исследовательских умений младших школьников эксперта.Поэтому особуюважность приобретаетподготовленностьэксперта. Ондолжен отработатьтехнику экспертизына моделях.Эксперт недолжен пропускатьдефекты, дажеесли они однотипны.

    Учетфизическогои техническогосостоянияархивных документовна бумажнойоснове осуществляетсяв: листе-заверителе;листе и актепроверки наличияи состоянияархивных документов;карточке учетаархивных документовс поврежденияминосителя; карточкеучета архивныхдокументовс контрольная работа на тему влияние дидактических игр на развитие ребенка-дошкольника картотеке(книге) учетафизическогосостоянияархивных документов.

    Учетфизическогои техническогосостоянияаудиовизуальныхдокументовосуществляетсяв: карточкеучета техническогосостояниякинодокумента;карточке учетатехническогосостоянияфотодокумента;карточке учетатехническогосостоянияфонодокумента;карточке учетатехническогосостояниявидеодокумента.

    Дляучета документовАрхивного фондаРоссийскойФедерации,находящихсяв неудовлетворительномфизическомсостоянии,ведется специальнаякнига. Соответствующиеотметки проставляютсятакже в другихдокументахучета физическогои техническогосостоянияархивных документов.

    Учетфизическогои техническогосостоянияархивных документовможет осуществлятьсяна бумажномносителе илив автоматизированномрежиме в соответствиис установленнымиреквизитамиконтрольно-учетныхдокументов.


    3. 2 Физико-химическаяи техническаяобработкаархивных документов


    Физико-химическаяи техническаяобработкаархивных документовпроводитсяс целью: устраненияпричин ускоренногостарения иразрушенияархивных документов;восстановленияих свойств,техническиххарактеристик,долговечности;воспроизведениядокументнойинформациина более устойчивыхносителях.

    Основнымивидами этойобработкиархивных документовна бумажнойоснове являются[4]:

    -дезинфекция,дезинсекция,дератизацияархивохранилищкак совокупностьмер биопрофилактики,биозащиты иуничтожениябиологическихвредителейв архивохранилищахи на архивныхдокументах;

    -реставрация(реставрационно-консервационнаяобработка), каккомплекс работи технологическихопераций повосстановлениюсвойств идолговечностиоригиналовархивных документов;

    -воспроизведениеархивных документовс целью созданиястраховогофонда копийуникальныхдокументови особо ценныхдокументови фонда пользования;фотореставрацияархивных документовс угасшим ислабоконтрастнымтекстом; заменаоригиналовс недолговечнымиили разрушенныминосителямикопиями длясохранениядокументнойинформациии др.;

    -переплет архивныхдокументов;

    -обеспыливаниеархивных документов;

    -обработкаархивных документовв режимеаварийно-спасательныхработ, в томчисле с применениемсредств и способовсушки, дезинфекции,дезинсекции,замораживания,реставрации,воспроизведения,дезактивациии других видовцелевой обработки.

    Аудиовизуальныеи электронныедокументы взависимостиот физическойприроды носителяподвергаютсяследующимреставрационными консервационно-профилактическимработам:

    а)архивные документына магнитнойленте:

    -очистке поверхностиот пыли

    Страницы:12

    Источник: https://xreferat.com/14/2758-1-obespechenie-sohrannosti-arhivnyh-dokumentov.html

    Содержание

    Введение

    Глава 1. Содержание архивной организации архивного дела на государственном и муниципальном уровне

    1.1 Федеральное архивное агентство, государственный и муниципальные архивы

    1.2 Формирование дел и передача их в государственные и муниципальные архивы

    1.3 Использование документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах

    Глава 2. Осуществление архивной деятельности в Тамбовской области и муниципальном образовании “Администрации Тамбовского района"

    2.1 Архивный отдел Тамбовской области

    Глава 3. Проект оптимизации архивного дела Администрации Тамбовского района Дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации области

    3.1 Создание автоматизированных архивных технологий в педагогические технологии, лежащие в основе работы классного руководителя отделе Тамбовской области

    3.2 Оптимизация программного обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений Тамбовской области

    Заключение

    Список использованных источников и литературы


    Введение

    Для отражения материальной и духовной жизни общества существует исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, которые образуют Архивный фонд РФ. Архивные документы представляют собой материальные носители с зафиксированной на нем информацией, которые имеют реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

    Наиболее ценная часть Право в общей собственности. дипломная работа фонда Российской Федерации объемом около 41,0 млн. единиц хранения сконцентрирована в 14 федеральных архивах. Свыше 129 млн. единиц хранения Архивного фонда Российской Федерации хранится в 201 государственном архиве субъектов Российской Федерации и более 43,0 млн. единиц хранения - в 2,5 тыс. муниципальных архивах.

    Архивный отдел Тамбовской области относится к областным органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации. Основными задачами, стоящими перед Архивным отделом Тамбовской области являются:

    Реализация государственной политики в сфере архивного дела на территории Тамбовской области.

    Осуществление правового регулирования архивного дела в Тамбовской области.

    Контроль за соблюдением законодательства Тамбовской области об Архивном фонде Тамбовской области и архивах.

    Организация комплектования, хранения, учета использования архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Тамбовской области.

    Ведение государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области.

    Архивный отдел администрации Тамбовского района, Тамбовской области является структурным подразделением Администрации без образования юридического лица и образуется постановлением Администрации. Отдел является уполномоченным Администрацией органом исполнительной власти местного самоуправления, обладающим собственной компетенцией и осуществляющим деятельность в области архивного дела.

    Актуальность выбранной темы объясняется тем, что архивные документы, представляя материальную совершенствование системы контроля в организации духовную жизнь общества, имея историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития. Архивные документы содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

    Объект исследования является система организации архивной деятельности в муниципальном образовании Тамбовского района Тамбовской области.

    Предмет исследования выступает оптимизация архивного дела в архивном отделе администрации Тамбовского района.

    Целью дипломной работы является исследование организации архивного дела в муниципальном образовании. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие пример дипломной работы по экономической безопасности архивное дело на государственном и муниципальном уровне;

    рассмотреть формирование дел и передачу их в государственные и муниципальные архивы;

    проанализировать использование документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах;

    рассмотреть осуществление архивной деятельности в муниципальном образовании Тамбовского района и Тамбовской области;

    рассмотреть создание автоматизированных архивных технологий в архивном отделе Тамбовской области;

    провести анализ оптимизации программного обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений Тамбовской области;

    разработать эффективную систему автоматизации учета документов архивного отдела администрации Тамбовского района.

    Степень изученности. Теоретической базой исследования послужили труды по делопроизводству авторов Андреевой В.И., Анисимова В.М., Богатырёва Р.Х., Епатьевой А.В., труды по архивоведению авторов Крайской З.В., Магидова В.М., Авраменко Т.Ф., Кондакова И.А., Тельчарова А.Д.

    Источниковой базой исследования послужили статистические материалы Госкомстата РФ, данные собранные автором во время преддипломной практики в архивном отделе администрации Тамбовского района, действующая нормативно-правовая база об архивном деле и Архивном фонде Российской Федерации, Постановления Правительства РФ, Приказы Росархива, Постановления Администрации Тамбовской области иные нормативно-правовые акты РФ.

    Теоретическая значимость дипломного проекта заключается в том, что оно позволяет систематизировать уже имеющуюся информацию об организации архивного дела на уровне субъектов Федерации муниципального образования, а также углубить их.

    Практическая значимость. Отдельные положения могут быть использованы в организации архивного дела и документооборота в муниципальных образованиях Тамбовской области.

    Глава 1. Содержание архивной организации архивного дела на государственном и муниципальном уровне

    1.1 Федеральное архивное агентство, государственный и муниципальные архивы

    Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. Документы Архивного фонда Российской Федерации являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития, содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

    В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты анализ управления прибылью предприятия дипломная работа и технологических работ, градостроительная документации, кино- фото- видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах1.

    По данным последней паспортизации объем Архивного фонда Российской Федерации составляет свыше 600,0 млн. единиц хранения на различных носителях.

    Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

    В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области темы для дипломной по социальной работе дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры и массовых дипломная работа сравнение русского и китайского языка Российской Федерации.

    Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной темы дипломных работ логистика в бизнесе, органами исполнительной власти субъектов Российской федерации, органами местного самоуправления, общественными иными организациями.

    Основными задачами Федерального архивного агентства являются:

    оказание государственных услуг в области архивного дела;

    государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

    обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета использования архивных документов.

    Федеральному архивному агентству непосредственно подчиняются 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 2 обслуживающие организации.

    Федеральное архивное агентство организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также вправе оказывать методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственным и муниципальным архивам.

    В настоящее время в Российской Федерации свою деятельность осуществляют 88 уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в том числе 83 самостоятельных органа управления архивным делом, которым подчиняются 211 государственных архивов и центров документации

    К органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации относятся:

    1. Республики Российской Федерации.

    2. Края Российской Федерации.

    3. Области Российской Федерации.

    4. Города федерального значения.

    5. Автономные образования.

    Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

    Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

    1.2 Формирование дел и передача их в государственные и муниципальные архивы

    1. Номенклатура дел

    Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел структурных подразделений государственного органа с указанием сроков их хранения по установленной форме.

    Номенклатура дел предназначается для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения, она также используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения2.

    В архиве государственного органа номенклатура может использоваться для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Сводная номенклатура дел федерального министерства, федеральной службы, федерального агентства или иного государственного органа, как правило, составляется подразделением документационного обеспечения управления на основе номенклатуры актуальные темы дипломной работы тем что структурных подразделений, предлагаемой ими в качестве предложений в сводную номенклатуру.

    Сводная номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в конце текущего года, предварительно рассматривается на заседании экспертной комиссии (ЦЭК, ЭК) государственного органа, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (архива субъекта Российской Федерации) и утверждается организационно-распорядительным актом государственного органа.

    Внесение изменений в сводную номенклатуру дел осуществляется в аналогичном порядке.

    При подготовке номенклатуры дел обычно используются положение о государственном органе и его структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе, перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатура дел государственного органа за предыдущие годы. Также изучаются документы, образующиеся в деятельности государственного органа, их виды и состав.

    В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы государственного органа, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, а также заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов изданий с грифом "ДСП".

    Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, названиями разделов которой являются официальные наименования структурных подразделений государственного органа (центрального аппарата). Последовательность разделов определяется в соответствии с утвержденной структурой государственного органа.

    В графе 1 номенклатуры дел помещаются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в государственном органе составного четырехзначного (два двухзначных номера, через тире) цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в соответствующем разделе сводной номенклатуры. Поэтому в каждом разделе сводной номенклатуры дел (или номенклатуры дел конкретного подразделения государственного дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации первые две цифры индекса будут постоянными, а две последующие цифры производят нарастающим итогом последовательную нумерацию дел в разделе номенклатуры. Четырехзначные индексы дел обозначаются арабскими цифрами, недостающие знаки заполняются нулями. Например: дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации, где 12 - цифровое обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в соответствующем разделе номенклатуры3.

    В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

    В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

    Например: "Законодательные акты Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных министерств, федеральных служб, федеральных агентств; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению".

    Расположение заголовков дел номенклатуры внутри каждого раздела имеет свою иерархию, которая определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью.

    В начале каждого раздела располагаются заголовки дел, содержащие законодательные акты и акты управления высших органов, затем организационно-распорядительные акты государственного органа, плановые и отчетные документы, переписка иные документы. Например: "Законодательные акты, нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, законодательных (представительных) исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления"; "Приказы, распоряжения Минюста России по основной деятельности. Копии".

    Заголовки что такое информационная база исследования в, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по как сделать дипломную работу по детали географических названий или корреспондентов (отчеты территориальных подразделений государственных органов, личные дела государственных служащих).

    Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела и состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

    наименование документов, помещаемых в дело (переписка, справки к заседаниям коллегии, протоколы, приказы и т.д.);

    название государственного органа, структурного подразделения;

    краткое содержание документов дела;

    название адресата, купить готовую дипломную работу по строительству будут направлены или от которого будут получены документы, помещаемые в дело;

    название территории, с которой связано содержание документов дела;

    даты (хронологические рамки), к которым госты по оформлению дипломных работ 2017 в ворде документы дела.

    Не рекомендуется употребление в дипломная работа на тему безопасность дорожного движения дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

    Заголовки дел могут дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации в процессе формирования и оформления дел.

    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указывается их вид.

    Например: "Документы, представляемые структурными подразделениями руководству (доклады, обзоры, сводки, справки)".

    Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу: "Документы к протоколам заседания коллегии Минюста России".

    В заголовках дел с перепиской указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, конкретный темы дипломных работ обучение языку, если переписка ведется только с ним ("Переписка с ОАО "Росгосстрах" обработка статистических данных в дипломной работе страховании зданий"), однородные корреспонденты не перечисляются, а указывается их общее видовое название ("Переписка с филиалами организации об организации курсов повышения квалификации работников"), разнородные адресаты не указываются ("Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам о взаимной правовой помощи и обмене опытом работы") 4.

    В заголовках дел с документами одной разновидности указывается ее наименование во множественном числе: "Протоколы аттестационной комиссии".

    Если дело состоит из нескольких томов или частей, то для них рамка для дипломной работы word скачать общий заголовок дела, в который при оформлении дела при необходимости может вводиться дополнительная текстовая информация для каждого тома (части), уточняющая содержание общего заголовка.

    Дела, не завершенные в делопроизводстве в течение года, являются "переходящими", их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

    В графе 3 заключение в дипломной работе бухгалтерский учет материалов количество томов дела (заполняется в конце года).

    В графе 4 номенклатуры указывается срок хранения дела, номера статей по типовым перечням221 или видео как делать пример по с Экспертно-проверочной комиссией государственного архивного учреждения срок хранения.

    Например, в статье 66 Перечня типовых управленческих документов для приказов, распоряжений по личному составу и документов к ним (справок, сводок, информации и других) предусматривается срок хранения 75 лет, для приказов и распоряжений о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет.

    В графе 5 указываются примечания из конкретных статей типового перечня, дипломная работа на тему предварительное следствие при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое ведомство и др.

    Например: "Договоры (контракты). Подлежит уничтожению в 2001 году после истечения срока действия договора".

    В этой же графе при переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа и дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.

    После утверждения сводной номенклатуры дел организации в структурные подразделения направляются выписки из соответствующих ее разделов.

    2. Формирование номенклатурных дел.

    Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

    Номенклатурные дела в государственном органе, как правило, формируются государственными служащими, ответственными за делопроизводство, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях, при этом в дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела5.

    Контроль за правильным формированием дел в подразделениях государственного органа осуществляется работниками службы документационного обеспечения или ведомственного архива.

    При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

    документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

    в дело включаются по одному экземпляру каждого документа;

    в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками конституционное право на жизнь дипломная работа по номенклатуре;

    вместе помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

    в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

    в одно дело помещается не более 250 листов.

    Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту корреспондентов.

    Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии, с относящимися к ним приложениями.

    Положения инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, инструкции имеют утверждающий гриф в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела6.

    Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу имеют различные сроки хранения224.

    Протоколы заседаний коллегиальных органов государственных органов располагаются в хронологическом порядке по номерам. К ним приобщаются материалы заседаний коллегии.

    Утвержденные планы, отчеты и материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2006 год должны быть отнесены к делам 2006 года, хотя они примеры рецензии на дипломную работу по энергетике составлены в 2007 году).

    Лицевые счета служащих группируются в дипломная работа на тему авиационные происшествия дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

    Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом.

    При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

    В структурных подразделениях государственного органа дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

    Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства подразделения документационного обеспечения управления. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Сторонним организациям дипломная работа на тему роль медицинской сестры в диспансеризации выдаются по актам.

    Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях, в процессуальной форме, предусмотренной действующим законодательством, и производится с разрешения руководителя государственного органа с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинного документа установленной формы.

    3. Экспертиза дипломная работа корпоративная культура гостиничного предприятия документов и отбор дел для архивного дипломная работа на тему адаптация детей в детском саду ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

    В числе критериев ценности документов используются сведения об их: происхождении (роль, место и правовое положение государственного органа в иерархии государственного управления, особенности решаемых государственным органом задач и выполняемых функций); содержании (значение информации, отраженной в документе, его вид и подлинность); внешних особенностях (форма фиксации и передачи содержания, способ оформления и его физическое состояние).

    Экспертиза ценности документов в государственном органе проводится в двух случаях:

    вначале в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

    затем в ведомственном архиве государственного органа - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

    Для дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации и проведения экспертизы ценности документов в государственном органе приказом по основной деятельности создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) - при наличии системы структурных подразделений, имеющих свои экспертные комиссии7.

    В состав экспертной комиссии обычно включаются отвечающие за делопроизводство работники подразделений государственного органа, а также представитель архивного учреждения, для которого данный государственный орган является источником комплектования.

    Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается приказом организации на основании примерного положения, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

    При ежегодном проведении экспертизы ценности документов, в как составить план к дипломной работе подразделениях на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на ведомственное архивное хранение, а также отбор документов с временными сроками хранения, которые истекли, подлежащих уничтожению.

    Не разрешается отбирать документы для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

    Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на ведомственное архивное хранение, в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности" (ДМН), "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.

    По итогам экспертизы ценности документов в государственном органе составляются годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Эти описи и акты рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) государственного органа одновременно и утверждаются руководителем государственного органа только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения, после этого государственный орган может уничтожать дела, включенные в соответствующие акты, по правилам утилизации документов8.

    Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2006 года9.

    Дела государственного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем подразделения документационного обеспечения управления.

    4. Оформление дел и подготовка описей

    В зависимости от сроков хранения в государственных органах проводится полное или частичное оформление дел, завершенных в делопроизводстве.

    Полному оформлению подвергаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу; оно предусматривает:

    подшивку или переплет дела;

    нумерацию листов в деле;

    составление листа-заверителя;

    составление внутренней описи документов в делах по установленной форме;

    внесение в реквизиты обложки дела названия государственного органа, индекса и заголовка дела, даты дела и др.

    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются частично. Допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

    Большое значение для обеспечения сохранности использования архивных документов имеет соблюдение технологии переплетения дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них в скоросшиватель. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов необходимо удалять.

    Следует помнить, что в процессе переплетения в конце каждого дела подшиваются лист-заверитель, а в начале дела - внутренняя опись документов.

    В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных темы дипломных работ по агроинженерии дело, все листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом или нумератором.

    Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, сколько страниц в введении дипломной работы по каждому тому или части отдельно.

    Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела.

    В листе-заверителе, составленном по установленной форме, указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов дипломная работа на тему волоконно-оптическая линия описи, оговариваются особенности нумерации документов дела (наличие литерных, пропущенных номеров и т.д.), а также указывается наличие в деле отдельных типографских брошюр, фотографий, конвертов, крупноформатных листов и других подобных вложений, не отмеченных валовой нумерацией.

    Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации наклеивается на внутренней стороне обложки дела.

    Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

    Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо формирование личностных ууд на уроках математики, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

    Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

    К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

    Внутренняя опись подписывается темы дипломных работ по лексике и фразеологии составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

    Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты внутренней описи, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

    Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:

    наименование организации;

    наименование структурного подразделения;

    индекс дела;

    номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

    заголовок дела;

    дата дела (тома, части);

    количество листов в деле;

    срок хранения дела.

    При оформлении обложки дела наименование 33-000000-000 рэ краны на железнодорожном ходу органа следует указывать полностью, в именительном падеже. Дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации принятое сокращенное наименование указывается в скобках после полного наименования.

    Если в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение изменялось наименование структурного подразделения, то на обложке дела дописывается новое наименование структурного подразделения, а прежнее заключается в скобки: "Канцелярия. (Общий отдел)".

    Заголовок дела переносится на тему учет операции по расчетному счету обложку дела из сводной номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносят дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).

    В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

    На обложке дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации обязательно указывается дата дела размер шрифта в таблицах в год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

    Если в дело включены документы (например, положения, номенклатура дел и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за год (ы)".

    Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

    Датой дел, содержащих распорядительную, творческую иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

    Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

    Датой дела, содержащего протоколы заседаний, темы дипломных работ по изобразительному искусству в начальной школе даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

    Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

    При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами: 10 мая 2000 г.

    Обязательными реквизитами обложки дела являются: количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительнои надписи дела, и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его по перечню документов с указанием сроков их хранения10.

    На все завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи дел по установленной о господин из сан франциско дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел 231. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

    Описи составляются отдельно на:

    дела постоянного хранения;

    дела временного как делать квадратные ссылки в 10 лет) хранения;

    дела по личному составу.

    В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно работником, ответственным за ведение делопроизводства.

    При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:

    каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

    графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;

    при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

    графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о введение в по автоматизации производства дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый темы дипломных и курсовых работ по те, о наличии копий и т.п.

    Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах, два из которых передаются вместе с делами в архив государственного органа, а третий остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

    Описи, составленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи государственного органа, которую обычно готовит ведомственный архив (подразделение документационного обеспечения управления) и по которой осуществляется передача дел на государственное хранение.

    Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме в четырех экземплярах, не переплетается и хранится в папке с клапанами и завязками.

    Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся под сайты для дипломных работ список номером до образования законченной описи.

    Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

    Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

    После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

    Дополнительно к первому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление и список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

    Годовой раздел дипломная работа на тему китайской кухни описи дел постоянного хранения рассматривается ЭК (ЦЭК) государственного органа, после чего в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола и даты рассмотрения. Далее годовой раздел утверждается на заседании Экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения (ЭПК), затем утверждается руководителем государственного органа, после чего один экземпляр раздела остается в архивном учреждении.

    Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только при принятии ЭПК соответствующего решения.

    Несколько годовых разделов сводной описи дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в котором достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

    Каждой законченной описи присваивается номер. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись по той же форме, что и для годового раздела описи. При этом заверительные надписи к годовым разделам изымаются.

    Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист установленной дипломная работа на тему налогообложение страховых организаций, на котором указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которое включает указание категории документов; крайние даты дел, включенных в опись. .

    К законченной описи обязательно составляются оглавление, предисловие, историческая справка, указатели и перечень сокращений.

    Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается в твердой обложке.

    В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, сформированных в течение года в деятельности структурных подразделений государственного органа.

    Порядок внесения заголовков в годовой раздел аналогичен порядку, применяемому для составления годовых разделов сводной описи дел постоянного хранения, а систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения переносится из сводной номенклатуры дел государственного органа за этот же год.

    Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения оформляется в двух экземплярах, одобряется ЭК (ЦЭК) государственного органа и утверждается руководителем государственного органа.

    Годовой раздел сводной описи дел по личному составу также составляется по установленной форме в трех экземплярах в том же порядке, что и вышеназванные годовые разделы сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подписывается составителем, заверяется руководителем кадрового подразделения, получает одобрение ЭК (ЦЭК) государственного органа, согласовывается с ЭПК архивного учреждения и утверждается руководителем государственного органа.

    Порядок оформления законченной архивной описи по личному составу аналогичен порядку оформления законченной архивной описи дел постоянного хранения.

    Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации в следующей последовательности:

    1) приказы (распоряжения) по личному составу;

    2) списки личного состава;

    3) личные учетные карточки государственных служащих (форма Т-2ГС);

    4) личные дела государственных служащих;

    5) лицевые счета по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

    6) дипломные работы по технологии художественной обработки материалов трудовые книжки;

    7) акты о несчастных случаях.

    Названные виды документов, образующиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.д.). Личные дела (личные учетные карточки) государственных служащих включаются в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которого заведено личное дело (личная учетная карточка), и систематизируются по алфавиту.

    При необходимости к годовому разделу сводной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

    5. Передача дел в архив государственного органа и на постоянное хранение

    Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета и сохранности, систематизации использования, а также для подготовки документов на постоянное хранение создается архив государственного органа, который в зависимости от объема документов их специфики может быть юридическим лицом, самостоятельным структурным подразделением или частью структурного подразделения, обеспечивающего документационное сопровождение управления.

    В архив государственного органа для депозитарного хранения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача дел производится по описям по истечении трехлетнего срока после завершения их в делопроизводстве структурного подразделения.

    Дела временного (до 10 лет) хранения, как правило, остаются на хранении в структурных подразделениях государственного презентация по дипломной работе как сделать и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

    Передача дел в архив государственного органа осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказом государственного органа.

    При подготовке структурным подразделением дел к передаче на архивное хранение работником, ответственным за архив государственного органа, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству как составить главы для дипломной работы, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел организации. При этом в структурном подразделении устраняются выявленные недостатки в формировании и оформлении дел12.

    Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив государственного органа, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, дипломная работа по теме создание электронного учебника отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив государственного органа, и лица, дипломная работа на тему оценка кредитоспособности предприятия дела.

    Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

    В случае исключения из структуры организации по социальной работе с инвалидами подразделения либо изменения его структуры работник, ответственный за ведение делопроизводства, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их на архивное хранение независимо от сроков хранения.

    Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся в архиве государственного органа на депозитарном хранении, передаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом на постоянное хранение в государственный архив, для которого данный государственный орган является источником комплектования, в сроки, установленные статьей 22 Федерального закона от 22.10 2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

    Сроки временного хранения могут быть изменены дипломная работа на тему зерномучные товары необходимых случаях по согласованию с соответствующим органом литература для написания дипломной работы по менеджменту архивным делом или архивным учреждением.

    Также при угрозе утраты (уничтожения) документов или по просьбе государственного органа на договорной основе может осуществляться досрочная передача документов на постоянное хранение.

    Сроки временного хранения архивных документов могут быть продлены в виде исключения по письменному разрешению государственного архивного учреждения, дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации комплектования которого является данный государственный орган.

    При ликвидации (упразднении) государственного органа его документы по согласованию с соответствующим государственным архивным учреждением могут быть полностью или частично переданы этому учреждению, а также тому (тем) государственному органу (государственным органам), которому (которым) переданы властные полномочия ликвидируемого (упраздняемого) государственного органа.

    При реорганизации государственного органа документы передаются государственным органам-правопреемникам в соответствии с объемом передаваемых властных полномочий.

    Уничтожение документов ликвидированных (упраздненных) государственных органов с неистекшими сроками временного хранения осуществляется по официальному решению органа государственной власти, являющегося собственником соответствующих части Архивного фонда Российской Федерации и оформляется актом установленной формы с приложением описи уничтожаемых документов13.

    Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется поединично, по утвержденным ЭПК описям дел постоянного хранения, ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным совместно руководителями государственного органа и соответствующего архива.

    Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение, при этом на всех экземплярах описи дел постоянного хранения делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Вместе с документами в государственный архив передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи.

    Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел перечисляются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины отсутствия - в прилагаемой к названному акту справке.

    Архив государственного органа (подразделение документационного обеспечения управления) организует розыск утраченных документов. На документы, меры по розыску которых оказались безрезультатными, составляется акт об утрате документов по установленной форме.

    Утраченные документы в деле могут быть заменены их заверенными в установленном порядке копиями.


    1.3 Использование документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах

    Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с такими законодательными и нормативными актами как Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (№125-ФЗ от 22.10 04 г), Федеральный закон "Об информатизации, информации и защите информации", законом Российской Федерации "Об участии в международном информационном обмене", закон Российской Федерации "О государственной тайне" (ст.13, 14, 15), "Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации", зарегистрированными Минюстом России 16 декабря 1996 г. и др.

    ВНИИДАД разработал нормативный акт "Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими".

    В данном акте урегулированы следующие вопросы:

    Обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;

    Ответственность государственных архивов дипломная работа на тему инвестиционная политика предприятия организации доступа к архивным документам;

    Права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;

    Порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах темы для дипломной работы лечебное дело особых условиях формирование дел в организации дипломная работа имеются ввиду документы, собственники которых передавая образцы дипломных работ по строительному на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

    Права и ответственность пользователя при работе архивными документами;

    Организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств.

    Передан в Минкультуры России для согласования с заинтересованными организациями проект "Положения о порядке доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах", разработанный взамен "Регламента доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федерации", одобренного решением коллегии Росархива 25 августа 1993 г. Подготовлен и направлен на рецензирование в Минюст России проект "Положения о порядке использования книг государственной регистрации актов гражданского состояния, метрических книг, переданных органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы". ВНИИДАД подготовлен также проект новой "Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями РФ".

    Основными группами пользователей АФ Российской Федерации являются:

    федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

    учреждения, организации, предприятия;

    федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

    учреждения, организации, предприятия;

    научные учреждения и учебные заведения;

    пресса, радио, телевидение;

    общественные и религиозные объединения и организации;

    индивидуальные пользователи.

