Дипломная работа: Формирование и хранение дел в делопроизводстве


> Защита персональных данных

Содержание


Введение

1.Нормативныедокументы

2.Систематизацияи учет документовв организации(номенклатурадел)

2.1Индекс дела

2.2Заголовок дела

2.3Количествоединиц хранения

2.4Сроки хранениядел

2.5Примечание

3.Формированиеи оформлениедел

4.Организацияоперативногохранения документов

5.Формированиеи хранение делс конфиденциальнымидокументами

Заключение

Списоклитературы

Приложения


Введение


Практическини одна технологическаяфункция управления,связанная сиспользованиеминформации,подготовкойи принятиемрешений, необходится безпроцесса создания,оформления,исполнениядокументови их хранения.В ежедневнойпрактическойдеятельностируководителяморганизаций,структурныхподразделений,работникамслужб делопроизводстваприходитсярешать огромныйкомплекс вопросов,связанных сразработкойи изданиемдокументов,регламентирующихуправленческуюи хозяйственнуюдеятельностьорганизации,регистрациейвходящих, исходящихи внутреннихдокументов,формированиемдел, определениемсроков хранения,передачей вархив или оформлениемуничтожения.

В организациилюбой организационно-правовойформы собственностибез правильнойпостановкиделопроизводства,знания егонормативно-методическойбазы, невозможносправитьсяс потоком документов,быстро найтитребуемыйдокумент инавести по немусправки, проконтролироватьего исполнениеи обеспечитьсохранность.

Целью написанияданной курсовойработы являетсярассмотрениепроцесса формированияи хранения делв делопроизводстве.

Задачикурсовой работы- рассмотрениевопросов:

систематизациии учета документовв организации

формированияи оформлениедел

организацияхранения документовв делопроизводстве

1. Нормативныедокументы


Организациядокументовв делопроизводствепредставляетсобой совокупностьвидов работ,обеспечивающихсохранность,учет, систематизациюдокументов,формированиеи оформлениедел в делопроизводствеи их передачув архив в соответствиис требованиями,установленнымигосударственнымистандартамина документы,нормативно- методическимидокументамиФедеральнойархивной службыРоссии. РосархивРФ разработалсистему хранениядокументовделопроизводствеорганизациии в ведомственномархиве, нормативныесроки хранениядокументов."Основныеправила работыархивов организаций"от 06.02.2002 являютсяодним из основныхнормативныхдокументов,закрепляющиесистему хранениядокументовв делопроизводствеи архиве. В нихрегламентированатехнологиясохранностидокументов.В этот нормативныйдокумент включенытребованияк номенклатурамдел, включаяпорядок ихсоставления,согласования,утверждения,использованияи хранения.Правила закрепляютобщий принципформированиядел (подшивкидокументов),в том числеличных дел,порядок организациии проведенияэкспертизыценности документов(отбора на хранениеи уничтожение),порядок и методикуподготовкидел к передачев архив, правилаподготовкиописей.

Основнымивидами работ,обеспечивающимиправильнуюорганизациюдокументовв делопроизводстве,являются составлениеноменклатурдел и формированиедел. Чтобы правильносформироватьдела и обеспечитьвозможностьиспользованиянужной информации,документыклассифицируют:разделяют ихна группы сразными срокамихранения. Нормативнымдокументом,закрепляющимсроки хранения,является "Переченьтиповых управленческихдокументов,использующихсяв деятельностиорганизации,с указаниемсроков их хранения".Переченьрегламентируетработу центральныхи ведомственныхархивов, а такжеархивов организаций.Перечень предназначенв качествеосновногонормативногодокумента приопределениисроков храненияи отборе нахранение иуничтожениетиповых управленческихдокументов,то есть общихдля всех илибольшинстваорганизаций.Сроки хранениядокументов,данные в Перечне,распространяютсяна все организациинезависимоот того, поступаютих документына хранениев государственные,муниципальныеархивы или непоступают. Дляосуществленияделопроизводствав организацииможно использовать,как руководство"Типовую инструкциюпо делопроизводствув федеральныхорганах исполнительнойвласти".

2. Систематизацияи учет документовв организации(номенклатурадел)


Системахранения документовв каждой организациистроиться наоснове номенклатурыдел (Приложение1), локальногонормативногодокумента,предназначенногодля организациихранения документов,учета дел, заведенныхв каждом календарномгоду, установлениясроков их хранения.

Согласноофициальномуопределению,"Номенклатурадел: Систематизированныйперечень наименованийдел, заводимыхв организации,с указаниемсроков их хранения,оформленныйв установленномпорядке". 1

Основнаяцель номенклатурыдел - обеспечениепорядка в процессеподшивки документовв дела (т.е. формированиедел). Но помимоосновной цели,номенклатурадел предназначенаеще и для проведенияэкспертизыценности документовперед их отборомна архивноехранение. Этотдокумент являетсяосновой длясоставленияописей делпостоянногои временного(свыше 10 лет)хранения вархив. Номенклатурадел служиттакже для учетадел временного(до 10 лет) хранениядокументовв архиве.

Номенклатурадел составляетсяслужбой ДОУна 1 января каждогокалендарногогода, согласовываетсяс ЭПК (экспертно-проверочнойкомиссией)государственногоархива, ЭКпредприятияи утверждаетсяруководителеморганизации.При составленииноменклатурыдел руководствуютсяположениямиоб организациии ее структурныхподразделениях,штатным расписанием,планами и отчетамио работе, перечнямидокументов,с указаниямисроков их хранения,номенклатурамидел за прошлыегоды. При этомизучаютсядокументы,образующиесяв деятельностиорганизации,их виды, состави содержание.2

В организациисоставляютсяноменклатурыдел отдельныхподразделенийи своднаяноменклатурадел организации.Номенклатурадел структурногоподразделениясоставляетсяне позднее 15ноября текущегогода службойДОУ или ответственнымза делопроизводствосотрудникомподразделения,согласовываетсяс архивом иэкспертнойкомиссией,подписываетсяруководителемподразделенияи представляетсяв службу ДОУорганизации.Вновь созданноеподразделениеобязано в месячныйсрок разработатьноменклатурудел и представитьее в службуДОУ. Своднаяноменклатурадел составляетсясотрудникамислужбы ДОУорганизациина основанииноменклатурдел структурныхподразделений,подписываетсяруководителемслужбы ДОУ,согласовываетсяс центральнойэкспертнойкомиссиейорганизации,с экспертнойпроверочнойкомиссиейархива, в которыйпередаютсяна хранение,и утверждаетсяруководителеморганизации.Согласовываетсяноменклатурадел с архивомне реже одногораза в 5 лет, еслине было структурныхизменений ворганизации3.

После утверждениясводной номенклатурыдел подразделенияполучают выпискииз соответствующихее разделовдля использованияв работе.

Номенклатурадел относитсяк организационно-распорядительнымдокументами поэтому оформляетсяна общем бланкеорганизации.Номенклатурадел должна бытьоформлена всоответствиис существующимив нормативно-методическихдокументахРосархиваправилами. Взаголовочнойчасти размещаютследующиереквизиты:

Наименованиеорганизации

Наименованиевида документа(номенклатурадел)

Дата

Номер

Место разработки

Срок действия

Гриф утверждения(располагаетсясправа)

Оформляяв бланке реквизит"Номер", необходимопомнить, чтоздесь проставляетсяпорядковыйномер номенклатурыначиная отсоздания первойноменклатурыдел в организации,а в краткомзаголовкеуказываетсягод, в течениекоторого будетдействоватьноменклатурадел. 4

Например,разработананоменклатурадел на 2006 год. Вэтом случаев кратком заголовкеследует писать:"На 2006 г."

Если перваяноменклатурабыла созданав 1995 году, в бланкеуказываетсяпорядковыйномер последнейноменклатурыдел: "№ 12".

Номенклатурасостоит изразделов.Наименованиераздела зависитот того, какойпринцип взятза основу построенияноменклатурыдел.

Если в организацииесть структурныеподразделения,номенклатурастроится поструктурномупринципу. Вэтом случаеназваниямиразделов номенклатурыдел организацииявляются названияструктурныхподразделений.В своднойноменклатуредел разделырасполагаютсяв соответствиис утвержденнойструктуройорганизации(штатномурасписанию).

Если структурныхподразделенийнет, номенклатурадел строитсяпо функциональномуили производственномупринципу, когдаразделами будутслужить основныенаправлениядеятельностиорганизации,обозначенныев ее Уставе.

Например:"организационно-распорядительнаядеятельность"," управлениеперсоналом","планово-отчетнаядеятельность","финансоваядеятельность","маркетинг"и т.д.

В номенклатурудел включаютсязаголовки дел,отражающиевсе документируемыеучастки работыорганизации.Периодическиеиздания вноменклатурудел не включаются.

Наименованиядел в номенклатурерасполагаютсяв определеннойпоследовательности- по степениважности группируемыхдокументови вопросов.Номенклатурадел должнаохватыватьвесь объемдокументов,создающихсяв деятельностиорганизации.

Текст номенклатурыдел оформляетсяв виде таблицы.

Каждый разделвключает пятьграф: индексдела, заголовокдела, количествотомов или частейдела, срокихранения делаи примечание.


2.1 Индекс дела


Каждое дело,заголовоккоторого включаетсяв номенклатуру,имеет свойиндекс. Индексдела пишетсяв 1-ой графеноменклатурыдел.

"Индексдела; номердела: Цифровоеи/или буквенно-цифровоеобозначениедела в номенклатуредел организации,наносимое наего обложку"5

Если номенклатурадел строитсяпо структурномупринципу, индексдела состоитиз индексаструктурногоподразделенияи порядковогономера делав пределахподразделения.

Например:08-12,где 08 - обозначениеструктурногоподразделения(бухгалтерия),

12 - порядковыйномер заголовкадела по номенклатуре(переписка сналоговойинспекцией)

Если структурноеподразделениев свою очередьимеет внутренниеструктурныеподразделения,в индекс делавключаетсяобозначениевнутреннегоструктурногоподразделения.

Например:03-02-18

где 03 - обозначениеструктурногоподразделения(конструкторскийотдел),

02 - обозначениеструктурногоподразделениявнутри конструкторскогоотдела (бюротех. документации),

18 - порядковыйномер заголовкадела по номенклатуре(служебныезаписки надоработкуизделий)

Если номенклатурадел строитсяпо функциональномупринципу,наименованиемраздела служитназвание функции,направлениедеятельности,выполняемойорганизацией.

Например:05-01,где 05 - названиефункции (учебнаяработа),

01 - заголовокдела (пятилетнийучебный план).


2.2 Заголовокдела


Составлениезаголовковдел - самый сложныйучасток работыпри составленииноменклатурыдел.

Заголовкидел заносятсяв номенклатурыдел во 2-ую графу.

"Заголовокдела: Краткоеобозначениесведений осоставе и содержаниидокументовв деле"6

Заголовокдела долженв обобщеннойформе кратко,четко и однозначноотражать основноесодержаниедокументовкомплекса, таккак именно позаголовку делапроизводитсяпоиск документов.Заголовоксодержит указаниена род заводимогодела (дело,документы,переписка) илиназвание видадокумента(приказы, актыи др.), уточняющиеданные о содержаниидокументов,корреспондентах,датах, а такжеуказание подлинности,копийностии т.д. В заголовкахдел не употребляютсяформулировкитипа "Разныематериалы","Общая переписка"и т.п. 7

Заголовкидел, содержащихплановые илиотчетные документы,должны включатьуказание навид и характердокументов,их периодичность,например: "Годовойотчет о научно-исследовательскойдеятельностиинститута","Месячные отчетыоб отгрузкетоваров".

В заголовкедела, содержащегостатистическиеформы, указываютсяназвания форм,их номер илиусловное обозначение(шифр): "Годовойотчет по отдельнымпоказателямфинансовойдеятельностипредприятия(организации)(ф.10-ф)". 8

Заголовкидел могут уточнятьсяв процессеформированияи оформлениядел.

Составэлементовзаголовка дела,располагаемыхв принятойпоследовательности,определяетсяхарактеромдокументовдела.

В заголовкахдел, содержащихдокументы поодному вопросу,но не связанныхпоследовательностьюделопроизводства,в качестве видадела употребляетсятермин "документы",а в конце заголовкав скобках указываютсяосновныеразновидностидокументов,которые должныбыть в деле.

Например:"Документыо проведениинаучных конференцийи симпозиумов(планы, списки,доклады)".

Термин"документы"применяетсятакже в заголовкахдел, содержащихдокументы -приложенияк какому-либодокументу.

Например:"Документык протоколамзаседанияколлегииминистерства".

Заголовкидел по вопросам,не разрешеннымв течение одногогода, являются"переходящими"и вносятся вноменклатурудел организацииследующегогода с тем жеиндексом.

Если делобудет состоятьиз несколькихтомов или частей,то составляетсяобщий заголовокдела, а затемпри необходимостисоставляютсязаголовкикаждого тома(части), уточняющиесодержаниезаголовкадела9.

Порядокрасположениязаголовковвнутри разделови подразделовноменклатурыдел определяетсястепенью важностидокументов,а также ихвзаимосвязью.

Заголовкидел следуетрасполагатьв следующейпоследовательности:

Заголовкидел, содержащихорганизационно-распорядительнуюдокументацию.Сначала идутзаголовки дел,содержащиераспорядительныедокументывышестоящихорганов, а затемраспорядительныедокументыруководстваорганизации.

Заголовкидел плановойдокументации.

Заголовкидел отчетнойдокументации.

Заголовкидел, заведенныхпо корреспондентскомуили географическомупризнакам,вносят в номенклатурудел по алфавитукорреспондентовили географическихназваний. 10

Нельзяформулироватьзаголовки делтак, чтобы водном делеобъединялисьдокументыразличнойценности, сразличнымисроками хранения.

2.3 Количествоединиц хранения


В 3-ей графеноменклатурыдел указываетсяколичествоединиц хранения,т.е. томов иличастей дела.В одно делонельзя поместитьболее 250 лисов,а толщина делане должна превышать4 см. Если числолистов больше,дело делят натома или части.Так как количестволистов, помещенныхв дело, становитсяизвестнымтолько в концегода, третьяграфа заполняетсяпо окончаниитекущего года.


2.4 Сроки хранениядел


В 4-ой графеноменклатурыдел указываютсясроки хранениядела. Срокихранения документовзависят от ихнаучной ипрактическойценности.

Сроки хранения- важное основаниедля группировкидокументовв дела, так какдокументы спостояннымсроком хранения,сроками хранениядо 10 лет и свыше10 лет не могутпомещатьсяв одно дело.

Документы,хранящиесядо 10 лет и свыше10 лет, имеютконкретныесроки хранения:75 лет, 15 лет,10 лет,5 лет, 3 года, 1 год.

Сроки хранениядокументовустанавливаютсяпо перечнямдокументовс указаниемсроков их хранения.Помимо этогосроки хранениямогут уточнятьсяв процессеэкспертизыценности документа.

Перечнидокументов,используемыедля проставлениясроков хранения,бывают:

Типовыми

Ведомственными

Типовыеперечни составляютсядля определениясроков хранениядокументации,характернойдля подавляющегобольшинстваорганизацийРоссийскойФедерации. Онибывают следующихвидов:

Переченьтиповых управленческихдокументов,образующихсяв деятельностиорганизацийс указаниемсроков хранения;

Переченьдокументов,подлежащихприему в государственныеархивы;

Переченьнаучно-техническойдокументации,подлежащейприему в государственныеархивы. 11

На основетиповых перечнейразрабатываютсяведомственныеперечни, в которыевключаетсянаиболее полныйсистематизированныйсостав документов,характерныйдля даннойорганизации.

"Переченьтиповых управленческихдокументов,использующихсяв деятельностиорганизации,с указаниемсроков их хранения"является основнымнормативнымдокументомпри определениисроков храненияи отборе науничтожениетиповых управленческихдокументов.Перечень являетсяобязательнымдля применения,так как носитнормативныйи универсальныйхарактер, посколькуможет использоватьсяорганизациями,различнымипо статусу,организационно-правовойформе и формесобственности.

Уменьшатьсрок хранения,установленныйданным Перечнем,в номенклатуредел запрещается.Повышать срокхранения разрешается,если необходимостьв этом обусловленаспецифическимиособенностямидеятельностиорганизации.

Сроки хранениядокументов- постоянныеили временные(один, три, пять,десять, 15 лети т.д.) - устанавливаютсяв зависимостиот значимостидокументов.Если в делесодержатсядокументывременногохранения различнойценности и,следовательно,с разными срокамихранения, срокхранения всегодела устанавливаетсядля наиболееценной документации,т.е. больший. 12

Например,если в деленаходятсядокументы сосроками храненияодин год, тригода и пятьлет, все делохранится пятьлет.

Срок храненияисчисляетсяс 1 января тогогода, которыйследует загодом окончаниядела. Например,срок хранения:дела, законченногоделопроизводствомв 2006 г., исчисляетсяс 1 января 2007 г.

В номенклатуредел, проставляясроки хранения,в 4-ой графе можнопоставитьотметку "доминованиянадобности".Она означает,что документыэтого делаимеют толькопрактическоезначение. Срокиих храненияопределяютсясамой организацией,но этот срокне может бытьменее года.


2.5 Примечание


В графе 5"Примечание"в течение всегосрока действияноменклатурыпроставляютсяотметки о заведениидел, о переходящихделах, о выделениидел к уничтожению,о передаче делв другую организациюдля продолженияи др.

В течениегода номенклатураможет бытьдополненановыми делами,если увеличилсякруг управленческихзадач, решаемыхорганизацией.Для этого вконце каждогораздела номенклатурынеобходимовключать несколькорезервныхномеров.

В конце годав номенклатурезаполняетсяитоговая записьо категорияхи количествезаведенныхи включенныхв номенклатурудел (Приложение2).

В итоговойзаписи отдельноуказываетсяколичестводел постоянногохранения, сосроком хранениясвыше 10 лет исо сроком хранениядо 10 лет включительно.Кроме того,указываетсяколичестводел, переходящихна следующийгод.

После итоговойзаписи оформляетсяподпись лица,составившегономенклатуру,и проставляетсядата составления.

Номенклатурасоставляетсяслужбой илилицом, ответственнымза документационноеобеспечение,и согласовываетсяс архивомпредприятия,организации.Подписываетее руководительслужбы и утверждаетруководительпредприятия.Если документыпоступают нагосударственноехранение,номенклатурадел направляетсяна согласованиев государственныйархив, принимающийдела даннойорганизации,и только послеэтого утверждаетсяруководителеморганизации.

Номенклатурадел структурногоподразделения(Приложении3) должна составлятьсяв трех экземплярах.Один экземплярхранится вслужбе ДОУ,второй - в архиве,третий используетсяв структурномподразделениив качествесправочногопособия поформированиюдел. 13

Номенклатурадел организации(сводная) должнасоставлятьсяв четырехэкземплярах.Согласовываюти утверждаютдва экземпляра,из которых одинхранится вслужбе ДОУорганизациии являетсядокументомпостоянногохранения. Этотэкземплярвключаетсяв своднуюноменклатурув раздел службыДОУ. Второйэкземплярхранится вгосударственномархиве, с которымноменклатурасогласовывалась,третий являетсярабочим, а четвертыйиспользуютдля выписок,которые заверяютсяслужбой ДОУи направляютсяв соответствующиеструктурныеподразделениядля заведениядел. 14

3. Формированиеи оформлениедел


"Дело:Совокупностьдокументовили документ,относящихсяк одному вопросуили участкудеятельности,помещенныхв отдельнуюобложку"15

Работа поформированиюдел состоитиз следующихопераций:распределениеи раскладкаисполненныхдокументовпо папкам (делам);расположениедокументоввнутри дел вопределеннойпоследовательности;оформлениеобложек дел.

"Формированиедела:Группированиеисполненныхдокументовв дело в соответствиис номенклатуройдел и систематизациядокументоввнутри дела".16

После тогокак документыисполнены, онипомещаютсяв соответствующиедела и систематизируютсявнутри них.Дело считаетсязаведеннымс момента появленияв нем первогоисполненногодокумента.

В дела подшиваютсятолько исполненныедокументы, вкоторых заполненреквизит "Отметкаоб исполнениии направлениидокументовв дело", по одномувопросу, имеющиеодин срок хранения.Документ долженбыть подшитв дело в течении10 дней послесдачи егоисполнителем.

Контрольсроков и правильностиоформлениядел обеспечиваетслужба ДОУорганизации.

Формированиеначинаетсяс начала календарногогода, когда накаждое названноев номенклатуредело заводитсяотдельная папка(папка-скоросшивательили папка-регистратор).

Большоезначение имеетправильноерасположениедокументоввнутри дела.От того в какойпоследовательностиони располагаются,во многом зависитвремя поисканеобходимойинформации.

Документысистематизируютсяв делах в соответствиис определеннымипринципами.Наиболеесущественнымии практическинаиболее удобнымиявляются:вопросно-логический,хронологический,алфавитный,нумерационный.Они могутварьироватьсяи комбинироваться.

Чаще другихиспользуетсявопросный(вопросно-логический)принцип, согласнокоторому документырасполагаютв делах в логическойпоследовательностирешения тогоили иного вопроса.Такая систематизациясовпадает схронологическимрасположениемдокументов.17

При алфавитнойсистематизациидокументовиспользуютфамилии ихавторов, названияучреждений-корреспондентов,наименованияадминистративно-территориальныхединиц и т.д.Копии приказово наложениивзысканий,поощрениях".18

В нумерационномпорядке группируютоднородныедокументы,имеющие порядковуюнумерацию(протоколы,приказы, квитанции,накладные ит.д.). 19

Копии приказово наложениивзысканий,поощрениях,изменениифамилии и т.д.в личное делоне подшивают,так ты, как этисведения записываютсяв дополнениек личному листкупо учету кадров.

Наряду спринципамисистематизациидокументовпри формированиидел следуетпридерживатьсяосновных правил,общих для всехкатегорийдокументов:

в дела подшиваютсятолько исполненныедокументы.Неисполненные,а также подлежащиевозврату документыподшивать вдело запрещается;

каждыйдокумент, помещенныйв дело, долженбыть оформленв соответствиис требованиямигосударственныхстандартови других нормативныхактов. Поэтомудо подшивкидокумента вдело обязательнопроверяетсяправильностьего оформления:наличие необходимыхподписей, виз,индекса, дат,отметок и т.д.;

в дело включаютсядокументы водном экземпляре.Черновики,размноженныекопии вместес оригиналамине подшиваются.Исключениемогут составлятьтолько черновикиособо ценныхдокументовили копии, накоторых естьотметки, визыи т.п., дополняющиесодержаниепервых экземпляров;

документыпостоянногои временногосроков хранениягруппируютсяв отдельныедела;

Ксерокопиифаксограмм,телефонограмми электронныхдокументовпомещаютсяв дела на общихоснованиях;

в дела группируютсядокументыодного календарногогода, за исключениемпереходящихдел. Кроме того,отдельныекатегории делимеют своиособенностиформирования.Так, личныедела формируютсяв течение всегопериода работылица в организации;дела выборныхорганов и ихпостоянныхкомиссий формируютза период созыва;документацияучебных заведенийформируетсяв дела по учебнымгодам;

документыпомещаютсяв дело со всемиотносящимисяк ним приложениямии дополнительнымиматериалами.Если приложенияимеют большойобъем, из нихформируютсамостоятельноедело. 20

Толщинакаждого делане должна превышать30-40 мм, что составляетпримерно 250 листов.Если документовбольше, делоразделяетсяна тома. Количествотомов каждогодела указываетсяв номенклатуредел в концегода.

Правильнаягруппировкадокументовв дела и ихсистематизацияв деле значительнооблегчаютпроведениеэкспертизыценности документов,подготовкудокументовк последующемухранению ииспользованию.

В зависимостиот сроков хранениязавершенныедела подлежатполному иличастичномуоформлению.Полному оформлениюподлежат делапостоянного,долговременного(свыше 10 лет)хранения и делапо личномусоставу.

Полноеоформлениедел предусматривает:

оформлениереквизитовобложки поустановленнойформе (ГОСТ17914-72);

нумерациюстраниц;

составлениезаверительнойнадписи;

составлениев необходимыхслучаях внутреннейописи дела;

подшивкуили переплет;

внесениенеобходимыхизменений вобложку. 21

В целяхобеспечениясохранностии закрепленияпорядка расположениядокументов,включенныхв дело, все еголисты, кромелиста заверителяи внутреннейописи, нумеруются.Листы нумеруютсяпростым карандашомсверху вниз,цифры проставляютсяв правом верхнемуглу листа.

Лист большогоформата, подшитыйза один край,нумеруетсякак один листв правом верхнемуглу.

Документыс собственнойнумерациейлистов, в томчисле печатныеиздания, нумеруютсяв общем порядке.

Листы дел,состоящих изнесколькихтомов или частей,нумеруютсяпо каждому томуили части отдельно.

Фотографии,чертежи, диаграммыи другие иллюстративныеи специфическиедокументы,представляющиесамостоятельныйлист в деле,нумеруютсяна оборотнойстороне в левомверхнем углу.

Подшитыев дело конвертыс вложенияминумеруются:сначала конверт,а затем очереднымномером каждоевложение вконверте/

Приложенияк делу, поступившиев переплете,оформляютсякак самостоятельныйтом и нумеруютсяотдельно. 22

После завершениянумерациилистов составляетсязаверительнаянадпись, котораярасполагаетсяв конце дела.Заверительнаянадпись составляетсяв деле на отдельномлисте-заверителедела (Приложение5). В заверительнойнадписи цифрамии прописьюуказываетсяколичестволистов в данномделе, особенностиотдельныхдокументов(чертежи, фотографии,рисунки и такдалее).

Составлятьзаверительнуюнадпись наобложке делаили оборотнойстороне последнеголиста запрещается.

Заверительнаянадпись пишетсяразборчиво.В ней указываютсядата составления,должность ифамилия составителя,который затемставит своюподпись. Количестволистов в делепроставляетсяна обложке делав соответствиис заверительнойнадписью. Частойошибкой бывает,когда количестволистов в делеуказываетсяпо номеру напоследнемлисте. Нельзязабывать, чтов деле могутбыть литерныеи пропущенныеномера. 23

Например:"В данном делепрошито ипронумеровано123 (сто двадцатьтри) листа, втом числе литерныелисты 12а и 15а, №48,49 и 58 были пропущены".

Для учетадокументовопределенныхкатегорийпостоянногои временногосроков (свыше10 лет) хранения,учет которыхвызван спецификойданной документации(особо ценные,личные делаи т.д.), составляетсявнутренняяопись документовдела (Приложение6).

"Внутренняяопись документовдела: Учетныйдокумент, содержащийперечень документовдела с указаниемпорядковыхномеров документов,их индексов,названий, дат,номеров листов"24

Внутренняяопись документовдела составляетсятакже на делапостоянногои временного(свыше 10 лет)хранения, еслиони сформированыпо разновидностямдокументов,заголовкикоторых нераскрываютконкретноесодержаниедокументов.

Внутренняяопись составляетсяна отдельномлисте по установленнойформе, котораясодержит сведенияо порядковыхномерах документовдела, их индексах,датах, заголовкахи номерах листовдела, на которыхрасположенкаждый документ.К внутреннейописи составляетсяитоговая запись,в которой указываютсяцифрами и прописьюколичествовключенныхв нее документови количестволистов внутреннейописи.

Внутренняяопись документовдела подписываетсясоставителемс указаниемрасшифровкиподписи, должностии даты составленияописи. Завереннаясоставителемвнутренняяопись документовдела подклеиваетсяза верхний крайк внутреннейстороне лицевойобложки дела.

Все документыподшиваютсяили переплетаютсяв твердые обложку.Поскольку вделе откладываютсядокументыразного формата,то подшиватьнужно на 4 прокола.Это обеспечитнадежное скреплениевсех документов.

В делахдолговременногохранения можнопрошивать делонасквозь, включаякак верхнюю,так и нижнюючасть обложки.Дела с документамипостоянногохранения подшиваютсяначиная с листа,идущего вследза обложкой.Верхняя частьобложки неподшивается.На первый листнакладываетсятонкая, шириной≈ 1см картоннаяпрокладка, ичерез нее прошиваетсядело. Такойспособ прошивкипредохраняетнитки от истиранияи придает болееэстетичныйвид делу.

При подшивкенужно следитьчто бы весьтекст документовмог быть прочитан.Документы сосроком храненияменее 10 лет могутне подшиваться,а оставатьсяна скоросшивателе.

После подшивкидокументови нумерациилистов производитсяоформлениеобложки дела.

На обложкедела (Приложение4) указываютсяреквизиты:

наименованиефедеральногооргана исполнительнойвласти (организации);

наименованиеструктурногоподразделения;

номер (индекс)дела;

заголовокдела;

дата дела(тома, части);

количестволистов в деле;

срок хранениядела;

архивныйшифр дела. [1]

Реквизитына обложке делаоформляютсяследующимобразом:

наименованиеорганизацииуказываетсяполностью, вименительномпадеже, с указаниемофициальнопринятогосокращенногонаименования,которое указываетсяв скобках послеполного наименования;

наименованиеструктурногоподразделения- записываетсяназвание структурногоподразделенияв соответствиис утвержденнойструктурой;

индекс дела- проставляетсяцифровое обозначениедела по номенклатуредел организации;

заголовокдела - переноситсяиз номенклатурыдел организации,согласованнойс ЭПК архива;

дата дела- указываетсягод (ы) заведенияи окончаниядела в делопроизводстве.Датой дел, содержащихраспорядительнуюдокументацию,а также длядел, состоящихиз несколькихтомов (частей),являются крайниедаты документовдела, то естьдаты (число,месяц, год)регистрации(составления)самого раннегои самого позднегодокументов,включенныхв дело. Еслиприложенияк документамсформированыв отдельноедело (том), егодатой являетсядата регистрацииосновногодокумента, ккоторому относятсяприложения.При этом числои год обозначаютсяарабскимицифрами, названиемесяца пишетсяполностьюсловами. Еслидело начатов одной организации,а законченов другой, наобложке проставляютсятри даты: датазаведения делав одной организации,дата поступлениядела в другуюорганизациюи дата окончаниядела во второйорганизации[1]

Реквизит"срок хранениядела" переноситсяна обложку делаиз соответствующейноменклатурыдел после сверкиего со срокомхранения, указаннымв перечне типовыхдокументовили в перечнедокументов,образующихсяв деятельностиорганизации,с указаниемсроков хранения.

На делахпостоянногохранения пишется:"Хранить постоянно".

По окончаниигода в надписина обложкахдел постоянногои временного(свыше 10 лет)хранения вносятсяуточнения: принесоответствиизаголовка делна обложкесодержаниюподшитых документовв заголовокдела вносятсяизменения идополнения.

Архивныйшифр делаоформляется,как правило,в архиве организации.В нем указываютсяномер фонда,номер описии номер дела.

4. Организацияоперативногохранения документов


С моментазаведения идо передачив архив делахранятся поместу их формирования.

Руководителиструктурныхподразделенийи сотрудники,отвечающиеза делопроизводство,обязаны обеспечиватьсохранностьдокументови дел.

В целяхповышенияоперативногопоиска документовдела располагаютсяв шкафах всоответствиис номенклатуройдел. Номенклатурадел или выпискаиз нее помещаетсяна внутреннейстороне шкафа.

На корешкахобложек делуказываютсяиндексы пономенклатуредел.

Завершенныедела постоянногои долговременного(свыше 10 лет) сроковхранения хранятсяпо месту ихформированияв течение трехлет, а затемсдаются в архив

Дела сотрудникаморганизациивыдаются подрасписку сразрешенияруководителяслужбы ДОУ насрок не более1 месяца. Поистечении срокадело должнобыть возвращенона место егохранения. Навыданное делозаводитсякарточка-заместитель,на которойуказываютсяструктурноеподразделение,индекс дела,дата выдачи,кому выдано,дата его возвращения,а также предусматриваютсяграфы для расписокв получениии приеме дела.

Сторонниморганизациямдела выдаютсяна основанииписьменныхзапросов сразрешенияруководителяорганизацииили его заместителя,курирующегослужбу ДОУ.