    В сфере использования государственных информационных ресурсов Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" провозгласил публичность государственных архивов, равенство всех категорий пользователей независимо от национальности, гражданства, пола, образования по доступу к открытой информации. Таким образом, последовательно реализуются конституционные права граждан свободно искать, получать и передавать информацию.

    Обслуживание пользователей осуществляется в читальных залах архивов на безвозмездной основе. Пользователям в установленные сроки предоставляются для изучения как подлинные архивные документы (при отсутствии копий фонда пользования), так их копии на различных носителях (микрофильмы, микрофиши, электронные образы), а также созданные архивами различные справочники в печатной и по литературе на английском языке формах (путеводители, каталоги, базы данных и др.). По запросам пользователей архивы изготавливают копии документов в объемах, лимитированных техническими возможностями конкретного архива. В развитие Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации федеральные государственные архивы разработали и согласовали с Росархивом свои правила работы пользователей в читальных залах с учетом состава документов и особенностей работы с ними14.

    Государственные архивы в процессе осуществления информационной деятельности, а также по запросам пользователей - физических и юридических лиц, создают информационные продукты, оказывают информационные услуги и в том числе в качестве предоставления платных услуг на договорной основе. В их числе:

    документальные издания различного типа (научные, научно-популярные, учебные, краеведческие) в печатной форме или микроформе, различные типы справочных изданий, в том числе и в электронной форме (как самостоятельно, так и в кооперации с отечественными и зарубежными научными учреждениями);

    аналитические информационные материалы - обзоры документов, исторические справки, перечни выявленных документов;

    архивные справки, архивные выписки, архивные копии, имеющие статус юридических документов, исполненные по архивным документам в целях обеспечения законных прав интересов российских иностранных граждан;

    копии архивных документов на различных носителях (ксерокопии, микрофильмы, микрофиши, диски).

    Ежегодно государственные архивы Российской Федерации в среднем исполняют более 1 млн запросов российских и зарубежных граждан, касающиеся подтверждения трудового стажа, размера заработной платы, награждений, имущественных прав, факта применения репрессии и последующей реабилитации и др.

    Для информационного обеспечения пользователей в госархивах созданы и функционируют специальные структурные подразделения на уровне отделов, при необходимости создаются дополнительные структурные подразделения, в том числе и за счет внебюджетных средств. В ряде архивов, исполняющих социально-правовые запросы, функционируют приемные.

    Госархивы заключают договора с отечественными и зарубежными потребителями информации по различным направлениям информационной деятельности: подготовке документальных изданий, выставок документов и материалов, выявлению и копированию запрашиваемой информации, подготовке совместных информационных продуктов в различной форме и др.

    Одной из основных функций архивных учреждений является информационное обеспечение ретроспективной документной информацией федеральных органов государственной власти и органов местного самоуправления в целях содействия их правотворческой деятельности, экономическим преобразованиям в стране.

    В 2001 - I полугодии 2004 гг. архивные учреждения Российской Федерации подготовили и выпустили в свет 289 томов сборников документов, из них 122 - федеральные архивы.

    Приоритетным направлением при этом была реализация государственной программы "Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2001-2005 гг.". В рамках подпрограммы "Архивы России" ФЦП "Культура России на 2001-2005 гг. " подготовлены 2 тома серии "История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР" (проводится подготовка 3 и 4 томов), "П.С. Нахимов. Документы и материалы", "Зимняя война", "Музы в шинелях" и др. В связи с выделением заключение дипломной работы пенсия по случаю потери кормильца 2003 г. целевых средств в размере 2 млн. руб. в 2003 г. изданы сборники "Молодая гвардия" - художественный образ историческая реальность", "П.С. Нахимов" (т.1,2); "Красноармейцы в польском плену в 1919-1921 гг. ", справочник "Военный орден святого великомученика Победоносца Георгия. Именные списки 1796-1920 гг."

    Большой интерес у историков и широкой общественности вызвал сборник из серии "Архивы Кремля" - 2" - Президиум ЦК КПСС 1954-1964 гг. Черновые (протокольные) записи заседаний. Стенограммы" т.1.; "Доклад Н.С. Хрущева о культе личности И. Сталина на XX съезде ЦК КПССи другие материалы"; "Сталин и Каганович". Продолжалось издание документов политических партий России конца XIX - первой трети ХХ в. В 2003 г. вышел очередной том "Партия промышленников и предпринимателей. Документы и материалы". Значительный вклад в культурное наследие России вносят сборники "Г. Эфрон. Дневники" (т.12), "Русская журналистика в документах История надзора", "Русский авангард из собрания РГАЛИ. Художественный альбом". Изданы сборники по истории России первой четверти ХХ в. "П.А. Столыпин. Программа реформ" (т.1); "Либеральное движение в России"; "Журналы заседаний Временного правительства" (т.1,2) и др.

    Многообразную публикационную работу проводят архивные учреждения субъектов Российской Федерации. В 2001 - I полугодии 2004 г. они подготовили издали 167 томов документальных публикаций. Это сборники документов, фотоальбомы, хрестоматии, хроники событий и др. Тематика издаваемых документальных публикаций в основном традиционна - освещение истории Великой Отечественной войны, вклад регионов в Победу в Великой Отечественной войне, репрессивная политика советского государства в 30-50-е годы, взаимоотношения власти и религиозных организаций, история становления и развития субъектов Российской Федерации, отдельных городов и муниципальных образований15.

    Среди изданных: "Саранск в годы Великой Отечественной войны. 1941-1945 гг. ", "Неизвестная блокада. Ленинград. 1941-1944 гг. ", "Кубань в годы Великой Отечественной войны" (в 3-х книгах), "Политические репрессии 1930-1940-х годов в воспоминаниях и личных документах жителей Детский сад на 250 планы автономного округа", "Русский Север и архиепископ Афанасий. Статьи, документы", "Карабаш. Годы и судьбы", "Самая Западная" (в 3-х томах), "Местное самоуправления на Алтае.1747-1919 гг. ", "Якутия. Хроники, факты, события" и др.

    Архивные учреждения Российской Федерации ведут активную выставочную работу. С 2000 г. в Москве темы дипломных работ по направлению управление персоналом адресу Б. Пироговская, 17 начал свою деятельность Выставочный зал федеральных государственных архивов. В его стенах демонстрировались документальные выставки "Россия и Швейцария.300 лет сотрудничества" (совместно с Федеральным архивом Швейцарии), "Сигизмунд Герберштейн - первооткрыватель России" (совместно с Архивом Республики Словения), большой общественный резонанс вызвало проведение выставки "Агония третьего рейха. Возмездие", организованной Росархивом, ГАРФ, РГАКФД, РГВА совместно с архивами Минобороны России, ФСБ России и МИД России. В 2004 г. проведены юбилейные выставки: "Юрий Гагарин - человек и легенда" (к 70-летию со дня рождения) - РГАНТД; "Казани - 1000 лет" (РГАДА), "XVII ВКП (б) - съезд расстрелянных победителей" (к 70-летию со дня проведения); "Последняя война Российской империи" (к 90-летию начала Первой мировой войны) (РГВИА); "Блестящий век Екатерины Великой" (РГАДА) 16.

    Важное значение придается работе по рассекречиванию архивных документов. В случае получения полномочий от фондообразователей или их правопреемников архивы проводят эту работу самостоятельно. В соответствии с законом РФ "О государственной тайне" Межведомственная комиссия по защите государственной тайны определяет порядок рассекречивания документов, созданных в деятельности ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников. В соответствии с Указом Президента РФ от 02.06.01 г. № 627 "Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны" функции по рассекречиванию документов, созданных в деятельности высших и центральных органов КПСС возложены на МВК. Всего за 1992-2003 гг. архивные учреждения Российской Федерации рассекретили свыше 8 трудовые споры рецензия на дипломную работу. дел.

    Росархивом реализованы полномочия по рассекречиванию документов фондов СВАГ за 1945-1949 гг. В итоге принято решение о рассекречивании документов почти 6 тыс. дел СВАГ, отражающих общие вопросы управления советской зоной оккупации Германии, организации административных органов в землях, проведения земельной реформы, политику органов СВАГ в области идеологии, культуры, народного образования, здравоохранения.

    Продолжалась работа региональных межведомственных экспертных комиссий по рассекречиванию партийных документов, а также в ряде регионов, материалов ликвидированных организаций и учреждений, не имеющих правопреемников.

    В настоящее время важнейшим направлением деятельности Федерального архивного агентства является подготовка к празднованию 60-летия Победы в Великой Отечественной войне. Основными целями проводимой архивными учреждениями страны работы является использование архивных документов в целях документального освещения истории Великой Отечественной войны, в как делать рецензию на дипломную работу числе вклада СССР в разгром фашизма, цены Победы; а дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации духовно-нравственное и патриотическое воспитание россиян на примерах героических подвигов защитников Отечества, партизан и тружеников тыла17.

    Федеральное архивное агентство организует работу федеральных архивов по реализации Перечня основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., утвержденного Президентом Российской Федерации 28 августа 2003 г. № Пр-1610. Росархивом утвержден План мероприятий архивных учреждений Российской Федерации по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., разработанный на основе этого Перечня и предложений федеральных архивов.

    Глава 2. Осуществление архивной деятельности в Тамбовской области и муниципальном образовании “Администрации Тамбовского района"

    2.1 Архивн отдел Тамбовской области

    Архивный отдел Тамбовской области относится к областным органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации и включает в себя:

    Управление культуры и архивного дела Тамбовской области (392000, г. Тамбов, рецензия на образец по железной дороге. Советская, правовой статус конституционного суда рф дипломная работа архив Тамбовской области (392000, г. Тамбов, ул. Интернациональная, 35);

    Центр документации новейшей истории Тамбовской области (392000, г. Тамбов, ул. Рылеева, 61);

    В состав районных и городских архивов входит архив Мэрии Тамбова. (392000 Как оформить подстрочные сноски в, Коммунальная, 6);

    К ведомственным архивам можно отнести архив управления образования Тамбовской области (Тамбов, Бульвар Энтузиастов, 2).

    Анализ работы архивного отдела Тамбовской области в 1996 - 2006 гг. показывает, что за 10-летний период в сложных социально-экономических и политических условиях удалось сохранить целостность и управляемость архивной отрасли, добиться определенного развития архивной службы, повысить ее роль в решении социально-экономических проблем области.

    Создана областная законодательная база архивного дела, образован Центр документации новейшей истории Тамбовской области, Центр хранения документов по личному составу Тамбовской области, районные и городские архивы получили статус архивов с постоянным составом документов.

    Источниками комплектования архивов стали помимо государственных организаций предприятия и учреждения различных форм собственности. Внедрены договорные отношения с собственниками документов. За истекший период архивами принято на хранение 475 тысяч дел.

    Сохранена материально-техническая база архивов, принимались активные меры по ее укреплению.

    Обеспечены сохранность и государственный учет документов, организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве.

    Архивы стали общедоступными. Активно проводилась работа по включению в научный оборот документов секретного хранения и ограниченного доступа.

    Значительное внимание уделялось использованию документов в интересах государственной власти и местного самоуправления, научных учреждениях, а также физических лиц. Дипломная работа по психологии межличностные отношения 10 лет архивами исполнено около 170 тысяч запросов социально-правового характера.

    Началась работа по на тему формирование культуры поведения детей компьютерных архивных технологий.

    Архивными аннотация на дипломную работу образец бухгалтера активно привлекались внебюджетные средства. Существенно расширился круг социальных льгот и гарантий архивистов.

    Вместе с тем, результаты анализа свидетельствуют о наличии ряда проблем и негативных тенденций в области архивного дела.

    Из-за недостатка финансовых средств оказались невыполненными многие мероприятия, предусмотренные постановлением областной Думы N 680 18 марта 1999 г. "О программе "Развитие архивного дела Тамбовской области (2000-2005 гг.)". Не в полной мере используются правовые нормы во взаимоотношениях государственных, городских, районных архивов с ведомствами, имеются недостатки в учете документов.

    Основными задачами, стоящими перед Архивным отделом Тамбовской области являются:

    Реализация государственной политики в сфере архивного дела на территории Тамбовской области области.

    Осуществление правового регулирования архивного дела в Тамбовской области.

    Контроль за соблюдением законодательства Тамбовской области об Архивном фонде Тамбовской области и архивах. .

    Организация комплектования, хранения, учета использования архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Тамбовской области18.

    Ведение государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти Тамбовской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Тамбовской области, физических и юридических лиц.

    На 01.10 2007 г. в системе архивных органов и учреждений Тамбовской области находится 17 архивных отделов муниципальных администраций и 11 муниципальных архивов, хранящих более 5 тысяч фондов, свыше 1 миллиона 200 тысяч единиц хранения, в том числе более 4 тысяч единиц хранения документов личного происхождения, более 17 тысяч единиц хранения фотодокументов, более 700 единиц хранения фоно и видеодокументов. Это документальное богатство отражает экономическую, социальную и культурную жизнь городов и районов области, историю становления и развития местного самоуправления в Тамбовском крае.

    Свыше шестисот тысяч принятых на хранение дел по личному составу позволяют обеспечить социальные права граждан.

    Сохранность, учет использование архивных документов обеспечивают 165 специалистов, из них имеют высшее образование по специальности "Архивоведение" 13 человек.

    Ежегодно муниципальные архивы предоставляют возможность изучать хранящиеся в них документы большому количеству исследователей: только в 2006 г. с документами муниципальных архивных отделов и архивов работало более тысячи исследователей. В 2006 г. образцы презентаций дипломных работ по дошкольному образованию архивным документам муниципальных архивов было подготовлено 23 выставки, проведено 5 радио и телепередачи, опубликовано 85 статей и подборок документов по социально-правовым запросам было выдано около 30 тысяч архивных справок, подтверждающих трудовой стаж, заработную плату и социальные льготы граждан.

    Архивные отделы и архивы городов и районов Тамбовской области всегда готовы дать необходимую информацию учреждениям и организациям, всем, кто интересуется историей своей малой Родины.

    Показатели Стратегического плана, государственные заказы на оказание архивных услуг населению в 2006 году выполнены в полном объеме. Основные показатели развития архивного дела, в основном, выполнены, за исключением ведения пример доклада по дипломной работе по основным средствам БД. Объем информации, введенной в БД "Архивный фонд", составил 34,4 Дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации (план - 48,0 Мб). Причина - в значительном увеличении объема (на 25% по сравнению с 2005 г) социально-правовых запросов в рамках проводимой Пенсионным фондом Российской Федерации оценкой пенсионных прав граждан, в связи с чем основной бюджет рабочего времени муниципальных архивистов был затрачен на подготовку справок.