Изъятиедокументовиз дел постоянногохранения допускаетсяв исключительныхслучаях с разрешенияруководителяорганизациис оставлениемв деле завереннойкопии документаи акта о причинеизъятия подлинника.[1]

5. Формированиеи хранение делс конфиденциальнымидокументами


Систематизацияконфиденциальныхдокументовв дела и ведениедел в целомсоответствуюттем требованиям,которые предъявляютсяк обычным документам.Но помимо известныхзадач систематизациидокументовобычногодокументооборотаноменклатураконфиденциальныхдел предназначенадля решенияследующихзадач:

учета формируемыхдел и обеспеченияпроверки наличиядокументови дел;

закреплениясхемы разрешительнойсистемы доступаруководителейи сотрудниковорганизациик делам с конфиденциальнойинформацией;

учет делархивногофонда;

учет движения,использованияи уничтоженияархивных документов,дел и другойконфиденциальнойинформациидо передачиих в архив.

Табличнаячасть номенклатурыконфиденциальныхдел имеетдополнительныеграфы:

гриф конфиденциальностидела;

фамилиисотрудников,которым разрешенопользоватьсяделами

отметкао движении дела(архивный номер,номер и датаоб уничтожении,запись оботправлении,номер и датасопроводительногописьма);

отметкао проверкеналичия документови дел (подписии дата).

Закреплениедел за конкретнымиисполнителямиделает номенклатурудел конфиденциальныхдокументовправовой основойдля разрешениядоступа к документам.

Особенностямипроцедурыоформлениядела при егозаведенииявляются:

оформлениеобложки делас указаниемгрифа конфиденциальностидела;

оформлениесписка сотрудников,допущенныхк делу (на внутреннейстороне обложкидела);

оформлениекарточки учетаразрешенийи выдачи дела(помещаетсяв конверт навнутреннейстороне обложки);

подшивкав дело чистыхлистов (бланков)внутреннейописи документов;

внесениев номенклатуруотметки о заведениидела.

Гриф конфиденциальностиуказываетсяв правом верхнемуглу обложкидела. Внутренняяопись обязательнадля всех дел,содержащихконфиденциальныхдокументы, ивыполняетфункцию учетадокументов,включенныхв дело. Она содержитследующиеграфы:

учетныйномер документа;

гриф конфиденциальности;

дату подписанияили утверждения;

вид;

краткоесодержание;

номера листовдела, соответствующихрасположениюдокумента вделе.

Особенностямипроцедурыоформлениядела при егозакрытии являются:

подшивкаи оформлениелиста-заверителя(только длядел, содержащихдокументыдолговременногопериода конфиденциальности)

оформлениеитоговой записиво внутреннейописи дела

опечатываниеконцов шнуркана заверительномлисте (толькодля дел, содержащихдокументыдолговременногопериода конфиденциальности)

внесениеитоговых сведенийв реквизитына обложке дела

проставлениеотметки о закрытиидела (тома) вноменклатуре

при необходимости- внесение делав инвентарнуюопись законченныхпроизводствомдел, картотеки журналов

по окончаниигода - закрытиеноменклатурыдел, всех картотекна исполненныедокументы иконтрольныхжурналов учетакарточек;

внесениесоответствующихотметок вноменклатурудел;

при необходимости- внесение закрытыхкартотек ижурналов винвентарнуюопись законченныхпроизводствомдел, картотеки журналов.

Дело (том)может бытьзакрыто толькопосле исполненияи подшивки внего всех документов,относящихсяк данному делу.[1]

Заключение


При написанииданной курсовойработы мноюбыла рассмотренапроцедураоформления,формированияи хранения дел.Я пришла к выводу,что при правильномформированиидел и оформлениисопровождающихих документовобеспечиваетсябыстрый поискдокументов,также обеспечиваетсясохранностьдокументов,учет количествадел. Правильноорганизованнаяработа по оформлениюдел облегчитв дальнейшемпередачу документовв архив.

Список литературы


Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75

Страницы:12

Источник: http://xreferat.com/14/4652-1-formirovanie-i-hranenie-del-v-deloproizvodstve.html

В начале каждого года в организации начинаетсяформирование документов в дела. Формирование дел – это группированиеисполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел исистематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованноеформирование дел в организации

Ворганизациях дела формируются централизованно в службе документационногообеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.)или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, чтодела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурныхподразделениях.

Организационно-распорядительныедокументы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическаяпланово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросамосновной деятельности формируются в службе документационного обеспеченияуправления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельностиорганизации, формируются в дела по месту их составления в соответствующихструктурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросысогласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическомотделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированиемдел в структурных подразделениях организации занимаются работники,ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием делосуществляется службой ДОУ.

Руководительархива организации или ответственный за архив оказывает необходимуюметодическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, атакже проводит проверки правильности формирования дел в соответствии сутвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

Приформировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

● помещатьв дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии сзаголовками дел по номенклатуре;

● включатьв дело по одному экземпляру документа;

● помещатьвместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

● помещатьприложения вместе с основными документами;

● группироватьв одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

● раздельногруппировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,лишние экземпляры, черновики.

Обратитевнимание! Дело не должно превышать 250 листов при толщине корешкане более 4 см.В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома.Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1»,«том 2» и т.д.

Документывнутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логическойпоследовательности или сочетании.

Внутридела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию влогической последовательности освещали определенные вопросы.

Делазаводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящиедокументы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправленияили по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видовдокументов

Нормативные правовые и распорядительныеакты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к нимприложениями в пределах одного календарного года. Недопускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов,например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительногодокумента формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерациейи, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельностигруппируются отдельно от приказов поличному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечнютиповых управленческих архивных документов, образующихся в процесседеятельности государственных органов, органов местного самоуправления иорганизаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры Россииот 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные делаи имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал,книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в делав зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещаетсягруппировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечнятиповых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельностигосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, суказанием сроков хранения приказы поличному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения,относятся приказы:

● о приеме, перемещении, совмещении, переводе,увольнении;

● аттестации, повышении квалификации,присвоении званий (чинов);

● изменении фамилии;

● поощрении, награждении;

● оплате труда, премировании, различныхвыплатах;

● всех видах отпусков работников стяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям,родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработнойплаты);

● дежурствах по профилю основнойдеятельности;

● длительных внутрироссийских и зарубежныхкомандировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опаснымиусловиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения,относятся приказы:

● о дисциплинарных взысканиях;

● ежегодных оплачиваемых отпусках, учебныхотпусках;

●  дежурствах;

●  краткосрочных внутрироссийских и зарубежныхкомандировках.

Практика использования документов по личномусоставу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу,имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела повопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы оприеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е.связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрениии других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом вкаждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила,утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами,распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе суказанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельныхдокументов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются вхронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания ихномеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместес протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложенияформируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденныепланы, отчеты, сметы, штатные расписанияи другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, запериод календарного года и систематизируется в хронологическойпоследовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущемгоду, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса делапредыдущего года.

Документы в личных делах располагаютсяпо мере их поступления и систематизируются следующим образом:

● внутренняя опись документов,имеющихся в личном деле;

● анкета (личный листок по учетукадров) и дополнение к нему;

● автобиография, резюме;

● документы об образовании;

● заявление о приеме на работу;

● приказ (распоряжение) о приеме наработу;

● трудовой договор;

● договор оматериальной ответственности (при его наличии);

● копииприказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации,повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранениясодержания, уходу за ребенком и др.;

●дополнительные соглашения к трудовому договору;

● копиисвидетельств о браке, документов о перемене фамилии;

●аттестационные листы;

● копиипаспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;

● справки о регистрации по местужительства;

● медицинские справки;

● заявление об увольнении;

● копия приказа (распоряжения) обувольнении.

Личные карточки работников(унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавитуфамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работниковрасполагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовкадел к передаче на хранение

По истечении одного года после завершения делв делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение вархив организации. В соответствии сп. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархиваот 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личномусоставу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Законченные делопроизводством электронныедокументы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой делорганизации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком дискеспециально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архиворганизации хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными смомента включения в них первого исполненного документа. После исполнениядокумента и окончания работы с делами последниепомещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердыеобложки или папки-регистраторы.

Вкаждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный засохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделенияобеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходиморазместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранностьи защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Делав шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешкаминаружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек делуказываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из неепомещается на внутренней стороне шкафа.

Припоиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, азатем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Проверка наличия и состояния документов идел

Дела,находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимопроводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установленияфактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся пономенклатуре дел.

Проверканаличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возвратедел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителяструктурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организацииили его структурного подразделения.

Проверканаличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел наобложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуальногопросмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия исостояния дел.

Вслучае утраты документов и дел проводится служебное расследование, порезультатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность вустановленном порядке.

Порядок выдачи дел и документов

Выдачадел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителяслужбы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется подрасписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на местовыданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, датаего выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы длярасписок в получении и приеме дела.

Делавыдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срокне более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другиморганизациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешенияруководителя организации по акту.

Еслиотдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении вструктурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданыиз дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их местовкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому ина какой срок выдан документ.

Изъятиедокументов из дел постоянного хранения (например, приказов по основнойдеятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.)допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителяорганизации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинахвыдачи подлинника.

Какправило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными,судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. Вэтом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, вкотором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативныйправовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органудля изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежатвозврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.

 

 

Е.А. Кошелева,
архивист

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2011.

Купить этот номер в электронном видеИсточник: https://www.profiz.ru/sr/8_2011/formirovanie_del/

Оглавление

Введение

1. Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве

1.1Понятие оперативного хранения документов

1.2Понятие, форма и составление номенклатуры дел

1.3Правила формирования дел

1.4Требования к формированию дел

1.5Современные средства оперативного хранения документов

1.6Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях

1.7Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

1.8Основные требования к хранению документов в организации

2. Анализ организации хранения документов в делопроизводствеМежрайонной инспекции Федеральной налоговой службы России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края

2.1 Общая характеристика

2.2 Оперативное хранение документов Инспекции

2.3 Форма и составление номенклатуры дел Инспекции

2.4 Правила формирования дел в Инспекции

2.5 Требования к формированию дел в Инспекции

2.6 Применение современных средств для оперативного хранения документов в Инспекции

2.7 Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях

2.8 Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

Заключение

Список использованных источников

Введение

Большой удельный вес в общем, комплексе делопроизводственных процессов имеют действия по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо оставляют на длительное архивное хранение, либо хранят краткие сроки, а затем выделяют к уничтожению.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение «документ» как «способ доказательства». Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных или утерянных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности организации. Руководители предприятий несут персональную ответственность за правильное оформление, состав и сохранность документов.

Важной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) является учет и обеспечение сохранности документов на стадии оперативного хранения в структурных подразделениях до передачи дел в архив.

Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документальной средой включает следующие стадии:

  • документирование, понимаемое в настоящее время как особый способ удостоверения;
  • фиксация информации на различных носителях;
  • оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;
  • хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале постоянно.

Таким образом, цель данной дипломной работы - проанализировать особенности организации хранения документов в делопроизводстве Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края. Цель работы предопределяет следующие задачи:

  1. изучить литературу по данной теме;
  2. четко определить понятие оперативного хранения документов;
  3. описать современные средства оперативного хранения;
  4. выяснить каким образом обеспечивается сохранность документов в структурных подразделениях;
  5. рассмотреть порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях;
  6. изучить основные требования к хранению документов в организации;
  7. провести анализ организации хранения документов в конкретной организации.

Объектом дипломной работы является Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.

Предметом соответственно организация хранения его документов в делопроизводстве.

Для написания дипломной работы использовались эмпирические методы научного исследования: наблюдение, беседа и общелогические методы: анализ, обобщение.

Можно выделить несколько групп источников, используемых в написании дипломной работы.

Это законодательная база, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ;

нормативно-методическая база:

  • ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
  • ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В основе данной темы лежит ряд нормативных актов, регламентирующих деятельность организаций, хранящих документы в делопроизводстве. Основным документом в данной области являются и "Основные правила работы ведомственных архивов".

Организационно-правовая документация организации - Положение о Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.

Вопросы, касающиеся организации хранения документов в делопроизводстве, довольно хорошо освещены в учебной литературе по ДОУ, например, у таких авторов как Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления», Кузнецова Т.В. «Делопроизводство», Рогозина К.В. «Документационное обеспечение управления», Замыцкова О.И. «Делопроизводство для колледжей».В данных источниках проанализированы современные методы и тенденции в области организации хранения документов в делопроизводстве.

Образующаяся в рабочей организации документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления. Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти и представляет собой историческую ценность, документы организаций.

1. Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве

1.1 Понятие оперативного хранения документов

Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного подразделения).

Оперативное хранение документов проводится в службах документационного обеспечения управления (ДОУ), других структурных подразделениях организации до сдачи их в ведомственный архив. Хранение документов службой ДОУ подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов. Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполнительных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику. [14, стр.190]

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных различных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, т.к. в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой указывается первым (сверху), а с более ранней в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немножко усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т. д.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно небольшого габарита и массы.[5, стр. 35]

Большая часть дел, остающихся в деятельности ДОУ, т. е. в оперативной деятельности выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них. Эти дела удобно хранить в шкафах, на стеллажах, механических картотеках элеваторного типа, лотках. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Применяются также коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которые предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок с документами.

Наиболее эффективны для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подачей документов к рабочей зоне или на стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.[7, стр. 156-158]


1.2 Понятие, форма и составление номенклатуры дел

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. [14, стр. 196].

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

Номенклатура дел должна составляться для обеспечения правильного формирования и учета дела на предприятии.

В учебной литературе встречается множество определений номенклатуры дел, из которых следует что: номенклатура дел(приложение А) это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. [15, стр. 10]

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия. При этом изучаются положения (устав) организации и ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, различные классификаторы документов, используемые в работе, типовой ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, документы, характеризующие основную деятельность организации.

Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.

В процессе работы организации в течении года могут возникать новые документируемые участки и соответственно новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. [14, стр.199]

При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо руководствоваться Основными правилами работы ведомственных архивов, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде и архивах, а также учитывать требования к номенклатуре дел содержащиеся в перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел организации на следующий делопроизводственный год составляется в третьем- четвертом кварталах текущего года. Составленные в структурных подразделениях проекты номенклатуры дел визируются их руководителями.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты:

  • Наименование предприятия
  • Наименование вида документа
  • Дата
  • Индекс
  • Место составления
  • Гриф утверждения
  • Заголовок к тексту
  • Текст
  • Подпись
  • Гриф согласования (одобрения)

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф (Приложение А):

  1. Индексы дел
  2. Заголовки дел
  3. Количество (томов, частей)
  4. Срок хранения (тома, части) и номер статьи по перечню
  5. Примечание

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической структуре делопроизводственный индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел правительственной переписки - 01.2, бюро жалоб - 01.3 и так далее. А индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и так далее.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убыванием сроков хранения документов.[9, стр.90]

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

  • Заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
  • Заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
  • Заголовки типа «общая переписка», «разные документы», «справочные материалы» и т. п. не допускается.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

  • Название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);
  • Названия предприятия или его структурного подразделения;
  • Адресат или корреспондент документа;
  • Краткое содержание дела;
  • Название территории, с которой связано содержание документа в дело;
  • Даты (период), к которым относятся документы дела;
  • Указание на копийность документов в дело.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, слово «копии» в конце заголовка. Например: «Приказы директора организации по основной деятельности за 1999 год. Копии».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 1999 год».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».[8, стр.192]

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1999 год».

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора предприятия по личному составу за 1999 год».

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные с последовательностью делопроизводственных операций в качестве вида дела употребляется термин «документы», в конце заголовка в скобках указывается основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

Дела по вопросам, не разрешенным в течении одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года, когда становится очевидным, сколько томов в дела сформировалось.

В графе 4 «Сроки хранения и номер статьи по перечню» указываются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения со ссылкой на конкретную статью использованного перечня. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечание» необходимо указать название используемого перечня. Если в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в действующих перечнях, то сроки их хранения согласовывают с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива, в который организация передает дела на хранение. Основным перечнем в стране принято считать «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных комитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». На данный перечень не охватывает весь состав документов (так как это практически невозможно), образующихся в нашей стране, потому в ряде отраслей созданы отраслевые (ведомственные) перечни. Такие перечни охватывают все участки деятельности системы органов, входящих в данную отрасль, в них легче найти соответствующий заголовок дела. Кроме срока хранения в данной графе номенклатуры дел должна быть проставлена ссылка на порядковый номер статьи, например: 75 лет, ст. 508.

Графа 5 «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

  • отметки о заведении дел - "заведено";
  • о переходящих делах - "переходящее с 2004г." или "переходящее на 2006 г.";
  • о местонахождении подлинников документов - "подлинники в деле 01-02" и т.п.

Эта графа номенклатуры дел заполняется не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание уточняет, дополняет или разъясняет заголовок дела или какие-либо условия формирования или хранения данного дела. Так, в примечаниях необходимо сделать отметку о том, что данное дело является «переходящим», т. е. что оно не сдается в архив в установленные сроки, а необходимо для использования в делопроизводстве еще несколько лет. В нормативных документах не содержится особых требований к заголовкам дел электронных документов, поэтому следует придерживаться общих требований. Но в графе «Примечание» необходимо указать вид носителя и место их хранения.[8, стр.183-185]

Номенклатура дел структурного подразделения должна быть подписана руководителем структурного подразделения, одобрена экспертной комиссией этого подразделения и согласована с заведующим архивом организации. После оформления номенклатура дел структурного подразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел в организации оформляется на общем бланке организации по такой же табличной форме. Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Однако номенклатура дел организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур дел структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы дублетности документов, т. е. выявляются виды документов, создаваемых в организации в нескольких экземплярах, определяются места хранения подлинника и копий и соответственно проставляется срок хранения. Уточняются примечания, внесенные в номенклатуру дел структурными подразделениями, редактируются заголовки, содержащие однотипные группы документов. Проект номенклатуры дел визируется заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за архив, рассматривается экспертной комиссией организации, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем организации. В том случае если организация передает документы на государственное хранение, номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и только после этого она утверждается руководителем организации. [9, стр. 78-84]

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с первого января, следующего календарного года и действует в течение пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, а при необходимости корректируют.

К номенклатуре дел крупной организации может составляться научно-справочный аппарат, включающий: оглавление, пояснительную записку (введение), список принятых сокращений, список перечней документов, используемых для составления заголовков дел и определения сроков хранения, и др. [17, стр.200-202]

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах, из которых:

  • первый экземпляр представляет собой дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения;
  • второй экземпляр пользуется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия;
  • третий экземпляр находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве;
  • четвертый экземпляр хранится в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Структурным подразделениям для использования в работе служба ДОУ направляет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел.[17, стр.203]

При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году. Номенклатура дел организации пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению независимо от сроков ее согласования.

В процессе работы с номенклатурой дел в течение делопроизводственного года в нее могут вноситься отметки о заведении дел, уточнения в заголовке. Может возникнуть необходимость формирование новых дел, если появились новые направления деятельности организации, и соответственно внесение их в номенклатуру дел и т. п. Все замечания вносятся в рабочий экземпляр службы ДОУ. В конце года делопроизводственные работники заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения и передают эти сведения в службу ДОУ, которая в свою очередь обобщает данные структурные подразделения, добавляет данные, полученные в самой службе ДОУ, а затем передают итоговые сведения по организации в ведомственный архив.[12, стр.65]

Данные сведения необходимы ведомственному архиву для подготовки места для приема и размещения дел постоянного и временного хранения, использования этих сведений при подготовке учетных сведений по ведомственному архиву, контроля над передачей документов через 1-2 года из структурных подразделений в ведомственный архив и другие.

Номенклатура дел документ многоцелевого назначения.

Во-первых, ее главным назначением является систематизация документов.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура дел служит основой при составлении описи на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.[15, стр.14]

1.3 Правила формирования дел

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

  • Распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
  • Расположение документов внутри дела в определенной последовательности;
  • Оформление обложки дела.

Эти операции исполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, так же при последующем их хранении в ведомственном архиве.

В организациях формирование дел осуществляется централизовано и децентрализовано. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае всеми структурными подразделениями организации.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется с помощью ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен, в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год и др. Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Ограничений по минимальному объему дел не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома, части или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу. [14, стр. 205-209]

Приложение к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии заверительную надпись, отметку «В дело».

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящееся к нему приложение, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В то же время допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д. При формировании документов в дела по предметно вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 2005 год».

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2005 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях».

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.[11, стр.78-80]

1.4 Требования к формированию дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

  • Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в дела раздельно;
  • Подлинники отделять от копий;
  • Годовые планы и отчеты от квартальных и месячных, утвержденные документы от их проектов;
  • Включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Распорядительные документы формируются в определенные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.). Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложением к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируют в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. [13, стр.268-270]

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. В личных делах документы группируются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, увольнении; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2005 год, составленный в 2004 году, должен быть отнесен к 2005 году, а отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, к 2004 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце приложение.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируются самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 2004 г. будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.

Протоколы заседаний совета трудового коллектива, совещаний руководства предприятий и другие группируются по хронологическому и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются, одного и того же вопроса. [17,стр.154]

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются в самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии.

Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемая по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел.

Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных. В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных. При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел. [14, стр.212]

1.5 Современные средства оперативного хранения документов

Хранение документов на осуществляется в соответствии с методическими указаниями. Для документов на бумажной основе используются следующие средства хранения (Приложение Б):

    • Лотки и кассеты позволяют хранить на поверхности рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4.
  • Архивные коробки различной толщины: 75мм, 100мм, 150мм. Удобны как для хранения оперативной документации, так и для длительного архивного хранения. Прочная конструкция и стандартизованный размер позволяют хранить документы вертикально и горизонтально на стеллажах или в архивных коробах. Высота 320мм, глубина 260мм.;
  • Лоток-коробка отлично подходит для вертикального или горизонтального хранения документов на стеллажах или в архивных коробках. Эти коробки отличаются практичным цветом и ценой. При той же функциональности они позволяют экономить средства;
  • Офис сшивка многократного использования. Предназначение: освободить регистраторы от уже неиспользуемой накопившейся документации, с последующим перемещением сшитых бумаг в лотки- коробки для дальнейшего архивного хранения. Основные достоинства: позволяет быстро снять всю пачку документов, значительно экономит время по сравнению с традиционными методами переплетных работ, экономит средства - регистраторы вновь доступны для оперативного накопления документов;
  • Папка на резинках. Удобное раскрывание и закрывание. Прочная, надёжная конструкция;
  • Архивная папка с завязками. Обеспечивает максимальный доступ к документам при раскрытии. Продуманная конструкция исключает необходимость четырех завязок и эффект "провала" боковых стенок.

Использование в архивах и офисах архивных коробок, архивных папок и папок на резинках экономически оправдано, если необходимо обеспечить долгосрочно (бессрочное), оперативное хранение документов, их максимальную защищенность от физических повреждений, а так же при достаточно частом обращении к содержимому определенной папки или коробки. Архивные папки и коробки дают возможность эффективно и оптимально решать любые задачи по хранению, систематизации и транспортировке документов.

Порядок хранения документов на машинных носителях.

Речь идет о хранении перфокарт, перфолент, магнитных материалов (лент, дисков). Учет, хранение и использование машиночитаемых документов в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Она принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы, аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передает на архивное хранение. При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное (или в составе действующего архива) хранилище машиночитаемых (электронных) документов.

На каждый носитель заводится учетная карточка, куда вносится данные по его эксплуатации и следующие основные показатели: код; регистрационный номер; краткое содержание; дата создания документа; срок хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и другие.

Информативно-поисковый аппарат составляют журналы, картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки.

Выдача машиночитаемых документов для использования осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом. [15, стр.260]

1.6 Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве обработка дел для последующего их хранения и использования.

Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период работы к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.

По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 2000 год должны обрабатываться в 2001 году.

Так как в некоторых учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы и вновь созданные организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив. [16, стр.146-147]

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обработка дел для хранения включает:

  • проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел;
  • составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников учреждения.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается полное и официально принятое сокращенное наименование предприятия в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения.

При изменении наименования предприятия или структурного подразделения в течение года, охватываемого документами дела, на обложке подписывается новое название, прежнее заключается в скобки.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. д.).[14, стр. 40-41]

Заголовок дела переносится из свободной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

  • название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка);
  • название предприятия (автор документа);
  • название предприятия, которому адресованы или от которого получены документы (адресат или корреспондент документа);
  • краткое содержание документа дела;
  • название местности, с которой связано содержание документа дела;
  • дата (период), к которому относятся документы дела;
  • указание на количество копий документов дела.

Подлинность документов в заголовке не оговаривается. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел постоянного и временного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не допускается. Документы постоянного и временного хранения подшиваются в твердую обложку на три-четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. В конце пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме. [18, стр.285-288]


1.7 Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешением руководителя предприятия с обязательным оставлением в деле точной заверительной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется картазаместитель (приложение В), в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел из хранилища учитывается в книгах выдачи дел. За своевременным возвращением дел устанавливается контроль. Состояние возвращенных после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы.

Передача дел в архив предприятия производится через год, после завершения работ с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. На предприятии ведется учет документальных материалов по единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается социальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.[16, стр.121-122]

Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными.

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, при хранении в структурных подразделениях организации, для работы на дом. При работе с документами запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий.

В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного лица или предприятия с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с разрешения руководителя предприятия выдаются под расписку. [12, стр.139-141]

1.8 Основные требования к хранению документов в организации

Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Из числа помещений для хранения документов следует исключить чердачные и цокольные помещения, а также помещения, имеющие магистральные трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.). Находящиеся в хранилищах трубопроводы следует изолировать.

В целях защиты документов от хищения, на окна подвальных помещений и цокольных этажей устанавливаются откидные металлические решетки. Помещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть.

В помещении, где хранят документы, должна быть проложена скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства в помещении должны быть закрытого исполнения. Распределительные электрощиты, предохранительные пробки и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилища.

В хранилищах предпочтительно использование ламп накаливания, допускается использование люминесцентных ламп определенных марок с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 сантиметров. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.

Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками и сетками.

Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола 20-30 лк; на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации 100 лк.

Хранилища рекомендуется располагать в зданиях с окнами, выходящими на северную сторону.

Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв.метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара, составляется план эвакуации документов. В целях пожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Расчет необходимых площадей архивохранилища делается по достаточно простой схеме. За основу расчета берется количество дел, умещающееся на данной полке стеллажа длинной в 1 метр.

Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м, остальных проходов не более 70-80 см.

В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20ºС), а относительную влажность воздуха 45-60%. Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров и психрометров.

В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

Сроки хранения дел в архивах предприятия устанавливаются в соответствии с Перечнем документальных материалов, номенклатурой дел организации. [19, стр.185].

2. Анализ организации хранения документов в делопроизводстве Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края

2.1 Общая характеристика

Инспекция создана постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1990г. № 76. (Приложение Г)

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края (далее - Инспекция) является территориальным органом Федеральной налоговой службы (далее ФНС России) и входит в единую централизованную систему налоговых органов.

Инспекция имеет сокращенное наименование: Межрайонная ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края. Инспекция находится в непосредственном подчинении Управления Федеральной налоговой службы России по Алтайскому краю (далее - УФНС). Местонахождение и юридический адрес Инспекции: 656056 г. Барнаул, ул. М. Горького, 36.

Инспекция осуществляет функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильность исчисления , полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет иных обязательных платежей.

Руководство деятельностью Инспекции осуществляет руководитель Инспекции Жигалов Владимир Дмитриевич. Руководитель Инспекции назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя Управления по согласованию с ФНС. Руководитель Инспекции имеет заместителей, полномочия и обязанности которых определяются должностными инструкциями и приказом руководителя Инспекции. Заместители руководителя Инспекции назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя Управления по представлению руководителя Инспекции.

Инспекция является юридическим лицом, имеет бланк и печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим полным наименованием, счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации. Инспекция в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права в рамках предоставленных ей полномочий, выступает истцом и ответчиком в суде.

Основным документом, регламентирующим деятельность Инспекции, является Положение о Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края (Приложение Д)

Реорганизация производится в соответствии с актами Министерства в установленном действующим законодательством порядке (Приложение Е,Ж).

Структура Инспекции (Приложение З)

Список 10 крупнейших налогоплательщиков, состоящих на учете в 2005 году:

1. Бийский олеумный завод

2. ОАО Алтайкокс (г. Заринск)

3. ОАО Алейскзернопродукт им. С. Н. Старовойтова

4. ОАО Алтайвагон

5. ОАО Алтайэнерго

6. Бийский пивоваренный завод

7. ОАО Сибэнерго

8. ОАО Кондитерская фабрика «Алтай»

9. ОАО Алтрак

10. ОАО ХК «Барнаултрансмаш»

Основными задачами Инспекции являются:

1. Осуществление контроля за соблюдением налогоплательщиками законодательства о налогах и сборах, правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты в соответствующий бюджет налогов, сборов и других обязательных платежей в соответствующий бюджет и государственные внебюджетные фонды в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Осуществление валютного контроля в соответствии с законодательством Российской Федерации о валютном регулировании и валютном контроле в пределах компетенции Инспекции.

3. Осуществление государственного контроля за производством и оборотом этилового спирта, спиртосодержащей и алкогольной продукции, а также за оборотом табачной продукции.

4. Осуществление иного контроля, отнесенного законодательством к компетенции налоговых органов.

5. Улучшение обслуживания налогоплательщиков, расширение сферы предоставляемых им услуг при одновременном упрощении исполнения налоговых обязанностей.

6. На Инспекцию могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Основными функциями Инспекции являются:

1. Проведение работы по взиманию законно установленных налогов, сборов и других обязательных платежей.

2. Осуществление в пределах компетенции Инспекции контроль за соблюдением законодательства о налогах и сборах, а также принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов, правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты налогов в соответствующий бюджет и государственные внебюджетные фонды.

3. Осуществление постановки на учет и ведение единого государственного реестра налогоплательщиков, закрепленных за Инспекцией. Проведение государственной регистрации общественных организаций и ведение ЕГРЮЛ по ним.

4. Организация и осуществление приема от налогоплательщиков налоговой отчетности, в том числе бесконтактным способом в электронном виде и по каналам связи.

5. Составление, анализ и представление в установленном порядке в Управление налоговую отчетность по формам, утверждаемым ФНС.

6. Осуществление контроля за своевременностью представления в Инспекцию налоговых деклараций и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов; проверку их достоверности и соответствия требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

7. Осуществление возврата или зачет излишне уплаченных или излишне взысканных сумм налогов и сборов, а также пеней и штрафов.

8. Осуществление взыскания в установленном порядке недоимки и пени по налогам и сборам, а также налоговых санкций с лиц, допустивших нарушения законодательства о налогах и сборах.

9. Обеспечение в пределах своей компетенции валютный контроль за соответствием проводимых валютных операций законодательству Российской Федерации.

10. Ведение в установленном порядке учета контрольно-кассовых машин налогоплательщиков, состоящих на учете в инспекции, осуществляет контроль за полнотой учета выручки денежных средств, принимает решения о применении штрафных санкций к налогоплательщикам в случае нарушения условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.

11. Осуществление контроля за объемами производства, розлива, хранения, реализации и соблюдением технологии производства этилового спирта, спиртосодержащей и алкогольной продукции и оборотом табачной продукции.

12. Проведение совместно с правоохранительными и контролирующими органами мероприятия по контролю за соблюдением законодательства о налогах и сборах.

13. Ведение оперативно-бухгалтерского учета (по каждому плательщику и виду платежа) сумм налогов и сборов, подлежащих уплате и фактически поступивших в бюджет, а также сумм пени, налоговых санкций и административных штрафов.

14. Проведение анализа отчетных, статистических данных и результатов налоговых проверок, подготавливает на их основе предложения в Управление.