    В связи с обострением проблем обеспечения сохранности и учета документально-культурного наследия Российской Федерации большое внимание в 2007 году уделялось вопросам безопасности информационных ресурсов Архивного фонда Тамбовской области. Вопросы обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов регулярно рассматривались экспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов, методическими комиссиями и дирекциями госархивов.

    В Областном и муниципальных архивах осуществлена проверка наличия и физического состояния 49,228 тыс. ед. хр. В историческом архиве по итогам по русскому языку в начальных классах дел, не обнаруженных в ходе проверок в 2001-2005 гг., комиссией Управления по делам архивов снято с наличия 186 дел, продолжена проверка наличия и технического состояния фотодокументов - проверено 2,4 тыс. ед. хр. дубль-негативов.

    Основная работа государственных и муниципальных архивов в области формирования Архивного фонда Тамбовского края была сосредоточена на улучшении ведомственного хранения документов, обеспечения их сохранности, качественного пополнения Архивного фонда края19.

    Проведено уточнение списков организаций-источников комплектования республиканских государственных и муниципальных архивов с учетом паспортизации ведомственных архивов по состоянию на 01.12.2006.

    Организациям-источникам комплектования архивов оказывалась методическая помощь в организации документов в делопроизводстве, разработке нормативно-методических документов, регламентирующих постановку делопроизводства и организацию работы архивов.

    В 2007 году архивными учреждениями области продолжена работа по внедрению в практику работы: "Перечня документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов", "Перечня документов со сроками хранения Центрального банка Российской Федерации", "Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления воинских частей, войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения".

    Архивный фонд пополняется фотодокументами и документами на традиционных носителях владельцев личных архивов. Организованы встречи с выдающимися деятелями науки, культуры, ветеранами войны и труда и др.

    Активизируется роль муниципальных необходимая оборона и крайняя необходимость как центров сохранения истории родного края. Так, в феврале 2007 года на базе муниципального архива Тамбовского района проведена научно-практическая конференция "Взаимодействие архивов и общественности по сохранению кадровая документация темы для дипломной работы наследия: проблемы, опыт инновации по сбору документов личного происхождения", где был представлен опыт муниципальных архивистов по собиранию и сохранению документов.

    Архивы продолжают заключение соглашений о сотрудничестве с негосударственными организациями и территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в части передачи документов негосударственной и федеральной собственности в государственные архивы Тамбовской области. На 01.01.2007 заключено 21 соглашение.

    На государственное хранение принято документов 30,0 тыс. ед., утверждены описи на 30,0 тыс. дел управленческой документации.

    Накопленные информационные ресурсы Архивного фонда Тамбовской области активно используются в практических и научных целях. В приоритетном порядке в течение года осуществлялось информационное обеспечение мероприятий, проводимых органами государственной власти края.

    Значительное внимание архивными учреждениями края уделялось реализации мероприятий государственной программы "Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006-2010 годы" в Тамбовской области.

    Государственные и муниципальные архивы Тамбовской области активно участвовали в мероприятиях, приуроченных к 61 - годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. Организованы документальные выставки, проведены Круглые столы с участием ветеранов Великой Отечественной войны, локальных военных конфликтов, тружеников тыла военных лет, представителей Центра героико-патриотического воспитания "Отечество". В учебных заведениях области на основе архивных документов проведен цикл тематических уроков "Память о героях на все времена"20.

    Одной из важнейших функций государственных и муниципальных архивов является деятельность по социальной защите граждан. В связи с проводимой Пенсионным фондом Российской Федерации оценкой пенсионных прав граждан не уменьшается число запросов социально-правового характера. В 2007 дипломные работы анализ расчетов по кредитам и займам от граждан поступило 18,5 тыс. запросов, с положительным результатом исполнено 15,3 тыс. запросов (84,0%). Увеличилось число тематических запросов.

    Продолжено информационное обслуживание пользователей. В течение года в республиканских государственных и муниципальных архивах занималось 1 357 исследователей. Количество выданных документов составило 33 283 единиц хранения, количество изготовленных копий - 9 775 листов.

    В отчетном периоде продолжалась работа архивных учреждений Тамбовской области по созданию информационно-поисковых систем. Этому во многом способствовало оснащение архивных учреждений современной компьютерной техникой, внедрение использование современных информационных и коммуникационных технологий в области архивного дела. В 2006 году парк компьютерной техники государственных архивных учреждениях пополнился 19 новыми компьютерами, 5 серверами. Подходит к завершению работа по созданию единой информационной сети, которая объединит государственные архивы. Это позволит расширить доступ к документам Архивного фонда Тамбовской области и архивным базам данных.

    Работа в области создания и совершенствования научно-справочного аппарата информационно-поисковых систем осуществлялась в рамках программ государственных архивов по созданию и организация архива в организации дипломная работа научно-справочного аппарата информационно-поисковых систем к документам на 2006 - 2010 гг.

    2.2 Архивный отдел администрации Список тем дипломных работ по менеджменту организации района Тамбовского области

    Архивный отдел администрации Тамбовского района, Тамбовской области является структурным подразделением Администрации без образования юридического лица, дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации угловой штамп, по распоряжению Администрации может иметь печать с изображением герба Российской Федерации.

    Отдел образуется постановлением Администрации. Отдел является уполномоченным Администрацией органом исполнительной власти местного самоуправления, обладающим собственной компетенцией и осуществляющим деятельность в области зачем нужно приложение в дипломной работы дела.

    Финансирование и материально - техническое обеспечение Отдела осуществляется Администрацией, целевой объем ассигнований на содержание Отдела предусматривается в ее бюджете. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела может также производиться за счет субвенций и материальных средств, предоставляемых бюджетами других уровней для исполнения полномочий.

    Отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, законом РФ " Об архивном деле в Российской Федерации", законом РФ "Об общих принципах организации местного самоуправления рамка по гост для дипломной работы Российской Федерации", Уставом администрации Тамбовского района, иными законодательными и правовыми актами РФ и области, постановлениями и распоряжениями Администрации, Положением об архивном отделе администрации Тамбовского района. Положение об Отделе утверждается Администрацией по согласованию с архивным отделом Тамбовской области. Отдел организует выполнение возложенных на него функций непосредственно и архивным отделом Тамбовской области. Реорганизация и ликвидация Отдела осуществляется Администрацией в установленном порядке

    Источник: http://www.uchit.net/catalog/Buhgalterskiy_uchet_i_audit/143510/

    Содержание

    Введение. 3

    1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. 5

    1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов. 5

    1. 2 Размещение документов в хранилище. Топографирование. 10

    2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. 12

    2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищ. 12

    2. 2 Проверка наличия и состояния дел. 15

    2. 3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования 18

    3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов. 21

    3. 1 Проверка физического состояния документов. 21

    3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивных. 23

    документов. 23

    Заключение. 26

    Библиографический список литературы. 27

    Приложение. 28


    Введение

    Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

    Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.

    Задачей архивистов остаётся сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.

    Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

    Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность

    Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

    Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

    - строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

    - созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

    - применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

    Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

    Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

    1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.

    2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

    3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.

    1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

    1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов

    Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки дипломная работа обязательное страхование в рф тому подобное).

    Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном дипломная работа по уголовному праву специальный субъект преступления (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), пример доклада для защиты дипломной работы по психологии также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

    Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.[2]

    Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

    Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.

    Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.

    Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные как написать дипломную работу каким шрифтом агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

    Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.

    Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов педагогическое сопровождение в доу дипломная работа прямого попадания солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

    Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

    Защита архивных документов от разрушающего действия естественного искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

    Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией. [2]

    Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.

    Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

    Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

    Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

    Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

    Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.

    В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на:

    1) бумажных носителях - температура +17 - +19оС, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;

    2) черно-белых пленочных носителях - температура +15оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

    3) цветных пленочных носителях - температура +2 - +5оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

    4) электронных носителях - температура +15 - +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.[9]

    В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание здания и увлажнение (осушение) воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+-5.С) и относительной влажности воздуха (+-10%) не допускаются.

    Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

    Контрольно-измерительные приборы температурно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в отдалении от отопительных и вентиляционных систем. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

    Помещения хранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.

    Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

    Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

    Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим дипломная работа на тему развитие физической культуры и спорта на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом их эффективное заземление).

    Каждая единица хранения аудиовизуального или дипломный проект на тему автоматизация технологических процессов документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

    Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п. ). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в не разобранных кипах.

    Средства хранения устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания источникам тепла.

    Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами – 120см; средствами хранения – 75см; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения – 75см; стеной и торцом средства хранения – 45см; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см.[2]

    1. 2 Размещение документов дипломные работы по английскому языку идиомы хранилище. Топографирование

    Размещение документов в хранилищах должно быть рациональным. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.[6]

    Для оперативного поиска документов в архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива:

    - описи дел и заменяющие их номенклатуры дел;

    - предметные, предметно-тематические картотеки;

    - картотеки по личному составу;

    - указатели;

    - исторические справки;

    - обзоры документов.

    Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу.

    Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.

    В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).

    Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз слева направо.

    В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. На ней указывается название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания (см. Приложение 1).

    Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.

    Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схеме размещения фондов.


    2. Применение специальных средств хранения и перемещения как выучить дипломную работу за 3 дня. 1 Порядок выдачи дел из хранилищ

    Дела выдаются из хранилищ:

    - для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное хранение);

    - для проведения архивных работ дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации документами.

    Дела, содержащие ветхие документы, особо ценные документы, для использования из хранилищ не выдаются, вместо них выдаются копии. Выдача дел из хранилищ и приём их обратно производятся хранителем фондов.

    Архивные документы выдаются дипломная работа по развитию связной речи у детей старшего дошкольного возраста архивохранилища на срок: до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель); до трех месяцев - фондообразователям; до шести месяцев заработная плата как объект исследования дипломной работы судебным, правоохранительным иным уполномоченным органам.

    Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

    Выдача дел из хранилищ оформляется соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации, осуществляет работник читального зала.[7]

    Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат: уникальные документы и особо ценные документы; архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы; несброшюрованные архивные документы; дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей; дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые по психологии в начальных классах гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.

    Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

    На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.

    Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации использования документов.

    Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации архивных документов; сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов; полистную проверку архивных учет затрат на ниокр дипломная работа - в установленных случаях.

    Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов особо охраняемые природные территории реферат 2017 проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

    При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с пример рецензии на дипломную работу в туризме шифром.

    В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке на тему увеличение объемов продаж по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

    При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

    При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

    Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

    Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.

    Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

    2. 2 Проверка наличия и состояния дел

    Цель проверки наличия и состояния дел в архивах – установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям итоговым записям в описях; выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.

    Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

    В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится [2]:

    - уникальных документов - ежегодно;

    - особо ценных документов на бумажной основе - один раз в доклад по слайдам на дипломную работу лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);

    - аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;

    - кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.

    Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).

    В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

    В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки дипломная работа формирование использование прибыли организации и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов. дипломная работа бухгалтерский учет анализ и аудит ооо наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2 человек.

    До начала работы устанавливается полнота учётных документов по проверяемому фонду, учётные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путём сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, индекс дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, указанных в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путём визуального осмотра дела.

    Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно, листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.

    При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные дела других фондов; изымать дела, не внесенные в опись; сообщать заведующим архивохранилищем о делах, заражённых биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесённые в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается.

    По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.

    На основании итоговых записей в листах (листе) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте как выровнять содержание к дипломной работе также количестве дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов (см. Приложение).

    Одновременно с актом проверки могут составляться в случае необходимости справки о технических ошибках при подсчётах, акты обнаружения неучтённых дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.

    Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплёта, реставрации, передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.

    Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.

    В ходе розыска необходимо[8]:

    - изучить учетные документы по выдаче дел из хранилища;

    - проверить правильность итоговой записи в описи, по которой числятся необнаруженные дела, так как могли быть допущены технические ошибки в порядковой нумерации дел, а при составлении итоговых записей пропущенные и литерные номера не были дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации проанализировать заголовки необнаруженных дел в описях дел, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды или включенные в другую опись данной организации, но под речь для защиты дипломной работы видео номером;

    - изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-технической обработке, сверить их с описью, по которой проводилась проверка;

    - организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих организациях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи;

    - проверить акты приема-передачи дел в архив из организаций;

    - изучить акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование.

    На дела, найденные раздаточный материал к дипломной работе на примере ходе розыска, составляется справка, которая подписывается руководителем архива. В справке обязательно указывается место обнаружения дел, числящихся необнаруженными (были выданы во временное пользование без составления соответствующего документа, найдены в организации, объединены с другими делами и т.д.). Найденные дела подкладываются на место. В карточке учета необнаруженных дел делается запись "найдено" с указанием даты и номера справки. Карточка изымается из картотеки необнаруженных дел, переставляется за дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации и хранится до минования надобности.

    На дела, отсутствие которых является обоснованным, составляется справка о результатах розыска со ссылкой дипломная работа по государственное и местное управление документы, подтверждающие причины их отсутствия (переданы на постоянное хранение, выделены к уничтожению, но не были своевременно сняты с учета и т.д.).

    На дипломный проект ресторана азиатской кухни документы, пути розыска которых исчерпаны, составляются акт о не обнаружении дел и подробная справка о проведении работ по розыску. Проверка наличия и состояния дел считается завершённой после внесения изменений в учётные документы проверяющегося фонда.

    2. 3 Как мне избавиться от этой дипломной работы страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования

    Страховой фонд – это совокупность страховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный из соответствующего типа фотоплёнке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда».[5]

    Страховой фонд создаётся в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовске Тюменской области).

    Очередность страхового копирования определяется отзыв и рецензия на дипломную работу кто пишет учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

    Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

    При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.

    Страховое копирование уникальных идея для дипломной работы по программированию и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

    Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

    Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

    Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в сенсорное развитие детей 3 4 лет дипломная работа других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).

    Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:

    - для архивных документов на бумажной основе - одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;

    - для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;

    - для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;

    для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте;

    для видеодокументов - одну копию в формате VHS.

    Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.

    В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.


    3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов

    3. 1 Проверка физического состояния документов

    Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. В идеальных условиях организация работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии документов.

    В основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход. Приоритетными могут являться следующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды, пены при тушении пожара и т. д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и т.д.)

    Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая работа, которую нужно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе.

    Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами:

    1) сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода - дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток - большие временные затраты;

    2) выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство - временные затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток - дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;

    3) попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в социальная работа с дезадаптированными подростками и детьми дипломная работа выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.

    Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на «возраст» документа (год его создания), дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации помогает судить о природе бумаги и текста. При оценке текста обращают внимание на способ его дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации, цвет текста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения.

    Проверка и оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т. п.) Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.

    Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

    Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточке учета технического рецензия на по теме международное право видеодокумента.

    Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.

    Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

    3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивныхдокументов

    Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

    Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются [4]:

    - дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и дипломная работа на тему аудит расчетов с поставщиками архивных дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

    - воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;

    - переплет архивных документов;

    - обеспыливание архивных документов;

    - обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

    Аудиовизуальные и электронные дипломная работа на тему ремонт двигателя легкового автомобиля в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

    а) архивные документы на магнитной ленте:

    - очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

    - замене пересохших и покоробленных склеек;

    - оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;

    - перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;

    б) архивные документы на дисковых носителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;

    в) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

    - обеспыливанию;

    - удалению восковых, жировых иных загрязнений;

    - укреплению склеек и просечек;

    - ремонту перфорации;

    - переделке грубых, коробленных заплат и склеек;

    - ремонту поврежденных полей кадров.

    Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке.

    Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

    Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.

    К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. учет труда и расчетов с персоналом 2015 меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении как оформить акт внедрения в документов биологическими вредителями.

    Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.


    Заключение

    Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

    В результате проведённого исследования по теме "Организация архивного фонда Презентация к образец по заработной плате можно сделать ряд выводов:

    Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

    - комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

    - комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

    Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.

    Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:

    - создание оптимальных условий хранения документов;

    - размещение документов в хранилищах, топографирование;

    - соблюдение порядка дипломная работа холодные и горячие закуски дел из хранилища;

    - проверка наличия и состояния дел;

    - создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

    - обеспечение физико-химической сохранности документов.


    Библиографический список литературы

    Источники

    1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

    2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ
    от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

    3. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов федеральных органов исполнительной власти, дипломная работа добровольный отказ от совершения преступлений Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»».

    4. ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.

    5. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2002.

    Литература

    6. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2

    7. Правительство обсуждает вопросы сохранности использования архивов //Отечественные архивы. - 2001.- № 1.

    8. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.

    9. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. недостатки замечания в дипломной работе пример № 2.

    Приложение

    Форма акта проверки наличия и состояния дел

    Утверждаю

    Официальное наименование Наименование должности

    вышестоящего органа руководителя организации

    ___________ Расшифровка

    Официальное наименование (личная подпись) подписи

    Организации Дата

    АКТ N___

    Место составления

    Проверки наличия и состояния дел архивного фонда N____

    Настоящий акт составлен комиссией в составе _____________________

    (ФИО председателя и членов комиссии) в связи с

    _______________________________________________.

    (основание)

    Проверкой установлено, что:

    1. Всего числится по описям дел _______________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных ________________________________

    (Официальное наименование уполномоченного органа) (цифрами и прописью)

    2. Всего не оказалось в наличии __________________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных _____________________________________________ __________________дел

    (Официальное наименование уполномоченного органа) (цифрами и прописью)

    3. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам, _________________дел.

    4. Оказалось в наличии по данному архивному фонду ____________ дел.

    5. Имеется неописанные ________________ дела.

    6. Всего по архивному фонду имеется в наличии ________________дел,

    из них:

    1) использование информационных технологий на уроках дипломная работа дезинфекции __________________ дел;

    2) требующих дезинсекции __________________ дел;

    3) требующих реставрации __________________ дел;

    4) требующих переплета и подшивки __________________ дел;

    5) требующих восстановления затухающих текстов ____________дел;

    6) неисправимо поврежденных ___________________ дел;

    7) выданных во временное пользование __________________ дел.

    7. __________________________________________________________

    (Общая характеристика состояния и условий хранения документов. _________________________________________________________________.

    Основные отрицательные явления в состоянии и темы для дипломных работ на примере малого бизнеса хранения документов)

    Проверку проводили:

    Председатель комиссии _________________Расшифровка

    (личная подпись) подписи

    Члены комиссии _________________Расшифровки

    (личные подписи) подписей

    Дата

    Источник: http://www.bestreferat.ru/referat-143789.html

    ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПРОФЕССИОНАЛНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «Усинский политехнический техникум» Громова Юлия Николаевна Специальность: 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение Курс III,группа ДОУ - 03 ДИПЛОМНАЯ РАБОТА Тема: « Обеспечение сохранности документов при основных видах архивных работ» Руководитель работы: Болдарева Оксана Юрьевна Рецензент: Курьязов Алишер Исмайлович Цель Рассмотреть основные аспекты архивного хранения документов и порядок их использования.

    1.Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.

    2.Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

    3.Исследовать методику обеспечения физико материал и методика исследования в дипломной работе химической сохранности документов/ 4.Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов Задачи Структура В введении отображается общая информация о сохранении документов при основных видах архивных работ, о комплексе мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов В введении отображается рецензия на дипломную работу по юриспруденции компенсация морального вреда информация о сохранении документов при основных видах архивных работ, о комплексе мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов В основной части содержится две главы: Глава 1 Общая характеристика основных видов сколько будет стоит курсовая и работ состоит:- Организация архивного хранения документов;- Обеспечение сохранности документов при их использовании;- Реставрация и консервация документов;- Подготовка и проведение выставок документов;- Перемещение документов.

    Глава 2 Обеспечение сохранности документов на предприятии состоит:- Краткая характеристика предприятия;- Организация рабочего места архивариуса;- Охрана труда и меры безопасности.

    В основной части содержится две главы: Глава дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации Общая характеристика основных видов архивных работ состоит:- Организация архивного хранения документов;- Обеспечение сохранности документов при их использовании;- Реставрация и консервация документов;- Подготовка и проведение выставок документов;- Перемещение документов.

    Глава 2 Обеспечение сохранности документов на предприятии состоит:- Краткая характеристика предприятия;- Организация рабочего места архивариуса;- Охрана труда и меры безопасности.

    Заключение состоит из подведения итогов и выводов по теме « Обеспечение сохранности документов при основных видах архивных работ» Заключение состоит из дипломная работа на тему декоративная композиция итогов и выводов по теме « Обеспечение сохранности документов при основных видах архивных работ» В разделе список литературы отображается информация о материалах используемых для написания данной дипломной работы (сайты, книги, статьи, законы…) В разделе список литературы отображается информация о материалах используемых для написания данной дипломной работы (сайты, книги, статьи, законы…) В разделе «Приложения» находятся бланки документов, используемые в архиве.

    ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ ВИДОВ АРХИВНЫХ РАБОТ Организация архивного хранения документов - это комплекс мероприятий включающий : размещение документов, контроль за их движением, физико – химическим состоянием, копирование с целью создания страхового фонда, восстановление первоначальных свойств и внешних признаков документов, создание условий исключающих их утрату.

    Организация архивного хранения документов Требования к зданиям архива Режимы хранения документов ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ ВИДОВ АРХИВНЫХ РАБОТ Организация архивного хранения документов не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением Требования к зданию архива должны быть изолированы от остальных помещений здания должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания должно быть удалено дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов При выборе здания следует учесть следующие обособленные помещения: 1) архивохранилище;

    2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

    3) помещение для использования документов;

    4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

    ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ ВИДОВ Управление персоналом на производстве дипломная работа РАБОТ

    Обеспечение сохранности документов при основных видах архивных работ

    English    РусскийПравила

    Источник: https://ppt-online.org/5330

    Курсовая работа

    Обеспечениесохранностиархивныхдокументов

    Белгород2008

    Содержание

    документ архивхранение

    Введение

    1.Историязаконодательства и основы обеспечениясохранности документов архива

    2.Устройство,оборудование и эксплуатация помещенийархива

    3.Режимыхранения документов

    4.Топографированиеи учет движения документов

    5.Хранениедокументов в электронной форме

    Заключение

    Примечание

    Библиографическийсписок

    Введение

    Актуальность темы. Документыявляются информационной основойдеятельности организации, посколькуименно в них сосредоточено более 80% ееинформационных ресурсов. При архивномхранении документов они в той или иноймере подвергаются воздействию различныхфакторов, которые вызывают необратимоеизменение свойств материалов – старение.Массовым разрушением документов,находящихся на длительном храненииобусловлена актуальность проблемыобеспечения сохранности и консервациифондов. В Российской национальнойбиблиотеке около 25% книг требуетконсервации. Аналогичная ситуациянаблюдается в других библиотеках России.

    Библиотечные, музейные и архивныефонды содержат издания и рукописи,выполненные, в основном, на бумаге,неуклонно разрушающейся в процессехранения использования. Цель хранения– снизить воздействие неблагоприятныхфакторов и увеличить долговечностьдокументов. В различных странах мираведется интенсивный поиск современныхтехнологий обеспечивающих сохранностьпамятников культуры на бумажныхносителях.

    В настоящее время в архивах нашейстраны хранится огромное количестводокументов, свидетельствующих омногогранной деятельности народа.Обеспечение их длительной сохранностиявляется первоочередной задачейработников архивов. О важности этойпроблемы говорят и соответствующиепостановления нашего правительства.

    Целью работы является выяснитьоптимальные условия для обеспечениясохранности архивных документов.

    Цель работы определяет следующиезадачи:

    1. Изучить историю законодательства и основы обеспечения сохранности

    документов архива

    1. Рассмотреть устройство, оборудование и эксплуатацию помещений архива

    2. Показать различные режимы хранения документов

    3. Проанализировать топографирование и учет движения документов

    4. Обратить внимание на хранение документов в электронной форме

    Объектом исследования являютсяархивные документы, их место и значениеих сохранности в истории государства.

    Предмет исследования – системаобеспечения сохранности

    документов архива

    Степень изученности темы

    Существует множество исследований,которые раскрывают различные аспектыданной темы. Каждый автор показываетситуацию со своей точки зрения. Этопозволяет нам взглянуть на полученнуюинформацию с различных сторон, чтоспособствует получению более объективногознания по данному вопросу.

    Горфейн Г.М.1 в своемисследовании «Архивоведение» показываетне только условия сохранности архивныхдокументов, но историю архивного делав России, а так же организацию документови дел Архивного фонда РоссийскойФедерации.

    Труды Охотникова А.В.2«Документоведение и делопроизводство»обращает внимание на классификациюдокументов, системы документаций,документную коммуникацию и документнуюдеятельность, где рассматриваетсяхранение документов. Статьи АлексеевойЕ.В.3 «Архивоведческие аспекты вделопроизводстве: обеспечение сохранностидокументов архива и организация иххранения» послужили информационнойбазой для раскрытия заявленной темы. Вданных статьях очень широко освещенатема обеспечения сохранности документов.

    1.Историязаконодательства и основы обеспечениясохранности документов архива

    Архивы недостаточно собрать –не менее важно обеспечить сохранностьдокументов. К сожалению, вся историяразвития архивной сферы в нашей страненасыщена безвозвратной гибельюдокументов. Причиной этого явились нетолько стихийные бедствия, но и оченьчасто безответственное, бездумноеотношение к документам, в дипломная работа на тему телязиоз крс числе исо стороны государства, выступавшегов качестве организатора «макулатурныхкампаний». Среди граждан так дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации бытуетмнение о «бесполезности бумаг», о«пыльном архиве» - (а ведь архив в идеаледолжен быть обеспылен) как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человеклично сталкивается с необходимостьюполучить какую-либо справку из архива,от которой зависит его социальное,материальное и прочее благополучие, онначинает понимать всю важность архивов.К сожалению, в 1990-е годы ХХ века былиутрачены многие ценные документыликвидируемых фирм, банков, в том числедокументы по личному составу, необходимыедля защиты прав интересов их сотрудников4.

    Но ведь архивы это еще и уникальныехранилища сведений о прошлом нашейстраны и наших предков. Как часто всегоодин сохранившийся документ можетпоменять наше представление и знаниео чем-либо или о ком-либо. Это только вроманах «рукописи не горят», в жизнивсе прозаичнее и трагичнее – горят,гибнут и в наши дни. Нет дипломная работа отчетность кадровой службы в 2017 страшнее,чем потерять память, забыть свои корни– это в равной мере страшно и дляотдельного человека, и для целых народов.Вот почему призыв, прозвучавший в начале20-х годов ХХ века – «Сохраняйте архивы!»- столь же актуален и сегодня.

    Необходимость сохранения архивныхдокументов и ответственность за ихгибель закреплена в законе. И за этимстоит давняя правовая традиция. Судебник1550 года предусматривал такое суровоенаказание как битье кнутом за порчу«государственных дел». Однако в петровскиевремена на смену наказанию телесномуприходит наказание рублем – пеня: «Абуде впредь какие помеченные выпискии указы начнут держать в каком небрежении,или что потеряют, или челобитчикам икому какое дело как сделать ссылку на википедию в без указупоказывать (будут) или списывать дадут,и про то по указу Великого государябудет учинен розыск со всякою жесточью,а по розыску виноватым наказаниенещадное, по вине и по делу смотря, илидоправлены будут пени большие».

    В советские времена закон такжебыл строг к архивистам. Положение о ГАФСССР 29 марта 1941 года также угрожалоуголовной ответственностью за гибельи хищение документов, а также заразглашение секретных сведений издокументов.

    Одним из первых специальныхЗаконодательных актов по проблемамзащиты архивных документов стал ЗаконСССР «Об охране использовании памятниковистории и культуры» от 29 октября 1976года. Закон подчеркивал, что памятникиистории и культуры являются достояниемнарода и составляют неотъемлемую частьмирового культурного наследия5.К числу этих памятников закон относити документальные памятники.

    В Основах законодательства РФ«Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано:«Собственники документов, отнесенныхк составу Архивного фонда РоссийскойФедерации, обязаны обеспечить ихсохранность. На особо ценные и уникальныедокументы создаются страховые копии».Таким образом, учреждение обязаносохранять документы независимо от формысобственности на них.

    Помимо административнойответственности за нарушение правилхранения архивных документов, ихуничтожение, хищение и гибель предусмотренауголовная ответственность. В Уголовномкодексе РФ (1996 года) есть несколькостатей, устанавливающих ответственностьза эти правонарушения: ст. 164 – «Хищениепредметов, имеющих особую ценность»;ст. 284 – «Утрата документов, содержащихгосударственную тайну»; ст. 324 –«Приобретение или сбыт официальныхдокументов и государственных наград»и другие статьи.

    В соответствии с Положением оФедеральной архивной службе России(1998 год) обеспечение сохранностидокументов – одна из важнейших функцийархивных учреждений6.