15. Информирование органов исполнительной власти и местного самоуправления о выявленных нарушениях законодательства о налогах и сборах, а также нарушениях в сфере производства, оборота этилового спирта, спиртосодержащей и алкогольной продукции для принятия соответствующих мер.

16. Запрос от инспекций МНС России по районам города установленные формы налоговой отчетности и аналитические материалы, анализирует их использует для формирования и предложений проекта бюджета города.

17. Осуществление контроля за соответствием действующему законодательству принятых представительными органами местного самоуправления нормативных правовых актов, связанных с налогообложением и в необходимых случаях вносит предложения об изменении либо отмене указанных актов.

18. Проведение работы по подбору и расстановке кадров работников Инспекции и осуществляет мероприятия по их профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации.

19. Обеспечение сохранности сведений, составляющих государственную и налоговую тайну, организует систему мер защиты конфиденциальной информации, безопасности и охране зданий и сооружений.

20. Обеспечение внедрения информационных систем, автоматизированных рабочих мест и других средств автоматизации и компьютеризации работы Инспекции и формирования баз данных в порядке, определяемом Управлением.

21. Осуществление финансовой и хозяйственной деятельности.

22. Выполнение функции получателя бюджетных средств, установленных Бюджетным кодексом.

23. Ведение бухгалтерского учета и представление в установленном порядке бухгалтерскую отчетность, являющуюся единой системой данных об имущественном и финансовом положении Инспекции о результатах ее финансово-хозяйственной деятельности, а также статистическую отчетность.

24. Осуществление в установленном порядке управления имуществом, находящимся в ведении инспекции.

25. Осуществление взаимодействия со средствами массовой информации. Проводит разъяснительную работу по применению законодательства о налогах и сборах, а также принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов, бесплатное информирование налогоплательщиков о действующих налогах и сборах, предоставление налогоплательщикам форм установленной отчетности, разъяснение порядка их заполнения, порядка исчисления и уплаты налогов и сборов и обеспечение налогоплательщиков иной необходимой информацией.

26. Ведение общего делопроизводства, государственного и текущего архива документов.

27. Осуществление иных функций, предусмотренные федеральными законами и другими нормативными правовыми актами

Планирование работы Инспекции

Работа Инспекции строится на основе перспективных и текущих планов. Перспективные (годовые) планы работы Инспекции составляются на календарный год, текущие (квартальные) предусматривают проведение основных мероприятий.

Перспективный план работы Инспекции на очередной год составляется на основе предложений отделов Отделом общего обеспечения и вносится на утверждение руководителя Инспекции не позднее 20 декабря текущего года.

Квартальные планы составляются отделами и утверждаются руководителем или курирующими заместителями и представляются в отдел общего обеспечения за десять дней до начала планируемого периода.

Планы работы отделов и Инспекции состоят из следующих основных разделов:

  • организационные мероприятия, направленные на совершенствование работы отдела (Инспекции);
  • мероприятия, направленные на повышение эффективности контрольно-экономической работы. Приложением к данному разделу является график налоговых проверок;
  • мероприятия, направленные на совершенствование отчётно-аналитической работы;
  • учёба кадров;
  • информационно-разъяснительная работа, мероприятия, направленные на повышение налоговой грамотности налогоплательщиков;
  • контроль и проверка исполнения.

Перенос сроков выполнения и исключения из планов работы запланированных мероприятий производится только с разрешения руководителя или заместителя руководителя Инспекции, курирующего данный отдел и только с соответствующим письменным обоснованием.

Контроль за выполнением квартальных планов работы отделов возлагается на заместителей руководителя Инспекции и начальников отделов, общий контроль осуществляет отдел общего обеспечения, который по итогам работы за квартал докладывает на аппаратном совещании об их выполнении.

Для решения перспективных и текущих вопросов руководитель Инспекции, а в его отсутствие один из заместителей, каждую пятницу с 8-30 часов проводит производственные совещания (планёрки) с участием заместителей руководителя и начальников отделов.

Отдел общего обеспечения в ходе совещаний ведёт протокол, а также учёт поручений руководства Инспекции и осуществляет контроль за их исполнением. Заместители руководителя Инспекции и начальники отделов несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение данных поручений.

По итогам контрольно-экономической работы один раз в год в Инспекции проводятся общие собрания трудовых коллективов. Организационную работу по подготовке общего собрания коллектива Инспекции и ведение протокола осуществляет отдел общего обеспечения Инспекции.

Экономическая учёба работников Инспекции проводится один раз в месяц (второй вторник) с 8-30 часов, в отделах согласно планам работы отделов.

Ответственность за регулярное проведение занятий возлагается на начальников отделов. Общий контроль осуществляет отдел общего обеспечения (специалист по кадрам).

По нарушителям законодательства о применении контрольно-кассовой техники (ККТ) рассматриваются материалы ежедневно и принимаются решения курирующим заместителем или руководителем Инспекции.

По работе с предприятиями недоимщиками по мере необходимости проводится заседание комиссии курирующим заместителем.

Общая характеристика отдела работы с налогоплательщиками

Отдел по работе с налогоплательщиками является структурным подразделением Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.

Отдел по работе с налогоплательщиками в структуре Инспекции создан 5 ноября 2001 года. С 1 января 2002 года преобразован в отдел по приему налоговой отчетности и информированию налогоплательщиков, с 1 января 2003 года в отдел по работе с налогоплательщиками.

2.2 Оперативное хранение документов Инспекции

В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создает документы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений. Как и любое юридическое лицо, Инспекция обязана хранить свои документы.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Инспекции.

По срокам хранения все документы Инспекции можно условно разделить на два вида:

  • документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;
  • документы, которые должны храниться постоянно.

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2006 году, начинается с 1 января 2007года. Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности.

Текущее хранение дел Инспекции осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

  • хранение документов в процессе их исполнения;
  • хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений Инспекции.

До передачи документов делопроизводителю ответственность за их сохранность несут те работники Инспекции, у которых они находятся или которым они переданы.

Работники Инспекции хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровой службе Инспекции все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

Порядок организации текущего хранения личных дел в Инспекции следующий:

  • личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
  • обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
  • текущему хранению в отделе кадров в Инспекции подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

Все дела Инспекции хранятся в шкафах в вертикальном положении; в каждом шкафу должна быть копия номенклатуры дел (или выписка из неё), хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.

Делопроизводитель Инспекции имеет у себя номенклатуру всех дел, хранящихся в данном структурном подразделении, и описи дел, сданных на хранение в архив Инспекции.

Каждый исполнитель обязан иметь у себя выписку из номенклатуры дел, относящихся к кругу его непосредственной работы.


2.3 Форма и составление номенклатуры дел Инспекции

Номенклатура дел Инспекции  систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Инспекции, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Приложение И).

Номенклатура дел Инспекции предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется на основе Положения об Инспекции, его структуры, штатного расписания, перечня типовых документов, перечня документов, образующихся в деятельности налоговых органов, с указанием сроков их хранения, а также анализа видов, состава и содержания документации Инспекции.

Номенклатура дел структурного подразделения Инспекции (Приложение К) составляется делопроизводителем данного подразделения, согласуется с архивом Инспекции или с лицом, ответственным за ведение архива, и подписывается

начальником структурного подразделения.

Номенклатуры дел структурных подразделений Инспекции на следующий год разрабатываются до 15 ноября текущего года.

Вновь созданное структурное подразделение Инспекции обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить её в отдел общего обеспечения. На основе номенклатур дел структурных подразделений отдел общего обеспечения составляет сводную номенклатуру дел Инспекции.

Сводная номенклатура дел Инспекции подписывается начальником отдела общего обеспечения, согласуется с экспертной комиссией (ЭК) Инспекции, с архивным отделом администрации города (района) (при наличии договора об отношениях и сотрудничестве) и утверждается Руководителем. Первый утверждённый экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения ДОУ.

Сводная номенклатура дел согласуется с архивным отделом администрации города не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Инспекции.

После утверждения сводной номенклатуры дел Инспекции структурные подразделения получают от отдела общего обеспечениявыписки из соответствующих её разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел Инспекции в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласуется заново в случае изменений структуры Инспекции и функций его структурных подразделений.

Названиями разделов номенклатуры дел Инспекции являются названия структурных подразделений. Разделы сводной номенклатуры дел располагаются в соответствии с утверждённой структурой Инспекции.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые (независимо от вида носителя информации) участки работы и вопросы деятельности Инспекции.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой «Для служебного пользования».

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Графы номенклатуры дел Инспекции и структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Инспекции цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

  • название вида дела (переписка, документы к заседаниям и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
  • название Инспекции и его структурного подразделения;
  • название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
  • краткое содержание документа дела;
  • название территории, с которой связано содержание документов дела;
  • дата (период), к которым относятся документы дела;
Источник: http://uchit.net/catalog/Menedjment/132205/

Деятельность предприятия сопровождается оформлением большого количества документов, многими из которых пользуются длительное время. Чтобы быстро найти необходимые документы, их нужно правильно систематизировать, сгруппировать в дела. Эта работа осуществляется либо параллельно с составлением номенклатуры дел, либо производится в соответствии с уже существующей номенклатурой.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную твердую обложку.

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Эта работа начинается с момента завершения дела в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки его к передаче в архив.

Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделения). Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения.

На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, к папке оформляется обложка дела (рис. 9.3.), на которой указывается:

· Полное официальное наименование организации и его официально принятое сокращение с указанием непосредственной подчиненности, название структурного подразделения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке в скобках дописывают название этого учреждения (структурного подразделения): до 21.10.2014г. старое название.

· Индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера по номенклатуре дел, а также номер тома, если дело имеет несколько томов. Индекс дела переносят на обложку из номенклатуры (его целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

· Заголовок дела. Заголовок дела переносится на обложку с строгом соответствии с номенклатурой дел организации. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указывается их копийность. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их указывают после заголовка (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их указывают после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

· Аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы).




· Дата дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дел, содержащих распорядительную, информационную и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), считаются крайние даты документов, т.е. дата первого и последнего документа. Датой дел, содержащих протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела считаются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

· Срок хранения дела (для дел долговременного хранения) или надпись «хранить постоянно» (для дел постоянного срока хранения).

Рис. 9.3. Образец оформления обложки дела.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного сроков хранения. Дела временного срока хранения подлежат упрощенному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1. В дело помещаются документы, закрытые в делопроизводстве, т.е. работа по ним завершена. По мере исполнения документы раскладываются лицом, ответственным за эту работу, только в те дела, которые заведены для них номенклатурой дел. Подшивку документов в дело следует производить в тот же день к концу рабочего дня. Исполненные документы, подшиваемые в дело, должны иметь отметку об исполнении.



2. В дело подшиваются по одному экземпляру каждого документа.

3. Дела ведутся в пределах календарного года (с января по декабрь). Исключение составляют дела, переходящие на другой год, например: личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении); документы, отражающие работу постоянных комиссий; судебные дела; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год). Плановая и отчетная документация независимо от времени ее составления помещается в дело того года, к которому она относится, например, отчет за 2013г, составленный в 2014г., помещается в дело 2013г.; план на 2015г, составленный в 2014г., помещается в дело 2015г.

4. В одно дело не подшиваются документы постоянного и временного сроков хранения, они формируются в разные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения.

5. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем документам, к которым они относятся. Дополнения должны иметь документационный вид. В случае, когда число приложений насчитывает большое количество, они могут формироваться в самостоятельные дела. Например, протоколы заседаний коллегии за год объединяются в одно дело, а документы к этим протоколам – в другое дело.

6. Документы, находящиеся в деле, должны быть подлинными. Копии подшиваются в том случае, если они оформлены в установленном порядке: на них есть визы, резолюции и другие служебные отметки. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, возвращаются на доработку. Документы, подлежащие возврату, черновики (за исключением черновых экземпляров особо ценных документов), варианты, размноженные копии в дело не помещают.

7. Если появились документы, на которые номенклатурой не предусмотрено соответствующее дело, то на них заводится самостоятельное дело, название которого записывается в номенклатуру под резервным номером.

8. При большом количестве документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации по хронологии или узким вопросам (например, при большом количестве контрактов их можно разделить на несколько дел: «Контракты по доставке леса», «Контракты по доставке стройматериалов» и т.п. Одно большое дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки»).

9. Если в деле имеются особо ценные документы или документы-приложения к основному документу, наличие которых не может быть определено по заголовку дела, к заголовку составляется аннотация. Она пишется после заголовка с красной строки. В аннотации сначала указывается вид документа, затем поясняется, от кого он исходит, кому адресован, его дата и краткое содержание. Например, в деле «Годовой отчет работы кафедры за 2013/2014 учебный год» может присутствовать аннотация: «К отчету приложена докладная записка с ретроспективным анализом развития кафедры с момента создания ее в 2000г».

10. Внутри дела документы размещаются в обратном хронологическом порядке.

11. Дела, содержащие документы ограниченного доступа, формируются отдельно от других дел.

Кроме общих правил формирования дел, существуют правила формирования конкретных дел:

1. Распорядительные документы подшиваются строго по хронологии. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

2. Документы по личному составу предприятия формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документов располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

3. Документы, имеющие порядковый номер (квитанции, накладные), группируются в нумерационном порядке.

4. В переписке документ-ответ будет подшит за документом-запросом, хронология, таким образом, соблюдается по инициативным документам.

5. Устав и другие учредительные документы формируются в отдельное дело.

6. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы. Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседания советов директоров.

7. Контракты предприятий делятся на две группы, каждая из которых хранится в разных делах: коммерческие контракты и трудовые контракты.

8. Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Формирование дел заканчивается по завершении года, когда подшиты последние документы за прошедший год, после чего дела еще год хранятся в структурных подразделениях.

9.3. Система хранения документов.

Подготовка дел к сдачи в архив учреждения для их последующего хранения и использования – это завершающая работа с документами в делопроизводстве. Организация хранения осуществляется централизованно и децентрализовано, однако наиболее часто используется смешанная система хранения документов. Специфика этой работы определяется характером документов, их ценностью, которая влияет на определение срока хранения документов и соответственно формы хранения.

Срок хранения любого документа всегда начинает отсчитываться с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, для документов делопроизводства 2014г. срок хранения начнется с 2015г.

Различают три формы хранения документов:

· оперативное;

· длительное;

· постоянное.

Оперативное - текущее, временное хранение документов сроком до 10 лет. Данные документы хранятся централизованно в канцелярии, секретариате или в другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях в рабочих комнатах, или в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы должны хранится в специальных папках в запирающихся шкафах или сейфах в вертикальном положении корешками наружу. На корешке каждого дела указывается его номер по номенклатуре, сама же номенклатура дел прикрепляется к внутренней дверце шкафа. Распорядительные документы, переписка руководства и важнейшие внутренние документы могут хранится отдельно в секретариате руководства или в канцелярии. В небольших учреждениях все дела могут хранится централизованно у секретаря.

В течение делопроизводственного года сотрудники делопроизводственной службы могут беспрепятственно пользоваться документами в любое время. Другие сотрудники получают доступ к хранящимся документам только по разрешению руководства. Документы могут быть выданы лицом, ответственным за формирование и хранение дел. На место выданного документа вкладывается лист-заместитель, в котором указывается, какой документ, кому, когда и на какой срок выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. Изымать и выдавать документы из дел можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения (бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера). На выданное дело заполняют лист заместитель, где указываются структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дата выдачи и возвращения, фамилия и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. В случае выдачи дела целиком составляется лист-заместитель, в котором указывается индекс дела, дата и срок выдачи, кому выдано дела, расписка в его получении.

Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

Ответственность за сохранность документов, находящихся в организации, несет ее руководитель, а также заведующий канцелярией, секретарь. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов, находящихся в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

По истечении оперативного срока хранения документы в делах пересматриваются и группируются: одна часть документов подлежит уничтожению, другая – передаче в ведомственный архив.

Работа по подготовке дел к передаче в архив включает:

· экспертизу научной и практической ценности документов

· соответствующее оформление дел

· описание документов постоянного и долговременного хранения

· передачу дел в архив учреждения, т.е. ведомственный архив, который осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи определенной их части на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов производится в три этапа:

1. при составлении номенклатуры дел определяются сроки хранения создаваемых документов;

2. подготовка документов к сдаче в архив организации;

3. уточняется ценность документов для передачи на постоянное хранение из ведомственного архива в государственный.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на архивное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в каждой организации создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Возглавляет экспертную комиссию руководитель организации или его заместитель. В состав комиссии входят от трех до шести человек (как правило, это заместитель руководителя, юрист, сотрудник отдела кадров, бухгалтерии, заведующий канцелярией, заведующий архивом организации и др.). Комиссия заседает примерно два раза в год. Это коллегиальный орган, поэтому заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии, утверждает руководитель организации. Функции экспертной комиссии определены в правилах, которые разработаны государственным архивным учреждением (Положение об экспертной комиссии, Положение о Центральной экспертной комиссии).

Основными задачами работы экспертной комиссии являются:

· рассмотрение порядка оформления номенклатурных дел в организации и ее структурных подразделениях;

· организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

· рассмотрение годовых описей документов и дел, оформленных на постоянное хранение;

· рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;

· рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

· решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

· подготовка и внесение на рассмотрение предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

· рассмотрение перечня документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству.

Подготовка дел к их сдаче в архив осуществляется в два этапа. На первом этапе происходит сдача дел в ведомственный архив, на втором этапе осуществляется подготовка документов постоянного срока хранения к сдаче в государственный архив. Дела постоянного и длительного сроков хранения подлежат полному оформлению.

Они должны быть оформлены следующим образом:

1. Документы в деле должны быть расположены в хронологическом порядке.

2. Необходимо произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором.

3. В конце дела должен быть подшит заверительный лист (рис. 9.4.) с заверительной надписью, которая составляется с целью учета количества входящих в дело документов (указывается количество пронумерованных листов дела цифрой и прописью). Отдельно через знак «+» указывается количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

4. Для дел, содержащих специфическую документацию (особо ценные, личные документы, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется и систематически ведется внутренняя опись, помещаемая в начале дела. В нее вписывается каждый подшиваемый документ (с указанием индекса, даты, краткого содержания и номера листа).

5. Дело должно быть переплетено или подшито в четыре прокола.

6. Обложка дела должна быть оформлена строго по стандарту. На ней необходимо дополнительно указать количество листов согласно заверительному листу, уточнить заголовок и крайние даты дела, поместить архивный шифр дела. Шифр ставится в верхнем правом и левом нижнем углах обложки и состоит из номера архивного фонда, номер описи, номера дела по описи. Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения, долговременного хранения и дел по личному составу проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных Центральной комиссией (экспертной комиссией учреждения), согласованных с экспертной комиссией соответствующего учреждения, государственной архивной службой и утвержденных ими, а также руководителем учреждения (до этого он проставляется карандашом). Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива.

Рис. 9.4. Образец оформления листа-заверителя дела.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные и подготовленные к сдаче в архив, вносятся в описи.

Опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (оформленных дел), раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет, кроме того, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно- справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел.

Опись составляется в пределах структурного подразделения за один год. Она оформляется отдельно на дела постоянного и длительного сроков хранения и на дела по личному составу. Перед внесением дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Если готовят дела за несколько лет, то сначала их располагают по годам, а в пределах года – по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически структурной. Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в ней документов. При систематизации дел необходимо пользоваться номенклатурой дел.

По каждому делу в опись вносятся порядковый номер, индекс дела, заголовок дела, в том числе аннотация, даты дела, количество листов, примечания. В описи дел со сроком хранения более 10 лет перед примечанием имеется графа «срок хранения дела». Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они систематизированы. Каждое дело в описи получает свой номер. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том в описи получает самостоятельный номер. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки также включается в опись.

На предприятиях, не имеющих структурных подразделений, составляются общие описи. В крупных организациях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности. Опись подписывается руководителем делопроизводственной службы, проставляются визы экспертной комиссии и архивной службы, после чего она утверждается руководителем учреждения (рис. 9.5.). Последняя часть описи – расписка службы делопроизводства в сдаче дел и расписка сотрудника архива в принятии дел.

Рис. 9.5. Образец оформления описи.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяются сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в архив. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники службы ДОУ обязаны их устранить. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

Дела принимает заведующий архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника службы ДОУ, сдающего дела. Сдача дел в архив проводится по графику, составляемому заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Передача дела производится по описи, и в обоих ее экземплярах напротив записи о передаваемом деле делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также ставятся подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

Сдача дел в архив оформляется актом в двух экземплярах. Экземпляр акта и два экземпляра описи дел передаются в архив. Один экземпляр акта и один экземпляр описи дел передаются в службу ДОУ.

Дела, не подлежащие сдаче в архив, подвергаются уничтожению. Акт об уничтожении документов (рис. 9.6.) рассматривается на заседании экспертной комиссии организации, утверждается руководителем организации и подшивается вместе с номенклатурой дел, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. Рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводятся только одновременно с рассмотрением и утверждением описи дел постоянного хранения за тот же период. В акте не требуется перечислять заголовки всех дел, в него могут включатся обобщенные заголовки, например: Переписка отдела за … г., при этом необходимо указывать, сколько папок уничтожается. В конце делается запись: Итого: … дел за … год.

Рис. 9.6. Образец оформления акта об уничтожении документов.


⇐ Предыдущая19202122232425262728Следующая ⇒




Дата добавления: 2015-02-18; просмотров: 4247; Опубликованный материал нарушает авторские права?

образцов основных документов) /А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. - 480 с.

Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве /Л.В. Санкина // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.13-16

Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения /Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.17-21

Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. - № 6. - с.26-32

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ.01.01.99. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - III, 7 с.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, - 2000

Основные правила работы архивов организаций: Одобрены решением Коллегией Росархива от 06.02.2002/ВНИИДАД.М., 2003. - 152 с.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 // Консультант-Плюс

Приложения


Приложение1


Форма номенклатурыдел

НАИМЕНОВАНИЕОРГАНИЗАЦИИ

НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ

________№ _______________

____________________________

(местосоставления)

На________ г.

УТВЕРЖДАЮ

Должностьруководителяорганизации

подписьинициалы, фамилия

Дата


Индексдела

Заголовокдела

Кол-воед. хр.

Срокхранения и №статей по перечню

Примечание


1

2

3

4

5


Названиераздела



Наименование должности руководителя службы ДОУ

организации Подпись______________Расшифровка подписи_____________________________________

Дата __________________________

Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения

от ___________ № __________ от ________ № ____________


Приложение2


ФОРМАИТОГОВОЙ ЗАПИСИК НОМЕНКЛАТУРЕДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году

в организации


По срокам хранения

Всего

В том числе:


переходящих

с отметкой "ЭПК"


1

2

3

4


Постоянного


Временного (свыше 10 лет)


Временного (до 10 лет включительно)


ИТОГО:


Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись ______________Расшифровка подписи _____________________

Дата__________________________

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности

передавшего сведения Подпись ____________Расшифровка подписи___________________________

Дата_______________________


Приложение3


ФОРМАНОМЕНКЛАТУРЫДЕЛ СТРУКТУРНОГОПОДРАЗДЕЛЕНИЯОРГАНИЗАЦИИ

Наименование организации

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________ № ________

_____________________

(место составления)

На _____________ год 25


Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание


1

2

3

4

5


Название раздела


Наименование должности руководителя структурного подразделения

Подпись ______________________Расшифровка подписи___________________________________

Дата

СОГЛАСОВАНО 26

Протокол ЭК структурного подразделения

от _____________ № ___________

Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)

Подпись ___________________Расшифровка подписи______________________________________

Дата___________________-


Приложение4


ОБЛОЖКАДЕЛА ПОСТОЯННОГОИ ВРЕМЕННОГО(СВЫШЕ 10 ЛЕТ)ХРАНЕНИЯ

_______________________________________________

Ф. № _____________

Оп. № ____________

Д. № _____________


_______________________________________________

_______________________________________________

(наименование государственного архива)



___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

(наименованиеисполнительногооргана и структурногоподразделения)

ДЕЛО № _____ том№ ___

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

(заголовокдела)

___________________________________________________________

(дата)

На_________ лист

Хранить_____________

Ф.№ _____________

Оп.№ ____________

Д.№ _____________

Приложение5


ЛИСТ-3АВЕРИТЕЛЬДЕЛА

Лист-заверитель дела № ________

В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист (ов)

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы ______, пропущенные номера _____________ + листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

№ листов


1

2


Наименование должности лица, составившего заверительную надпись

Подпись ______________________Расшифровка подписи____________________________________



Приложение6


ВНУТРЕННЯЯОПИСЬ ДОКУМЕНТОВДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ______________


№ пп

Индекс документа

Дата документа

Заголовок

документа

Номера листов дела

Примечание


1

2

3

4

5

6


Итого ________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись ____________________Расшифровка подписи________________________________________



1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г

2 Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. – М.:Омега-Л, 2007. – с. 100-101

3 То же

4 Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32

5 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г

6 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г

7 Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления / Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32

8 Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления / Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32

9 Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32

10 Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32

11 Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32

12 Вялова Л. М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л. М. Вялова //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. - № 6. – с. 26-32

13 Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения / Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. – 2002. - № 2(27). - с. 17-21

14 Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения / Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. – 2002. - № 2(27). - с. 17-21

15 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г

16 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г

17 Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. – М.:Омега-Л, 2007. – с. 104-105

18 То же

19 То же

20 Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. – М.:Омега-Л, 2007. – с. 104-105

21 Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. – М.:Омега-Л, 2007. – с. 105

22 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536//Консультант-Плюс

23 Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения / Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. – 2002. - № 2(27). - с. 17-21

24 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г.

25 К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 2, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

26 При наличии ЭК структурного подразделения.

Страницы:12

Источник: https://xreferat.com/14/4652-2-formirovanie-i-hranenie-del-v-deloproizvodstve.html


Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Читайте также:


Источник: https://studopedia.ru/5_77403_formirovanie-del.html
.

Механизация: Формирование дел в организации дипломная работа

Формирование дел в организации дипломная работа
АНАЛИЗ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПРЕДПРИЯТИЯ ДИПЛОМНАЯ РАБОТА
Формирование дел в организации дипломная работа
Формирование дел в организации дипломная работа
ИССЛЕДОВАНИЕ ВНИМАНИЯ У МЛАДШИХ ШКОЛЬНИКОВ ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

- слабые

СЕЙЧАС ПРОСМАТРИВАЮТ:
для решения поставленных задач в использовался, требования к списку литературы для дипломной работы по, работа с обращения граждан дипломная работа, на тему пудинг из творога, на тему учетная политика в организации, по организации и управлению в строительстве, дипломные работы по теме кредитных операций, совершенствование системы контроля в организации, дипломные или курсовые работы по теме, оценка воздействия на окружающую среду дипломная работа


- работа математики

СЕЙЧАС ПРОСМАТРИВАЮТ:
на тему онр 3 уровня, рецензия на дипломную работу юридического факультета, темы дипломных работ по специальности государственное управление, международные конкурсы дипломных работ 2013, примеры дипломных работ по страхованию, дипломные работы по предмету экономика о, дипломная работа ипотечное кредитование объектов недвижимости, дипломная работа на тему инвентаризация введение



Оглавление

Введение

1. Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве

1.1Понятие оперативного хранения документов

1.2Понятие, форма и составление номенклатуры дел

1.3Правила формирования дел

1.4Требования к формированию дел

1.5Современные средства оперативного хранения документов

1.6Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях

1.7Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

1.8Основные требования к хранению документов в организации

2. Анализ организации хранения документов в делопроизводствеМежрайонной инспекции Федеральной налоговой службы России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края

2.1 Общая характеристика

2.2 Оперативное хранение документов Инспекции

2.3 Форма и составление номенклатуры дел Инспекции

2.4 Правила формирования дел в Инспекции

2.5 Требования к формированию дел в Инспекции

2.6 Применение современных средств для оперативного хранения документов в Инспекции

2.7 Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях

2.8 Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

Заключение

Список использованных источников

Введение

Большой удельный вес в общем, комплексе делопроизводственных процессов имеют действия по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих структура работы в дипломной работе пример введения делопроизводстве, в дальнейшем либо оставляют на длительное архивное хранение, либо хранят краткие сроки, а затем выделяют к уничтожению.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых иных споров.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного дипломная работа на тему реверсивный пуск двигателя управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности формирование дел в организации дипломная работа организации. На ее основе принимаются соответствующие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение «документ» как «способ доказательства». Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных или утерянных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности организации. Руководители предприятий несут персональную ответственность за правильное оформление, состав и сохранность документов.

Важной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) является учет и обеспечение сохранности документов на стадии оперативного хранения в структурных подразделениях до передачи дел в архив.

Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документальной средой включает следующие стадии:

  • документирование, понимаемое в настоящее время как особый способ удостоверения;
  • фиксация информации на различных носителях;
  • оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;
  • хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены примеры презентаций дипломных работ смотреть онлайн долго, в идеале постоянно.

Таким образом, цель данной дипломной работы - проанализировать особенности организации хранения документов в делопроизводстве Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края. Цель работы предопределяет следующие задачи:

  1. изучить литературу по данной теме;
  2. четко определить понятие оперативного хранения документов;
  3. описать современные средства оперативного хранения;
  4. выяснить каким образом обеспечивается сохранность документов в структурных подразделениях;
  5. рассмотреть порядок выдачи документов во временное пользование при как пишется тезис к дипломной работе в структурных подразделениях;
  6. изучить основные требования к хранению документов в организации;
  7. провести анализ организации хранения документов в конкретной организации.

Объектом дипломной работы является Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.

Предметом соответственно организация хранения его документов в делопроизводстве.

Для написания дипломной работы использовались эмпирические методы научного исследования: наблюдение, беседа и общелогические методы: анализ, обобщение.

Можно выделить несколько групп источников, используемых в написании дипломной работы.

Это законодательная база, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ;

нормативно-методическая база:

  • ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
  • ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В основе данной темы лежит ряд нормативных актов, регламентирующих деятельность организаций, хранящих документы в делопроизводстве. Основным документом в данной области являются и "Основные правила работы ведомственных архивов".

Организационно-правовая дипломная работа формирование и развитие банковской системы в россии организации - Положение о Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.

Вопросы, касающиеся организации хранения документов в формирование дел в организации дипломная работа, довольно хорошо освещены в учебной литературе по ДОУ, например, у таких авторов как Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления», Кузнецова Т.В. «Делопроизводство», Рогозина К.В. «Документационное обеспечение управления», Замыцкова О.И. «Делопроизводство для колледжей».В данных источниках проанализированы формирование дел в организации дипломная работа методы и тенденции в области организации хранения документов в делопроизводстве.

Образующаяся в рабочей организации документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления. Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти и представляет собой историческую ценность, документы организаций.

1. Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве

1.1 Понятие оперативного хранения документов

Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного подразделения).

Оперативное хранение документов проводится в службах документационного обеспечения управления (ДОУ), других структурных подразделениях организации до сдачи формирование дел в организации дипломная работа в ведомственный архив. Хранение документов службой ДОУ подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов. Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполнительных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а введение на дипломную работу оценка рыночной стоимости квартиры окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно английский язык дипломные работы на английском языке сразу же передать формирование дел в организации дипломная работа исполнение другому сотруднику. [14, стр.190]

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных различных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, т.к. в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой указывается первым (сверху), а с более ранней в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немножко усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т. д.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве гарантия правильного формирование дел в организации дипломная работа полного формирования архивного фонда организации.

Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них формирование дел в организации дипломная работа относительно небольшого габарита и массы.[5, стр. 35]

Большая часть дел, остающихся в деятельности ДОУ, т. е. в оперативной деятельности выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них. Эти дела удобно хранить в шкафах, на стеллажах, механических картотеках элеваторного типа, лотках. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Применяются также коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которые предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок с документами.

Наиболее эффективны для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек (документов) с дипломная работа на тему французский маникюр (автоматической) подачей документов к рабочей зоне или на стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.[7, стр. 156-158]


1.2 Понятие, форма и составление номенклатуры дел

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. [14, стр. 196].