    Специалистам решившим связатьсвою профессиональную деятельность актуальность исследование темы в дипломной работе, необходимо знать основыобеспечения сохранности документов.Система мер по организации хранениявключает в себя следующие направления:

    1. обеспечение физико-химической сохранности документов;

    2. создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;

    3. учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;

    4. копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

    5. консервация документов.

    2.Устройство,оборудование и эксплуатация помещенийархива

    Следует помнить, что документыхранятся в архиве для того, чтобы имипользоваться в течение тех сроков, покаони представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40,75 лет, века. Весь период хранения документыдолжны быть ограждены от неблагоприятныхусловий, порчи их физической основы инанесенного на них текста, а так же отхищений и потерь по небрежности.

    Первым требованием созданияоптимальных условий хранения документовявляется наличие здания, отвечающегопо всем параметрам обеспечению ихсохранности. Для государственных архивовстроятся специальные здания. Чаще всегоприменяются типовые проекты, разработанныедля архивов с различным объемомдокументов7.

    В том случае, если здание архивасооружается дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации, его строительствои эксплуатация должны осуществлятьсяс соблюдением требований пожарнойбезопасности, предусмотренных ГОСТ12.1.004-76 «Инструкцией по проектированиюархивов», «Противопожарными нормамипроектирования зданий и сооружений»,правилами инструкциями по пожарнойбезопасности в учреждениях Федеральнойархивной службы. Если выделяется здание(помещение) для переоборудования подархив, признать его годным можно толькопосле экспертизы. Экспертная комиссияв составе всех профильных служб (архивных,пожарных, санитарных, охранных) внимательноизучает площадь выделенного помещения;расположение данного помещения в здании(этаж); месторасположение здания;состояние физико-химической средыпомещения. По этим критериям должныполучить конкретные данные. Еслиустановлено соответствие помещениевышеперечисленным критериям, составляетсяакт, который подписывают все членыэкспертной комиссии8.

    Требования, предъявляемые кпомещениям архива, зафиксированы всовременных нормативных и методическихдокументах, прежде всего в Основныхправилах работы архивов организации,а также ряде ГОСТов и методическихразработок. Условия хранения документовдифференцируются в зависимости отсостава документов (кино, фото, видео,фоно) архива и носителей информации(бумажные, пленочные и др.). Есть общиетребования к помещению архивохранилища.Прежде всего, нужно знать, что недопустимодля архивных помещений:

    1. помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;

    2. поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;

    3. поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации пылью

    4. архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели – как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.

    Основные площади здания отводятсяпод хранилища; они изолируются отчитального зала и административныхпомещений. Кроме них обязательны: комнатадля приема и разбора поступающих дел;комната для документов, пораженныхвредителями (изолятор); рабочие комнатыдля сотрудников; читальный зал с отдельнойкомнатой для временного хранениядокументов; помещение для обезвреживаниядокументов с автономной вытяжнойвентиляцией, где при необходимостиможет быть установлена дезинфекционнаякамера; комнаты для реставрации ипереплета документов и другое9.

    Хранилище организуется визолированном помещении. К хранилищупредъявляются наиболее строгиетребования:

    1. совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

    2. не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;

    3. помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;

    4. внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов;

    5. в цели и задачи технолога общественного питания хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;

    6. помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

    7. электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

    8. хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;

    9. вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;

    10. размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;

    11. лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов10.

    Размещение документов в хранилищесвязано не только с обеспечением ихсохранности, но и возможного быстрогопоиска в целях использования. Хранитьдокументы на полу, подоконнике и в неразобранных кипах не допускается. Вхранилищах устанавливаются стационарныеметаллические стеллажи (возможныдеревянные, обработанные огнеупорнымсоставом), для хранения особо ценныхдел и учетных документов – сейфы иметаллические шкафы. Порядок установкистеллажей следующий: ширина главныхпроходов (между рядами стеллажей) – 120см; проходы между стеллажами – 75-80;расстояние между стеной и параллельнымей стеллажом – 75; расстояние междустеной и торцом стеллажей – 45; расстояниеот пола до нижней полки – 20; а в цокольныхэтажах – 30 см. Стеллажи устанавливаютсяперпендикулярно к стенам с оконнымипроемами и отопительной системой. Такойпорядок установки стеллажей обеспечиваетщадящий температурный и световой режимыхранения дел.

    Размеры стеллажа: высота порядок выполнения курсовой и дипломной работы см, ширина одностороннего стеллажапри горизонтальном хранении коробок исвязок – 35-40, расстояние между полкамипо высоте – 40 см; при вертикальномхранении ширина одностороннего стеллажа– 25-30 см; расстояние между полками – 35см.

    Если помещение архива имеетвысоту более 4 м, то для рациональногоиспользования площади целесообразноустанавливать двухъярусные стеллажис межъярусными перекрытиями и удобнымилестницами с перилами, обеспечивающимибезопасность работ. Для хранениядокументов большого формата (калек,карт, планов) изготавливают специальныестеллажи.

    Эффективная эксплуатацияпомещений зависит от правильногоопределения назначения служебныхпомещений, помогающего в работе сдокументами, и от рационального размещениядокументов в оценка финансово хозяйственной деятельности предприятия. Для удобстваи быстроты работы в хранилищах применяютсяоткидные и легкие передвижные столики,устойчивые и легкие стремянки.

    Электропроводка в хранилищахдопускается только скрытая или в газовыхтрубах, осветительная арматура –полугерметическая; распределительныещиты и отключающие рубильникиустанавливаются вне хранилища11.

    Эффективная эксплуатацияпомещений зависит от правильногоопределения назначения служебныхпомещений, помогающего в работе сдокументами, и от рационального размещениядокументов в хранилищах.

    Если хранилище предназначенонепосредственно для сохранениядокументов, то в архиве желательноотвести помещения для их использования.Они должны обеспечивать нормальнуюработу читателей исследователей. Впомещениях должны быть расположенычитальный зал для работы с документамиразличных размеров и дипломная работа на тему безопасность дорожного движения, а так жеследующие основные участки: выдачидокументов исследователям;информационно-поисковых систем;временного хранения документов в периодих использования12.

    В каждом архиве разрабатываетсяплан эвакуации документов при чрезвычайныхусловиях (пожар, затопление и др.). Вплане должна быть предусмотренапервоочередная эвакуация особо ценныхдокументов и дел постоянного хранения.

    Не только само здание (помещение),но и средства внутри как правильно оформлять список литературы в образец имеет значениедля обеспечения сохранности документов.Параметры этой среды определяютсясоблюдением режимов хранения.

    3.Режимыхранения документов

    Под технологией хранениядокументов понимают комплекс мероприятий,направленных на обеспечение сохранностидокументов в процессе хранения. К числуэтих мероприятий относят физико-химическуюобработку документов, созданиеоптимального режима их хранения,реставрацию документов, изготовлениегарантийных копий.

    Существуют следующие режимыхранения:

    1. световой;

    2. температурно-влажностный;

    3. противопожарный;

    4. охранный.

    Световой режим

    Свет несет с собой энергию, подвлиянием которой в освещаемых материалахпротекают фотохимические реакции,вызывающие изменение их первоначальныхсвойств. Бумага под действием светабуреет и теряет механическую прочность,так как в ней протекаю значительныеизменения. Выцветают от света и многиетексты. Для материалов опасен какестественный, так искусственныйсвет13. Постоянное хранение должноосуществляться в темноте. Освещениехранилищ и документов солнечным светомне допускается.

    Естественное освещение в хранилищедопускается только при наличиисветорассеивателей, автоматическихрегуляторов светового потока, защитныхфильтров, жалюзи. Для защиты документовот света применяют хранение в переплетах,папках, коробках, дипломная работа на примере филиала сбербанка. Для искусственногоосвещения в хранилищах применяют лампынакаливания в закрытых плафонах сгладкой наружной поверхностью.

    Уровень освещенности в диапазоневидимого спектра не должен превышать:на вертикальной поверхности стеллажана высоте 1 м от пола – 20-50 люкс (лк), нарабочих столах – 100 люкс. Освещенностьизмеряется специальным прибором –люксметром типа Ю-16.

    Самым светлым местом архивадолжен быть дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации зал. Наименьшаяосвещенность помещений от общегоосвещения должна составлять 300 люкс нарасстоянии 0,8 м от пола в горизонтальнойплоскости. Кроме того, на столах читателейдолжны быть установлены настольныелампы. Однако в помещениях для временногохранения по возможности должен соблюдатьсясветовой режим, как в хранилищах14.

    Температурно-влажностный режим

    Температура и влажность –основные факторы, обеспечивающиесохранность архивных фондов. В помещенияххранилищ должен поддерживатьсяоптимальный для документовтемпературно-влажностный режим,учитывающий их специфику.Температурно-влажностный режим определяетмикроклимат данного помещения.

    Микроклимат зависит от климатическихособенностей района расположения зданияи характеристик здания. Для микроклиматапомещений типичны погодно-климатическиеизменения инерционность их проявления.Микроклимат документов – условныйтермин, характеризующий температурно-влажностноесостояние документов в условиях иххранения, использования, транспортировки15.

    Благоприятный микроклиматдокументов создается при положительнойтемпературе и относительной влажностивоздуха 30-60%. В этих условиях:

    1. появляются оптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальная прочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация);

    2. наблюдается стабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая ответная реакция на резкие изменения комнатного темы дипломных работ по менеджменту в спорте возможность поражения бумаги плесневыми грибами;

    3. обеспечивается оптимальная скорость химического старения бумаги и текста;

    4. резко снижается скорость механодиструкции бумаги при резких изменениях комнатных условий. Область изменений относительной влажности воздуха 30-60-30% называется нормальной стабильной климатической зоной и считается наиболее безопасной для длительного хранения бумажных документов16.

    Оптимальный температурно-влажностныйрежим зависит, прежде всего, от типаносителей информации преобладающих вархиве. Например:

    1. бумажные документы: температура – 17-19С, относительная влажность воздуха – 50-55%;

    2. документы на пленочных носителях (фото- кино- фоно- видеодокументы): температура – 15С, относительная влажность воздуха – 40-55%;

    3. документы на магнитных носителях (пленки, диски): температура – 15-20С, относительная влажность воздуха – 50-65%.

    Область изменения относительнойвлажности воздуха 0-30-0% соответствуетусловиям так называемой дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации нестабильнойклиматической зоны. При низкой влажностибумага становится излишне жесткой,сильно реагирует на изменение климата,разрушение от физико-механическогостарения износа увеличивается. Возможнанеобратимая частичная утрата придлительном высушивании бумаги.

    Область изменений относительнойвлажности воздуха 60-100-60% называют влажнойнестабильной климатической зоной. Сповышением влажности растет гибкость,но одновременно падает прочность бумагина разрыв. Увеличивается активнаяответная реакция бумаги на любыеизменения климата. Значительно возрастаетскорость химического старения бумагии текста, наблюдается расплываниеводорастворимых текстов и ослаблениеих контраста. При влажности больше 65%создаются благоприятные условия дляплесневения документов: вероятностьплесневения по мере повышения влажностиот 65 к 100% быстро нарастает. Крайне важночтобы при постоянном система договоров в гражданском праве россии дипломная работа документымаксимум времени пребывали в условияхнормальной климатической зоны и минимум– в сухой или влажной зоне.

    Не должно быть резкого колебаниятемпературы и влажности в помещениях,так как это разрушает носитель информации.Именно поэтому архивные документы,поступившие после длительнойтранспортировки, не сразу размещают вхранилище, а оставляют на некотороевремя в специальном помещении дляакклиматизации17.

    Для того чтобы определитьсоответствует ли температура и влажностьв выбранном помещении требованиямоптимального температурно-влажностногорежима в архивах проводитсяконтрольно-климатическая работа. Ееосновная цель – получение постояннойинформации о климатических условияххранения. дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации контрольосуществляется по трем климатическимпараметрам: температуре, относительнойвлажности и абсолютной влажностивоздуха. Для измерений используютсяспециальные контрольно-измерительныеприборы.

    В кондиционируемых помещенияхизмерения проводятся и фиксируются вспециальном журнале раз в неделю, впомещениях с нерегулируемым климатом– два раза в неделю, при нарушенияхрежима хранения – эвакуация, затоплениеи др. – ежедневно.

    Самый верный способ установленияв хранилище фиксированного оптимальноготемпературно-влажностного режима –оборудование хранилища системамикондиционирования воздуха, то естьиспользование кондиционеров. В помещенияхс нерегулируемым климатом должныосуществляться мероприятия по оптимизациитемпературно-влажностного режимахранения документов с применениемтехнических средств увлажнения илиосушения воздуха, рациональногопроветривания и отопления хранилищ.

    Санитарно-гигиенический режим.

    Санитарно-гигиенический режимподразумевает под собой комплекстребований направленных на поддержаниечистоты, понятие и время отдыха дипломная работа появление плесени,грибка, пыли и особенно насекомых игрызунов. Для этого в хранилище следуетнеукоснительно соблюдать следующиетребования:

    1. Постоянная циркуляция воздуха, исключение непроветриваемых зон.

    2. Защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

    3. В хранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

    4. Недопустимо хранение и использование продуктов питания.

    5. Систематически проводить влажную уборку – при дипломная работа о проектной деятельности в доу вода не должна попадать на документы. Однако влажная уборка в хранилищах с небольшой кубатурой может существенно влиять на влажность воздуха. Поэтому, приступая к такой уборке, необходимо знать влажность воздуха в хранилище. При влажности ниже нормы влажную уборку можно производить ежедневно. При высокой влажности уборка пола насухо отжатой тряпкой допускается не чаще одного раза в неделю18. Не реже одного раза в год проводить обеспылевание стеллажей, шкафов, средств хранения.

    6. Не реже одного раза в год обрабатывать растворами антисептиков полы, подоконники, плинтусы, цокольные части стеллажей – при этом растворы не должны попадать на документы.

    7. Два раза в год документы выборочно подвергать обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков19.

    Пыль может быть причинойфизического и химического разрушениядокументов, а так же содержать спорыгрибов и яйца насекомых. Можно выделитьдве основные причины образования пылив хранилище: внутреннюю (естественнаяэрозия стен, пола, бетонных перекрытий,упаковочных материалов) и внешнюю(проникновение пыли из вне). Соответственноэтому для предотвращения ее появленияследует применять различные средствазащиты.

    Для устранения внутренней причиныобразования пыли стены, потолок,перегородки и стеллажи необходимопокрывать особо прочным, огнеустойчивым,не распыляющимся с течением времениматериалом. Не следует допускать вхранилищах сооружения балок, труб илидругих выступов, на которых осаждаласьбы пыль.

    Особое внимание следует уделятьсяпокрытию пола в хранилищах. Он являетсяосновным источником пыли, возникающейпри трении о его поверхность различныхсредств транспортировки документов идругих предметов. Рекомендуетсяукладывать в хранилище ровные гладкиеполы, так как гранулированные (дробленые,зернистые) покрытия способствуютбольшому истиранию при трении о нихразличных предметов и быстро покрываютсяпылью.

    Для общей уборки помещенийхранилищ и регулярного удаления пылис документов на стеллажах в большинствеархивов чаще всего применяют обычныетиповые электропылесосы. Иногда дляудобства к обычным пылесосам разрабатываютсяспециальные устройства. Например, вГосударственной библиотеке им. Ленинаустановлена конструкция пылевой камеры,применяемая для обеспылевания книг.

    Неплохо предохраняют документыот пыли папки, картонные коробки, ящики.

    Кроме применения средствобеспылевания необходимо регулярноосуществлять контроль запыленностивоздуха и самих документов. Запыленностьвоздуха в архивохранилищах документовна темы дипломных работ по бухгалтерскому учету розничная торговля основе должна составлятьне более 4-6 мг/м3, при этом пыль недолжна содержать более 10% SiO220.

    Охранный режим.

    Охранный режим предполагает:

    1. Организацию системы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений архива.

    2. Закрытие хранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее – опечатывание и опломбирование.

    3. Разрешение доступа в хранилище только сотрудникам архива или, в экстренных случаях, другим сотрудникам организации в их сопровождении.

    4. Наличие на наружных дверях архива металлической облицовки, а на окнах запираемых металлических решеток, запашных наружу.

    5. Вынос документов из архива только по специальным пропускам.

    Технические меры защиты документовот хищений логически увязываются сархитектурно-планировочными иадминистративными решениями в единуюсистему безопасности. К техническиммерам относятся:

    1. Средства наружного наблюдения: электронные детекторы повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон), фиксирующие сейсмическую волну разрушения и включающие сигнал тревоги; детекторы вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при ее открывании; следящая система инфракрасного луча, реагирующая на пересечение луча какими-либо формирование трудовых навыков у детей и осуществляющая контроль по периметру здания, в коридорах, залах и т.п.

    2. Средства внутреннего наблюдения, используемые в нерабочее время для обнаружения лиц, незаконно присутствующих в помещении здания (ультразвуковой передатчик, генерирующий звуковые волны измененной частоты при дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации зоне дипломная работа на тему охрана труда в доу микроволновые приборы ультразвукового пеленгования, совмещенных с детекторами сверхвысокой частоты для уменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивные датчики-контроллеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температуру в месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания).

    3. Средства внутреннего наблюдения в рабочее требования по оформлению литературы в дипломной работы, к которым относятся системы телевизионного контроля и системы автоматической видеозаписи в читальных залах, а так же системы дифференцированного допуска в помещения разного назначения по личным магнитным карточкам; средства дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации документов в выставочных залах, ориентирование на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия.

    В последнее время появляютсясистемы охраны на микропроцессорах21.

    Охранный режим распространяетсяне только на хранилище, но и на всёпомещение архива. Так же в архиве должныстрого соблюдаться меры противопожарнойбезопасности. Во всех помещенияхкатегорически запрещается курение.Пожарная безопасность в зданиях должнаобеспечиваться системой предотвращенияпожара и системой пожарной защиты поГОСТ 12.1.004-76. Помещения должны оборудоватьсяавтоматической пожарной сигнализациейи автоматическими средствами пожаротушения.В хранилищах бумажных и пленочныхдокументов рекомендуется устанавливатьгазовые и дымовые датчики, особенноионизационного типа; в читальных залах,реставрационных лабораториях, помещенияхэлектронно-вычислительной техники –дымовые; в помещениях обеспыливаниядокументов – тепловые.

    Запрещается применение огня,электронагревательных приборов, всистемах пожаротушения применяютсяотносительно безопасные для документоввещества (фреон, углекислота и др.)

    4.Топографированиеи учет движения документов

    Важную роль при организациихранения играет топографирование, тоесть обозначение мест хранения конкретныхописей и дел. Без топографирования поискдокументов в лучшем дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации исполняетсяслишком долго, а в худшем – в хранилищеможно заблудиться. Все помещения архива,а так же стеллажи, полки нумеруютсясверху вниз, слева направо. В целяхзакрепления места хранения документовв хранилищах создаются специальныесправочники – топографические указатели.Как правило, указатель составляется вкарточной форме. Наиболее распространенныйвид указателя – постеллажный, то естькарточка составляется на каждый стеллаж.Карточки систематизируются по номерамстеллажей в пределах одного помещенияхранилища. На карточке указываетсяназвание организации, № стеллажа ихранилища, № шкафа (секции стеллажа), №полки, № фонда, описи, и номера дел,хранящиеся на данной полке. При большомобъеме фондов составляются пофондовыетопографические указатели, где карточкисистематизируются по номерам фондов.

    Очень большое значение вобеспечении сохранности архивныхматериалов имеет их учет. Учет архивныхматериалов включает в себя установлениеи регистрацию в специальных документахоб их количестве и составе.

    Основными объектами учетаявляются все дипломные работы казахстана по экономике и единицы хранения. Всеизменения в составе документальныхматериалов немедленно фиксируются вучетной документации. Работа по учетуведется в строгом соответствии справилами инструкциями22.

    Учет движения документовпредполагает защиту их от хищения. Средипричин хищения документов называютдоступность архивов как центровинформации любому лицу, работающему понайму или в качестве исследователя;возможность осуществления хищений, какпосторонними лицами, так и персоналомархива; огромные массивы хранящихсяфондов, периодически и по неполномуперечню проверяемых на наличие;ослабленный контроль, нарушения охранныхпроцедур; отсутствие надежных средствбезопасности документов, в частностисредств контроля, фиксирующих перемещениеконкретного документа в пределах здания,негативное отношение архивов к ужесточениюмер безопасности, сокрытие фактовхищений, отсутствие согласованных мерзащиты документов.

    Для предотвращения хищенийразработана детальная система контроляза движением документов. Выдача документовиз хранилища может быть осуществленатолько для ограниченных целей и настрого определенный срок. При этомвыдача документов из хранилища обязательнофиксируется в специальных учетныхдокументах.

    При выдаче дел из хранилища наместо выданного дела кладетсякарта-заместитель. На ней указываетсяархивный шифр дела (№ фонда, описи,дела), кому оно выдано, дата возврата иподпись сотрудника, выдавшего дело.Возвращенные дела проверяются вприсутствии пользователя. На всеповреждения составляются акты, которыемогут послужить основанием для привлеченияк дисциплинарной, административной иуголовной ответственности.

    Обязательным видом работы как выровнять нумерацию в содержании дипломной работы сохранности документовявляется проверка их наличия и состояния.Это установление соответствия реальногоколичества единиц хранения записям вучетных документах архива, а так жевыявление дел и документов, требующихулучшения физического состояния делдостигаются сколько должно занимать введение в дипломной работе цели:

      1. учет количества документов, выявление и устранение недостатков в учете документов;

      2. выявление документов с угасающим текстом, механическими и биоповреждениями, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

    Проверка наличия и состояниядокументов должна проводиться не реже1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивахпроводятся единовременные проверки,если производились перемещения дел вдругое помещение; после чрезвычайныхпроисшествий; при смене заведующегоархивом или лица, ответственного заархив; при ликвидации или реорганизацииархива. На дела, пути розыска которыхисчерпаны, а так же на неисправноповрежденные составляются соответствующиеакты, к которым прилагаются справки опроведении розыска.

    Проверка наличия и законодательство рф об обязательном пенсионном страховании считается завершенной послевнесения изменений в дипломная работа на примере частного охранного предприятия документыпроверяемого фонда. Кроме того,осуществляется полисный просмотркаждого что такое информационная база исследования в, в ходе которого выявляетсяповреждения документов.

    Использование компьютерныхтехнологий и различных модификацийпринтеров также создает большие проблемыс сохранностью текста документовпостоянного и долговременного хранения.Исследование принтерных текстов наводостойкость и светостойкость,проведенное В.Ф. Приваловым и О.И.Любомировой показало, что многие из нихне обладают достаточным для длительногохранения качеством. Тексты, полученныес помощью цветных и монохромных струйныхпринтеров, зачастую страдают недостаточнойсветостойкостью, способны частично илиполностью выцветать на свету. Выцветающиеструйные черные тексты оказываютсяобычно и водорастворимыми. Матричныечерные тексты все без исключенияводостойки, но с разной светостойкостью.Лазерные черные принтерные текстыотличаются водостойкостью и светостойкостью.Исследователи пришли к выводу, чтораспространение струйных принтероввызовет поступление в архивы печатныхчернильных цветных и черных принтерныхкопий с водорастворимым и выцветшимтекстом23.

    5.Хранениедокументов в электронной форме

    Особенность электронного хранениясостоит в направлении документов вэлектронный архив сразу по завершениюработы с ними в делопроизводстве. Этопозволяет обеспечить сохранностьдокументов, их централизованное хранение,быстрый поиск и распределенный доступк документам, как с помощью локальнойсети, так и с использованием удаленногодоступа24.

    Процедуры сенсорное развитие детей раннего возраста курсовая работа обеспечениюсохранности электронных документовусловно можно разделить на три вида:

    - обеспечение физическойсохранности файлов с электроннымидокументами;

    - обеспечение условий длясчитывания информации в долговременнойперспективе;

    - обеспечение условий длявоспроизведения электронных документовв так называемом человекочитаемом виде.

    Обеспечение физической сохранностифайлов — проблема практически решенная,причем для всех видов хранения. Эторешение связано не столько с созданиемоптимальных условий хранения носителейс электронной информацией, сколько сфизическим размещением электронныхдокументов. Для того чтобы компьютерныефайлы не были утрачены, необходимо иххранить в двух или более экземплярах,размещенных на отдельных электронныхносителях (рабочем и резервном носителях).Тогда при утрате одного из носителейможно быстро сделать дубликат файловс оставшегося.

    Повсеместная практика храненияэлектронных документов показывает, чтоих рабочие экземпляры, как правило,размещаются на винчестере или сервереорганизации, а резервные копии (экземпляры)могут создаваться на резервном сервереили RAID-массиве, стримерных (магнитных)лентах, магнитооптических и оптическихдисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцыэлектронных информационных ресурсоввыделяют из них архивную часть и хранятее исключительно на внешних носителях.Это естественно: темпы роста объемовхранимых ресурсов отстают от темповснижения цен на жесткие диски, чтопозволяет организациям с большим запасомнаращивать свой серверный потенциал.

    Важен также выбор типа носителя,его долговечность. Этот выбор зависитот:

    - вида хранимых электронныхдокументов их совокупного объема,

    - предполагаемого срока хранениядокументов и обеспечения к ним доступа,

    - характера производства самихносителей и предполагаемых режимов иххранения,

    - требований по обеспечениюаутентичности документов.

    Особое внимание к выбору типаносителя организация пожарной безопасности в школе дипломная работа уделять в случаевозможного использования электронныхдокументов в качестве письменныхсвидетельств или судебных доказательств.Если нереально придание документамюридической силы с помощью электроннойцифровой подписи (ЭЦП), то следует ихсвоевременно скопировать на CD-R —оптические диски с однократной записьюинформации.

    Создание нескольких экземпляровфайлов дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации исчерпывает комплекс работпо обеспечению их сохранности. Чтобыминимизировать затраты на поддержаниеэтих экземпляров, необходимо создатьоптимальные условия для храненияносителей информации.

    Специфика условий и режимахранения во многом определяется типомэлектронных носителей. Например, длядолговременного хранения магнитныхносителей необходимо специальноеоборудование, которое бы защищало ихот магнитных и электромагнитныхвоздействий окружающей среды, или жеразмещать их подальше от мощных источниковэлектромагнитных полей — электродвигателей,обогревателей, лифтового оборудованияи т.п. Кассеты (катушки) с магнитнымилентами необходимо курсовая раота по изготовлению комбинированного шкафа каждые1,5 года для снятия статического напряженияи предотвращения так называемогокопирэффекта. Общими моментами прихранении любых электронных носителейявляются размещение их в вертикальномположении, защита от механическихповреждений и деформаций, загрязненияи запыления, воздействия экстремальныхтемператур и прямых солнечных лучей.

    Очень важно соблюдениетемпературно-влажностного режимахранения электронных носителей. Общиерекомендации таковы: срок сохраненияносителем своих качеств тем больше, чемниже температура и относительнаявлажность, при которой он постояннохранится. Например, хранение полиэфирныхмагнитных лент при относительнойвлажности дипломная работа проблемы и перспективы развития ипотечного кредитования в россии и температуре +11C обеспечиваетсохранность их свойств в течение 50 лет.По грубым оценкам, тот же срок дляоптических дисков CD-R обеспечиваетсяхранением при относительной влажности50% и температуре +10C; для дисков WORM — приотносительной влажности 50% и температуре+3C.

    Низкие температуры способствуютсохранению электронной информации,однако, они совершенно некомфортны длядлительной работы человека. При этомтакже дипломная работа по физкультуре и спорту учитывать, что еслитребуется извлечение носителей изхранилища для их использования внормальных офисных условиях, то онидолжны будут пройти акклиматизацию.Иначе весьма вероятны ошибки присчитывании информации и нарушениеструктуры (порча) самих носителей. Нодля того, чтобы акклиматизироватьоптический диск с указанной вышетемпературы до +23 — 25C, потребуется неменее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительностьакклиматизации магнитной ленты зависитот ее ширины: чем шире лента, тем дольшеследует ее акклиматизировать. Следуеттакже иметь в виду, что ленты быстреедостигают температурного равновесия,нежели влажностного баланса. Например,для полудюймовых лент изменениетемпературы на 5С должно проводитьсяне менее 0,5 часа, а изменение относительнойвлажности на 10% — не менее 4 суток25.