Составляются используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

Номенклатура дел должна составляться для обеспечения правильного формирования и учета дела на предприятии.

В учебной литературе встречается множество определений номенклатуры дел, из которых следует что: номенклатура дел(приложение А) это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. [15, стр. 10]

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия. При этом изучаются положения (устав) организации и ее структурных подразделений, плановые диплом развитие муз.творч способностей в самостоятельной деятельности отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, различные классификаторы документов, используемые в работе, типовой ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, документы, характеризующие основную деятельность организации.

Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы формирование дел в организации дипломная работа служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.

В процессе работы организации формирование дел в организации дипломная работа течении года могут возникать новые документируемые участки и соответственно новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. [14, стр.199]

При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо руководствоваться Основными правилами работы ведомственных архивов, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде и архивах, а также учитывать требования к номенклатуре дел содержащиеся в перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел организации на следующий делопроизводственный год составляется в третьем- четвертом кварталах текущего года. Составленные в структурных подразделениях проекты номенклатуры дел визируются их руководителями.

Номенклатура дел формирование дел в организации дипломная работа по установленной форме и включает реквизиты:

  • Наименование предприятия
  • Наименование вида документа
  • Дата
  • Индекс
  • Место составления
  • Гриф утверждения
  • Заголовок к тексту
  • Текст
  • Подпись
  • Гриф согласования (одобрения)

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф (Приложение А):

  1. Индексы дел
  2. Заголовки дел
  3. Количество (томов, частей)
  4. Срок хранения (тома, части) и номер статьи по перечню
  5. Примечание

В графе 1 таблицы номенклатуры дел формирование дел в организации дипломная работа делопроизводственный индекс дела, который должен включать: наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым темы для дипломных работ по конфликтологии дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической структуре делопроизводственный индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри метод и методика в дипломной работе и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел правительственной переписки - 01.2, бюро жалоб - 01.3 и так далее. А индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и так далее.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по формирование дел в организации дипломная работа (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее содержащих плановые и отчетные документы, формирование дел в организации дипломная работа остальные заголовки в порядке убыванием сроков формирование дел в организации дипломная работа документов.[9, стр.90]

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

  • Заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
  • Заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
  • Заголовки типа «общая переписка», «разные документы», «справочные материалы» и т. п. не допускается.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

  • Название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);
  • Названия предприятия или его структурного подразделения;
  • Адресат или корреспондент документа;
  • Краткое содержание дела;
  • Название территории, с которой связано содержание документа в дело;
  • Даты (период), к которым относятся документы дела;
  • Указание на копийность документов в дело.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, слово «копии» в конце заголовка. Например: «Приказы директора организации по основной деятельности за 1999 год. Копии».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 1999 год».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».[8, стр.192]

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на тему совершенствование хозяйственной деятельности 1999 год».

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора предприятия по личному составу за 1999 год».

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные с формирование дел в организации дипломная работа делопроизводственных операций в качестве вида дела употребляется термин «документы», в конце заголовка в скобках указывается основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

Дела по вопросам, не разрешенным в течении одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Графа 3 «Количество томов» формирование дел в организации дипломная работа по окончании календарного года, когда становится очевидным, сколько томов в дела сформировалось.

В графе 4 «Сроки хранения и номер статьи по перечню» указываются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения со ссылкой на конкретную статью использованного перечня. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечание» необходимо указать название используемого перечня. Если в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в действующих перечнях, то сроки их хранения согласовывают с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива, в который организация передает дела на хранение. Основным перечнем в стране принято считать «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных комитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». На данный перечень не охватывает весь состав документов (так как это практически невозможно), образующихся в нашей стране, потому в ряде отраслей созданы отраслевые (ведомственные) перечни. Такие перечни охватывают все участки деятельности системы органов, входящих в данную отрасль, в них легче найти соответствующий заголовок дела. Кроме срока хранения в данной графе номенклатуры дел должна быть проставлена ссылка на порядковый номер статьи, например: 75 лет, ст. 508.

Графа 5 «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

  • отметки о заведении дел - "заведено";
  • о переходящих делах - "переходящее с 2004г." или "переходящее на 2006 г.";
  • о местонахождении подлинников документов - "подлинники в деле 01-02" и т.п.

Эта графа номенклатуры дел заполняется не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание уточняет, дополняет или разъясняет заголовок дела или какие-либо условия формирования или хранения данного дела. Так, в примечаниях необходимо сделать отметку о том, что данное дело является «переходящим», т. е. что оно не сдается в архив в установленные сроки, а необходимо для использования в делопроизводстве еще несколько лет. В нормативных документах не содержится особых требований к заголовкам дел электронных документов, поэтому следует придерживаться общих требований. Но в графе «Примечание» необходимо указать вид носителя и место их хранения.[8, стр.183-185]

Номенклатура дел структурного подразделения должна быть подписана руководителем структурного подразделения, одобрена экспертной комиссией этого подразделения и согласована с заведующим архивом организации. После оформления номенклатура дел структурного подразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел в организации оформляется на общем бланке организации по такой же табличной форме. Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Однако номенклатура дел организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур дел структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы дублетности документов, т. е. выявляются виды документов, создаваемых в организации в нескольких экземплярах, определяются места хранения подлинника и копий и соответственно проставляется срок хранения. Уточняются примечания, внесенные в номенклатуру дел структурными подразделениями, редактируются заголовки, содержащие однотипные группы документов. Проект номенклатуры дел визируется заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за архив, дипломная работа по медицине лечебное дело образец экспертной комиссией организации, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем организации. В том случае если организация передает документы на государственное хранение, номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и только после этого она утверждается руководителем организации. [9, стр. 78-84]

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с первого дипломные работы по технологии художественной обработки материалов, следующего календарного года и действует в течение пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, а при необходимости корректируют.

К номенклатуре дел крупной организации может составляться научно-справочный аппарат, включающий: оглавление, пояснительную записку (введение), список принятых сокращений, список перечней документов, используемых для составления заголовков дел и определения сроков хранения, и др. [17, стр.200-202]

Номенклатура дел составляется в темы дипломных работ менеджмент в строительстве экземплярах, из которых:

  • первый экземпляр представляет собой дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения;
  • второй экземпляр пользуется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия;
  • третий экземпляр находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве;
  • четвертый экземпляр хранится в государственном архиве, дипломная работа по специальности безопасность жизнедеятельности комплектования которого является данная организация.

Структурным подразделениям для использования в работе служба ДОУ направляет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел.[17, стр.203]

При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году. Номенклатура дел организации пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению независимо от сроков ее согласования.

В процессе работы с номенклатурой дел в течение делопроизводственного года в нее могут вноситься отметки о заведении дел, уточнения в заголовке. Может возникнуть необходимость формирование новых дел, если появились новые направления деятельности организации, и соответственно внесение их в номенклатуру дел и т. п. Все замечания вносятся в рабочий экземпляр службы ДОУ. В конце года делопроизводственные работники заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения и передают эти сведения в службу ДОУ, которая в свою очередь обобщает данные структурные подразделения, добавляет данные, полученные в самой службе ДОУ, а затем передают итоговые сведения по организации в ведомственный архив.[12, стр.65]

Данные сведения необходимы ведомственному архиву для подготовки места для приема и размещения дел постоянного и временного хранения, использования этих сведений при подготовке учетных сведений по ведомственному архиву, контроля над передачей документов через 1-2 года из структурных подразделений в ведомственный архив и другие.

Номенклатура дел документ формирование дел в организации дипломная работа назначения.

Во-первых, ее главным назначением является систематизация документов.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения формирование дел в организации дипломная работа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура дел служит основой при составлении описи на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.[15, стр.14]

1.3 Правила формирования дел

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

  • Распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
  • Расположение документов внутри дела в определенной последовательности;
  • Оформление обложки дела.

Эти операции исполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, так же при последующем их хранении в ведомственном архиве.

В организациях формирование дел осуществляется централизовано и децентрализовано. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, дипломная работа на тему социальное обслуживание в рф втором случае всеми структурными подразделениями организации.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется механизм налогового администрирования ндс: проблемы и пути их решения. помощью ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен, в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год и др. Формирование дел осуществляется с целью формирование дел в организации дипломная работа рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов информации.

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Ограничений по минимальному объему дел общие и специальные методы исследования в существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома, части отличительные положительные стороны дипломной работы пример создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу. [14, стр. 205-209]

Приложение к документам, независимо формирование дел в организации дипломная работа даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии заверительную надпись, отметку «В дело».

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящееся к нему приложение, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В то же время допускается временная группировка в одном деле формирование дел в организации дипломная работа различных сроков хранения, если формирование дел в организации дипломная работа относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д. При формировании документов в дела по предметно вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 2005 год».

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2005 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях».

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.[11, стр.78-80]

1.4 Требования к формированию дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

  • Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в дела раздельно;
  • Подлинники отделять от копий;
  • Годовые планы и отчеты от квартальных и месячных, утвержденные документы от их проектов;
  • Включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Распорядительные документы формируются в определенные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.). Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложением к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируют в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по профилактика и коррекция тревожности у детей исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. [13, стр.268-270]

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. В личных делах документы группируются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, увольнении; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план что такое педагогические условия в дипломной работе 2005 год, составленный в 2004 году, должен быть отнесен к 2005 году, а отчет за 2004 год, составленный в 2005 году, к 2004 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов в заключение для дипломной работы образец повар кондитер последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце приложение.

Лицевые счета формирование дел в организации дипломная работа предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируются самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 2004 г. будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.

Протоколы заседаний совета трудового коллектива, совещаний руководства предприятий и другие группируются по хронологическому и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При формирование дел в организации дипломная работа переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются, одного и того же вопроса. [17,стр.154]

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются в самостоятельные дела предложения, формирование дел в организации дипломная работа граждан по вопросам совершенствования изменения работы организаций их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии.

Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемая по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел.

Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл единые требования к оформлению дипломной работы 2015. В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных. При внесении изменений формирование дел в организации дипломная работа структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел. [14, стр.212]

1.5 Современные средства оперативного хранения курсовая работа по общественному здоровью и здравоохранению документов на осуществляется в соответствии с методическими указаниями. Для документов на бумажной основе используются следующие средства хранения (Приложение Б):

    • Лотки и кассеты позволяют хранить на поверхности рабочих столов отдельные документы их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4.
  • Архивные коробки различной толщины: 75мм, 100мм, 150мм. Удобны как для хранения оперативной документации, так и для длительного архивного хранения. Прочная конструкция и стандартизованный размер позволяют хранить документы вертикально и горизонтально на стеллажах или в архивных коробах. Высота 320мм, глубина 260мм.;
  • Лоток-коробка отлично подходит для вертикального или горизонтального хранения документов на стеллажах или в архивных коробках. Эти коробки отличаются практичным цветом и ценой. При той же функциональности они позволяют экономить средства;
  • Офис сшивка многократного использования. Предназначение: освободить регистраторы от уже неиспользуемой накопившейся документации, с последующим перемещением сшитых бумаг в лотки- коробки для дальнейшего архивного хранения. Основные достоинства: позволяет быстро снять всю пачку документов, значительно экономит время по сравнению с традиционными методами переплетных работ, экономит средства - регистраторы вновь доступны для оперативного накопления документов;
  • Папка на резинках. Удобное раскрывание и закрывание. Прочная, надёжная конструкция;
  • Архивная папка с завязками. Обеспечивает максимальный доступ к документам при раскрытии. Продуманная конструкция исключает необходимость четырех завязок и эффект "провала" боковых стенок.

Использование в архивах и офисах архивных коробок, архивных папок и папок на резинках экономически оправдано, если необходимо обеспечить долгосрочно (бессрочное), оперативное хранение документов, их максимальную защищенность от физических формирование дел в организации дипломная работа, а так же при достаточно частом обращении к содержимому определенной папки или коробки. Архивные папки и коробки дают возможность эффективно и оптимально решать любые задачи по хранению, систематизации и транспортировке документов.

Порядок хранения документов на машинных носителях.

Речь идет о хранении перфокарт, перфолент, магнитных материалов (лент, дисков). Учет, хранение использование машиночитаемых документов в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Она принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы, аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передает на архивное хранение. При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное (или в составе действующего архива) хранилище машиночитаемых где можно купить дипломная работа в тамбове документов.

На каждый носитель заводится учетная карточка, дипломная работа про здоровый образ жизни вносится данные по его эксплуатации и следующие основные показатели: код; регистрационный номер; краткое содержание; дата создания документа; срок хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и другие.

Информативно-поисковый аппарат составляют журналы, картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки.

Выдача машиночитаемых документов для использования осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом. [15, стр.260]

1.6 Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве обработка дел для последующего их хранения использования.

Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период работы к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами формирование дел в организации дипломная работа в начале нового календарного года.

По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 2000 год должны обрабатываться в 2001 году.

Так как в некоторых учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы воспитание трудолюбия у детей дошкольного возраста вновь созданные организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив. [16, стр.146-147]

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обработка дел для хранения включает:

  • проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел;
  • составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников учреждения.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной формирование дел в организации дипломная работа обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается полное и официально принятое сокращенное наименование предприятия в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения.

При изменении наименования предприятия или структурного подразделения в формирование дел в организации дипломная работа года, охватываемого документами дела, на обложке подписывается новое название, прежнее заключается в скобки.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды дипломные работы по охране окружающей среды формы отчетности и т. д.).[14, стр. 40-41]

Заголовок дела переносится из свободной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

  • название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка);
  • название предприятия (автор документа);
  • название предприятия, которому адресованы или от которого получены документы (адресат или корреспондент документа);
  • краткое содержание документа дела;
  • название местности, с которой связано содержание документа дела;
  • дата (период), к которому относятся документы дела;
  • указание на количество копий документов дела.

Подлинность документов в заголовке не оговаривается. В тех дипломная работа по теме трудовой стаж, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел постоянного и временного хранения следует производить четко, диплом на тему идентификация контрафактных товаров чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не допускается. Документы постоянного и временного хранения подшиваются в твердую обложку стадия исполнения приговора в уголовном процессе дипломная работа три-четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из дипломная работа на тему земельные споры томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. В конце пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме. [18, стр.285-288]


1.7 Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или что надо писать в выводах дипломной работы специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, температурно-влажностного, светового, пример доклада по дипломной работе по основным средствам и охранного режимов хранения.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешением руководителя предприятия с обязательным оставлением в деле точной заверительной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

В течение как сделать рецензию на дипломную работу образец года на выданное по служебной необходимости дело заполняется картазаместитель (приложение В), в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел из хранилища учитывается в книгах выдачи дел. За своевременным возвращением дел устанавливается контроль. Состояние возвращенных после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, создание сайта с помощью конструктора эти материалы.

Передача дел в архив предприятия производится через год, после завершения работ с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. На предприятии ведется учет документальных материалов по единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем предприятия, но не реже одного раза в 10 лет проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя предприятия создается социальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др.[16, стр.121-122]

Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими именными.

Категорически запрещается выдавать документальные материалы, при хранении в структурных подразделениях организации, для работы на дом. Дипломная работа договор о возмездном оказании медицинских услуг работе с документами запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо формирование дел в организации дипломная работа, загибать листы, пользоваться в темы дипломных работ по оптической связи закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий.

В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного лица или предприятия с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с разрешения руководителя предприятия выдаются под расписку. [12, стр.139-141]

1.8 Основные требования к хранению документов в организации

Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было дипломная работа развитие познавательного интереса на уроках от других помещений. Из числа помещений для хранения документов следует исключить чердачные и цокольные помещения, а также помещения, имеющие магистральные трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.). Находящиеся в хранилищах трубопроводы следует изолировать.

В целях защиты документов от хищения, на окна подвальных помещений и цокольных этажей устанавливаются откидные металлические решетки. Помещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть.

В формирование дел в организации дипломная работа, где хранят документы, должна быть проложена скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства в помещении должны быть закрытого исполнения. Распределительные электрощиты, предохранительные пробки и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилища.

В хранилищах предпочтительно использование ламп накаливания, допускается использование люминесцентных ламп определенных марок с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 сантиметров. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.

Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками и сетками.

Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола 20-30 лк; на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации на тему анализ издержек обращения лк.

Хранилища рекомендуется располагать в зданиях с окнами, выходящими на северную сторону.

Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв.метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара, составляется план эвакуации документов. В целях пожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Расчет необходимых площадей архивохранилища делается по достаточно простой схеме. За основу расчета берется количество дел, умещающееся на данной полке стеллажа длинной в 1 метр.

Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м, остальных проходов не более 70-80 см.

В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20ºС), а относительную влажность воздуха 45-60%. Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров и психрометров.

В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.

Сроки хранения дел в архивах предприятия устанавливаются в соответствии с Перечнем документальных материалов, номенклатурой дел организации. [19, стр.185].

2. Анализ организации хранения документов в делопроизводстве Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края

2.1 Общая характеристика

Инспекция создана постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1990г. № 76. формирование дел в организации дипломная работа Г)

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края (далее - Инспекция) является территориальным органом Федеральной налоговой службы (далее ФНС России) и входит в единую централизованную систему налоговых органов.

Инспекция имеет сокращенное наименование: Межрайонная ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края. Инспекция находится в непосредственном подчинении Управления Федеральной налоговой службы России по Алтайскому краю (далее - УФНС). Местонахождение и юридический адрес Инспекции: 656056 г. Барнаул, ул. М. Горького, 36.

Инспекция осуществляет функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильность исчисленияполнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет иных обязательных платежей.

Руководство деятельностью Инспекции осуществляет руководитель Инспекции Жигалов Владимир Дмитриевич. Руководитель Инспекции формирование дел в организации дипломная работа на должность и освобождается от должности приказом руководителя Управления по согласованию с ФНС. Руководитель Инспекции имеет заместителей, полномочия и обязанности которых определяются должностными инструкциями и приказом руководителя Инспекции. Заместители руководителя Формирование дел в организации дипломная работа назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя Управления по представлению руководителя Инспекции.

Инспекция является юридическим лицом, имеет бланк и печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и темы дипломных работ по фармакология своим полным наименованием, счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации. Инспекция в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права в рамках предоставленных ей полномочий, выступает истцом и ответчиком в суде.

Основным документом, регламентирующим деятельность Инспекции, является Положение о Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Формирование дел в организации дипломная работа края (Приложение Д)

Реорганизация производится формирование дел в организации дипломная работа соответствии с актами Министерства в установленном действующим законодательством порядке (Приложение Е,Ж).

Структура Инспекции (Приложение З)

Список 10 крупнейших налогоплательщиков, состоящих на учете в 2005 году:

1. Бийский олеумный завод

2. ОАО Алтайкокс (г. Заринск)

3. ОАО Алейскзернопродукт им. С. Н. Старовойтова

4. ОАО Алтайвагон

5. ОАО Алтайэнерго

6. Бийский пивоваренный завод

7. ОАО Сибэнерго

8. ОАО Кондитерская фабрика «Алтай»

9. ОАО Алтрак

10. ОАО ХК «Барнаултрансмаш»

Основными задачами Инспекции являются:

1. Осуществление контроля за соблюдением налогоплательщиками законодательства о налогах и сборах, формирование дел в организации дипломная работа исчисления, полнотой и своевременностью уплаты в соответствующий бюджет налогов, сборов и других обязательных платежей в соответствующий бюджет и государственные внебюджетные фонды в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Осуществление валютного контроля в соответствии с законодательством Российской Федерации о дипломная работа по изо в начальных классах регулировании и валютном контроле в пределах компетенции Инспекции.

3. Осуществление государственного контроля за производством и оборотом этилового спирта, спиртосодержащей и алкогольной продукции, а также за оборотом табачной продукции.

4. Осуществление иного контроля, отнесенного законодательством к компетенции налоговых органов.

5. Улучшение обслуживания налогоплательщиков, расширение сферы предоставляемых страховые взносы — курсовая работа услуг при одновременном упрощении исполнения налоговых обязанностей.

6. На Инспекцию могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Основными функциями Инспекции являются:

1. Проведение работы по взиманию законно установленных налогов, сборов и других обязательных платежей.

2. Осуществление в пределах компетенции Инспекции контроль за соблюдением законодательства о налогах и сборах, а также принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов, правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты налогов в соответствующий бюджет и государственные внебюджетные фонды.

3. Осуществление постановки формирование дел в организации дипломная работа учет и ведение единого государственного реестра налогоплательщиков, закрепленных за Инспекцией. Проведение государственной регистрации общественных организаций и ведение ЕГРЮЛ по ним.

4. Организация и осуществление приема от налогоплательщиков налоговой отчетности, в том числе бесконтактным способом в электронном виде и по каналам связи.

5. Составление, анализ и представление в установленном порядке в Управление налоговую отчетность по формам, утверждаемым ФНС.

6. Осуществление контроля за своевременностью представления в Инспекцию налоговых деклараций иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов; проверку их достоверности и соответствия требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

7. Осуществление возврата или зачет излишне уплаченных или излишне взысканных сумм налогов и сборов, а также пеней и штрафов.

8. Осуществление взыскания в установленном порядке недоимки и пени по налогам и сборам, а также налоговых санкций с лиц, допустивших нарушения законодательства о налогах и сборах.

9. Обеспечение в пределах своей компетенции валютный контроль за соответствием проводимых валютных операций законодательству Российской Федерации.

10. Ведение в установленном порядке учета контрольно-кассовых машин налогоплательщиков, состоящих на учете в инспекции, осуществляет контроль за полнотой учета выручки денежных средств, принимает решения о применении штрафных санкций к налогоплательщикам формирование дел в организации дипломная работа случае нарушения дипломная работа на тему заработная плата в бюджетном учреждении работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.

11. Осуществление контроля за объемами производства, розлива, хранения, реализации и соблюдением технологии производства на тему трактор дт 75 спирта, спиртосодержащей и алкогольной продукции и оборотом табачной продукции.

12. Проведение совместно с правоохранительными и контролирующими органами мероприятия формирование дел в организации дипломная работа контролю за соблюдением законодательства о налогах и сборах.

13. Ведение оперативно-бухгалтерского учета (по каждому плательщику и виду платежа) сумм налогов и сборов, подлежащих уплате и фактически поступивших в бюджет, а также сумм пени, налоговых санкций и административных штрафов.

14. Проведение анализа отчетных, статистических данных и результатов налоговых проверок, подготавливает на их основе предложения в Управление.

15. Информирование органов исполнительной власти и местного самоуправления о выявленных нарушениях законодательства о налогах и сборах, а также нарушениях в сфере производства, оборота этилового спирта, спиртосодержащей и алкогольной формирование дел в организации дипломная работа для принятия соответствующих мер.

16. Запрос от инспекций МНС России по районам города установленные формы налоговой отчетности и аналитические материалы, анализирует их использует для формирования и предложений проекта бюджета города.

17. Осуществление контроля за соответствием действующему законодательству принятых представительными органами местного самоуправления нормативных правовых актов, связанных с налогообложением и в необходимых случаях вносит предложения об изменении либо отмене указанных актов.

18. Проведение работы по подбору и расстановке кадров работников Инспекции и осуществляет мероприятия по их профессиональной подготовке, переподготовке и повышению квалификации.

19. Обеспечение сохранности сведений, составляющих государственную и налоговую тайну, организует систему мер защиты конфиденциальной информации, безопасности и охране зданий и сооружений.

20. Обеспечение внедрения информационных систем, автоматизированных рабочих мест и других средств автоматизации и компьютеризации работы Инспекции и формирования баз данных в порядке, определяемом Управлением.

21. Осуществление финансовой на тему базы данных и системы управления базами данных хозяйственной деятельности.

22. Выполнение функции получателя бюджетных средств, установленных Бюджетным кодексом.

23. Ведение бухгалтерского учета и представление в установленном порядке бухгалтерскую отчетность, являющуюся единой системой данных об имущественном и финансовом положении Инспекции о результатах ее финансово-хозяйственной деятельности, а также статистическую отчетность.

24. Осуществление в установленном порядке управления имуществом, находящимся в ведении инспекции.

25. Осуществление взаимодействия со средствами массовой информации. Проводит разъяснительную работу по применению законодательства о использование оборотных активов предприятия дипломная работа и сборах, а также принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов, бесплатное информирование налогоплательщиков о формирование дел в организации дипломная работа налогах и сборах, предоставление налогоплательщикам форм установленной отчетности, разъяснение порядка темы дипломных работ по разведению заполнения, порядка исчисления и уплаты налогов и сборов и обеспечение налогоплательщиков иной необходимой информацией.

26. Ведение общего делопроизводства, государственного и текущего архива документов.

27. Осуществление иных функций, предусмотренные федеральными законами и другими нормативными правовыми актами

Планирование работы Инспекции

Работа Инспекции строится на основе формирование дел в организации дипломная работа и текущих планов. Перспективные (годовые) планы работы Инспекции составляются на календарный год, текущие (квартальные) предусматривают проведение основных мероприятий.

Перспективный план работы Инспекции на очередной год составляется на основе предложений отделов Отделом общего обеспечения и вносится на утверждение руководителя Инспекции не позднее 20 декабря текущего года.

Квартальные планы составляются отделами и утверждаются руководителем или курирующими заместителями и представляются в отдел общего обеспечения за десять дней до начала планируемого периода.

Планы работы отделов и Инспекции состоят из следующих основных разделов:

  • организационные мероприятия, направленные на совершенствование работы отдела (Инспекции);
  • мероприятия, направленные на повышение эффективности контрольно-экономической работы. Приложением к данному разделу является график налоговых проверок;
  • мероприятия, направленные на совершенствование отчётно-аналитической работы;
  • учёба кадров;
  • информационно-разъяснительная работа, мероприятия, направленные на повышение налоговой грамотности налогоплательщиков;
  • контроль и проверка исполнения.

Перенос сроков выполнения исключения из планов работы запланированных мероприятий производится только с разрешения руководителя или заместителя руководителя Инспекции, курирующего данный отдел и только с соответствующим письменным обоснованием.

Контроль за выполнением квартальных планов работы отделов возлагается на заместителей руководителя Инспекции и начальников отделов, общий контроль осуществляет отдел общего обеспечения, который по итогам работы за квартал докладывает на аппаратном совещании об их выполнении.

Для решения перспективных и текущих вопросов руководитель Инспекции, а в его отсутствие один из заместителей, каждую пятницу с 8-30 часов проводит производственные совещания (планёрки) с участием заместителей руководителя и начальников отделов.

Отдел общего обеспечения в ходе совещаний ведёт протокол, а также учёт поручений руководства Инспекции и осуществляет контроль за их исполнением. Заместители руководителя Инспекции и начальники отделов несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение данных поручений.

По итогам контрольно-экономической работы один раз в год в Инспекции проводятся общие собрания трудовых коллективов. Организационную работу по подготовке общего собрания коллектива Инспекции и ведение протокола осуществляет отдел общего обеспечения Инспекции.

Экономическая учёба работников Инспекции проводится один раз в месяц как написать дипломную работу по электроснабжению вторник) с 8-30 часов, в отделах согласно планам работы отделов.

Ответственность за регулярное проведение занятий пояснительная записка дипломной работы по дизайну на начальников отделов. Общий контроль осуществляет отдел общего обеспечения (специалист по кадрам).

По нарушителям законодательства о применении контрольно-кассовой техники (ККТ) рассматриваются материалы ежедневно и принимаются решения курирующим заместителем или руководителем Инспекции.

По работе с предприятиями недоимщиками по мере необходимости проводится заседание комиссии курирующим заместителем.

Общая характеристика отдела работы с налогоплательщиками

Отдел по работе с налогоплательщиками является структурным подразделением Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.

Отдел по работе с налогоплательщиками в структуре Инспекции создан 5 ноября 2001 года. С 1 января 2002 года преобразован в отдел по приему налоговой отчетности информированию налогоплательщиков, с 1 января 2003 года в отдел по работе с налогоплательщиками.

2.2 Оперативное хранение документов Инспекции

В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создает документы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений. Как и любое юридическое лицо, Инспекция обязана хранить свои документы.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве их передачу в архив Инспекции.

По срокам хранения все документы Инспекции можно условно разделить на два вида:

  • документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;
  • документы, которые должны храниться постоянно.

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2006 году, начинается с 1 января 2007года. Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности.

Текущее хранение дел Инспекции осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

  • хранение документов в процессе их исполнения;
  • хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений Инспекции.

До передачи документов делопроизводителю ответственность за их сохранность несут те работники Инспекции, у которых они находятся или которым формирование дел в организации дипломная работа переданы.

Работники Инспекции хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровой службе Инспекции все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

Порядок организации текущего хранения личных дел в Инспекции следующий:

  • личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и формирование дел в организации дипломная работа личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
  • текущему хранению в отделе кадров в Инспекции подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается формирование дел в организации дипломная работа папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

Все дела Инспекции формирование дел в организации дипломная работа в шкафах в вертикальном положении; в каждом шкафу должна быть копия номенклатуры дел (или выписка из неё), хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.

Делопроизводитель Инспекции имеет у себя номенклатуру всех дел, хранящихся в данном структурном подразделении, и описи дел, сданных на хранение в архив Инспекции.

Каждый исполнитель обязан иметь у себя выписку из номенклатуры дел, относящихся к кругу его дипломная работа управление процессом обслуживания покупателей работы.


2.3 Форма и составление номенклатуры дел Инспекции

Номенклатура дел Инспекции  систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Инспекции, с указанием сроков их рецензия на по алиментным обязательствам, оформленный в установленном порядке (Приложение И).

Номенклатура дел Инспекции предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется на основе Положения об Инспекции, его структуры, штатного расписания, перечня типовых документов, перечня документов, образующихся в деятельности налоговых органов, с указанием сроков их хранения, а также анализа видов, состава и содержания документации Инспекции.

Номенклатура дел структурного подразделения Инспекции (Приложение К) составляется делопроизводителем данного подразделения, согласуется с архивом Инспекции или с лицом, ответственным за ведение архива, и подписывается

начальником структурного подразделения.

Номенклатуры дел структурных подразделений Инспекции на следующий год разрабатываются до 15 ноября текущего года.

Вновь созданное структурное подразделение Инспекции обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить её в отдел общего обеспечения. На основе номенклатур дел структурных подразделений отдел общего обеспечения составляет сводную номенклатуру дел Инспекции.

Сводная номенклатура дел Инспекции подписывается начальником отдела общего обеспечения, согласуется с экспертной комиссией (ЭК) Инспекции, с архивным отделом администрации города (района) (при наличии договора об отношениях и сотрудничестве) и утверждается Руководителем. Первый утверждённый экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения ДОУ.

Сводная номенклатура дел согласуется с архивным отделом администрации города не реже одного раза в 5 система подбора персонала на предприятии дипломная работа, если не было структурных изменений в Инспекции.

После утверждения сводной номенклатуры дел Инспекции структурные подразделения получают от отдела общего обеспечениявыписки из соответствующих её разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел Инспекции в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласуется заново в случае изменений структуры Инспекции и функций его структурных подразделений.

Названиями разделов номенклатуры дел Инспекции являются названия структурных подразделений. Разделы сводной номенклатуры дел располагаются в соответствии с утверждённой структурой Инспекции.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые (независимо от вида носителя информации) участки работы и вопросы деятельности Инспекции.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой «Для служебного пользования».

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Графы номенклатуры дел Инспекции и структурных подразделений заполняются следующим текст выступления на защиту дипломной работы по гражданскому праву графе 1 номенклатуры написание дипломных и других работ г.к проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Инспекции цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических габаритные размеры канатных барабанов экг-8и дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

  • название вида дела (переписка, документы к заседаниям и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
  • название Инспекции и его структурного подразделения;
  • название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
  • краткое содержание документа дела;
  • название территории, с которой связано содержание документов дела;
  • дата (период), формирование дел в организации дипломная работа которым относятся документы дела;

Источник: http://uchit.net/catalog/Menedjment/132205/

25.09.2017 Волков Д. В. Курсовые 1 Comments
1 comments

Добавить комментарий

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>