    Поэтому при выборе режимовхранения электронных носителей следуетучитывать множество факторов и соотноситьинтенсивность использования носителей,затраты на поддержание режимов хранения(которые могут оказаться весьмасущественными) с затратами на регулярноекопирование документов на «свежие»носители. Как отмечалось выше, приорганизации долговременного храненияэлектронных документов вполне допустимсрок в 10 лет для хранения носителей, накоторые они записаны. При этом допустимы«офисные» режимы хранения: для магнитныхлент — температура +23C, для оптическихдисков +25C, при относительной влажности50%. «Основные правила работы государственныхархивов» устанавливают следующийтемпературно-влажностный режим вархивохранилищах: температура +17-19C,относительная влажность 50-55%. При такихусловиях можно рассчитывать на срокхранения дисков CD-R до 20 лет.

    Заключение

    История развития архивов в нашейстране насыщена частыми случаями гибелидокументов. Причинами этого явилиськак климатические условия нашей страны,так и безответственное отношение кдокументам. Чтобы исправить ситуациюс 1550 года в стране начали издаватьсязаконы, которые предусматривали различнуюответственность за порчу и потерюдокументов. Законы такого же смыслаиздаются, по сей день, например Положениео Федеральном архивном агентстве от 17июня 2004 года и другие нормативно-правовыеакты.

    Для того чтобы обеспечитьсохранность документов необходимознать следующие основы: обеспечениефизико-химической сохранности документов;создание материально-технической базыхранения документов; учет движениядокументов; копирование документов сцелью создания страхового фонда и фондапользования; консервация документов.

    Первым требованием созданияоптимальных условий хранения документовявляется наличие здания, отвечающегопо всем параметрам обеспечению ихсохранности. Требования, предъявляемыек помещениям архива, зафиксированы всовременных нормативных и методическихдокументах, прежде всего в Основныхправилах работы архивов организации,а также ряде ГОСТов и методическихразработок. Основные площади зданияотводятся под хранилища; они изолируютсяот читального зала и административныхпомещений. В хранилищах устанавливаютсястационарные металлические стеллажи.Не только само здание, но и средствавнутри его имеет значение для обеспечениясохранности документов. Параметры этойсреды определяются соблюдением режимовхранения.

    Существуют следующие режимыхранения: световой; температурно-влажностный;противопожарный; охранный. Постоянноехранение должно осуществляться втемноте. Для защиты документов от светаприменяют хранение в переплетах, папках,коробках, шкафах. Температура и влажность– основные факторы, обеспечивающиесохранность архивных фондов. В помещенияххранилищ должен поддерживатьсяоптимальный температурно-влажностныйрежим. Благоприятный микроклиматдокументов создается при положительнойтемпературе и относительной влажностивоздуха 30-60%. Не должно быть резкогоколебания температуры и влажности впомещениях, так как это разрушаетноситель информации. Климатическийконтроль осуществляется по тремклиматическим параметрам: температуре,относительной влажности и абсолютнойвлажности воздуха. Для измеренийиспользуются специальныеконтрольно-измерительные приборы.

    Санитарно-гигиенический режимподразумевает под собой комплекстребований направленных на поддержаниечистоты. Пыль может быть причинойфизического и химического разрушениядокументов, а так же содержать спорыгрибов и яйца насекомых. Особое вниманиеследует уделяться покрытию пола вхранилищах, он является основнымисточником пыли.

    Охранный режим распространяетсяна всё помещение архива. В архиве должныстрого соблюдаться меры противопожарнойбезопасности. К техническим охранныммерам относятся: средства наружногонаблюдения, средства внутреннегонаблюдения используемые в нерабочеевремя, средства внутреннего наблюденияв рабочее время.

    Важную роль при организациихранения играет топографирование, тоесть обозначение мест хранения конкретныхописей и дел. В целях закрепления местахранения документов в хранилищахсоздаются специальные справочники –топографические указатели. Как правило,указатель составляется в карточнойформе. Очень большое значение в обеспечениисохранности архивных материалов имеетих учет. Учет архивных материаловвключает в себя установление и регистрациюв специальных документах об их количествеи составе. Для предотвращения хищенийразработана детальная система контроляза движением документов. Выдача документовиз хранилища может быть осуществленатолько для ограниченных целей и настрого определенный срок. При этомвыдача документов из хранилища обязательнофиксируется в специальных учетныхдокументах.

    Обязательным видом работы пообеспечению сохранности документовявляется проверка их наличия и состояния.Это установление соответствия реальногоколичества единиц хранения записям вучетных документах архива. Проверканаличия и состояния документов должнапроводиться не реже 1 раза в 5 лет.

    При архивном хранении документовони в той или иной мере подвергаютсявоздействию различных факторов, которыевызывают необратимое изменение свойствматериалов – старение. Цель хранения– снизить воздействие неблагоприятныхфакторов и увеличить долговечностьдокументов. Для этого необходимовыполнять все необходимые требования,предъявляемые к помещению, условиямхранения, движению документов.

    Примечания

    1. Горфейн, Г.М. Архивоведение. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971.

    2. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство. – М.: ИКЦ о педагогической диагностике в доу Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003.

    3. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58

    4. Охотников, А.В. Указ. соч. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – С. 205

    5. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 59

    6. Крайская, З.В. Архивоведение. – М.: НОРМА, 1996. – С. 202

    7. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 61

    8. Крайская, З.В. Указ. соч. С. 203

    9. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 59

    10. Крайская, З.В. Указ. соч. С. 205

    11. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 60

    12. Академия наук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов. Руководство по обеспечению сохранности документов. – Ленинград: Наука, 1978. – С. 25

    13. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 61

    14. Проблема сохранности документальных материалов. – Ленинград: Наука, 1977. – С. 54

    15. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 57

    16. Там же. С.58

    17. Руководство по обеспечению сохранности документов. – Ленинград: Наука, 1978. – С. 37

    18. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 59

    19. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Высшая школа, 1986. – С. 51

    20. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 60

    21. Горфейн, Г.М. Указ. соч. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – С. 24

    22. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №6. – С. 55

    23. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – Рекомендации руководителя в отзыве на дипломную работу. 325

    24. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

    Библиографический список

    1. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58-61.

    2. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 57-61.

    3. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – колеса и шины дипломная работа по автомобилям - №6. – С. 55-60.

    4. Горфейн, Г.М. Архивоведение / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – 86 с.

    5. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – дипломная работа бухгалтерский учет анализ и аудит ооо с.

    6. Крайская, З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 224 с.

    7. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 304 с.

    8. Проблема сохранности документальных материалов / Академия наук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов. – Ленинград: Наука, 1977. – 112 с.

    9. Руководство по обеспечению сохранности документов / Академия наук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов – Ленинград: Наука, 1978. – 119 дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. – 239 с.

    10. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

    Похожие работы:

    • Обеспечениесохранности уникальных документов: пути и возможности архивов

      Контрольная работа >> История

      дипломная работа маркировки при организации перевозок опасных грузов. (раздел №3) по теме: «ОБЕСПЕЧЕНИЕСОХРАННОСТИ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПУТИ И ВОЗМОЖНОСТИ АРХИВОВ» Слушателя . комплектования, учета использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивныхдокументов в государственных и муниципальных .

    • Архивное дело

      Учебное пособие >> Бухгалтерский учет и аудит

      . без образования юридического лица, по обеспечениюсохранностиархивныхдокументов Государственные органы, органы местного самоуправления . юридического лица, обязаны обеспечивать сохранностьархивныхдокументов, в том числе документов по личному составу, в .

    • Организация архивного фонда РФ

      Курсовая работа >> Бухгалтерский учет и аудит

      . обязанности всех юридических лиц по обеспечениюсохранностиархивныхдокументов их использованию. Федеральный закон значительно .

    • Основы архивного дела

      Шпаргалка >> История

      . писателей и поэтов, что в целях обеспечениясохранностиархивных материалов ЦГЛА может принять на . архивов, НСА, классификации архивной информации, экономики архивного дела, обеспечениясохранностиархивныхдокументов их использования. Институт .

    • Теоретическая и практическая деятельность в области архивного дела

      Курсовая работа >> Остальные работы

      . МСУ, иных юридических лиц по обеспечениюсохранностиархивныхдокументов и другие их права и обязанности. . в обеспечениисохранностиархивных материалов. 3.3 Экспертиза научной и практической ценности документов Экспертиза ценности и отбор документов для .

    • Организация работы по подготовке к архивному хранению документов современных политических партий, организаций, движений .

      Дипломная работа >> Политология

      . части АФ; обязанности собственников по обеспечениюсохранностидокументовАрхивного фонда Российской Федерации; порядок . Тульской области и управление ими в целях обеспечениясохранностиархивныхдокументов. Президентом Российской Федерации 17 марта .

    • Государственный учет документов в архивах Республики Беларусь

      Курсовая работа >> Бухгалтерский учет и аудит

      . количества и состава в учетных документах. Данный процесс является важным для обеспечениясохранностиархивныхдокументов, т. к. без упорядоченной .

    • Документационное обеспечение управленческой деятельности

      Контрольная работа >> Менеджмент

      . использование штампов и других аналогичных средств. Обеспечениесохранностиархивныхдокументов дипломная работа на тему учет доходов и расходов одно из главных направлений работы .

    • Использование документовАрхивного фонда РФ в информационных целях

      Контрольная работа >> Остальные работы

      . В целях обеспечениясохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в . обеспечениюсохранностиархивных дипломная работа по психологии подростковый возраст 18. Хранение документовАрхивного фонда Российской ФедерацииСтатья 19. Государственный учет документовАрхивного .



    Источник: http://topref.ru/referat/24000.html

    СОДЕРЖАНИЕ

    1
    Правила хранения документов

    2 Обеспечение
    сохранности документов

    Заключение

    Список использованной литературы


    Введение

    В процессе деятельности коммерческого предприятия создается большое
    количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов,
    подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных дипломная работа на тему учет и анализ деятельности предприятия
    нормативных актах, часть которых относится к корпоративному законодательству,
    часть - к законодательству об архивном деле, а часть - к законодательству о
    бухгалтерском учете.

    Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном
    деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) содержит
    требование о хранении документов, образующихся в результате деятельности дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации предприятий. Так, согласно п. 1 ст. 17 Закона об архивном деле
    организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе
    документов по личному составу, тема на ы по архитектуре течение сроков их хранения и в соответствии с
    перечнями, установленными законодательством.

    Этим обусловлена актуальность темы данной работы, целью которой
    является изучение особенностей организации хранения документов и обеспечения их
    сохранности. Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

    1.        
    раскрыты особенности и правила хранения документов в соответствии с
    действующим законодательством;

    2.        
    раскрыты современные подходы к обеспечению сохранности документов.

    Таким образом, объектом данного исследования является организация
    хранения документов на предприятиях, предметом – дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации подходы к
    обеспечению сохранности документов.


    Источник: http://docus.me/d/164004/

    Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит - процесса

    СЕЙЧАС ПРОСМАТРИВАЮТ:
    дипломная работа игра как средство обучения английскому языку, тема дипломная работа финансы и кредит 2016, оформление библиографического списка гост 2008, идея для дипломной работы по программированию, дипломная работа на тему парикмахерское искусство введение, пример дипломной работы по строительству промышленного здания, дипломная работа на тему учет труда, шаблоны для презентации для защиты, темы дипломных работ инновационного менеджмента


    Содержание



    ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПРОФЕССИОНАЛНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «Усинский политехнический техникум» Громова Дипломная работа на тему послеоперационное осложнение Николаевна Специальность: 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение Курс III,группа ДОУ - 03 ДИПЛОМНАЯ РАБОТА Тема: « Обеспечение сохранности документов при основных видах архивных работ» Руководитель работы: Болдарева Оксана Юрьевна Рецензент: Курьязов Алишер Исмайлович Цель Рассмотреть основные аспекты скачать курсовой в автокаде технология ремонтно строительных работ хранения документов и порядок их использования.

    1.Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.

    2.Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

    3.Исследовать методику обеспечения физико – химической сохранности документов/ 4.Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов Задачи Структура В введении отображается общая информация о сохранении документов при основных видах архивных работ, о комплексе мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов В введении отображается общая информация о сохранении документов при основных видах архивных работ, фразеологизмы в художественных произведениях примеры комплексе мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов В основной части содержится две главы: Глава 1 Общая характеристика основных видов архивных работ состоит:- Организация архивного хранения темы дипломные работы по автоматизации технологических процессов Обеспечение сохранности документов при их использовании;- Реставрация и консервация документов;- Подготовка и проведение выставок документов;- Перемещение документов.

    Глава 2 Обеспечение сохранности документов на предприятии состоит:- Краткая характеристика предприятия;- Организация рабочего места архивариуса;- Охрана труда и меры безопасности.

    В основной части содержится две главы: Глава 1 Общая характеристика основных доклад к по электроснабжению пример архивных работ состоит:- Организация архивного хранения документов;- Обеспечение сохранности документов при их использовании;- Реставрация и консервация документов;- Подготовка и проведение выставок документов;- Перемещение документов.

    Глава 2 Обеспечение сохранности документов на предприятии состоит:- Краткая характеристика предприятия;- Организация рабочего места архивариуса;- Охрана труда и меры безопасности.

    Заключение состоит из подведения итогов и выводов по теме « Обеспечение сохранности документов при основных видах архивных работ» Заключение состоит из подведения итогов и выводов на тему инновационные технологии в образовании теме « Обеспечение сохранности документов при основных видах архивных работ» В разделе список литературы отображается информация о материалах используемых для написания данной дипломной работы (сайты, книги, статьи, законы…) В разделе список литературы отображается информация о материалах используемых для написания данной дипломной работы (сайты, книги, статьи, законы…) В разделе «Приложения» находятся бланки документов, используемые в архиве.

    ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ ВИДОВ АРХИВНЫХ РАБОТ Организация архивного хранения документов - это комплекс мероприятий включающий : размещение документов, контроль за их движением, физико – химическим состоянием, копирование с целью создания страхового фонда, восстановление первоначальных свойств и внешних признаков документов, создание условий исключающих их утрату.

    Организация архивного хранения документов Требования к зданиям архива Режимы хранения документов ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ ВИДОВ АРХИВНЫХ РАБОТ Организация архивного хранения документов не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением Требования к зданию архива должны быть изолированы от остальных помещений здания должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов При выборе здания следует учесть следующие обособленные помещения: 1) архивохранилище;

    2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

    3) помещение для использования документов;

    4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

    ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ ВИДОВ АРХИВНЫХ РАБОТ

    Обеспечение сохранности документов при основных видах архивных работ

    English   дипломная работа обеспечение сохранности архивных документов в организации https://ppt-online.org/5330


    21.11.2017 Смирнов А. И. Курсовые 2 Comments
    2 comments

    Добавить комментарий

    Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>